Udbud af rengøringsopgaven i [adresse] 2015 
Sagsfremstilling 
78.                 Udbud af rengøringsopgaven i [adresse] 2015 - Åbent 
  
  
SAGENS INDHOLD 
Byrådet godkendte 26. maj 2015 tids- og handleplanen for udbud af henholdsvis rengørings- og 
vinduespoleringsopgaven i [adresse] Øst. Herunder proces vedrørende kravspecifikationsmateriale, 
kontraktvilkår og inddragelse af brugergruppe.  
  
Med bistand fra firmaet Dansk Servicerådgivning ApS gennemføres et udbudsforløb, der omfatter flg.: 
Bekendtgørelse af udbud efter EU’s udbudsregler og udarbejdelse af basisudbudsmateriale, udbudsbetingelser, 
kontraktvilkår, kalkulationsoplysninger m.v. samt kravspecifikation og endelig gennemførelse af udbuddet.  
  
Favrskov Kommune er opdelt i fire rengøringsdistrikter, der udbydes tidsmæssigt forskudt to af gangen i henholdsvis
Øst og Vest. Efter hvert af de foregående udbud har Ejendomscentret høstet erfaringer, som er blevet tilført det 
kommende udbud. Der sker desuden ændringer i bygningsmassen og i kommunens politik på de forskellige 
områder, som gør, at kravspecifikationer og kontraktvilkår i kommunens to områder ikke er helt ens.  
  
Dette er også gældende for det kommende udbud i Øst. Siden sidste udbud i [adresse] har der bl.a. været en 
skolereform, og Byrådet har vedtaget en ny kommunal udbudspolitik. Desuden har der jf. Byrådets beslutning været 
inddraget en brugergruppe bestående af brugerrepræsentanter for de forskellige institutionstyper. Dette er sket for 
at sikre, at brugernes erfaringer og ideer kan medtages i kravspecifikationen og kontraktvilkårene for udbuddet.  
  
De foreslåede ændringer i udbudsmaterialet for genudbud af rengøringsopgaven i [adresse] 2015 ses i 
vedhæftede notat.  
Udbudsmaterialet ligger først færdigt i den endelige form i slutningen af august. 
VURDERING 
Teknik og Kultur vurderer, at kontraktvilkår og kravspecifikation for rengøringsudbuddet ligger på et passende 
kvalitetsniveau, forudsat der sker en harmonisering i forhold til kontrakten i Vest.  
  
I kontraktvilkårene vil der især være tale om en tilpasning af bodsbestemmelserne. I det seneste år har det vist sig at 
 
Teknik- og 
Miljøudvalget 
13. august 2015 
Sagsnr. 710-2015-
14671 
Dok.nr. 710-2015-
141157 
Sagsbehandler 
DPMMAT 
  
Tidl. politisk behandling 
BY, 26.05.15, pkt. 73 
Forventet sagsgang 
TM-U 
Lovgrundlag 
  
være et nyttigt redskab at tage i brug, når rengøringskvaliteten ikke lever op til kravene, som de er beskrevet i 
kravspecifikationen. Der lægges op til en skærpelse af bodsbestemmelserne i det nye udbud for Øst, svarende til 
hvad der er gældende i [adresse], så der tidligere kan sættes ind, hvis kontrakten misligholdes. 
  
Desuden foreslås, at de rengøringsopgaver, som kan henføres til ændrede politikker og retningslinjer på de 
forskellige områder, inkluderes i rengøringsudbuddet i stedet for, at man som nu tilkøber ekstra rengøring 
sideløbende. Det omhandler især rengøringen i forbindelse med folkeskolereformen samt de udvidede åbningstider 
for bibliotekerne. 
  
Ejendomscentret har gennem kvalitetskontroller fundet uklarheder i formuleringerne, som bør præciseres i 
kravspecifikationen for at sikre visse områder rengjort tilfredsstillende. Disse krav vurderes ikke at have nogen 
økonomiske konsekvenser. 
  
I forbindelse med dette udbud er der oprettet en brugergruppe med repræsentanter fra forskellige institutioner, der 
har haft mulighed til at komme med forslag til ændringer i kravspecifikation. De forslag, der kommer fra den nedsatte 
brugergruppe, forventes kun at have mindre økonomiske konsekvenser, hvorfor de alle foreslås medtaget i 
kravspecifikation og kontraktvilkår. 
  
Brugergruppen er dog kommet med et forslag, der ligger uden for en harmonisering, og ligger ud over 
rengøringsstandarden for området. Gruppen ønsker flere rengøringsdage på plejecentrene, hvor der på nuværende 
tidspunkt på fællesarealer, administrationslokaler og toiletter kun bliver gjort rent på hverdage. Teknik og Kultur 
foreslår, at forslaget om rengøring også i weekender og ferier på plejecentrene, medtages rengøringsudbuddet som 
en option. På den måde kan plejecentrene tage stilling til, om de efterfølgende selv vælger at tilkøbe ydelsen 
indenfor eget budget. 
  
ØKONOMI 
Efter tidsplanen vil der være frist for afgivelse af tilbud 21. oktober 2015, således at valg af leverandør og 
færdiggørelse af kontrakt kan ske med henblik på kontraktstart 1. januar 2016.  
  
I [adresse] udgør de nuværende kontrakter vedr. rengøring 13,7 mio. kr., mens vinduespolering udgør 0,321 mio. 
kr. i 2015. Det nye udbud vil generelt blive søgt tilrettelagt, så det ligger indenfor rammen af Budget 2015.  
  
Udbudsmaterialet lægger dog op til en højere rengøringsstandard på visse områder. Dels gennem en 
harmonisering, så standarden kommer på samme niveau, som kontrakten angiver for Favrskov Vest. Dels ved at 
imødekomme de ændringer, der har været på rengøringsområdet i forbindelse med ændrede politikker og 
retningslinjer. Dette kan betyde en øget udgift til rengøringen. Modsat vurderes konkurrencesituationen at kunne 
betyde en mindre udgift til rengøringen, selvom der i de forrige udbud allerede er indhentet store besparelser.  
  
De serviceforbedringer, der ligger ud over standarden i [adresse], vil blive udbudt som optioner. Hvis licitationsresultatet 
afviger væsentligt fra den nuværende kontraktsum, vil det blive forelagt til politisk behandling. 
  
INDDRAGELSE 
For at højne rengøringskvaliteten er der nedsat en brugergruppe med brugerrepræsentanter for de forskellige 
institutionstyper. Brugergruppen består af en skoleleder, en områdeleder for daginstitutioner, en repræsentant fra 
henholdsvis plejecentre og sundhedscentre, tandlæger, kulturcentre og biblioteker, samt en 
arbejdsmiljørepræsentant. Brugergruppens funktion har indtil nu været at drøfte og kommentere de tekniske 
kravspecifikationer, herunder beskrivelsen af rengøringskvaliteten. 
  
Med det nye udbud søges der taget højde for de erfaringer og tilbagemeldinger, der løbende er indhøstet vedr. 
rengøringsopgaven i [adresse] og ved det gennemførte udbud i Favrskov Kommunes vestlige del i 2013. 
  
INDSTILLING 
Direktøren for Teknik og Kultur indstiller til Teknik- og Miljøudvalget: 
  
1. At godkende ændringer i udbudsmaterialet for udbud af henholdsvis rengørings- og vinduespoleringsopgaven i 
Favrskov Kommunes østlige del. 
2. At godkende tilføjelsen af optioner til udbudsmaterialet for udbud rengøringsopgaver i [adresse] 
østlige det. 
  
BESLUTNING 
  
Bilag 
  
  
  
  
Teknik- og Miljøudvalget, 13. august 2015: 
Fraværende: Ingen 
  
Ad 1.  Godkendt med den præcisering, at udbudsmaterialet beskriver et serviceniveau, der svarer til det, der 
senest blev udbudt i den vestlige del af kommunen, men med de foreslåede praktiske og opgavemæssige 
ændringer, som er beskrevet i vedlagte notat. 
  
Ad 2. Godkendt med den præcisering, at den eneste option, der medtages i udbuddet er rengøring i 
weekender og ferier på plejecentrene. 
  
Endvidere blev det besluttet, at resultatet af udbuddet forelægges Teknik- og Miljøudvalget med henblik på 
stillingtagen til den foreslåede option. 
  
Martin Frederiksen kan ikke tiltræde beslutningen, idet han ikke ønsker, at rengøringsopgaven fortsat er udliciteret. 
Martin Frederiksen ønsker alternativt, at det indgår som et krav i udbuddet, at den vindende entreprenør skal 
ansætte et antal ledige og/eller kontanthjælpsmodtagere bosat i [adresse] 
  
Notat om ændringer i udbud af 
rengøringsopgaven i [adresse] i forhold til 
sidste udbud 
710-2015-169040 
