### Beslutning

Godkendt.

Afbud: Ken Nielsen

### Sagsfremstilling

## Resume og sagens baggrund

Der gives en status på de igangværende indsatser i byggesagsbehandlingen i Kalundborg Kommune.

Indsatserne omfatter arbejdet med opfølgning på sagsbehandlingstider og servicemål, forbedring af datagrundlag, håndtering af flaskehalse på udvalgte sagsområder samt styrkelse af kommunikationen med borgere og virksomheder.

Derudover gives en kort status på afholdte fyraftensmøder og arbejdet med at forbedre informationen på kommunens hjemmeside om byggesagsbehandling.

## Indstillinger

Chefen for Plan, Byg og Miljø indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget tager orienteringen til efterretning.

## Behandling

Teknik- og Miljøudvalget.

## Sagsfremstilling

I første kvartal 2025 blev der igangsat en række initiativer med henblik på at forbedre byggesagsbehandlingen og skabe større gennemsigtighed i forhold til servicemål og sagsbehandlingstider. Nedenfor gives en status på de væsentligste punkter.

*1. Opfølgning på byggesagsbehandling og datagrundlag*

Der arbejdes med at skabe et mere effektivt og visuelt overblik over byggesagsbehandlingen, herunder:

* Overholdelse af nationale servicemål
* Antal afsluttede sager og gennemsnitlig behandlingstid
* Fordeling på sagstyper, herunder sommerhuse og enfamilieshuse (plukkeprincippet)
* Ældre sager (f.eks. sager ældre end 150 dage)
* Erhvervssager og udvikling over tid

Et møde om teknisk opsætning blev afholdt den 15. og 22. oktober, og adgang til KMD-data forventes etableret snarest.

*2. Analyse af afvigelser og flaskehalse*

Der er identificeret en række udfordringer i sagsområdet, hvor der er iværksat korrigerende handlinger:

* Oprettelse af byggesager: Der er opstået ophobning siden juni, hvor der kom ekstraordinært mange sager i forbindelse med nye regler i bygningsreglementet. Opgaven integreres i byggesagsvagten for at afhjælpe flaskehalsen og sikre, at prioriterede sager bliver registreret og behandlet hurtigere.
* Småhussager: Balancen mellem indgående og afsluttede sager er udfordret. En medarbejder er sygemeldt, men forventes tilbage i november. En anden vender tilbage fra barsel i oktober. Derudover planlægges midlertidig bemanding. Situationen forventes normaliseret inden for ca. en måned.
* Erhvervssager: Området er fortsat presset, men ressourcer omfordeles fra småhussager til erhvervssager (0,5–1,5 årsværk). Denne ændring forventes at skabe en mærkbar forbedring i sagsafviklingen.
* Nedsivningssager: Presset område grundet påbuddene i det åbne land. En sagsbehandler arbejder fast med området.
* Indeklimasager: Der er en ophobning af klagesager. Ressourcerne tillader ikke øget indsats aktuelt.

Der afholdes månedlige dialogmøder mellem afdelingsleder, chef og direktør med fokus på status, udfordringer og forslag til forbedringer.

Nedsivnings- og indeklimasager trækker ressourcer ud af sagsområdet, men løsningen af sagerne har ikke indflydelse på statistikken over servicemålene.

*3. Samarbejde og dialog med borgere og erhvervsliv*

Der er, i samarbejde med Kalundborgegnens Erhvervsråd, afholdt tre fyraftensmøder med entreprenører og rådgivere:

* Kloakmestermøde (afholdt 17. juni 2025)
* Systemet til ansøgninger Byg og Miljø (afholdt 30. september 2025)
* Nationale brandregler (afholdt 2. oktober 2025)

Møderne blev modtaget positivt af deltagerne og gav værdifuld information til administrationen. Det planlægges at fortsætte møderne, dels med kloakmestrene og dels mere åbne møder om byggesagsbehandlingen.

*4. Forbedring af information til ansøgere*

* Sagsoprettelsesbrev.

Der arbejdes målrettet på at skabe en mere sammenhængende og gennemsigtig proces for ansøgere, så de tidligt i forløbet bliver informeret om, hvilke tilladelser deres projekt forudsætter.

Det indebærer, at området anvender flere ressourcer i den indledende fase af sagsbehandlingen til at koordinere byggesager med andre afdelinger inden for det tekniske område. Fordelen er, at ansøgeren ikke skal afvente den egentlige sagsbehandling for at få klarhed over eventuelle supplerende tilladelser, der måtte være nødvendige. Derudover arbejdes der på en bedre forventningsafstemning omkring sagsbehandlingstider, tydelig information om gebyrer og eventuelle mangler i ansøgningsmaterialet.

Siden april 2024 har ansøgere modtaget et indledende informationsbrev, der indeholder oplysninger om:

* Forventet sagsbehandlingstid og byggesagsgebyr
* Eventuelle åbenlyse mangler i ansøgningsmaterialet
* Resultatet af sagsvisiteringen og eventuelle behov for supplerende tilladelser. Visitationsprocessen er fortsat under tilpasning, men har allerede bidraget til en mere effektiv sagsbehandling og en bedre forventningsafstemning med ansøgerne.
* Supplerende oplysninger til byggeansøgninger

Når der er behov for supplerende oplysninger til en byggeansøgning, tilstræbes det, at så mange forhold som muligt bliver afklaret tidligt i forløbet. Der arbejdes samtidig på at udarbejde mere tydelige forklaringer – set fra ansøgerens perspektiv – om de typiske mangler, der oftest giver anledning til anmodninger om supplerende oplysninger.

Det er en generel udfordring på tværs af landets kommuner, at en gennemsnitlig byggeansøgning skal opdateres af ansøgeren flere gange, før sagen er klar til egentlig byggesagsbehandling. Dette medfører ekstra tidsforbrug i kommunen og frustration hos ansøgere, som oplever at blive kontaktet gentagne gange med krav om yderligere oplysninger.

Ved at afklare så meget som muligt på forhånd og samtidig tydeliggøre kravene til dokumentation, er målet at reducere antallet af gange, hvor ansøgninger skal returneres til ansøgerne. Det vil ikke nødvendigvis have en markant effekt på de gennemsnitlige sagsbehandlingstider, men forventes at give et mere smidigt og sammenhængende byggesagsforløb for ansøgerne.

*5. Interne arbejdsgange og effektivisering*

Der arbejdes løbende med at nedbringe sagsbehandlingstider gennem:

* Byggetilladelser med vilkår, hvor det er muligt
* I sager, hvor området mangler oplysninger for at kunne meddele en tilladelse, anmodes om supplerende oplysninger fra ansøgerne med en frist på 8 uger.

Det erkendes dog at det er en udfordring med rettidig lukning af sager, hvor fristen er overskredet. Der er en plan for mere systematisk opfølgning i fremtiden, da sagerne hober sig op i systemet og kan påvirke statistikken.

*6. Kommunikation og tilgængelighed*

* Telefontider: Kommunens system til at booke telefontider anvendes fortsat med gode erfaringer og positive tilbagemeldinger fra borgere og virksomheder. Systemet fungerer således, at man bestiller et opkald til et givent tidspunkt. Ved bestillingen har man mulighed for kort at skrive, hvad henvendelsen vedrører. Systemet muliggør bedre forberedelse og fordeling af henvendelser. Der kan bestilles tider mandag til torsdag, typisk med 2–3 dages ventetid. Der er en vis variation og området opretter flere tider, hvis behovet stiger.

Hvis borgere eller virksomheder allerede er i kontakt med en byggesagsbehandler, kan de ringe eller skrive direkte til vedkommende.

* Hjemmesideopdateringer: Kommunens hjemmeside opdateres med forventede sagsbehandlingstider. I øjeblikket bliver tiderne opdateret manuelt. Der gives oplysninger om gennemsnitlige sagsbehandlingstider og der vises en oversigt over de sager der har ventet længst på sagsbehandling. Der pågår arbejde med at etablere en automatisk opdatering, så data fremadrettet vises live.
* Nyhedsbreve: Der arbejdes fortsat med at afklare behov, format og indhold for fremtidige nyhedsbreve til borgere og erhverv.

*Sammenfatning*

Administrationen vil på mødet fremlægge en opgørelse over sagsområdet som nævnt under pkt. 1.

## Økonomiske konsekvenser

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.