### Beslutning

Lene Rasmussen, Bo Dam, Simon Friis og Frede Carlsen kunne tiltræde indstillingen i overensstemmelse med Magistratens anbefaling.

 Matthias Danielsen tog forbehold med henblik på en nærmere drøftelse i byrådsgruppen, da Venstre ønsker en hurtigere samling af bygningsfunktionerne.

 Britt Gregersen og Carsten Christiansen var forhindrede i at deltage i udvalgets behandling af sagen.

Samlingen af visse opgaver på bygningsområdet er blevet evalueret. På baggrund heraf foreslås en række tiltag, der skal styrke indsatsen på Samlingen af visse opgaver på bygningsområdet er blevet evalueret. På baggrund heraf foreslås en række tiltag, der skal styrke indsatsen på bygningsområdet.

### Resumé

Byrådet vedtog den 3. april 2013 indstilling om samling af visse opgaver på bygningsområdet i en fælles bygningsfunktion. Det indgik i beslutningen, at der i starten af 2015 skulle iværksættes en evaluering af den nye enheds organisering og opgavesammensætning.

 Evalueringen er gennemført i perioden maj til september 2015.

 Evalueringsrapporten fra Pluss (bilag 1) konkluderer overordnet, at der siden etableringen af Bygninger endnu ikke er opnået de ønskede resultater. Den konkluderer også, at de interessenter, der har været involveret i evalueringsprocessen, bakker op om en bygningsfunktion, der kan optimere og sikre ensartet standard og kvalitet i kommunens samlede bygningsmasse.

 Herudover indeholder rapporten fire konkrete anbefalinger:   ·

* At en eventuel samling af drift og anlæg i Bygninger vurderes efter en toårs periode. Frem til da anbefales det, at samarbejdet omkring anlægsprojekter styrkes gennem formalisering af Bygningers bygherrerådgivningsfunktion, som indarbejdes i anlægsprojektbeskrivelser og Inge Møller.
* At genoverveje placeringen af moderniseringsmidlerne med henblik på en samling i Bygninger.
* At der arbejdes videre med samarbejdsaftalerne – i forbindelse med udvikling af ens standardaftaler.
* At der etableres en ”Standardiserings-Task Force”, der udarbejder plan for standardisering og implementering af fælles systemer, værktøjer mm.

 Evalueringen konkluderer samtidigt:

* At de overførte ressourcer til MTM Bygninger ikke modsvarer de forventninger magistratsafdelingerne har til MTM Bygningers opgavevaretagelse.

* MTM Bygninger har overtaget et meget ujævnt datagrundlag, hvilket sammen med tunge arbejdsprocesser, med beslutningsprocesser og med forhandlinger og/eller godkendelser hos øvrige magistratsafdelinger besværliggør standardisering væsentligt. Den nuværende bemanding vurderes ikke at være tilstrækkelig til, at kunne få dette på plads inden for en hensigtsmæssig tidshorisont.

* At der ikke har været afsat tilstrækkelige ressourcer til at gennemføre en effektiv etableringsproces.

 Indstillingen har været i høring i magistratsafdelingerne, som beskrevet i bilag 3.

 De indkomne udtalelser er vedlagt som bilag 4, og Teknik og Miljøs kommentarer til de indkomne udtalelser som bilag 5.

### Indstilling

At 1) Byrådet tager evalueringsrapporten til efterretning som grundlag for den fortsatte udvikling og organisering af bygningsområdet i [adresse].

 At 2) Der gennemføres en ny evaluering med henblik på forelæggelse for Byrådet i 2019. Evalueringen skal undersøge, om de initiativer, Teknik og Miljø har iværksat i forbindelse med sin organisationsudvikling og i forlængelse af vedtagelsen af nærværende byrådsindstilling, lever op til målene for dannelsen af en fælles bygningsfunktion, og om der er sammenhæng mellem opgaver og ressourcer. Udgiften til evalueringen fordeles mellem magistratsafdelingerne efter gældende arealopgørelse.

 At 3) Indsatsen med opgradering af datagrundlag i forhold til stamdata og vedligeholdelsesplaner samt standardisering af systemanvendelse og øget digitalisering mv. opprioriteres. Frekvensen for udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner udvides til fire år frem for nuværende to år, hvorved der kan opnås bedre sammenhæng mellem ressourcer og opgaver, mens arbejdet med standardisering og kvalitet kan pågå. Ansvar og økonomi for systemudvikling af de nævnte områder placeres entydigt i Bygninger.

 At 4) Til styrkelse af indsatsen omhandlet under 3) ansættes en medarbejder tidsbegrænset i to år finansieret af opsparing i Teknik og Miljø. Omprioriteringen godkendes i forbindelse med regnskab 2016.

 At 5) Teknik og Miljø og Børn og Unge indgår konkret aftale om at sikre balance mellem opgaver og ressourcer inden for vedligeholdelse- og genopretningsområdet.

 At 6) Teknik og Miljø og de øvrige magistratsafdelinger sikrer en løbende god forventningsafstemning, med beskrivelse af ydelser og kvalitet.

 At 7) Byrådet senere træffer beslutning om fremtidig organisering af bygningsområdet. Det sker blandt andet med afsæt i den omkostningsanalyse på ejendomsområdet som er besluttet i budgetforliget for 2017, samt den evaluering, der er nævnt under 2).

### Sagens forløb

20-10-2016 Borgmesterens Afdeling påtegning
Fremsendes til Magistraten. Borgmesterens Afdeling har ingen bemærkninger til indstillingen.
 24-10-2016 Magistraten
Fremsendes til [adresse] med bemærkning, at Magistraten i mødet den 24. oktober 2016 anbefaler, at byrådet tiltræder Magistratsafdelingen for Teknik og Miljøs indstilling af den 9. september 2016.

 Der udarbejdes notat vedrørende moderniseringsmidlernes anvendelse og fordeling på magistratsafdelinger.

 Rådmand Alex Bech, Nick Møller og Rådmand Stine Bech tog forbehold.

 Borgmester Robert Jeppesen og Jim Kjær deltog ikke i sagens behandling.
 09-11-2016 [adresse]
Fremsendes til Teknisk Udvalg til behandling i henhold til beslutning i byrådets møde den 9. november 2016.
 28-11-2016 Teknisk Udvalg
Lene Rasmussen, Bo Dam, Ronnie Bach, Elisabeth Kjeldsen og Carsten Christiansen kunne tiltræde indstillingen i overensstemmelse med Magistratens anbefaling. Matthias Danielsen og Frede Carlsen tog forbehold med henblik på en nærmere drøftelse i byrådsgruppen.
 07-12-2016 [adresse]
Byrådet har i sit møde den 7. december 2016 besluttet at tilbagesende Magistratsafdelingen for Teknik og Miljøs indstilling til fornyet behandling i Magistraten.
 09-03-2017 Borgmesterens Afdeling påtegning
Fremsendes til Magistraten. Borgmesterens Afdeling har ingen bemærkninger til indstillingen.
 13-03-2017 Magistraten
Fremsendes til [adresse] med bemærkning, at Magistraten i mødet den 13. marts 2017 anbefaler, at byrådet tiltræder Magistratsafdelingen for Teknik og Miljøs indstilling af 21. februar 2017.

 Forbehold fra Rådmand Timmy Nielsen.

 Der udarbejdes til byrådsbehandlingen et overblik over personaleomsætningen.
 22-03-2017 [adresse]
Fremsendes til Teknisk Udvalg til behandling i henhold til beslutning i byrådets møde den 22. marts 2017.
 03-04-2017 Teknisk Udvalg
Lene Rasmussen, Bo Dam, Simon Friis og Frede Carlsen kunne tiltræde indstillingen i overensstemmelse med Magistratens anbefaling.

 Matthias Danielsen tog forbehold med henblik på en nærmere drøftelse i byrådsgruppen, da Venstre ønsker en hurtigere samling af bygningsfunktionerne.

 Britt Gregersen og Carsten Christiansen var forhindrede i at deltage i udvalgets behandling af sagen.
 26-04-2017 [adresse]
Tilbagesendes Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø med bemærkning, at byrådet i sit møde den 26. april 2017 har vedtaget Magistratens indstilling i overensstemmelse med erklæring fra Teknisk Udvalg af 3. april 2017.