Arbejdstilrettelæggelse i Akutberedskabet Formål Målgrupper og anvendelsesområde Definitioner Fremgangsmåde Ansvar og organisering Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil Bilag Formål Formålet med vejledningen er: - At sikre arbejdstilrettelæggelsen tilgodeser borgernes behov, den faglige kvalitet og personalets uddannelse, samt tager hensyn til overenskomstmæssige krav - At skabe gennemsigtighed, forudseelighed og stabilitet i arbejdstilrettelæggelsen, under hensyn til den mest optimale udnyttelse af ressourcer - At fastlægge klare retningslinjer for opgavedeling mellem vagtplanlægger, vagtleder og ledelse i forbindelse med arbejdstilrettelæggelse - At beskrive håndteringen af bemanding i problemsituationer. Målgrupper og anvendelsesområde Medarbejdere ansat i Region Hovedstadens Akutberedskab. Definitioner Arbejdstilrettelæggelse: Den overordnede planlægning på baggrund af de tildelte ressourcer. Optima EOL: Redskab, der anvendes til personlige ønsker til vagtplanlægning. Optima: Ressourceplanlægningsværktøj til vagtplanlæggere og personaleledere godkender vagtplaner. SilkeborgData: IT-system til at registrere løn. Normtal: Oversigter over dimensioneringen af personale på baggrund af indringningsmønster, pauseafvikling og efterbehandling af sager, samt det besluttede servicemål. Dagsliste: Oversigt der viser det daglige fremmøde ved navn. Samleark: Oversigt der viser den samlede sundhedsfaglige normering og planlagte fremmøde på Akuttelefonen 1813 time-for-time. Fremgangsmåde Vagtplanlægningen er opdelt i fire faser: - Fastlæggelse af Bemandingsbehovet (normering) - Udarbejdelse af Vagtplaner - Løbende justering af vagtplanen, efter planen er udmeldt - Opfølgning på vagtplanlægningen og udnyttelse af medarbejderressourcer. 1. Fastlæggelse af bemandingsbehovet Én gang årligt fastlægges bemandingsbehovet i normtal, med udgangspunkt i opgjort aktivitet, konkret vurdering af begivenheder der forventes at påvirke Akutberedskabet, samt helligdage. Bemandingsbehovet er udgangspunkt for den samlede normering. Der udarbejdes bemandingsplaner, der sikrer korrekt bemanding i enhver situation, både med hensyn til antal og kompetencer og overholdelse af konkrete servicemål. Ændringer til bemandingsplaner og normtal godkendes af enhedsledelsen. Følgende principper for arbejdstidstilrettelæggelsen er gældende: Sundhedsfaglige visitatorer ved 1-1-2 AMK-Vagtcentralen og Akuttelefonen 1813: - Alle sundhedsfaglige visitatorer arbejder svarende til 20 timer hver anden weekend - Weekendplanlægning sker efter aftale efter følgende modeller: - 10-timers vagter hver anden weekend – ikke behov for ekstra weekender i løbet af året - 8-timers vagter hver anden weekend – behov for 1 x 8 timer ekstra een weekend pr 4 uger eller 2 x 8 timer ekstra samlet i een weekend pr 8 uger. Kan planlægges samlet i en weekend, eller deles over flere weekender - 12-timers vagter hver tredje weekend – behov for 4 ekstra weekender om året, fordelt med en weekend pr. kvartal. Kan planlægges samlet i en weekend, eller deles over flere weekender - Der kan aftales individuelle løsninger for de medarbejdere, der ønsker at arbejde 12-timer hver anden weekend. De gives ekstra friweekender, svarende til de ekstra leverede timer. - Fredag aften skal præsteres i gennemsnit 2 x pr 4 uger. I praksis kan enkelte SFV vælge at præstere aftenvagten op til arbejdsweekenden eller op til en friweekend. - Det tilstræbes at lægge den lange (overenskomstgivne) friperiode efter weekendarbejde - Vagtlængderne de øvrige dage er 5 til 12 timers varighed. - Den resterende arbejdstid fordeles mellem dagtid og aften/natarbejde efter en fordelingsbrøk (ca. 70 % aften/nattevagt og 30 % dagvagt) - Alle planlægges til at arbejde ca halvdelen af helligdagene. Disse skrives ind i den individuelle plan for så lang en periode som muligt - Div. rul ophæves Jul/Nytår og der udarbejdes særskilt Jule/Nytårsplan. 1813 læger: - Timelønnede 1813 læger arbejder svarende til 24 timer per kalendermåned, set som gennemsnit over seks måneder. Vagter varierer fra minimum fire til maksimum 12 timer i længde - Vagtleder beslutter den mest hensigtsmæssige fordeling af visitations og køre-vagter under hensyn til aktivitet, behov og kompetencer. Læger på kørende hjemmebesøg kan kaldes til AMK-Vagtcentralen til visitationsopgaver ved behov. - Mindst 50 % af vagterne skal falde på ulempetidspunkter ( Weekend/SH-dage) - Derudover mindst 1 nattevagt hver 4. uge. - Vagtplanlægger udarbejder på månedsbasis rapport til ledelsen der viser antallet vagter per måned/time per medarbejder for de seneste seks måneder. Dispatchere: - Som udgangspunkt følger dispatchere fast rul. - ”Flyvere” benyttes ved behov for ekstra bemanding og bemandingsproblemer. Lægeassistenter: - Som udgangspunkt følger lægeassistenter fast rul. - ”Flyvere” benyttes ved behov for ekstra bemanding og bemandingsproblemer. - 30% af lægeassistents arbejdstid henlægges til 1-1-2 AMK-Vagtcentralen som sundhedsfaglig visitator. - Fordeling af ulempevagter, tjenestested (lægebilsbaser og 1-1-2 AMK-Vagtcentral) og udnyttelsesgrad monitoreres. Administration: - Alle medarbejdere i administrationen er på flekstid. Gælder ikke ledere. - Arbejdstid og fravær registreres i på medarbejdernet.dk eller i app af medarbejderen og godkendes af lederen. 2. Udarbejdelse, godkendelse og udgivelse af vagtplaner Følgende principper er gældende for udarbejdelse af vagtplaner: - Medarbejderne ønsker vagter i Optima. - Konkrete ønsker til den enkelte vagtplan, skal foreligge 8 uger før vagtplanen skal udkomme i Optima. - Vagtplan foreligger med 4 uger varsel og 4 uger frem. - Vagtplanlægger tilrettelægger arbejdsplanen i helhold til principperne og i det omfang, det lader sig gøre og under hensyn til optimal udnyttelse af ressourcer, og involverer leder ved afvigelser. Vagtplaner tager hensyn til gældende arbejdstidsregler. - Vagtplan skal godkendes af de personaleansvarlige ledere - Ved problemer med manglende opfyldelse af bemanding, er det ledelsen der sikrer at de nødvendige ressourcer er til rådighed og det aftales hvorledes, der skal søges at dække eventuelle mangler - Ledelsen er ansvarlig for at godkende vagtplaner inden vagtplanen udgives. For 1-1-2 AMK-Vagtcentralen og Akuttelefonen 1813 udarbejder vagtplanlægger dagligt dagslister, der overleveres til vagtleder og ledelse. 3. Løbende justering af vagtplaner Når vagtplanen er udgivet er den gældende, medmindre andet er aftalt og godkendt af vagtplanlægger eller leder. Byt af vagt: - Man kan bytte vagter med sin kollega på eget initiativ. Når dette sker, orienteres vagtplanlægger med henblik på ændring i Optima. Vagtbyt skal som udgangspunkt være omkostningsneutralt. Vagtbyt der indvirkning på medarbejderens samlede normtid, involverer overtid, påvirker fridøgn, mv. skal altid godkendes af leder. Fri: - Ved behov for frihed uden mulighed for byt, skal lederen godkende Ferieplanlægning: - Ferie planlægges i henhold til retningslinjer for planlægning af ferie, for hver faggruppe. Håndtering af fravær: Ved akut opstået fravær gældende retningslinjer: - Vagtlederen har ansvar for at vurdere, om akut sygefravær skal dækkes i den pågældende vagt - Vagtleder håndterer akutopstået fravær de næste 24 timer, weekender og helligdage - Såfremt der ikke kan indkaldes ekstra personale, og vagten skal dækkes, må de tilstedeværende blive, til vagtlederen vurderer, de kan gå hjem - Ved tvivl kontakter vagtlederen ansvarshavende sektionsleder eller Enhedschef. Ved længerevarende fravær gælder følgende: - Sektionslederen lægger en plan for dækning af fravær efter samtale med den sygemeldte medarbejder - Sektionsleder og vagtplanlægger aftaler, hvorledes vagterne skal dækkes og hvordan. Brug af fælles SMS og/eller UMS kan benyttes til indkaldelse af ekstra personale ved akut opstået bemandingsproblemer. Der henvises til vejledning. Ansvar og organisering - Enhedsledelsen har det overordnede ansvar for arbejdstilrettelæggelse i enhederne og dermed også disponering af ressourcer - Personaleleder har ansvar for individuelle aftaler med medarbejderen og formidling af dette til vagtplanlægger - Ledelsen for det pågældende område har ansvar for at godkende vagtplanen, inden den frigives - Vagtplanlægger udarbejder nødvendige lister og oversigter der understøtter driften - Vagtplanlæggeren og vagtleder skal overholde de givne principper og arbejdstidsregler ved dækning af vagter Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil VIP-instruks: Sygefravær i Region Hovedstadens Akutberedskab, operative enheder, melding og håndtering af VIP-instruks: Afsendelse af SMS via UMS VIP-instruks: Ferieafvikling for sundhedsfaglige visitatorer i Region Hovedstadens Akutberedskab Bilag Ingen