### | | | | --- | --- | | | | | --- | | **Teknik- og Miljøudvalget** 14. juni 2018 Sagsnr. 710-2018-15111 Dok.nr. 710-2018-117039 Sagsbehandler DPABS | | 46.                 Tilbygning ved Hadsten administrationsbygning, projekteringsbevilling og nedsættelse af byggeprogramudvalg. - Åbent

###

|  |  |
| --- | --- |
| Tidl. politisk behandling |  |
| Forventet sagsgang | TM-U, AU, ØK, BY |
| Lovgrundlag |  |

###

**SAGENS INDHOLD**

I denne sag skal Byrådet tage stilling til en
anlægsbevilling på 1,35 mio. kr. til projektering af til- og ombygning på
Favrskov Kommunes administrationsbygning på [adresse] i Hadsten. Samtidig
skal Byrådet tage stilling til nedsættelse af et byggeprogramudvalg med
politisk repræsentation. Endelig skal Teknik- og Miljøudvalget tage stilling
til entrepriseformen for det kommende projekt.

I forbindelse med Budget 2018-21 besluttede Byrådet at
afsætte budget til bygningsoptimerende tiltag på Hadsten administrationsbygning.
Som projektet beskrives i budgettet (A-232), indebærer det, at den pavillon,
der midlertidigt er placeret ved administrationsbygningen, erstattes af en ny
permanent tilbygning på ca. 900 m² i to etager. Foruden de arbejdspladser, der
i dag er i pavillonen, skal den færdige bygning rumme Center for Vejledning og
Afklaring (CVA), der i dag lejer lokaler i [adresse], samt politiet, der
ligeledes har lokaler i [adresse]. Projektet indeholder samtidig en
mindre ombygning og nødvendig renovering af den eksisterende
administrationsbygning, så den optimeres i forhold til de arbejds- og borgerservicefunktioner,
der er hjemmehørende i bygningerne.

Forslag til ’Lokalplan nr. 383 – Tilbygning til
administrationen i [adresse], der er offentligt fremlagt, åbner mulighed for
bebyggelse i tre etager, og for indretning af flere parkeringspladser end de
25, der er angivet i budgettet (A-232).

Med henblik på tilvejebringelse af et projektgrundlag har
en administrativ styregruppe med deltagelse af ledelsesrepræsentanter fra Job
og Økonomi og Ejendomscentret i samarbejde med en ekstern rådgiver,
Pluskontoret arkitekter, gennemført en analyse af nuværende og forventede
fremtidige lokalebehov i forhold til de berørte funktioner og til antallet af medarbejdere
i [adresse]

Den indledende behovsanalyse har haft fokus på hvilke
principper, der kan være gældende for det kommende byggeri:

· Fremtidens borgerkontakt

· Arbejdspladsens karakter

· Funktioner og sammenhænge

· Sammenhæng mellem tilbygning og eksisterende bygning.

Analysens resultater skal danne grundlag for udarbejdelsen
af et projektforslag.

Der søges om en anlægsbevilling til at finansiere udgifter
til en totalrådgiver, der skal forestå udarbejdelsen af projektforslaget og udbud
af byggeprojektet. Bevillingen skal desuden dække bygherreomkostninger og
eventuelt supplerende undersøgelser.

Projektet forventes at løbe over tre år med planlægning og
projektering i 2018, godkendelse af projektforslag og anlægsbevilling til udførelse,
udbud og opstart af byggepladsen i 1. halvår af 2019. Selve byggeriet vil efter
tidsplanen løbe i perioden juni 2019 til december 2020, således at de nye
lokaler forventes klar til brug januar 2021.

Ved byggeprojekter med
et budget på over 10 mio. kr. nedsættes der jf. Favrskov Kommunes
’Retningslinjer for administration af bygningsrelaterede anlægsprojekter’ et
byggeprogramudvalg med politisk repræsentation. I forbindelse med dette projekt
foreslås byggeprogramudvalget sammensat således:

· Tre politiske repræsentanter udpeget af Byrådet, heraf en
repræsentant fra Økonomiudvalget (repræsentanten er formand for
byggeprogramudvalget), en repræsentant fra Arbejdsmarkedsudvalget, og en
repræsentant fra Teknik- og Miljøudvalget

· Direktøren for Job og Økonomi

· Direktøren for Teknik og Kultur

· Arbejdsmarkedschefen fra Job og Økonomi

· Medarbejderrepræsentant fra Job og Økonomi (arbejdsmiljørepræsentant)

· Afdelingsleder og projektleder fra [adresse], der varetager
sekretariatsbetjeningen af byggeprogramudvalget

Til byggeprogramudvalget tilknyttes herudover en ekstern
rådgiver i forbindelse med projektering og gennemførelse af byggeriet. Der kan
desuden nedsættes en arbejdsgruppe bestående af ressourcepersoner fra Job og
Økonomi og Ejendomscentret. Første møde i byggeprogramudvalget forventes i
august 2018.

På grund af denne byggeopgaves kompleksitet, snævre
tidsplan og det forhold, at alle funktioner, af hensyn til borgerbetjeningen,
skal opretholdes igennem hele perioden, anbefales det, at udbuddet af byggeopgaven
tilrettelægges med henblik på hovedentreprise.

**VURDERING**

Med projektets gennemførelse bliver det muligt, at samle
nogle af de medarbejdere og funktioner, som i dag er spredt på flere lokationer
i Hadsten. Samtidig fjernes en utidssvarende og nedslidt pavillon, der
midlertidig er placeret ved administrationsbygningen. Endelig opnås en
forbedring af det fysiske arbejdsmiljø i den samlede bygning.

Byrådet har fremlagt forslag til ’Lokalplan nr. 383 –
Tilbygning til administrationen i Hadsten’ i offentlig høring frem til 29. juni
2018. Med den endelige vedtagelse af lokalplanen åbnes mulighed for nybyggeri
og for anlæg af parkeringspladser i en form og en udstrækning, der vil kunne
rumme et projekt som beskrevet ovenfor.

En indledende vurdering af mulighederne for arealoptimering
peger i retning af, at tilbygningen ikke nødvendigvis behøver rumme 900 m², som
angivet i budgettet. Det bør på den baggrund overvejes om en del af den
nødvendige kapacitet med fordel kan tilvejebringes gennem ombygning og ændret
anvendelse af den eksisterende bygning. I lokalplanforslaget åbnes der desuden
mulighed for, at bygningen kan opføres i tre etager i stedet for to etager,
hvilket vil efterlade et større friareal til ophold og til parkering ud over de
25 pladser, der indgår i budgettet.

Projektet skal rumme plads til følgende funktioner:

· A-dagpenge

· Kontanthjælp og uddannelseshjælp

· Ressourceforløb

· Sygedagpenge og jobafklaring

· Fleksjob

· UU (Ungdommens Uddannelsesvejledning)

· Stabsfunktion

· Ydelsesteam

· CVA (Center for Vejledning og Afklaring)

· Ledelsen

· Nærpolitiet

**ØKONOMI**

Byrådet har i Budget 2018-21 afsat i alt 20,55 mio. kr. til
bygningsoptimerende tiltag på Hadsten administrationsbygning fordelt med 4,75
mio. kr. i 2018, 9,70 mio. kr. i 2019 og 6,1 mio. kr. i 2020.

Der søges nu om en anlægsbevilling på 1,35 mio. kr.
finansieret af det afsatte rådighedsbeløb i 2018 til at finansiere udgifter i
forbindelse med planlægning og projektering af byggeprojektet.

Sammen med selve projektforslaget vil Byrådet få forelagt
indstilling om godkendelse af en anlægsbevilling til gennemførelse af om- og
tilbygningen. Denne sag forventes forelagt på Byrådets møde i januar 2019. I
samme forbindelse skal der tages stilling til evt. anlæg af parkeringspladser
ud over de 25, der indgår i budgettet.

**INDDRAGELSE**

Kommunens retningslinjer for brugerinvolvering i
anlægsprojekter over 10 mio. kr. danner ramme for byggeprogramudvalgets
arbejde.

Byggeprogramudvalget
repræsenterer bygherren og brugernes synspunkter og har bl.a. følgende
funktioner:
At sikre

· At Byrådets politiske og økonomiske beslutninger for projektet
følger intentionerne i den vedtagne indstilling

· At kerneydelsens interesser tilgodeses, f.eks. brugerinvolvering

· At byggeriet er i overensstemmelse med den forventede udvikling
inden for området, både hvad angår ny lovgivning og ændringer i
kapacitetsudnyttelsen

· At byggeriet ud fra den pågældende økonomiske ramme varetages i
et bygningsfagligt højt niveau, og hvor Byrådets eventuelle mål om økonomi,
brugervenlighed, energi, miljø og arkitektur tages med fra starten.

**INDSTILLING**

Direktøren for Teknik og Kultur indstiller til Teknik- og
Miljøudvalget, Arbejdsmarkedsudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet:

1. At Byrådet godkender en
anlægsbevilling på 1,35 mio. kr. i 2018 til projektering og diverse
omkostninger i forbindelse med om- og tilbygning af Hadsten
administrationsbygning. Beløbet finansieres af det afsatte rådighedsbeløb på
4,75 mio. kr. i Budget 2018 af den samlede anlægsbevilling på 20,55 mio. kr.

2. At Teknik- og Miljøudvalget godkender,
at udbuddet af byggeopgaven tilrettelægges med henblik på hovedentreprise.

3. At Byrådet godkender
byggeprogramudvalgets sammensætning.

4. At der udpeges en repræsentant fra Økonomiudvalget
(formand for byggeprogramudvalget), en repræsentant fra Arbejdsmarkedsudvalget,
og en repræsentant fra Teknik- og Miljøudvalget til byggeprogramudvalget.

**BESLUTNING**