### | | | | --- | --- | | | | | --- | | **Byråd** 25. juni 2019 Sagsnr. 710-2019-12037 Dok.nr. 710-2019-128774 Sagsbehandler DPJMH | | 95.                 Etablering af whistleblowerordning efter høring - Åbent

###

|  |  |
| --- | --- |
| Tidl. politisk behandling | BY, 26.02.19, pkt. 22, ØK, 21.05.19, pkt. 75 |
| Forventet sagsgang | ØK, BY |
| Lovgrundlag |  |

###

**SAGENS INDHOLD**

Byrådet skal i denne sag tage stilling til etablering af en
whistleblowerordning i [adresse] samt retningslinjer for ordningen efter
høring i [adresse].

Byrådet behandlede 26. februar 2019 forslag om at etablere
en whistleblowerordning i [adresse]. I
forslaget henvises der til, at Randers Kommune har en whistleblowerordning, som
indgår i den fælleskommunale borgerrådgiverfunktion, som Favrskov Kommune også
er en del af.

Sagen blev sendt til forvaltningen med henblik på
forberedelse af en sag til behandling i Økonomiudvalget og Byrådet.

Økonomiudvalget godkendte 21. maj 2019 forslag til
etablering af en whistleblowerordning i [adresse] med virkning fra 1.
august 2019 og sendte samtidigt forslaget til høring i [adresse].
Medarbejdersiden i [adresse] har afgivet høringsvar.

Formålet med en whistleblowerordning er at give medarbejdere
og samarbejdspartnere med en arbejdsmæssig tilknytning til kommunen en mulighed
for anonymt at kunne indberette, hvis de har viden eller begrundet mistanke om lovovertrædelser
og grove forsømmelser inden for den kommunale virksomhed. Endvidere skal
ordningen medvirke til, at indberettede oplysninger anvendes konstruktivt til
forbedring, forebyggelse og afværgelse af grove forsømmelser og ulovligheder.

I 2015 afgav et af Justitsministeriet nedsat udvalg en betænkning
om offentligt ansattes ytringsfrihed og whistleblowerordninger. Udvalget
opfordrede til, at kommunerne overvejer muligheden for at indføre en whistleblowerordning.
Udvalget udformede endvidere anbefalinger, som bør følges, hvis en sådan
ordning etableres.

Ingelise Koch og HR har udarbejdet forslag til retningslinjer
med udgangspunkt i disse anbefalinger samt i de retningslinjer, der gælder for
whistleblowerordninger i andre kommuner. Der er ingen generel lovgivning på
området, men kommunen skal ved sin håndtering af indberetningerne iagttage
forskellige sagsbehandlingsregler herunder orientering og inddragelse af den/de
eventuelt anmeldte medarbejder(e).

I udkast til retningslinjer foreslås, at ordningen forankres
under et udvalg bestående af borgerrådgiveren, en ledelsesrepræsentant
(kommunaldirektøren) og en medarbejderrepræsentant (næstformanden i kommunens
Hoved-MED-udvalg). Udvalget benævnes ”whistleblowerudvalget”.

Retningslinjerne beskriver bl.a., hvilke forhold der kan
indberettes, hvordan indberetninger kan ske, og hvordan de håndteres
mv.

Af retningslinjerne fremgår det også, at ordningen målrettes
kommunens medarbejdere og repræsentanter for samarbejdspartnere med en
arbejdsmæssig tilknytning til kommunen. Det kan fx være personer, der løser
opgaver for og aflønnes af kommunen, men det kan også være leverandører af
varer/ydelser til Favrskov Kommune.

**VURDERING**

Udgangspunktet for etableringen af whistleblowerordningen i
Favrskov Kommune er, at kommunen som helhed er kendetegnet ved en høj grad af ledelsesmæssig
tilgængelighed og et velfungerende samarbejdssystem (MED-system), hvor der er fokus
på en åben og direkte dialog mellem ledelse, medarbejdere og
tillidsrepræsentanter.

Øystein Lassen skal derfor ses som et supplement til
det eksisterende samarbejdssystem, som medarbejderne kan bruge, hvis de af helt
særlige årsager ikke ønsker at gå til ledelsen eller deres tillidsrepræsentant,
og hvis de ønsker at være anonyme.

For at sikre indberetterens anonymitet foreslås det, at
indberetning skal ske via en ”whistleblowerportal”. Denne portal anvendes også
i bl.a. Randers, [adresse], København og [adresse] samt i virksomheder med
whistleblowerordninger.

Portalen giver mulighed for, at whistleblowerudvalget kan
stille uddybende spørgsmål om det indberettede forhold, og kommunikationen kan
foregå uden at bryde indberetterens anonymitet. Det er dog en forudsætning, at
indberetteren ønsker at indgå i denne kommunikation og selv har oprettet en
”postkasse” i systemet.

Leverandøren af portalen anbefaler, at adgangen til indberetningen foregår via kommunens hjemmeside frem
for via kommunens intranet. Baggrunden for anbefalingen er, at trafikken på
intranettet kan logges, og at der derfor ikke vil kunne garanteres
indberetteren fuld anonymitet. Endvidere vil de samarbejdspartnere, der er
omfattet af ordningen, som udgangspunkt heller ikke have adgang til kommunens
intranet.

Vælges der en løsning, hvor der er adgang til
whistleblowerordningen via hjemmesiden, vil det ikke være muligt at forhindre,
at ”uvedkommende” vil kunne indberette via portalen. Ifølge
leverandøren oplever deres kunder dog ikke store problemer med henvendelser fra
uvedkommende.

Når en indberetning modtages, vil whistleblowerudvalget
foretage en indledende vurdering og undersøgelse af de beskrevne forhold. Hvis
der er tale om alvorlige forhold, vil whistleblowerudvalget inddrage den
relevante forvaltning i de videre undersøgelser. Hvis den indledende vurdering
viser, at der kan være tale om et strafbart forhold, videregives indberetningen
som udgangspunkt til politiet.

Som supplement til retningslinjerne har
Ingelise Koch og HR lavet en beskrivelse af den proces, der følges, når
whistleblowerudvalget modtager indberetninger. Det fremgår bl.a. heraf, at
eventuelt anmeldte medarbejdere vil blive orienteret og få mulighed for at
kommentere de indberettede forhold.

Hvis Byrådet beslutter, at der skal etableres en
whistleblowerordning som beskrevet, vurderes det, at ordningen kan træde i
kraft 1. august 2019.

Det foreslås, at whistleblowerudvalget evaluerer ordningen
ved udgangen af 2020, og at evalueringen forelægges Økonomiudvalget.

Medarbejdersiden i [adresse] har i deres høringsvar
oplyst, at de finder grundlaget for whistleblowerordningen velbeskrevet. Der
gives endvidere udtryk for enighed i, at ledelsen opleves som tilgængelig, og
at MED-systemet er velfungerende. I det lys har den løbende dialog mellem
ledere, medarbejderrepræsentanter og medarbejdere højeste prioritet – også i
situationer, hvor der er tale om begrundet mistanke om potentielt ulovlige
forhold eller grove forsømmelser.

Medarbejdersiden er særligt bekymrede for de medarbejdere,
der bliver udsat for grundløse anonyme indberetninger – og påpeger i den
forbindelse vigtigheden af, at den lokale ledelse er opmærksom på berørte
medarbejderes trivsel og arbejdssituation.

Kommunaldirektøren finder synspunktet relevant og er enig i,
at der skal være et særligt ledelsesmæssigt fokus på situationer, hvor
indberetninger viser sig at være grundløse – og hvor den enkelte medarbejders
trivsel og arbejdsmiljø bliver påvirket i negativ retning.

Medarbejdersiden er positive over for den foreslåede
evaluering, og vil meget gerne forelægges resultatet af denne.

Der foreslås ikke ændringer i retningslinjerne for
whistleblowerordningen i medfør  af høringssvaret.

**ØKONOMI**

Prisen for etablering af portalen m.m. udgør en
engangsudgift på 10.000 kr. Licens til systemet inklusive support og hosting
samt en årlig revisionsrapport vedrørende databeskyttelse mv. udgør pt. 26.000
kr. årligt.

Borgerrådgiverens deltagelse i whistleblowerudvalgets
arbejde forudsættes at indgå som en del af Favrskov Kommunes
borgerrådgiverfunktion.

Ovenstående udgifter til whistleblowerordningen vil i 2019
blive finansieret af budgettet til administrationens fællesudgifter og fra 2020
blive indarbejdet i det tekniske budget.

Hvis whistleblowerordningen medfører henvendelser, der
kræver større interne eller eksterne undersøgelser, kan der blive behov for at
tilføre yderligere sagsbehandlerresurser til opgaven.

**INDDRAGELSE**

Medarbejdersiden i [adresse] har 4. juni 2019 sendt
høringssvar.

I forbindelse med at whistleblowerordningen træder i kraft
vil den blive omtalt på kommunens hjemmeside. Ligeledes vil kommunens ansatte blive
informeret om ordningen via kommunens intranet. Endvidere vil der bliver
informeret om ordningen via MED-systemet og på kommunens
introduktionsarrangement for nyansatte.

**INDSTILLING**

Kommunaldirektøren indstiller til Byrådet:

1.
At forslag til etablering af en whistleblowerordning i [adresse]
med virkning fra 1. august 2019 godkendes.

2.
At whistleblowerudvalget evaluerer ordningen ved udgangen af 2020, og at
evalueringen forelægges Økonomiudvalget og Hoved-MED-valget.

**BESLUTNING**

***Økonomiudvalget, 21. maj 2019:***

Fraværende:Ingen

Godkendt.

***Økonomiudvalget, 18. juni 2019:***

Fraværende:Birger Overgaard

Indstilles godkendt.

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Retningslinjer for whistleblowerordning | 710-2019-134306 |
| Procesbeskrivelse for behandling af indberetninger til whistleblowerordningen | 710-2019-134308 |
| Høringssvar fra HMU vedrørende etablering af whistleblowerordning i [adresse] | 710-2019-120007 |