### | | | | --- | --- | | | | | --- | | **Teknik- og Miljøudvalget** 3. marts 2016 Sagsnr. 710-2015-47417 Dok.nr. 710-2016-10914 Sophie Kristoffersen | | 32.                 Udbud af rengøringsopgaven i [adresse] 2016 - Åbent

###

|  |  |
| --- | --- |
| Tidl. politisk behandling |  |
| Forventet sagsgang | TM-U |
| Lovgrundlag |  |

###

**SAGENS INDHOLD**

Teknik- og Miljøudvalget skal i denne sag tage stilling til
ændringer i udbudsmaterialet for genudbud af rengøringsopgaven i [adresse]
2016. Ændringerne skal ses i forhold til den nuværende kontrakt, og de
ændringer der blev godkendt i forbindelse med udbuddet i [adresse] 2015.
Ændringerne vil efterfølgende blive tilføjet til det endelige udbudsmateriale,
som udsendes 1. april 2016. Samtidigt skal udvalget tage stilling til bemyndigelse
af direktøren for Teknik og Kultur til efter endt licitation at vælge
leverandører til rengøringsopgaven i [adresse].

Rengøring og vinduespolering i den vestlige del af [adresse]
Kommune skal genudbydes i 2016 for kontraktperioden 1. januar 2017 til 31.
december 2019. Opgaven varetages i dag af ISS for så vidt angår rengøringen,
mens vinduespoleringen varetages af Rationel Vinduespolering.

Teknik og Kultur vurderer, at det vil være fordelagtigt at
genudbyde rengøring og vinduespolering allerede i begyndelsen af 2016, da
resultatet af udbuddet derved kan indgå i arbejdet med Budget 2017-20. Udbuddet
sker med bistand fra firmaet Dansk Servicerådgivning ApS.

[adresse] er opdelt i fire rengøringsdistrikter, der
udbydes tidsmæssigt forskudt to ad gangen i henholdsvis Øst og Vest. Der har
til hvert af de foregående udbud været tilføjelser til udbudsmaterialet grundet
ændringer i bygningsmassen og kommunens nye politikker på forskellige
forvaltningsområder, samt erfaringer fra [adresse] controllere og brugerrådet.
Dette er også gældende for det nuværende udbud i [adresse].

De foreslåede ændringer til udbudsmaterialet for genudbud
af rengøringsopgaven i [adresse] 2016 ses i vedhæftede notat.

**VURDERING**

Teknik og Kultur foreslår, at udbudsmaterialet i forbindelse
med rengøringsudbuddet i Vest afstemmes med materialet for Øst. Der er tale om
følgende ændringer:

· Tilføjelse af Favrskov Kommunes nye politik for klausuler.

· Tilføjelser, der kan henføres til ændrede politikker og
retningslinjer på de forskellige forvaltningsområder. Det omhandler rengøringen
i forbindelse med folkeskolereformen samt de udvidede åbningstider for
bibliotekerne.

· Tilføjelser, der er præciseringer af de eksisterende krav til
rengøringsleverandøren.

· Tilføjelser grundet forslag fra brugerrådet.

Forslagene forventes ikke at have økonomiske konsekvenser.

I rengøringsudbuddet i Øst var der medtaget en option på
flere rengøringsdage på plejecentrene, hvor der på daværende tidspunkt på
fællesarealer, administrationslokaler og toiletter kun blev gjort rent på
hverdage. Rengøring på hverdage svarer til 252 rengøringsdage. I optionen var
der lagt op til daglig rengøring i 365 dage om året.

Teknik- og Miljøudvalget godkendte 9. november 2015, at
halvdelen af optionsbeløbet fra udbuddet kunne udnyttes til rengøring i
weekender og ferier på plejecentrene, hvilket betød 56 ekstra rengøringsdage på
plejecentrene i Øst.

Det foreslås, at en forhøjelse på 56 ekstra rengøringsdage i
weekender og ferier på plejecentrene, derfor medtages rengøringsudbuddet i
Vest. Der er i Vest kun et plejecenter (Ældrecenter Tinghøj) med i udbuddet. Ud
fra de nuværende priser for rengøring vil 56 ekstra rengøringsdage i weekender
og ferier på [adresse] resultere i en udgift på 17-20.000 kr. årligt.

Med de ovennævnte ændringer vil der være overensstemmelse
mellem serviceniveauerne i [adresse] og Vest.

**ØKONOMI**

Efter tidsplanen kan valg af leverandør og færdiggørelse af
kontrakt ske allerede i juli 2016. Det er således muligt at medtage
licitationsresultatet i arbejdet med Budget 2017-20.

En opsigelsesperiode på mere end seks måneder for den
afgående rengøringsleverandør kan muligvis føre til en slækkelse på standarden
for rengøring. Derfor vil Ejendomscentret have ekstra fokus på
rengøringskontrollerne i opsigelsesperioden.

I [adresse] udgør de nuværende kontrakter på rengøring
8,5 mio. kr. og på vinduespolering 190.000 kr. (2016 priser) inkl. indkøb af
rengøringsartikler. Ud over kontrakterne på rengøring findes puljer til dækning
af hovedrengøring og ekstra rengøring i hele kommunen på 1,8 mio. kr. i 2016.

Det nye udbud forventes at ligge indenfor det nuværende
budgets ramme. Hvor harmoniseringen af områderne kan betyde en øget udgift til
rengøringen, vil konkurrencesituationen modsat kunne resultere i mindre
udgifter til rengøringen, selvom der i de forrige udbud allerede er indhentet
store besparelser.

Hvis licitationsresultatet afviger væsentligt fra den
nuværende kontraktsum, vil resultatet blive forelagt til politisk behandling.

Teknik og Kultur foreslår, at direktøren for Teknik og
Kultur bemyndiges til på baggrund af licitationsresultatet at vælge ”det
økonomisk mest fordelagtige tilbud” som leverandør på rengøringsopgaven og det
billigste tilbud på vinduespoleringen, forudsat det samlet set ligger indenfor
rammen af det tekniske budget for 2017.

I prioriteringen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud
lægges vægtningen af underkriterierne som i det seneste udbud, der omhandlede
kommunens østlige del. Underkriterierne ”vederlag” og ”kvalitet” vægtede her
henholdsvis 55-65 % og 35-45 %. I vurderingen af kriteriet ”vederlag” blev det
samlede vederlag pr. år for rengøringsservice anvendt. I vurdering af kriteriet
”kvalitet” indgik firmaernes besvarelse af spørgsmål om planer for opstart,
uddannelse og fastholdelse af personalet, leverandørens beredskab ved fravær og
procedurer ved fejl og mangler samt leverandørens plan for tilsyn og
personaleledelse.

**INDDRAGELSE**

For at højne rengøringskvaliteten er der i lighed med
udbuddet i Øst nedsat et brugerråd med brugerrepræsentanter for de forskellige
institutionstyper. Brugerrådet består af en skoleleder, en områdeleder for
daginstitutioner, en repræsentant fra henholdsvis plejecentre og
sundhedscentre, tandlæger, kulturcentre og biblioteker, samt en
arbejdsmiljørepræsentant. Brugerrådets funktion har været at drøfte og
kommentere de tekniske kravspecifikationer, herunder beskrivelsen af rengøringskvaliteten.
Brugerrådets inputs er indarbejdet i ændringsforslagene til udbudsmaterialet.

**INDSTILLING**

Direktøren for Teknik og Kultur indstiller til Teknik- og
Miljøudvalget:

1. At ændringer til udbudsmaterialet for udbud af henholdsvis
rengørings- og vinduespoleringsopgaven i [adresse] vestlige del godkendes.

2. At direktøren for Teknik og Kultur bemyndiges til efter afholdt
prækvalifikation inden for budgetrammen for 2017 at vælge det økonomisk mest
fordelagtige tilbud som leverandør på rengøringsopgaven og det billigste tilbud
på vinduespoleringen på baggrund af licitationsresultatet.

**BESLUTNING**

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Notat om ændringer i udbud af rengøringsopgaven i [adresse] i forhold til sidste udbud | 710-2016-29427 |