Forlængelse af kontrakt mellem Favrskov Kommune og HedeDanmark A/S 
Sagsfremstilling 
94.                 Forlængelse af kontrakt mellem Favrskov Kommune og HedeDanmark A/S - 
Åbent 
  
  
SAGENS INDHOLD 
Byrådet skal tage stilling til om kontrakten med HedeDanmark A/S og [adresse] skal forlænges, og i givet 
fald om kontrakten skal forlænges i et eller to år.  
  
Den 22. november 2010 besluttede Byrådet at indgå kontrakt med HedeDanmark A/S om udførelse af Vej og 
Parkopgaver i [adresse]. Kontrakten er gældende fra april 2012 til april 2016 med mulighed for to gange 
et års forlængelse.  
  
Senest tre måneder inden udløbet af kontraktens ordinære løbetid skal Favrskov Kommune skriftligt meddele 
HedeDanmark A/S, om optionen ønskes udnyttet, og kontrakten skal forlænges.  
  
Ønskes kontrakten med HedeDanmark A/S ikke forlænget, skal opgaveporteføljen genudbydes med kontraktstart 1. 
april 2016.  
  
Hvis kontrakten forlænges, vil der blive fremlagt ny sag om udbud i god tid inden kontraktophør. 
  
VURDERING 
Samarbejdet mellem Favrskov Kommune og HedeDanmark A/S har fungeret siden kontraktstart 1. april 2012. 
Samarbejdet har, efter Teknik og Kulturs vurdering, fungeret godt, og der er leveret den ønskede opgaveløsning i 
overensstemmelse med kontraktens beskrivelser og formål.  
  
Kontrakten er blevet forvaltet i et dialog- og udviklingsbaseret samarbejde og har medført nye arbejdsmetoder og 
innovative løsninger til gavn for både kommunen og HedeDanmark A/S. Der er fundet løsninger, som er nyskabende 
indenfor kontraktforvaltning i [adresse], og der er indført arbejdsprocesser, som er tidsbesparende for både 
entreprenøren og [adresse].  
  
Af konkrete eksempler kan nævnes: ”NemDrift” - et koncept, der har til formål at sikre en jævn opgaveløsning hen 
over året. Et andet eksempel er den fælles fildelingsplatform - SharePoint - hvor alle relevante dokumenter og lister 
 
Byråd 
24. juni 2015 
Sagsnr. 710-2010-
43743 
Dok.nr. 710-2015-
162598 
Sagsbehandler 
DPTSTR 
  
Tidl. politisk behandling 
BY, 22.11.11, pkt. 170 
Forventet sagsgang 
TM-U, ØK, BY 
Lovgrundlag 
Tilbudsloven 
er tilgængelige for kontraktholder og leverandør. Implementering og udnyttelse af arbejdsgangene i det borgervendte 
it-system, ”GivEtPraj” er endnu et eksempel. Opgavetildelingen går hurtigt og effektivt direkte fra borger til 
entreprenør, således at eksempelvis asfalthuller bliver lappet uden unødig forudgående administrativ håndtering.  
  
Teknik og Kultur vurderer, at samarbejdet med HedeDanmark A/S stadig kan udvikles og optimeres. Kontrakten og 
samarbejdsformen udfordres løbende. Driftsmøderne har et fast punkt med drøftelse af udviklingstiltag, og parterne 
arbejder løbende med at optimere sagsgange i tilknytning til den daglige drift. Ligeledes indeholder driftsmøderne 
en drøftelse af det løbende samarbejde, så opdagede/opståede uhensigtsmæssigheder elimineres på så tidligt et 
stade som muligt. Det udmønter sig i et konstruktivt og tæt samarbejde om opgaveløsningen.  
  
Teknik og Kultur ser fortsat et driftsoptimeringspotentiale gennem samarbejde og partnerskab samtidigt med, at 
kendskabet til modellen og den opnåede besparelse formentligt kan udbredes til andre kommuner. 
  
Hertil kommer, at kontrakten er økonomisk gunstig for Favrskov Kommune, og det er Teknik og Kulturs vurdering, at 
et genudbud af opgaveporteføljen p.t. ikke vil være økonomisk fordelagtig. Lignende licitationer i blandt andet 
Holstebro Kommune og Viborg Kommune har de seneste to år vist, at prisniveauet er steget, siden kontrakten med 
HedeDanmark A/S blev indgået.  
  
ØKONOMI 
Det oprindelige kontraktbeløb lyder på 18,7 mio. kr. Kontrakten indeksreguleres hvert år pr. 1. april, og 
kontraktbeløbet er således afhængig af de aktuelle mængder fra tilbudslisten og den årlige indeksregulering.  
  
Efter indeksreguleringer og løbende mængdejustering beløber kontrakten sig til 20,4 mio. kr. i 2015. 
  
Udliciteringen har betydet, at udgifterne til vedligeholdelse af veje og grønne områder er reduceret med ca. 4 mio. kr. 
årligt. 
  
Det har indenfor driften af det grønne område vist sig, at der er afsat for få midler til bestillingsopgaver. Isoleret set er 
der til driften af grønne områder afsat 3,66 mio. kr. til standardopgaver (opgaver hvor der stilles faste udførelses- 
eller funktionskrav) og 230.000 kr. til bestillings- og ekstraopgaver i 2015-tal.  
  
Den afsatte økonomi til udførelsen af standardopgaver er i overensstemmelse med det serviceniveau, som 
kontrakten beskriver. I forhold til bestillingsopgaver indenfor den grønne drift, har der siden kontraktstart været et 
budgetpres i størrelsesordenen 0,5 mio. kr. om året. Årsagen er, at det fra kontraktstarten har været svært at 
vurdere, hvor mange bestillingsopgaver eller ekstraopgaver der ville komme uden at have et erfaringsgrundlag. Før 
udliciteringen var driftsopgaven ikke præcist defineret og opgaverne var ikke kortlagte og opdelt i standard- og 
bestillingsopgaver. 
  
Samlet set modsvarer økonomien således ikke de bestillings- og ekstraopgaver, som ønskes løst, og som i 
overvejende grad omhandler borger- og foreningsrelaterede henvendelser og problemstillinger. Det er blandt andet 
henvendelser om udgåede træer, skyggende beplantning og udtjente bevoksninger. 
  
Teknik og Kultur fremsender på den baggrund en udvidelsesblok i forbindelse med Budget 2016-2019.  
  
INDSTILLING 
Kommunaldirektøren indstiller til Byrådet:  
  
1. At kontrakten mellem Favrskov Kommune og HedeDanmark A/S om udførelse af Vej og Silas Schmidt forlænges 
med to år, gældende fra den 1. april 2016 til den 1. april 2018. 
  
BESLUTNING 
  
Teknik- og Miljøudvalget, 4. juni 2015: 
Fraværende: Kim Lauridsen 
  
Indstilles godkendt. 
  
Noah Winther kan ikke tiltræde indstillingen. 
  
Økonomiudvalget, 16. juni 2015: 
Fraværende: Marcus Thygesen 
  
Indstilles godkendt med den bemærkning, at den udvidelsesblok der fremlægges i forbindelse med Budget 2016-
2019 bliver tilpasset den overordnede aftale om, at der kun fremsættes udvidelsesforslag på i alt 0,5 % indenfor 
forvaltningsområderne. 
  
  
  
Byråd, 24. juni 2015: 
Fraværende: Nanna Kristiansen 
  
Indstillingen fra Teknik og Kultur blev godkendt med 23 stemmer for og 1 stemme imod. Ingen undlod at 
stemme. 
  
For stemte Malthe Christoffersen, Henrik Holst, Christine Nielsen, Simon Bertelsen, Esmarelda Poulsen, Elin Koch 
Frank Schultz, Elias Schultz, Nadia Lind, Kim Lauridsen, Otto Schou, Kenny Krogh, 
Marcus Thygesen, Daniella Clausen, Tonny Hansen, Bertil Mogensen, Bent Skov, Jeppe Mikkelsen
Noah Lund, John Rasmussen, Charlotte Simonsen, Marius Iversen, Johnnie Hansen, Yvonne Lassen 
Agnes Lund og Helge Karlsen. 
  
Imod stemte Noah Winther. 
