### 6.      Beslutning om proces for sammenlægning af huslejenævnene i [adresse] og Kalundborg Kommune

**Åbent**

Sagsnr.: 326-2016-4302        J.nr.: 00.01.00           Dokumentnr.:
326-2017-154052

**Sagstype**

Beslutning

**Resume og sagens baggrund**

Kommunalbestyrelsen traf d. 24. februar 2016 beslutning om fælles
sekretariatsbetjening af huslejenævnene i [adresse] og Kalundborg kommune.
Kalundborg Kommune har fra 1. april 2016 varetaget sekretariatsbetjeningen af
huslejenævnet i [adresse]. De to kommuner skal i god tid inden næste udpegningsperiode
drøfte muligheden for en egentlig sammenlægning af de to nævn, jf. vedhæftede
aftale.

Sagen forelægges parallelt kommunalbestyrelsen i [adresse]
Kommune.

**Indstillinger**

Kommunaldirektøren indstiller, at:

1. fortsætte
samarbejdet med [adresse] om sekretariatsbetjeningen, hvor
sekretariatet er placeret i Kalundborg Kommune

2. der arbejdes
videre med en sammenlægning af de to nævn, hvor sekretariatet er placeret i
Kalundborg Kommune med ikrafttræden 1. januar 2018. En model herfor drøftes
politisk i 3. kvartal 2017.

**Behandling**

Direktion, Økonomiudvalg, Kommunalbestyrelse.

**Sagsfremstilling**

Kommunalbestyrelsen traf d. 24. februar 2016 beslutning om
en fælles sekretariatsbetjening af huslejenævnene i [adresse] og
Kalundborg Kommune. Kalundborg Kommune har således varetaget
sekretariatsbetjeningen af huslejenævnet i [adresse] fra 1. april 2016. Der er
således et huslejenævn for [adresse] og et huslejenævn for Kalundborg, men et
fælles sekretariat, som varetages af Kalundborg Kommune. Aftalen omfatter ikke
sekretariatsbistand af beboerklagenævn, hvor [adresse] har indgået en
aftale med Holbæk Kommune.

Den nuværende aftale løber indtil 31. december 2017, og
ifølge aftalen skal de to kommuner i god tid inden næste udpegningsperiode
drøfte en egentlig sammenlægning af de to nævn.

Udpegning af nævnsrepræsentanter følger den kommunale
valgperiode. Kommunalbestyrelsen udpeger 1 formand for rådet (jurist), 1
lejerepræsentant og 1 udlejerrepræsentant.

Administrationen i de to kommuner har evalueret samarbejdet
efter det første år. I forhold til det forventede antal sager og økonomien i
forbindelse hermed, har det faktiske antal sager fra [adresse] levet op til det
forventede (22 sager). Det er samtidig lykkedes at gennemføre sagsbehandlingen
for den enkelte sag med færre ressourcer og at fastholde sagsbehandlingstiden
på samme niveau. Huslejesekretariatet forventer, at opnå yderligere
stordriftsfordele af en fælles sekretariatsbetjening i takt med en elektronisk
betjening af nævnene.

De to administrationer oplever således stor tilfredshed med
samarbejdet - og anbefaler at samarbejdet fortsættes.

*Etablering af et fælles huslejenævn*

Ud over at samarbejde om sekretariatsbistand til Huslejenævn
giver lovgivningen også mulighed for at etablere fælleskommunale nævn. Huslejenævnet
behandler sager vedrørende lejens størrelse, herunder reguleringen af lejen,
vand- og varmeregnskaber, parternes pligt til renholdelse og fornyelse under
lejeforholdet, lejerens pligt til istandsættelse ved fraflytning, tilbagebetaling
af depositum efter lejerens fraflytning, størrelsen af lejerens depositum og
forudbetalt leje under lejeforholdet, regnskaber for konti til ind- og udvendig
vedligeholdelse, overtrædelser af husordenen mv.

På samme måde som det nuværende samarbejde på
sekretariatsplan giver mulighed for en højere kvalitet i sagsbehandlingen og at
kunne tilknytte fagligt kvalificeret arbejdskraft med fokus på nævnsarbejde,
vil en sammenlægning af nævnene med et større antal sager til følge kunne sikre
et større erfaringsgrundlag blandt nævnsrepræsentanterne, som bidrager til ensrettehed
og præcedens i nævnets afgørelser, og som følge heraf en forventet større
effektivitet i opgaveløsningen.

Da der behandles mange forskellige problemstillinger i
nævnene, vil medlemmerne i mindre nævn med relativt få antal sager have mere
vanskeligt ved at få et bredt praksiskendskab til de forskellige sagstyper. En
af de ting, som de små nævn kæmper med, er blandt andet mangel på relevante
sammenligningslejemål. En af gevinsterne ved at lave fælles nævn er, at huslejevurderingerne
bliver betydeligt skarpere, når det geografiske område udvides, og der er et
større boligudbud som sammenligningsgrundlag.

Flere kommuner har således positive erfaringer med at
samarbejde på dette område.

I et nyt fælles huslejenævn forventes der samlet set at være
ca. 65-70 sager om året, heraf 25-30 sager fra [adresse]. Det svarer til ca. 6
sager i gennemsnit pr. møde ved 1 møde om måneden. Det er vurderingen, at der
ikke vil være et problem at rekruttere nævnsrepræsentanter som følge af en
sammenlægning og dermed større sagsmængde ifm. det enkelte møde. Således er der
allerede i dag personsammenfald vedr. lejerepræsentanten i de to kommuner.
Ligesom formanden for huslejenævnet i [adresse] også er formand for
huslejenævn i andre kommuner.

En sammenlægning af nævnene vil således betyde, at

· nævnssager bliver samlet på færre repræsentanter,

· at der samlet set vil blive afholdt færre møder (11-12 møder om
året, mod i dag ca. 15 møder fordelt på ca. 7 møder i [adresse] og 8 møder i
Kalundborg).

· flere sager behandles på det enkelte møde (stordriftsfordele), og

· sager fra begge kommuner kan behandles på det enkelte møde med
kortere sagsbehandlingstid for borgerne til følge.

Administrationen anbefaler, at samarbejdet fortsætter og at
der arbejdes videre med en egentlig sammenlægning af de to nævn, hvor
sekretariatet placeres i Kalundborg Kommune, og at der lægges en model for
sammenlægningen op til politisk beslutning efter sommerferien.

**Økonomiske konsekvenser**

Der forventes samlet set en besparelse som følge af en
sammenlægning af de to nævn. Omfanget heraf afhænger af den endelige model for
sammenlægning.

**Direktionens møde den 12. juni
2017:**

Anbefales.

**Økonomiudvalgets møde den 21.
juni 2017:**

Anbefales.

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Underskrevet aftale om fælles huslejenævnssekretariat for [adresse] og Kalundborg | 326-2016-174880 |
| Evaluering af samarbejdet | 326-2017-156682 |