### 6.      Beslutning om optimering af teknisk drift og service

**Åbent**

Sagsnr.: 326-2018-32573       J.nr.: 82.00.00           Dokumentnr.:
326-2018-271022

**Sagstype**

Beslutning.

**Resume og sagens baggrund**

I forbindelse med vedtagelsen af budget 2016 blev det
vedtaget at arbejde med optimering af driften på kommunens ejendomme med
baggrund i kommunens ejendomsstrategi. Indsamling af erfaringer og data fra
såvel Kalundborg Kommune som andre kommuner viser et potentiale for at optimere
teknisk drift og service af kommunens ejendomme. Der fremlægges derfor et
forslag til optimering og ændret organisering af teknisk drift og service.
Forslaget har været præsenteret på kommunalbestyrelsens temamøde den 31.
oktober 2018.

**Indstillinger**

Direktionen indstiller,

1. at der
gennemføres en optimering af teknisk drift og service som beskrevet i Model 1,

2. at ændringen
gennemføres med udgangspunkt i vedlagte tids- og procesplan, og

3. at princippet
for budgetomplaceringer godkendes.

**Behandling**

Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen.

**Sagsfremstilling**

*Baggrund*

Som et af 11 strategiske projekter vedtog
kommunalbestyrelsen i forbindelse med budget 2016-2019 en ejendomsstrategi for
Kalundborg Kommunes samlede ejendomsmasse. En af indsatserne i
ejendomsstrategien er en optimering af driften af kommunens ejendomme.

På den baggrund blev der igangsat et projekt med henblik på
en ændret organisering af teknisk drift og service af kommunens ejendomme.
Projektet har til formål at organisere teknisk drift og service på en måde, så
der i højere grad samarbejdes på tværs af ejendommene. Det giver mulighed for
at opnå gevinster i form af en øget kvalitet i driften af kommunens ejendomme,
og det vurderes, at der kan opnås en besparelse på driften på cirka 3 mio. kr.

*Forløbet*

Projektarbejdet er mundet ud i fire mulige modeller for den
ændrede organisering af teknisk drift og service. Der er vedlagt et
[adresse] for de fire modeller som Bilag 1.

I det videre arbejde er der fokuseret på at udfolde Model 1,
da det er den model, der i fuldt omfang imødekommer besparelsen, og samtidig
vil den omfatte delelementerne fra de andre tre modeller. Model 1 vurderes at
være den, der bedst kombinerer fordelene ved både det store og det lille
fællesskab.

Direktionen har behandlet sagen på sit møde den 25. juni
2018, og her er det blevet besluttet at sende de fire modeller i høring i
samtlige MED-udvalg. I den forbindelse er der også igangsat en dialog med de
faglige organisationer på området. Formålet her har været i fællesskab at få
samlet op på de opmærksomhedspunkter, der kan være med til at kvalificere
beslutningsgrundlaget og den ændrede organisering yderligere.

*Høringen*

De fire modeller har været i høring i de lokale MED-udvalg i
perioden fra den 23. august til den 26. september 2018. Der har været afgivet
31 høringssvar. Heraf har 16 tilkendegivet, at de anbefaler model 1, mens 15
har peget på en af de andre modeller eller undladt at anbefale en bestemt
model.

I høringssvarende og via dialogen med de faglige
organisationer er der opsamlet i alt 11 opmærksomhedspunkter, der kræver et
yderligere fokus i det videre arbejde. Opmærksomhedspunkterne er præsenteret på
Kommunalbestyrelsens temamøde den 31. oktober 2018. Se Bilag 2.

Høringssvarene indeholder tre centrale temaer, der går igen
uafhængigt af hvilken model, der anbefales. Temaerne kan opstilles som:

· Ansvar og opgavefordeling

· Den budgetmæssige fleksibilitet

· Den tekniske servicemedarbejder som en del af hverdagen og
kulturen

Alle tre temaer behandles videre og samles op via de 11
opmærksomhedspunkter. Der er i den forbindelse nedsat fokusgrupper bestående af
medarbejdere og ledere, der skal være med til at kvalificere
opmærksomhedspunkterne yderligere. Arbejdet fortsættes ind i implementeringsfasen
således, at det i dialog med medarbejdere og partnerskabsholdere indarbejdes i
de daglige arbejdsgange.

Der har i gennemgangen af høringssvarene været fokus på om
modellerne har nogle svagheder i forhold til konkrete partnerskabsområder. Det
vurderes der ikke at være, da anbefalingerne af de forskellige modeller kommer
fra forskellige partnerskabsområder. Der er for eksempel både små og store
skoler, der peger på Model 1, mens der også er både små og store skoler, der
peger på model 3. Geografisk forholder det sig på samme måde.

Høringssvarene er samlet i et notat, der er vedlagt her som
Bilag 3.

*Erfaringsopsamling*

Vi har gode erfaringer med den øgede grad af samarbejde og
tværgående fokus, som der lægges op til i den anbefalede ændring.

På Kultur og Fritidsområdet arbejdes der allerede i dag med
et tværgående samarbejde omkring driften af kommunens sportshaller og klubhuse.
Det giver mulighed for at prioritere på tværs og kunne tilføre de nødvendige
ressourcer til de konkrete opgaver.

I Entreprenørservice har man på baggrund af
konkurrenceudsættelsen fundet ind i en rigtig god struktur og samarbejde, hvor
opgaverne løses gruppevis og med en høj grad af koordinering.

Disse erfaringer sammenholdt med erfaringer fra lignende
processer i andre kommuner vil der kunne trække på i implementeringen. I den
forbindelse er der etableret en god dialog med de faglige organisationer og
medarbejderne på området. Der har eksempelvis været afholdt en række møder med
de faglige organisationer samt et fyraftensmøde med de omfattede medarbejdere.
Dette samarbejde vil der blive lagt vægt på i det videre forløb.

*Implementering*

Der er en generel opmærksomhed på, at en ændret organisering
af teknisk drift og service vil tage tid at implementere.

Det har oprindeligt været arbejdet med en opstart den 1.
januar 2019. På baggrund af høringssvarene samt dialog med medarbejdere og de
faglige organisationer er der behov for en glidende implementering, hvor de
forskellige arbejdsgange og organisatoriske forhold arbejdes på plads i tæt
samarbejde med medarbejdere og partnerskabsholdere.

Derfor er der også indlagt en overgangsperiode med formel
opstart den 1. januar 2019. I første kvartal 2019 arbejdes der videre med de
forskellige temaer og opmærksomhedspunkter. Den ændrede organisering
implementeres dermed løbende og forventes fuldt implementeret med udgangen af
2019. I hele perioden og også derefter må der løbende forventes justeringer af
arbejdsgange, opgaveløsninger, samarbejder med videre.

Der er vedlagt en forventet tids- og procesplan som Bilag 4.

*Økonomi*

De fire modeller indeholder hver især en medfølgende
budgetomplacering. Der er udarbejdet et princip for budgetomplaceringer for
Model 1, der viser hvilke budgetomplaceringer, der foretages. Der vedlægges et
forslag til princip for budgetomplaceringer som Bilag 5.

I Model 1 flyttes de ejendomsrelaterede budgetter såsom
udgifter til løn til teknisk personale, energi, indvendig vedligehold,
udenomsarealer, skatter og afgifter, bygningsforsikringer, bevogtning og
tilsyn. Budgetterne flyttes fra de enkelte partnerskabsområder og til Vej,
Ejendom og Affald.

Der tages i den forbindelse højde for
ressourcetildelingsmodellen på skolerne med opmærksomhed på, at
skolebudgetterne følger skoleåret og ikke kalenderåret.

Kommunalbestyrelsen vil blive forelagt en bevillingssag i
første kvartal 2019, hvor de konkrete budgetomplaceringer mellem de respektive
fagudvalg skal godkendes.

*Anbefaling*

Formålet med den ændrede organisering af teknisk drift og
service er at optimere driften af kommunens samlede ejendomsportefølje. På
baggrund af den samlede proces og dialogen med partnerskabsholdere,
medarbejdere og de faglige organisationer vurderes Model 1 at være den, der
bedst giver den tilstrækkelige effektivisering. Model 1 kombinerer det store
med det lille fællesskab, så driften optimeres, mens nærheden og viden om den
enkelte ejendom bevares. Derfor anbefales Model 1 som grundlag for den ændrede
organisering og optimering af teknisk drift og service.

**Økonomiske konsekvenser**

I forbindelse med vedtagelsen af Budget 2016-2019 blev der
indarbejdet en årlig besparelse fra og med 2019 på 3,08 mio. kr. vedrørende
optimering af teknisk drift og service som en del af Ejendomsstrategien.

Det er besluttet, at den samlede besparelse via
ejendomsstrategien fra 2019 skal ligge på 7,07 mio. kr.

Kommunalbestyrelsen vil blive forelagt en bevillingssag i
første kvartal 2019, hvor de konkrete budgetomplaceringer mellem de respektive
fagudvalg skal godkendes.

**Økonomiudvalgets møde den 21.
november 2018:**

Anbefales.

Ib Frandsen, Ø, tog forbehold.

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Bilag 1 - Beskrivelse af modeller | 326-2018-277678 |
| Bilag 2 - Oplæg fra temamøde for Kommunalbestyrelsen den 31. oktober 2018 | 326-2018-281872 |
| Bilag 3 - Høringssvar fra høring i lokale MED-udvalg | 326-2018-277689 |
| Bilag 4 - Tids- og procesplan | 326-2018-282141 |
| Bilag 5 - Forslag til princip for budgetomplaceringer | 326-2018-281663 |