### | | | | --- | --- | | | | | --- | | **Byråd** 20. marts 2018 Sagsnr. 710-2016-59583 Dok.nr. 710-2018-59742 Hans Schmidt | | 50.                 Genudbud af rengøringsopgaven i [adresse] 2018 - Åbent

###

|  |  |
| --- | --- |
| Tidl. politisk behandling |  |
| Forventet sagsgang | TM-U, ØK, BY |
| Lovgrundlag |  |

###

**SAGENS INDHOLD**

Teknik- og Miljøudvalget skal i denne sag tage stilling til
ændringer i udbudsmaterialet for genudbud af rengøringsopgaven i [adresse]
2018. Ændringerne skal ses i forhold til den nuværende kontrakt, og de
ændringer der blev godkendt i forbindelse med udbuddet i [adresse] 2016.
Ændringerne vil efterfølgende blive tilføjet til det endelige udbudsmateriale,
som udsendes 23. marts 2018. Samtidigt skal udvalget tage stilling til
bemyndigelse af direktøren for Teknik og Kultur til efter endt licitation at
vælge leverandører til rengøringsopgaven i [adresse].

Rengøring og vinduespolering i den østlige del af [adresse]
Kommune skal genudbydes i 2018 for kontraktperioden 1. januar 2019 til 31.
december 2021. Opgaven varetages i dag af Forende Service for så vidt angår
rengøringen, mens vinduespoleringen varetages af Rationel Vinduespolering.

[adresse] er opdelt i fire rengøringsdistrikter, der
udbydes tidsmæssigt forskudt to ad gangen i henholdsvis Øst og Vest. Der har
til hvert af de foregående udbud været tilføjelser til udbudsmaterialet grundet
ændringer i bygningsmassen og kommunens nye politikker på forskellige
forvaltningsområder, samt erfaringer fra [adresse] rengøringscontrollere
og fra det permanente brugerråd for rengøring. Dette er også gældende for det
nuværende udbud i [adresse].

En nærmere beskrivelse af de foreslåede ændringer til
udbudsmaterialet kan ses i vedhæftede notat.

**VURDERING**

Teknik og Kultur har vurderet, at det vil være fordelagtigt
at genudbyde rengøring og vinduespolering allerede i første halvår af 2018, så
resultatet af udbuddet er kendt inden budgetlægningen for 2019-22. Udbuddet
sker med bistand fra firmaet Dansk Servicerådgivning ApS.

Teknik og Kultur foreslår, at udbudsmaterialet i forbindelse
med rengøringsudbuddet i Øst afstemmes med materialet for Vest. Der er tale om
følgende ændringer:

· Ændringer, der kan henføres til harmoniseringer i forhold til
sidste udbud

· Ændringer, der kan henføres til nye politikker, beslutninger og
retningslinjer for de forskellige forvaltningsområder

· Ændringer, der kan henføres til erfaringer fra [adresse]

· Ændringer grundet forslag fra det permanente brugerråd for
rengøring.

Ændringerne medtages i udbudsmaterialet, dels for at
harmonisere de to rengøringsdistrikter og dels for at imødekomme politiske
ønsker samt ønsker fra brugere og personale. Desuden medtages enkelte
ændringer, der sigter mod at opnå den rengøringskvalitet, som kontrakt og
kravspecifikation foreskriver.

**ØKONOMI**

I [adresse] udgør de nuværende kontrakter på rengøring
13,2 mio. kr. og på vinduespolering 350.000 kr. (2018 priser) inkl. indkøb af
rengøringsartikler. Ud over kontrakterne på rengøring findes puljer til dækning
af hovedrengøring og ekstra rengøring i hele kommunen på 1,2 mio. kr. i 2018.

Det nye udbud forventes at ligge inden for det nuværende
budgets ramme. Hvor harmoniseringen af områderne og tilføjelserne til
kontrakten kan betyde en øget udgift til rengøring, vil konkurrencesituationen
modsat kunne resultere i mindre udgifter til rengøring, selvom der i de forrige
udbud allerede er indhentet store besparelser.

En eventuel indførelse af en ny affaldssorteringsordning kan
muligvis øge de samlede udgifter til rengøring. Den nuværende
rengøringsleverandør har givet et tilbud i Øst på 375.000 kr. for den ekstra
ydelse, som håndteringen af affald i flere typer medfører. Denne tilbudspris er
dog ikke konkurrenceudsat, men er et tilkøb til den nuværende kontrakt. Kommunens
rådgiver, Dansk Servicerådgivning ApS, vurderer ikke, at prisen for ydelsen vil
øge de samlede udgifter til rengøring nævneværdigt, når ydelsen medtages i et
samlet udbud.

Teknik og Kultur foreslår, at direktøren for Teknik og
Kultur bemyndiges til på baggrund af licitationsresultatet at vælge ”det
økonomisk mest fordelagtige tilbud” som leverandør på rengøringsopgaven og det
billigste tilbud på vinduespoleringen, forudsat at det samlede resultat ikke
afviger væsentligt i forhold til budgettet for 2019.

Efter tidsplanen kan valg af leverandør og færdiggørelse af
kontrakt ske allerede i juli 2018. Licitationsresultatet er således kendt inden
budgetlægningen for 2019-22.

Resulterer licitationsresultatet i et provenu i forhold til
den nuværende kontraktsum, foreslås det at beløbet tilgår kassen. Hvis licitationsresultatet
modsat resulterer i en merudgift i forhold til den nuværende kontraktsum,
foreslås det at underskuddet finansieres af kassen.

I prioriteringen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud
fastlægges vægtningen af underkriterierne ”vederlag” og ”kvalitet” til 50 %
hver. Det er en forskel fra tidligere udbud, som vægtede ”vederlag” højere end
”kvalitet”. Det betyder, at der i højere grad sættes fokus på en vurdering af,
om der kan leveres den ønskede kvalitet af rengøringen.

I vurderingen af kriteriet ”vederlag” bliver det samlede
vederlag pr. år for rengøringsservice anvendt. I vurdering af kriteriet ”kvalitet”
indgår firmaernes besvarelse af spørgsmål om planer for opstart, uddannelse og fastholdelse
af personalet, leverandørens beredskab ved fravær og procedurer ved fejl og
mangler samt leverandørens plan for tilsyn og personaleledelse.

**INDDRAGELSE**

For at højne rengøringskvaliteten er der nedsat et
permanent brugerråd for rengøring med brugerrepræsentanter for de forskellige
institutionstyper. Brugerrådet består af en skoleleder, en områdeleder for
daginstitutioner, en repræsentant fra henholdsvis plejecentre og
sundhedscentre, tandlæger, kulturcentre og biblioteker, samt en arbejdsmiljørepræsentant.
Brugerrådets funktion har været at drøfte og kommentere de tekniske
kravspecifikationer, herunder beskrivelsen af rengøringskvaliteten.
Brugerrådets input er indarbejdet i ændringsforslagene til udbudsmaterialet.

**INDSTILLING**

Direktøren for Teknik og Kultur
indstiller til Byrådet:

1. At ændringer til udbudsmaterialet for
udbud af henholdsvis rengørings- og vinduespoleringsopgaven i [adresse]
østlige del godkendes.

2. At direktøren for Teknik og Kultur bemyndiges til efter afholdt
licitation inden for budgetrammen for 2019 at vælge det økonomisk mest
fordelagtige tilbud som leverandør på rengøringsopgaven og det laveste tilbud
på vinduespoleringen på baggrund af licitationsresultatet.

**3.** At mer- eller mindreudgifter indarbejdes i det tekniske budget for
2019-2022.

**BESLUTNING**

***Teknik- og Miljøudvalget, 1. marts 2018:***

Fraværende:Ingen

Indstilles godkendt.

***Økonomiudvalget, 13. marts 2018:***

Fraværende:Ingen

Indstilles godkendt.

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Ændringer til genudbud af rengøringsopgaven i [adresse] 2018 | 710-2017-221004 |