### Beslutning

Godkendt.

### Sagsfremstilling

## Resume og sagens baggrund

Teknik- og Miljøudvalget har tidligere besluttet, at der skal udarbejdes nye servicemål for byggesagsbehandlingen, da de senest vedtagne servicemål ikke afspejler sagsbehandlingen i Bygningsreglement 18. Teknik- og Miljøudvalget havde en indledende drøftelse på mødet den 7. april 2022, hvor udvalget bad administrationen uddybe den nationale aftale om servicemål, idet udvalget lagde op til, at der ikke fremadrettet skal fastsættes lokale servicemål. Sagen lægger op til, at Kommunalbestyrelsen beslutter servicemål for byggesagsbehandlingen.

## Indstillinger

Direktøren indstiller, at kommunen følger [adresse] og således ikke fastsætter lokale servicemål.

## Behandling

Teknik- og Miljøudvalget, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen.

## Sagsfremstilling

*Om servicemålsaftalen - nationale servicemål*Servicemålsaftalen, *"Aftale om servicemål for kommunal erhvervsrettet sagsbehandling"*, er et aftalegrundlag mellem Regeringen og KL, 2016, med henblik på at gøre det nemmere at etablere og drive virksomhed, og at nedbringe sagsbehandlingstiderne for erhvervsrettede myndighedsopgaver i kommunerne (se bilag 1). Aftalen bygger på den præmis, at en kortere sagsbehandlingstid gavner virksomhedernes bundlinje og muligheder for at skabe vækst. At tælle og opgøre sagsbehandlingstider er derfor et centralt element i aftalen. Servicemålaftalen omfatter myndighedsbehandling af byggetilladelser, miljøgodkendelser af virksomheder og miljøgodkendelse af husdyrbrug. Servicemålene er overordnet fastsat med afsæt i sagstypernes kompleksitet og miljøbelastning. Sagsbehandlingstider regnes fra ansøgningen er fuldt oplyst og i servicemålene indgår behov for sagsbehandling hos anden myndighed, lovpligtige høringer samt ansøgers svartid udover 7 dage.

Som en del af aftalen fik KL desuden ansvaret for at igangsætte initiativer til at understøtte reduktionen af sagsbehandlingstiderne i kommunerne sådan, at disse kobles bedst muligt med kommunens øvrige arbejde med at skabe bedre servicekultur, styrke erhvervsvenligheden, øge kvaliteten i sagsbehandlingen, samt sikre trivsel i organisationen.

Byggesagsområdet er i servicemålsaftalen opdelt i fem sagstyper med tilhørende servicemål, der i hovedtræk udtrykker gennemløbstiden fra ansøgningen er modtaget og til der træffes afgørelse, dvs. brutto-sagsbehandlingstiden, dog som nævnt fratrukket ventetid hos ansøger udover 7 dage. Sagsbehandlingstiden for simple konstruktioner, sommerhuse og enfamiliehuse er 40 dage, for industri- og lagerbygninger 50 dage, for etagebyggeri til erhverv 55 dage og for etagebyggeri til boliger 60 dage. Servicemål måles i forhold til kalenderdage og som et gennemsnit af alle sager i hver sagstype.

*Før [adresse] - om lokale servicemål*Før servicemålsaftalen var det et krav i bygningsreglementet, at kommunerne fastsatte servicemål for byggesagsbehandlingen. Det er det ikke længere, da kommunerne er bundet op på servicemålaftalen, bl.a. ved lovbestemt at indberette sagsbehandlingstider. Dette er ikke til hinder for, at kommunerne fastsætter egne servicemål, så længe de ikke definerer en dårligere service end servicemålsaftalen.

Kommunalbestyrelsen har ikke efterfølgende taget stilling til, om man fortsat vil have lokale servicemål i kommunen og har heller ikke taget stilling til, om de tidligere vedtagne lokale servicemål skal bortfalde.

De lokale servicemål er ligeledes opdelt i forskellige kategorier og angiver sagsbehandlingstiden fra tidspunktet hvor ansøger har fremsendt en fuldt belyst ansøgning om byggetilladelse og frem til, at kommunen træffer afgørelse. Den tid hvor sagen afventer ansøger medregnes således ikke i den samlede sagsbehandlingstid. De lokale servicemål er endvidere defineret i forhold til enkeltsager og ikke i forhold til et gennemsnit af sagerne.

Som følge af forskellene i opgørelsesmetoder i servicemålsaftalen og i de lokale servicemål, er de ikke direkte sammenlignelige, og det kan heller ikke garanteres, at de sager der opfylder de lokale servicemål i alle tilfælde opfylder servicemålsaftalen.

*Kommunens byggesagsbehandling i hovedtræk*Ansøgninger om byggetilladelser modtages gennem det digitale ansøgningsmodul Byg og Miljø.  Sagen registreres og oprettes i sagsstyringssystemet KMD Nova Byggesag. Sagerne afventer herefter sagsbehandling som udgangspunkt i den rækkefølge de er modtaget, og processen og de forskellige steps i behandlingen styres via fastlagte procedurer og aktivitetsstyring i sagssystemet.

Første step er at identificere, om ansøgningen indeholder alle de nødvendige oplysninger. Dette er afgørende for om sagen kan behandles umiddelbart, eller om det er nødvendigt at bede ansøger om supplerende oplysninger. Sagen bliver ikke yderligere behandlet før de supplerende oplysninger er fremsendt. Derfor er det naturligvis også i ansøgeres interesse at levere en fyldestgørende ansøgning fra start. Til at understøtte den gode start på et sagsforløb tilbyder administrationen vejledning på korte telefonmøder, der kan bookes via hjemmesiden. Desuden opfordres til at benytte muligheden for en egentlig forhåndsdialog, inden man er klar til at fremsende et egentligt byggeanddragende.

Generelt er dialog en væsentlig præmis i sagsbehandlingen. Men det er også med en forventning om, at ansøger levere det nødvendige materiale. Det betyder, at hvis materialet ikke er til stede, vil sagen falde tilbage i den almindelige kø.

Sager der kræver dispensation, afviger fra byggeretten eller kræver tilladelse i henhold til anden lovgivning kan tage længere tid, mens sager der omvendt udelukkende kræver byggesagsbehandling efter bygningsreglementet tager kortere tid.

En del byggesager kræver typisk to tilladelser forløbet, hhv. en byggetilladelse og en ibrugtagningstilladelse. Administrationen prioriterer sidstnævnte tilsvarende med byggetilladelser, idet det har stor betydning for ansøger til at kunne realisere sit byggeri.

*Administrationen anbefaler*Administrationen anbefaler, at servicemålaftalen fremadrettet danner grundlag for kommunens servicemål og den opfølgning der vil være på servicemålene. Administrationen bemærker samtidig, at det er en fordel, at beregningen af sagsbehandlingstiderne sker direkte via Byg og Miljø og derved automatisk holdes ajour.

Sten Christiansen omhandler som nævnt sagsbehandlingstider for en række udvalgte sagstyper inden for bygge- og miljøområdet, men aftalen siger intet om service i øvrigt. En forståelse af serviceniveau kan supplerende tage afsæt i forventninger om fx forudgående dialoger i komplekse eller omfattende byggesager, prioriteringer af øvrige myndighedsopgaver såsom lovliggørelser og klager, helhedsorienteret sagsbehandling med mere.

Administrationen er løbende optaget af effektiviseringer og forbedringer i sagsflow og arbejdsgange.

Der er fortsat fokus på at prioritere tidlig og løbende dialog og fortsætte arbejdet med at skabe forudsigelighed og sikre stabilitet i sagsbehandlingen. Det er administrationens erfaring, at der generelt er et stort ønske om at kende sagsbehandlingstiderne, hvorimod der er mindre fokus på hvor lang tiden er, indenfor rimelighedens grænser.

## Økonomiske konsekvenser

Ingen.

### Sagens forløb

02-06-2022 Teknik- og Miljøudvalget
Anbefales.
15-06-2022 Økonomiudvalget
Anbefales.