### Beslutning

Fremsendes til Økonomiudvalget til behandling i henhold til beslutning i byrådets møde den 9. september 2020.

**Beslutningsforslag fra V**

Venstre ønsker igangsat en analyse af, hvilke og hvor mange møder, som giver mening at afholde som digitale videomøder, på den anden side af aktuelle coronakrise.

Undersøgelsen skal igangsættes af borgmesterens afd., som bliver tovholder på at afdække, hvordan kommunen for fremtiden kan anvende digitale kommunikationsplatforme bedst muligt. Endvidere skal undersøgelsen afdække, hvilket effektiviseringspotentiale flere digitale videomøder får af effekt på økonomien og klimapåvirkningen. Desuden skal undersøgelsen indeholde en redegørelse af, hvilke erfaringer Århus kommunen har gjort sig ved digitale videomøder under covid-19.

Motivation

Coronakrisen har på rekordtid sat sit præg på vores mødekultur i Århus, i [adresse] og har fremskyndet den digitale kommunikation hurtigere end noget andet. Mens coronakrisen har besværliggjort alt fra byrådsmøder til interne- såvel som eksterne møder i Århus kommune, har det givet os anledning til at gentænke vores kommunikationsformer. Virtuelle kommunikationsplatforme har vist sig at være essentielle, for at kunne afholde møder – i det offentlige såvel som i det private. I Venstre ønsker vi at gentænke samt efterleve en ny mødekultur, som indebærer flere virtuelle møder, der afholdes på de digitale kommunikationsplatforme – også efter coronakrisen er ovre. Venstre ønsker, at Århus Kommune skal gå forrest når det gælder online- og virtuelle møderi fremtiden.

En ny, moderne mødekultur, som indebærer flere digitale videomøder, kan give kommunen enorme besparelsespotentialer, hvad angår såvel klimabelastning som økonomi. Rejser koster CO2, tid og store mænger transportomkostninger. Desuden skal vi gentænke om mængden af konferencer kan begrænses. Konferencer kan være epicenter for smittespredningen af vira – især hvad angår covid-19. Lokalt, nationalt og internationalt har vi allerede kunne måle en betydelig reduktion af CO2-udledningen, grundet den manglende, massive transport.

Vi kan og skal naturligvis ikke undvære de fysiske møder, men Venstre ønsker med beslutningsforslaget at iværksætte tiltag, der kan reducere vores CO2 udspil, og vi vil derfor gerne undersøge, om flere virtuelle møder er de rigtige greb. Venstre mener derfor, at Århus Kommune, som landets 2.største kommune, skal gribe momentum og indføre de klima- og økonomiske gevinster coronakrisen måtte have givet os.

Stillet af Ken Jakobsen (V)

På vegne af Venstre i Århus Kommune

**Indstilling fra Borgmesterens Afdeling**

**Svar** **på forslag om digitale og online møder.**

**Erfaringer med digitale møder i [adresse] som følge af Corona-krisen.**

###

### Resumé

Byrådet tiltrådte d. 29. april 2020 forslaget fra Venstre om igangsætning af en analyse af hvilke og hvor mange møder, det giver mening at fastholde som digitale møder. Borgmesterens Afdeling har i samarbejde med Aarhus Kommunes Digitaliseringsstyregruppe gennemført undersøgelsen i løbet af juni 2020.

Undersøgelsen har fokuseret på opsamling af erfaringer med digitale møder i løbet af forårets coronaperiode. Brugen af digitale møder er blot et delelement i digitalt samarbejde, og de digitale tigerspring, som er set på velfærdsområderne, vedrører mere end interne digitale møder. Der er der gjort positive erfaringer med andre typer af digitalt samarbejde med borgerne, som fx digital undervisning, sundhedspleje, træning og jobcentersamtaler. Dette er dog ikke behandlet i dette notat.

Konklusionen på erfaringsopsamling viser, at der er et effektiviseringspotentiale ved en fastholdelse af digitale møder, såvel som en oplevelse af serviceforbedringer.

Erfaringsopsamlingen er gennemført digitalt blandt kontorchefer og topledelse i alle magistratsafdelinger, med henblik på at afdække, hvordan kommunen for fremtiden kan anvende den digitale videoplatform bedst muligt.

Den gennemførte spørgeundersøgelse har fokus på:

* Anvendelsesgraden af digitale møde- og samarbejdsformer
* Typer af video-møder, der ses et fastholdelsespotentiale omkring efter corona-perioden
* Oplevede forbedringer ved brug af digitale møder set i forhold til fysiske møder
* Udfordringer ved digitale møder samt
* Relevante fastholdelsesstrategier

I sammenhæng med den type af digitale møder, som der er et fastholdelsespotentiale omkring, er der udarbejdet specifikke cases med effektiviseringspotentiale ved fastholdelse af digitale møder og effekt på økonomien og klimapåvirkning. Se bilag 1: Beregningsgrundlag og casebeskrivelser. Der er yderligere igangsat en række af indsatser, som understøtter udbredelse og fastholdelse af digitale møder, jf. afsnit 6 Ydelse.

### Indstilling

Det indstilles:

At 1) undersøgelsens resultater tages til efterretning

At 2) de lokale handleplaner for fastholdelse af digitale møder indgår som en del af Effektiviseringskataloget med Borgmesterens Afdeling som ansvarlig

### Sagens forløb

29-04-2020 Aarhus Byråd
Fremsendes til Borgmesterens Afdeling med henblik på udarbejdelse af en indstilling, jf. byrådets vedtagelse i mødet den 29. april 2020 om magistratsbehandling af forslaget.

 Sagen bedes tilbagesendt byrådet via Magistraten.
 14-08-2020 Borgmesterens Afdeling påtegning
Beslutningsforslag besvaret med indstilling fra Borgmesterens Afdeling.
 24-08-2020 Magistraten

Fremsendes til [adresse] med bemærkning, at Magistraten i mødet den 24. august 2020 anbefaler, at byrådet tiltræder Borgmesterens Afdelings indstilling af 14. august 2020.

Til byrådsbehandlingen belyses i hvilket omfang, der tidligere er gennemført besparelser med henvisning til digitale møder e.l. Det blev fremført, at det burde have været præciseret i overskriften, at indstillingen er foranlediget af et beslutningsforslag fra Venstre, og at indstillingen er forsinket i forhold til de gældende frister.

Indstillingen tilpasses inden sagen sættes på byrådets dagsorden.

 09-09-2020 [adresse]
Fremsendes til Økonomiudvalget til behandling i henhold til beslutning i byrådets møde den 9. september 2020.