### | | | | --- | --- | | | | | --- | | **Teknik- og Miljøudvalget** 17. januar 2019 Sagsnr. 710-2018-42004 Dok.nr. 710-2018-430790 Erling Kristoffersen | | 3.                   Kommissorium for udbygning og etablering af en ungdomsklub i [adresse] i Hadsten - Åbent

###

|  |  |
| --- | --- |
| Tidl. politisk behandling |  |
| Forventet sagsgang | KF-U, BS-U, TM-U, ØK, BY |
| Lovgrundlag |  |

###

**SAGENS INDHOLD**

I denne sag skal Byrådet tage stilling til et kommissorium,
der beskriver rammerne for udarbejdelsen af et projektoplæg for udbygning og
etablering af en ungdomsklub i [adresse]. Byrådet skal
ligeledes tage stilling til en bevilling på 0,5 mio. kr. til udarbejdelse af
projektoplægget.

I Budget 2019-22 har Byrådet vedtaget anlægsforslaget
’Udbygning af Sløjfen i Hadsten og etablering af ungdomsklub’ (A-235) inden for
en samlet ramme på 19 mio. kr. Af budgettet fremgår det, at [adresse]
Sløjfen (herefter Sløjfen), ud over sine nuværende funktioner, skal indeholde
en ungdomsklub, udvidede køkkenfaciliteter, erstatningslokaler til musikskolen
og eventuelt andre kulturelle aktiviteter. I forbindelse med om- og udbygningen
af Sløjfen skal muligheden for på sigt også at placere en biograf i eller ved Sløjfen
beskrives.

Formålet med projektet er at udvikle og styrke Sløjfen som
et centrum i Hadsten for fritids- og kulturtilbud til en bred gruppe af
borgere. Projektet skal skabe mulighed for flere aktiviteter i og ved Sløjfen
med det sigte, at det samlede besøgstal stiger, og at samarbejdet og synergien
mellem husets funktioner og aktører styrkes.

Projektoplægget skal danne ramme for den endelige
budgetlægning til Budget 2020-23 og efterfølgende beslutning om projektets
udformning.

Kravene til projektoplægget beskrives i forslag til kommissorium
for udarbejdelse af projektoplæg for om- og udbygning samt etablering af en
ungdomsklub i [adresse] i Hadsten. Forslag til kommissorium er vedlagt som bilag
til sagen.

**VURDERING**

Kommissoriet indeholder forslag til:

1.     En
bygningsmæssig analyse med forslag til om- og udbygningen af Sløjfen udformet
som skitseforslag, suppleret med en økonomisk vurdering, der kvalificerer, om
projektet kan realiseres inden for en samlet ramme på 19 mio. kr.

2.     De
fremtidige ledelsesmæssige, organisatoriske og driftsøkonomiske forhold for
Sløjfen. Herunder, hvordan husets faste aktører kan involveres via et
brugerråd, bestyrelse el. lign.

Teknik og Kultur foreslår, at Arkitektfirmaet Tom Hansen,
som i sin tid tegnede huset, antages til at udarbejde projektoplægget. Teknik
og Kultur vurderer, at firmaet har de ønskede kompetencer til at udarbejde
projektoplægget for ud- og ombygningen. Det kan oplyses, at det ikke er et
krav, at rådgiveropgaven skal udbydes.

Det foreslås, at der tidligt i forløbet afholdes workshop
med politisk deltagelse. Konkret foreslås det, at Børne- og Skoleudvalget,
Kultur- og Fritidsudvalget samt Teknik- og Miljøudvalget hver udpeger to
medlemmer til denne workshop.

Byrådet orienteres om udkast til projektoplæg på byrådets
temamøde i maj måned 2019.

Det endelige projektoplæg vil være færdigt, så det kan indgå i udarbejdelsen af
Budget 2020-23 og efterfølgende beslutning om projektets udførelse.

**ØKONOMI**

Det foreløbige økonomiske overslag på det samlede projekts
gennemførelse er på 19 mio. kr. Deri er medtaget forundersøgelser, tilbygning
og ombygning af lokaler, forskønnelse af arealer samt inventar.

I Budget 2019-22 er der afsat et anlægsbeløb på i alt 15,2
mio. kr. Herudover er der fra tidligere år overført et restrådighedsbeløb på
4,4 mio. kr., hvoraf 0,6 mio. kr. skal anvendes til etablering af
fritidsklubtilbud på skolerne.

Teknik og Kultur foreslår, at der i overensstemmelse med
anlægsblok A-235 anvendes 0,5 mio. kr. til udarbejdelse af projektoplæg og
tekniske undersøgelser finansieret af det resterende rådighedsbeløb på 3,8 mio.
kr.

**INDDRAGELSE**

Den administrative ledelse af projektet forankres i en
tværgående styregruppe mellem Teknik og Kultur og Børn og Skole.

Der lægges i kommissoriet op til en tæt politisk involvering
undervejs i projektforløbet via afholdelse af workshop med politisk deltagelse
samt orientering og dialog på temamøde for Byrådet.

De relevante interessenter omkring Sløjfen inviteres til at
bidrage til arbejdet med projektoplægget. Inddragelsen sker på baggrund af
oplæg fra styregruppen og rådgiveren, således at målet om et fleksibelt og
multifunktionelt hus bliver opfyldt.

**INDSTILLING**

Direktøren for Teknik og Kultur indstiller
til Byrådet:

1.
At ’Kommissorium for udarbejdelse af projektoplæg for om- og udbygning
af Sløjfen af 18. december 2018 godkendes.

2.
At Byrådet giver en anlægsbevilling på 0,5 mio.
kr. til udarbejdelse af et projektoplæg for om- og udbygningen af Sløjfen finansieret
af et overført rådighedsbeløb fra tidligere år.

3.
At de tre berørte politiske udvalg
hver udpeger to repræsentanter til deltagelse i workshop omkring udbygning af
Sløjfen til sikring af politisk involvering i projektforløbet.

**BESLUTNING**

***Kultur- og Fritidsudvalget, 16. januar 2019:***

Fraværende:Jytte Steffensen, Ørni Bach

Ad 1:

Indstilles godkendt. Kultur og Fritidsudvalget ønsker, at de
relevante interessenter inviteres med til at kvalificere projektoplægget så
tidligt som muligt i forløbet. Det foreslås samtidig, at de tre stående udvalg
løbende orienteres om arbejdet med projektoplægget samt, at det samlede byråd
får lejlighed til at drøfte status i forbindelse med byrådsmødet i marts måned
2019.

Ad 2:

Indstilles godkendt.

Ad 3:

Kultur- og Fritidsudvalget udpeger Stig Kristoffersen og
Zelma Svendsen.

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Kommissorium for udarbejdelse af projektoplæg for om- og udbygning samt etablering af en ungdomsklub i [adresse] i [adresse] 710-2018-352577 |