### | | | | --- | --- | | | | | --- | | **Byråd** 24. juni 2020 Sagsnr. 710-2019-22337 Dok.nr. 710-2020-178845 Sagsbehandler DPJMH | | 101.                Borgerrådgiverens beretning 2019 - Åbent

###

|  |  |
| --- | --- |
| Tidl. politisk behandling |  |
| Forventet sagsgang | ØK, BY |
| Lovgrundlag | Styrelsesloven og Borgerrådgiverfunktionens   vedtægter |

###

**SAGENS INDHOLD**

Byrådet skal i denne sag behandle borgerrådgiverens
beretning for 2019.

Formålet med borgerrådgiverfunktionen er at styrke dialogen
mellem borgerne og [adresse] samt at bidrage til sikring af borgernes
retssikkerhed i forbind-else med kommunens sagsbehandling og faktiske
forvaltningsvirksomhed.

[adresse] borgerrådgiverfunktion skal fremlægge en
årlig beretning for Byrådet. I den årlige beretning skal
borgerrådgiverfunktionen redegøre for sin virksomhed, herunder for forhold, der
ikke findes tilfredsstillende i kommunens sagsbehandling, borgerbetjening mv.
Borgerrådgiveren kan i den forbindelse komme med forslag og anbefalinger til
Byrådet og/eller forvaltningerne.

Beretningen for 2019 er borgerrådgiverens syvende
beretning, og den omfatter perioden fra 1. januar til 31. december 2019.

Zehnia Lauritsen er etableret i et samarbejde
mellem [adresse], Horsens, [adresse], Randers, Skanderborg og [adresse].
Vedlagte beretning indeholder alene forhold relateret til [adresse].

Zehnia Lauritsen, der består af fire
borgerrådgivere, kan kontaktes telefonisk alle hverdage, og en af
borgerrådgiverne er til stede i [adresse] (administrationsbygningen i
Hinnerup) mandag, tirsdag og torsdag.

Det fremgår af beretningen, at der i perioden har været 207
henvendelser til borgerrådgiverfunktionen. Derudover er der registeret 19
henvendelser, der falder uden for Borgerrådgiverens kompetence.

Henvendelserne i hhv. 2018 og 2019 fordelte sig på følgende
måde:

|  |  |  |
| --- | --- | --- |
| **Fordeling af henvendelser** | **2018** | **2019** |
| Børn og Skole | 97 | 111 |
| Job og Økonomi | 79 | 66 |
| Teknik og Kultur | 6 | 4 |
| Social og Sundhed | 19 | 16 |
| Borgmestersekretariat og HR | 2 | 0 |
| Generelt vedrørende [adresse] | 9 | 10 |
| I alt | 212 | 207 |

Af de 207 henvendelser er de 174 henvendelser (svarende til 84
%) afsluttet med en samtale hos borgerrådgiveren, hvor borgerne har fået
rådgivning og vejledning fx om lovgivningen, sagsbehandlingsreglerne og det
forventede sagsforløb.

I 42 tilfælde har borgerrådgiveren fundet det
hensigtsmæssigt at inddrage forvaltningen i håndteringen af borgerens problem.
I 25 af de 42 tilfælde er det sket ved, at borgerrådgiveren videresendte borgerens
klage til besvarelse i den relevante afdeling. I 17 af de 42 tilfælde har
borgerrådgiveren været i dialog med den relevante afdeling om de konkrete
sager.

Herudover har borgerrådgiveren i ni tilfælde deltaget som
bisidder for forskellige borgere, og i et tilfælde har borgerrådgiveren hjulpet
en borger med at klage over en afgørelse.

Borgerrådgiveren anfører, at de 42 henvendelser, hvor
borgerrådgiveren har valgt at inddrage forvaltningen, ikke indeholder et
entydigt tema. Borgerrådgiveren anfører imidlertid, at borgere, der oplever at
have ventet længe på en afgørelse eller et konkret svar fortsat udgør en vis
andel. Borgerrådgiveren henviser i den forbindelse til, at henvendelser omkring
sagsbehandlingstid også har været et tema de forudgående år.

I de 174 henvendelser, der er afsluttet med en samtale hos
borgerrådgiveren, har årsagerne til borgernes henvendelse hovedsagligt været ”spørgsmål
til sagsbehandlingen”. Disse henvendelser handler overordnet set om borgernes
ønske om en ”second opinion”, fordi de har undret sig over eller været kritiske
over for den måde, som kommunen har ageret på.

På baggrund af henvendelserne i 2019 vil borgerrådgiveren opfordre
forvaltningerne til, at de fortsat:

·
Har
fokus på (proaktiv) inddragelse og orientering af borgerne, når en sag – uanset
årsag – trækker ud.

·
Overvejer/undersøger,
i hvilken grad de vejledende sagsbehandlingstider fastsat af Byrådet i henhold
til bestemmelserne i retssikkerhedsloven er retvisende (gælder især Børn og
Familie).

·
Bruger
borgerrådgiveren i det daglige arbejde.

Endelig
fremgår det af beretningen, at borgerrådgiveren gerne vil kvittere for
forvaltningernes tilgang til de henvendelser, som borgerrådgiveren modtager.
Det er deres generelle indtryk, at forvaltningerne forholder sig sagligt til
den konkrete sag, og at der udtrykkes en hensigt om at tage ved lære af
henvendelserne.

 **VURDERING**

Det er direktionens vurdering, at beretningen generelt er
positiv og er et udtryk for, at de forskellige forvaltninger yder en god og
professionel sagsbehandling.

I vurderingen er der lagt vægt på, at 84 % af henvendelserne
har kunnet afsluttes med en samtale hos borgerrådgiveren. Der er endvidere lagt
vægt på, at borgerrådgiveren igen har fundet anledning til at fremhæve
forvaltningernes positive og konstruktive tilgang, når borgerrådgiveren
henvender sig.

Direktionen bemærker, at det kun er er meget lille andel af
de mange borgerhenvendelser, som kommunen hvert år behandler, der efterfølgende
ender hos borgerrådgiveren.

Direktionen bemærker endvidere, at der i kommunen er stort
fokus på at optimere sagsbehandlingen bl.a. ved at kompetenceudvikle ledere og
medarbejdere. I den forbindelse kan der bl.a. henvises til, at borgerrådgiveren
i beretningen for 2018 anbefalede, at man havde fokus på reglerne om
aktindsigt. I forlængelse heraf har der bl.a. været afholdt kurser i
forvaltningsret for Børn og Skoles ledere. Borgerrådgiveren har oplyst, at der
i 2019 har været meget få henvendelser omkring aktindsigt.

Det er fortsat direktionens vurdering, at der altid skal
være fokus på sagsbehandlingstiden - herunder overholdelse af fastsatte
frister. Der arbejdes derfor løbende med at optimere sagsbehandlingstiden. Det
er imidlertid vigtigt at være opmærksom på, at bl.a. Ankestyrelsens krav til
kommunens sagsoplysning samt ventetider på dokumentation fra andre myndigheder
og aktører kan have stor indflydelse på sagsbehandlingstiden.

I den forbindelse er det vigtigt, at der foregår en løbende
forventningsafstemning, så borgerne får et retvisende billede af og forståelse
for, at lovgivningen i mange sager stiller en række krav til bl.a.
dokumentation og iværksættelse af forskellige indsatser, som skal være opfyldt
før, der kan træffes en afgørelse.

**ØKONOMI**

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

**INDDRAGELSE**

Borgerrådgiverens beretning offentliggøres på kommunens
hjemmeside.

**INDSTILLING**

Kommunaldirektøren indstiller til Byrådet:

1.    At borgerrådgiverens beretning 2019 godkendes.

**BESLUTNING**

***Økonomiudvalget, 16. juni 2020:***

Fraværende:Ingen

Indstilles godkendt.

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Borgerrådgiverens Beretning 2019 - [adresse] 710-2020-169726 |