Kommissorium for halbyggeri i Hadsten - nedsættelse af byggeprogramudvalg 
Sagsfremstilling 
12.                 Kommissorium for halbyggeri i Hadsten - nedsættelse af byggeprogramudvalg 
- Åbent 
  
  
SAGENS INDHOLD 
I denne sag skal Byrådet godkende forslag til kommissorium for anlæg af en ny hal ved Vestjysk BANK Arena i 
Hadsten samt udpege medlemmer til byggeprogramudvalget. 
  
Byrådet indgik 12. juni 2013 aftale om at etablere tre nye idrætshaller i henholdsvis Hadsten, Hammel og [adresse]. I 
Budget 2015-18 prioriterede Byrådet midler til projekterne.  
  
Byrådet godkendte 24. september 2013 kommissorium for halbyggeri i Hadsten og udpegede medlemmer til 
byggeprogramudvalg. Fra Kultur- og Fritidsudvalget blev Tim Karlsen (V) og Erik Mortensen (A) udpeget til 
byggeprogramudvalget (sidstnævnte som formand). Fra Teknik- og Miljøudvalget blev Klaus Karlsen (DF) udpeget. 
I den efterfølgende proces viste det sig, at den lokale styregruppe, Hadsten Kultur- og Idrætscenter (HKIC) ikke 
ønskede at påtage sig opgaven med at forpagte et samlet halbyggeri etableret inden for rammerne af den afsatte 
økonomi til etablering og drift.  
  
På baggrund af styregruppens tilkendegivelse og på baggrund af Byrådets vedtagelse af Budget 2015-18 
fremlægger Teknik og Kultur hermed et nyt forslag til kommissorium. Sagen forelægges Kultur- og Fritidsudvalget 
samt Teknik- og Miljøudvalget parallelt med henblik på udpegning af de politiske repræsentanter til 
byggeprogramudvalget. 
  
Foreningsrepræsentanter for ’inde-idrætterne’ i Hadsten har tilkendegivet interesse for at stifte en forening med det 
formål at forpagte hallerne i Hadsten på et senere tidspunkt. Dog senest når halbyggeriet står færdigt.  Byggeriet vil 
blive opført som et kommunalt halbyggeri med mulighed for, at den nye forening senere kan overtage driften af 
hallerne i Hadsten. 
  
Foreningsrepræsentanterne ønsker i første omgang ikke at forhøje anlægsbeløbet på 22,5 mio. kr. med yderligere 4 
mio. kr. ved at indgå en forpagtningsaftale. Foreningsrepræsentanterne har dog efterspurgt mulighed for eventuelt at 
kunne ”låne” de 3,5 mio. kr. på et senere tidspunkt. Yderligere har de efterspurgt mulighed for at kunne låne et 
mindre beløb end 3,5 mio. kr. f.eks. 1 eller 2 mio. kr. 
  
 
Byråd 
27. januar 2015 
Sagsnr. 710-2013-
46073 
Dok.nr. 710-2015-
16925 
Sagsbehandler 
DPABS 
  
Tidl. politisk behandling 
BY, 24.09.13, pkt. 126 
Forventet sagsgang 
KF-U, TM-U, ØK, BY 
Lovgrundlag 
  
VURDERING 
Formålet med byggeprogramudvalget er:  
· at sikre, at byggeriet varetages i overensstemmelse med de politiske ønsker og mål for byggeriet 
· at sikre, at foreningernes og øvrige brugeres interesser tilgodeses 
· at sikre, at byggeriet er i overensstemmelse med den forventede udvikling inden for idrætsområdet 
· at sikre, at byggeriet gennemføres i så godt bygningsfagligt niveau som muligt indenfor den afsatte økonomiske 
ramme. 
  
Byggeprogramudvalget foreslås sammensat af: 
· to udvalgsmedlemmer fra Kultur- og Fritidsudvalget, hvor formanden for Kultur- og Fritidsudvalget er formand for 
byggeprogramudvalget 
· et udvalgsmedlem fra Teknik- og Miljøudvalget 
· to til tre repræsentanter fra foreningerne i Hadsten 
· direktøren for Teknik og Kultur 
· kultur- og fritidschefen 
· skolelederen fra [adresse] 
· lederen og en bygningskyndig fra [adresse] bygningsenhed (teknisk ansvarlig for byggeprocessen)  
· projektleder (sekretariatsbetjening af byggeprogramudvalget). 
  
Kommissorium for halbyggeri i Hadsten, herunder nedsættelse af byggeprogramudvalg, byggeprogramudvalgets 
opgaver samt overordnet tidsplan, er vedlagt som bilag. 
  
Entreprise- og udbudsform for byggeriet besluttes i forbindelse med Byrådets første behandling af forslag til politik 
for entreprise- og udbudsform i februar 2015.. 
  
Teknik og Kultur anbefaler, at Byrådet imødekommer foreningsrepræsentanternes ønske om et eventuelt lån på et 
senere tidspunkt. Det giver mulighed for, at den nye forening får lejlighed til at gøre sig erfaringer med driften af det 
samlede idrætscenter og dermed har et bedre grundlag for at kunne vurdere behovet for supplerende faciliteter.  
  
Teknik og Kultur anbefaler desuden, at foreningen frem til 1. januar 2020 tilbydes muligheden for at låne op til 3,5 
mio. kr. til udvidelse og tilbygning af hallerne jf. tillæg til ”Aftale om etablering af haller i Hadsten, [adresse] og Hammel”. 
Foreningens indledende lokale medfinansiering fastsættes til 0,5 mio. kr. ved et lån på 3,5 mio. kr. og reduceres 
forholdsmæssigt, hvis foreningen ønsker at låne et mindre beløb.  
  
ØKONOMI 
Der er afsat 22,5 mio. kr. til anlæg af den nye hal m.v.  
  
Byrådet godkendte 24. september 2013 anlægsbevilling på 750.000 kr. til projekterings- og rådgiverydelser, 
herunder udarbejdelse af projektforslag og udbudsmateriale. Af dette beløb er der anvendt 205.000 kr. til 
udarbejdelse af en behovs- og driftsanalyse i forbindelse med den tidligere proces med styregruppen for Hadsten 
Kultur- og Idrætscenter.  
  
Byrådet afsatte 250.000 kr. i Budget 2014-17 til at afdække mulighederne for at placere en svømmehal i 
sammenhæng med den nye hal i Hadsten. Denne undersøgelse vedrørende etablering af svømmehal i Hadsten 
igangsættes samtidigt og indgår i byggeprogramudvalgets arbejde.. 
  
Der ydes ikke vederlag for at deltage i byggeprogramudvalget. 
  
INDDRAGELSE 
Teknik og Kultur er i dialog med foreningsrepræsentanterne for ’inde-idrætterne’ i Hadsten om forpagtning af 
Vestjysk Bank Arena og [adresse]. Der er desuden afholdt møder med Den Jyske Haandværkerskole og 
[adresse] om deres eventuelle engagement i det kommende byggeri.  
  
Byggeprogramudvalget vil på udvalgets første møde blandt andet drøfte proces for projektet, kommunikation samt 
nedsættelse af underudvalg til byggeprogramudvalget. 
  
INDSTILLING 
Teknik- og kulturdirektøren indstiller til Byrådet: 
  
1. At Byrådet godkender forslag til kommissorium for anlæg af ny hal i Hadsten. 
2. At Kultur- og Fritidsudvalget udpeger udvalgets to repræsentanter i byggeprogramudvalget med henblik på 
endelig godkendelse i Byrådet. 
3. At Teknik- og Miljøudvalget udpeger udvalgets ene repræsentant i byggeprogramudvalget med henblik på endelig 
godkendelse i Byrådet. 
4. At den nye forening, der etableres til at stå for driften af hallerne, frem til 1. januar 2020 tilbydes muligheden for at 
låne op til 3,5 mio. kr. til udvidelse og tilbygning af hallerne med en medfinansiering på op til 0,5 mio. kr.   
  
BESLUTNING 
  
Kultur- og Fritidsudvalget, 13. januar 2015: 
Fraværende: Mike Christensen 
  
Ad. 1. Indstilles godkendt. 
Ad. 2. Indstilles godkendt. Erik Mortensen udpeges som formand for byggeudvalget og Mike Christensen 
som medlem af byggeudvalget. 
Ad. 4. Indstilles godkendt. 
  
Teknik- og Miljøudvalget, 15. januar 2015: 
Fraværende: Magnus Andreasen 
  
Ad. 1. Indstilles godkendt. 
Ad. 3. Indstilles godkendt. Klaus Karlsen udpeges som medlem af byggeudvalget. 
Ad. 4. Indstilles godkendt. 
  
Økonomiudvalget, 20. januar 2015: 
Fraværende: Alexander Paulsen, Anton Kristiansen 
  
Indstillingerne fra Teknik- og Miljøudvalget og Kultur- og Fritidsudvalget indstilles godkendt. 
  
Bilag 
  
  
  
  
Byråd, 27. januar 2015: 
Fraværende: Mike Christensen, Anton Kristiansen 
  
Godkendt. 
Notat vedrørende kommissorium for halbyggeri i 
Hadsten - nedsættelse af byggeprogramudvalg 
710-2014-230710 
