### | | | | --- | --- | | | | | --- | | **Byråd** 30. januar 2018 Sagsnr. 710-2018-2530 Dok.nr. 710-2018-17740 Sagsbehandler DPHEJA | | 8.                   Øgede ressourcer til byggesagsområdet - Åbent

###

|  |  |
| --- | --- |
| Tidl. politisk behandling |  |
| Forventet sagsgang | ØK, BY |
| Lovgrundlag |  |

###

**SAGENS INDHOLD**

På Økonomiudvalgsmødet 13. december 2017 blev det aftalt, at
forvaltningen skulle fremlægge en sag om styrkelse af byggesagsbehandlingen med
henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiden.

Behandlingstiden på byggesagsområdet er i løbet af 2016 og
2017 er steget fra 4-5 uger til gennemsnitlig 14-16 uger og ligger dermed
væsentligt over såvel regeringens servicemål på 40-60 kalenderdage som [adresse]
Kommunes egne mål om en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 4-6 uger.

Udviklingen i sagsbehandlingstiden kan tilskrives flere
ting. For det første har en skærpet konkurrence om kvalificerede medarbejdere i
en længere periode gjort det vanskeligt at besætte ledige stillinger på
området. For det andet har der været en stigende sagsmængde som følge af den
generelt øgede byggeaktivitet, der er særlig markant i [adresse]. Ligeledes
afføder også den stigende aktivitet på ejendomsmarkedet mange byggesager, når
allerede gennemførte byggerier søges lovliggjort i forbindelse med salg.
Derudover ses stadig mere komplekse byggerier, der ofte medfører dispensationer
og naboklager i forbindelse med terrænreguleringer o.a.

Samtidig spiller et nyt administrationsgrundlag i form af
nyt bygningsreglement ind på tidsforbruget til håndtering af byggesager. Selvom
småbyggeriers fritagelse for krav om byggetilladelse var tænkt som en
administrativ lettelse for ansøger og kommune, har det indtil videre
afstedkommet mange ekstra forespørgsler til byggesagsafdelingen på grund af
ansøgernes usikkerhed. Endelig kan det konstateres, at den meget lange
sagsbehandlingstid i sig selv afføder ekstraordinært mange henvendelser til
afdelingen, idet ansøgerne er utålmodige og utilfredse. Ovenstående betyder, at
der er oparbejdet et sagsefterslæb, som det ikke umiddelbart er muligt at
indhente.

I supplement hertil forventes vedtagelsen af Kommuneplan
2017-29 at medføre betydeligt større byggeaktivitet i de kommende år. Dels i
forbindelse med udstykning af en række nye boligområder, og dels som led i den
planlagte udvikling af bymidterne i Hinnerup, Hammel og Hadsten.

**VURDERING**

Teknik og Kultur har gjort forskellige tiltag for at
afhjælpe situationen med de uhensigtsmæssigt lange sagsbehandlingstider:

* Løbende søgt at rekruttere nye medarbejdere ved genopslag
  og direkte kontakt til potentielle ansøgere
* Optimeret de interne sagsgange i byggesagsafdelingen
* Købt konsulentbistand dels i form af timer hos en
  pensioneret tidligere medarbejder og dels hos en nordjysk kommune.
* Foretaget en prioritering imellem sagstyperne og i den
  forbindelse bl.a. oprettet en særlig erhvervsrettet servicefunktion i
  afdelingen

Selvom afdelingen i slutningen af 2017 ikke har ubemandede
stillinger, og gabet imellem indkomne og afgjorte sager ikke vokser yderligere,
er det imidlertid ikke muligt med de nuværende ressourcer at reducere mængden
af uafgjorte sager og at nå ned på den ønskede sagsbehandlingstid på 4-6 uger.

Teknik og Kultur vurderer på den baggrund, at en permanent
løsning af problemet vil kræve tilførsel af ekstra ressourcer svarende til to
årsværk. Herved vurderes det, at der kan opnås en øget produktion omkring de
traditionelle byggesager og en målrettet håndtering af de store
erhvervsbyggesager. Derigennem sikres en hurtigere afvikling af efterslæbet og
en reducering af sagsbehandlingstiden.

Det vurderes aktuelt, at der er mulighed for at rekruttere
de nødvendige ressourcer, og en oprustning som beskrevet vil betyde en
oprustning også i forhold til de fremtidige udfordringer på byggeområdet.
Blandt de nye elementer i Bygningsreglement 2018 er indførelsen af en
certificeringsordning, der betyder, at borgerne kan vælge at lade private,
certificerede rådgivere foretage en del af byggesagsbehandlingen. Dette vil
betyde nye opgaver og samarbejdsformer for kommunens byggesagsbehandlere, som i
den første tid vil kræve ekstra ressourcer.

Det foreslås, at Byrådet samtidig med styrkelsen af
byggesagsbehandlingen i forbindelse med de kommende års budgetlægning vurderer
ressourcebehovet på området. Effekten af de foreslåede tiltag vil løbende blive
målt, og medio 2020 vil Byrådet blive forelagt en samlet evaluering.

**ØKONOMI**

Udgiften til to ekstra stillinger forventes at være 1,2 mio.
hvert år i tre år. Heraf forudsættes 330.000 kr. fundet indenfor budgettet,
mens Teknik og Kultur foreslår, at den resterende udgift på 870.000 kr. finansieres
af de besparelser, som er opnået gennem udbud af driftsopgaverne i Trafik og
Gunhild Hermansen.

**INDSTILLING**

Direktøren for Teknik og Kultur indstiller til Byrådet:

1. At der meddeles en tillægsbevilling på 870.000 kr. hvert af årene 2018,
2019 og 2020

2. At beløbet finansieres som beskrevet

3. At Byrådet
forelægges en samlet evaluering af tiltaget medio 2020.

**BESLUTNING**

***Økonomiudvalget, 23. januar 2018:***

Fraværende:Ingen

Ad 1. Indstilles godkendt.

Ad 2. Det indstilles godkendt, at beløbet finansieres af
kassen.

Ad 3. Indstilles godkendt med den tilføjelse, at der på
længere sigt arbejdes hen imod en sagsbehandlingstid på 3 uger.

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Byggesagsstatistik pr. 1.1.2018 | 710-2018-9537 |