### 8.      Forsyningens deltagelse i Stiftelse af Shared Service ApS (KompetenceCenter [adresse], KCS)

**Åbent**

Sagsnr.: 326-2016-20148       J.nr.: 13.00.00            Dokumentnr.:
326-2016-125059

**Sagstype**

Beslutning.

**Resume og sagens baggrund**

[adresse] ønsker at stifte "KompetenceCenter
[adresse], KCS" sammen med [adresse], Ringsted og [adresse] forsyninger.
Kommunalbestyrelsen skal derfor, som ejer, tage stilling til om dette er
ønskeligt.

**Indstillinger**

Direktøren indstiller, at Formanden og direktøren for
forsyningen bemyndiges til at indgå aftalen.

**Behandling**

Økonomiudvalg, Kommunalbestyrelse

**Sagsfremstilling**

[adresse] ønsker at stifte et Shared Service
ApS-selskab "KompetenceCenter Sjælland, KCS" sammen med [adresse],
Ringsted og [adresse] forsyninger. Indtræden i samarbejdet følger hensigten i
ejerstrategien for Kalundborg Forsyning, som blev vedtaget i Kommunalbestyrelsen
i januar måned 2016, om at indgå i samarbejder på tværs af kommunegrænser samt
at have fokus på stordriftsfordele og effektiviseringer.

Formålet er i ejeraftalen formuleret som:

· Opnå kompetencemæssige løft på områder, hvor Parterne enkeltvis
ikke har den opgavemæssige volumen til at have de tilstrækkelige kompetencer in
house.

· Økonomisk effektivisering ved at realisere besparelser hos
Parterne og ved at udvikle og professionalisere indkøbsprocesser og andre
opgaver.

· Øge robustheden i selskabernes opgaveløsning.

· Styrket ressourceudnyttelse ved etablering af fælles
indkøbsfunktion mv. og dertilhørende kompetencemæssige fordele.

Ligeledes vil der allokeres flere
personaleressourcer ved udlån og evt. direkte ansættelse til Shared Service,
til at gennemføre udbud af kontrakter og tjenesteydelser, dækning af intern
omkostning ved deling mellem flere forsyningsselskaber på de områder
forsyningsselskaberne finder fornuftigt. Eksempler herpå er indkøb, jura og IT
som delvis sker ved konsulentarbejde i dag.

Forsyningen vurderer, at der med et Shared Service vil ske
en forankring af flere kompetencer med mulighed for at skabe et fagligt miljø,
reducere sårbarheden i visse jobfunktioner, samt hjemtage udvalgte opgaver, der
i dag løses af eksterne leverandører.

***Investeringens forventede udbytte:***

· Det forventes, at Forsyningen får professionaliseret indkøb og
udbud, med besparelser til følge

· Forsyningen vil kunne sælge evt. overskudskapacitet og dermed
fastholde medarbejdere, med kompetencer der ikke kan udnyttes 100% af tiden

· Forsyningen vil kunne sælge ydelser/timer til de øvrige fx
omkring regnskab/aflæsnin-ger/kundeservice, og dermed blive mere effektive i
opgaveløsningen.

· Med etablering af KompetenceCenter [adresse], forventer
Forsyningen som nævnt at kunne høste en række besparelser og effektiviseringer.
Hovedparten af besparelserne vil komme gennem køb og salg af timer og
besparelser ved ikke at bruge rådgivere til udbuddene, men gøre det gennem
[adresse] udbudsfolk. Alene dette skulle kunne give en besparelse på
ca. 3 mio. årligt når udbud gennem [adresse] er fuldt implementeret.
Det skal dog bemærkes, at med årene vil potentialet for besparelser være
faldende, da de store gevinster kun kan høstes en gang i starten af perioden.
Men udbud mv. skal forsat udarbejdes og anvendes for at fastholde de opnåede
besparelser.

***Forudsætninger for Kalundborg Forsyning***

Selskabet er
benævnt KompetenceCenter [adresse], KCS.

Ejeraftale og
vedtægter er udarbejdet (vedlagt som bilag), og foreligger i endelig form.

Selskabet
forventes at skulle have adresse hos Faxe Forsyning.

Selskabet
forventes stiftet pr. 1. januar 2016.

Den
selskabsmæssige konstruktion er drøftet blandt de 4 direktører samt de 4
økonomichefer med udgangspunkt i nedenstående:

· ApS vurderes værende den mest simple form for et Shared
Serviceselskab, som opfylder Vandsektorloven, herunder Kommunalfuldmagten samt
In-house reglen

· Alle deltagende Parter indskyder 25.000 kr., hvilket de får
anparter for

· Alle deltagende Parter deltager på lige fod

· Nye anpartshavere optages ved kapitaludvidelse og deltager på
lige fod med allerede eksisterende Parter

· En Part kan opsige Aftalen og udtræde af Selskabet med 6 måneders
varsel ved udgangen af et regnskabsår, dog tidligst når Selskabet har
eksisteret i 2 år.

Kalundborg Forsyning A/S vil indgå som medejer.

[adresse] ejerskab og indflydelse på [adresse]
er uændret ved denne konstruktion.

***Håndværker Dialogforum***

Som noget særligt har Kalundborg Kommune og Kalundborg
Forsyning sammen med de lokale håndværkere etableret et håndværkerforum, hvor
udbud mv., principper for leverancer, tidsplaner mv. drøftes. Det sikres at de
aftaler mv. der indgås i dette dialogforum også efterleves af [adresse]
Sjælland KCS. Det vil betyde, at der fortsat informeres om alle relevante
udbud, samt at mindre udbud fortsat udbydes lokalt ved underhåndsbud. Dette vil
endvidere øge de lokale håndværkeres mulighed for at blive orienteret om større
fællesudbud tidligere, og dermed muligheden for at gå sammen og byde på opgaver
indenfor de medvirkende forsyningers område.

***Shared service eller samarbejder***

Det har været drøftet, om det var nødvendigt med et shared
service og om man kunne lave et rent aftalebaseret samarbejde. Et rent
aftalebaseret samarbejde indebærer visse begrænsninger for samarbejdet. Der er
således ikke hjemmel i vandsektorloven til, at serviceselskaberne kan sælge
ydelser til hinanden, med mindre, der er tale om salg af tilfældig opstået
overkapacitet, som ikke kan afskaffes, jf. reglerne herom i kommunalfuldmagten.
Det vil derfor som udgangspunkt ikke være muligt, at ét eller flere af
serviceselskaberne stiller medarbejdere til rådighed for samarbejdet mod
betaling fra de øvrige selskaber. Selskaberne skal hver især bidrage med egne
medarbejderressourcer til egne opgaver. Et aftalebaseret samarbejde rummer derfor
ikke de samme muligheder for at opnå synergieffekter og kompetenceløft på
medarbejdersiden, som et fælles shared services-selskab.

Et rent aftalebaseret
samarbejde indebærer muligvis også visse udbudsretlige udfordringer. Hvis
serviceselskaberne som led i et samarbejde køber ydelser af hinanden, vil
ydelserne efter omstændighederne kunne være udbuds- eller annonceringspligtige,
afhængig af deres økonomiske værdi. Forsyningen vurderer således at et shared
service bedst understøtter forsyningens muligheder.

**Økonomiske konsekvenser**

Aftalen indbefatter følgende økonomiske konsekvenser for
Forsyningen:

· Forsyningen indbetaler kr. 25.000,- som anpartskapital

· Selskabet skal hvile i sig selv.

· Selskabets omkostninger i forbindelse med en ydelse deles mellem
de selskaber, der tilmelder sig denne ydelse.

· Et eventuelt underskud i et regnskabsår skal dækkes af
ejerselskaberne, tilsvarende skal et overskud udbetales til ejerselskaberne.

· Synergien på omkostningssiden vil f.
eks. omfatte indkøb af varer, IT-systemer, servicekontrakter og tjenesteydelser
grundet større volumen og dermed større forhandlingsevne over for leverandører.

**Økonomiudvalgets møde den 20.
april 2016:**

Anbefales, idet det bemærkes, at Kalundborg Kommune ikke
ønsker yderligere fusioneringer/sammenlægninger med andre forsyninger.

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Ejeraftale KCS Aps-140116.docx | 326-2016-125123 |
| Vedtægter KCS ApS-140116.docx | 326-2016-125125 |
| Kompetencecenter Sjælland KCS Redegørelse Underskrevet 14. januar 2016.pdf | 326-2016-125121 |
| Business case ver 2.docx | 326-2016-125128 |