### 8.      Tilslutning til digitaliseringsforeningen (D11)

**Åbent**

Sagsnr.: 326-2013-18324       J.nr.: 85.00.00            Dokumentnr.:
326-2016-38714

**Sagstype**

Beslutning

**Resume og sagens baggrund**

Samtlige kommuner står overfor betydelige udfordringer på digitaliseringsområdet
i disse år. Dette afspejler sig i de meget ambitiøse mål i den fælleskommunale
digitaliseringsstrategi for årene 2016 til 2020. Samtidig sker der en radikal
ændring i det kommunale IT-landskab, hvor KMD’s mangeårige monopol på området
er i færd med at blive brudt.

Dette indebærer, at kommunerne i de kommende år skal
intensivere investeringerne i IT, afsætte flere ressourcer til analyser, udbud
og implementering af nye systemer og teknologier.

For at imødegå dette har 11 kommuner i region [adresse]
undersøgt mulighederne for et samarbejde om digitalisering.

Samarbejdet tænkes organiseret som en forening, hvilket vil
skabe en forpligtende fælles tilgang og ramme for samarbejdet, som i første
omgang vil omfatte de fælleskommunale digitaliseringsindsatser, som kommunerne
er forpligtet til at gennemføre. På sigt vil samarbejdet kunne udvides til
andre IT-løsninger samt drift og support.

Monopolbruddet samt de kommende udfordringer på
digitaliseringsområdet kræver et organisatorisk stort ressourceforbrug. Ved
etablering af Digitaliseringsforeningen kan kommunerne begrænse merudgifter til
projektledelse og deles om adgang til viden og ressourcer. Stordriftsfordele og
gevinster vil kunne høstes på en række områder, såsom fælles udbud og projektledelse
samt koordineret implementering.

**Indstillinger**

Direktøren indstillinger at, Kalundborg Kommune deltager i
etableringen af Digitaliseringsforeningen i 2016

**Behandling**

Direktion, Økonomiudvalg, Kommunalbestyrelsen

**Sagsfremstilling**

Foreningens formål er at fremme digitaliseringen af den
kommunale opgaveløsning og harmonisere den samlede digitale systemanvendelse.
Foreningen skal skabe grundlag for et langsigtet og velintegreret samarbejde,
som sikrer en bedre og mere effektiv digital understøttelse af opgaveløsningen
i alle kommunerne.

Ved salg af KMD, udestår et omfattende arbejde med at
hjemtage ejerskabet af IT løsningerne, for at kunne konkurrenceudsætte de
IT-systemer, som KMD har monopol på.

Det er en klar målsætning for foreningen at være med til at
understøtte netop denne opgave og udnytte potentialerne ved at være fælles om
at løse de nye udfordringer.

Etableringen af Digitaliseringsforeningen er grundigt
forberedt gennem de sidste 2 år. Hensigten er at skabe et bedre grundlag for

· digitalisering, øget produktivitet, effektivitet og
brugertilfredshed

· lavere omkostninger til anskaffelser, implementering og drift af
systemer

· større indflydelse – nationalt såvel som i forhold til
enkeltleverandører

Alle kommuner har stort set samme opgaver med understøttelse
af opgaveløsningen og står overfor samme udfordring i forhold til nye
IT-projekter. Ved etablering af Digitaliseringsforeningen kan kommunerne
begrænse merudgifter til opbygning af specialistkompetencer i IT-afdelingerne
og deles om adgang til viden og ressourcer. Stordriftsfordele og gevinster vil
kunne høstes på en række områder, såsom fælles udbud og projektledelse samt
koordineret implementering. Samtidig vil der kunne skabes synergi i et øget
samarbejde i forhold til brugen, driften og supporten af it-systemer.

De 11 kommuner, der anbefaler etableringen af
Digitaliseringsforeningen er Greve, [adresse], Holbæk, Kalundborg, Køge,
Lejre, Næstved, [adresse], Roskilde, Slagelse og Vordingborg. Foreningen vil
således overstige Københavns Kommune i forhold til indbyggertal og dermed skabe
et stærkt afsæt for bl.a. indkøb af nye systemer og samarbejde med
leverandører.

**Deltagelse i foreningen**

Digitaliseringsforeningen etableres ved kommunernes
indmeldelse i forbindelse med den stiftende generalforsamling. Efterfølgende
fornyes medlemskabet løbende ved tilmeldinger til foreningens
projektaktiviteter på de årlige generalforsamlinger. Betaling for deltagelse
sker på baggrund af kommunernes indbyggertal og er opdelt i et grundkontingent
til drift af et sekretariat og afholdelse af fællesudgifter samt et
projektkontingent til de konkrete digitaliseringsprojekter, der vedtages på
generalforsamlingerne. Hver enkelt deltagerkommune afholder selv udgifter til
de konkrete IT-løsninger, som anskaffes.

Kommunerne forpligtiger sig derudover ikke økonomisk, idet
kommunerne ikke hæfter for foreningens forpligtigelser.

De nærmere vilkår og forudsætninger for
Digitaliseringsforeningen er beskrevet i vedlagte bilag.

Digitalisering og IT vurderer, at der samlet set vil være
betydelige gevinster ved deltagelse i Digitaliseringsforeningen. Gevinsterne
vil vise sig som billigere priser på systemleverancer og i et mindre internt
timeforbrug til gennemførelse af kommende IT-projekter samt et reduceret behov
for køb af eksterne konsulenter.

Der er i forberedelsesarbejdet til etableringen af
Digitaliseringsforeningen allerede igangsat frivillige ad hoc samarbejder i
forhold til de opgaver, der følger af udbuddene af KMDs monopolsystemer. Det
vurderes, at en formalisering af dette samarbejde i en forening vil
tilvejebringe en struktur, der forbedrer samarbejdsgrundlaget ift. både
kommuner, eksterne leverandører og KOMBIT.

Ved at samordne kommunernes digitaliseringsstrategier,
kravspecifikationer, udbud og implementering vil både store og små kommuner
kunne opnå fordele i form af adgang til specialistkompetencer og lavere
udgifter, end hvis kommunerne skulle gennemføre projekterne hver for sig.
René Bruun sikrer, at samarbejdet sker på beskrevne og aftalte vilkår
og den årlige tilmelding til det følgende års projekter sikrer, at kommunerne
enkelt kan udmelde sig, hvis resultaterne ikke lever op til forventningerne.

Da foreningskonstruktionen er den første af sin art, er der
sikret forudgående godkendelse fra Statsforvaltningen til dannelsen.

**Økonomiske konsekvenser**

[adresse] på 531.435 kr. for 2016 og frem til 2020
finansieres af indtægterne fra salg af KMD's ejendomme jf. sag godkendt i
Kommunalbestyrelsen 16. september 2015.

Kommunernes andelsmæssige betaling til foreningen fordeles
efter indbyggertal. Der vedlægges en oversigt over de enkelte kommuners
grundkontingent og projektkontingent. De enkelte kommuner vil fortsat afholde
egne udgifter i forbindelse med kontrakter til IT-løsningerne og licenser.

**Direktionens møde den 22.
februar 2016:**

Anbefales.

**Økonomiudvalgets møde den 22.
februar 2016:**

Anbefales.

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Digitaliseringsforeningens budget 2016-2018 | 326-2016-38978 |
| Vedtægter for Den Kommunale Digitaliseringsforening | 326-2016-38986 |