### 23.    Orientering om status på hensigtserklæring H5 om koordinering ved arrangementer i kommunen

**Åbent**

Sagsnr.: 326-2018-16739       J.nr.: 20.15.00           Dokumentnr.:
326-2018-142336

**Sagstype**

Orientering.

**Resume og sagens baggrund**

Der gives en kort orientering om status på
Kommunalbestyrelsens hensigtserklæring H5, der lyder: "Ved afholdelse af
større arrangementer i kommunen skal der fremover udpeges en kommunal ansvarlig
koordinator, der kan være bindeled til arrangørerne. Dette for at aflaste de
mange frivillige arrangører, så de kan koncentrere sig om at drive
arrangementet."

**Indstillinger**

Direktøren indstiller, at orienteringen tages til
efterretning.

**Behandling**

Teknik- og Miljøudvalget, Kultur- og Fritidsudvalget.

**Sagsfremstilling**

Der er blevet arbejdet med hensigtserklæringen i en gruppe
bestående af repræsentanter fra Kultur og Fritid, Udviklingsstaben, Plan, Byg
og Miljø samt Vej, Ejendom og Affald. Denne gruppe vil fremover fungere som
kommunens event-team.

Fokus har været at udpege de 10 største kendte
Stine Bruun i kommunen.

Disse 10 største kendte Stine Bruun er:

1) Markeder,
folkemøder og lignende. For eksempel folkemøde, dyrskuer, vikingemarked med
flere.

2) Kulturnat. For
eksempel i Høng eller Kalundborg.

3) Udendørs
musikarrangementer. For eksempel Kalundborg Rocker, Musik i Gryden, Musik i
[adresse], Den 8.himmel med flere.

4) Diverse løb og
lignende. For eksempel Cyclecross, [adresse], World Diabetes Day med flere.

5) Optog. For
eksempel juleoptog i [adresse].

6) Sportsstævner og
diverse mesterskaber. For eksempel Lions Cup med flere.

7) Træf. For
eksempel Frederik Christiansen i Svebølle.

8) Byfest i
[adresse] og [adresse]

9) Skt.
Hans-arrangementer

10) Udendørs forestillinger. For
eksempel Kalundborg Amatør Teaters forestillinger i Gryden.

Event-teamet er fremadrettet kommunens ansvarlige
koordinerende organ vedrørende events, og arrangører kan bruge alle ovennævnte
afdelinger som kontakt i forbindelse med arrangementer. Dette for at aflaste de
mange frivillige arrangører, så de kan koncentrere sig om at drive
arrangementet.

Eventgruppen er sammensat af repræsentanter fra flere
afdelinger, og vi kan derfor udleve princippet om "no wrong door" for
arrangørerne.

Det er event-teamets opgave at udpege egnede placeringer til
de pågældende arrangementer og assistere med blandt andet indhentningen af de
nødvendige tilladelser med mere - herunder også hos eksterne myndigheder som
politiet.

Event-teamets indsats skal i første omgang rette sig mod de
10 største kendte arrangementer årligt. Ud over disse arrangementer kan
event-teamets samarbejde også anvendes til store, uforudsete arrangementer, som
for eksempel, store sportsarrangementer, markeder og festivals. De enkelte
arrangører kontaktes direkte af en konkret medarbejder fra en af de afdelinger,
som indgår i Event-teamet, så hver arrangement har en kommunal koordinator, der
kan understøtte de frivillige. Den konkrete medarbejder kan trække på hele
event-teamets forskellige kompetencer, så arrangøren kun skal henvende sig et
sted i kommunen.

Ligeledes gøres opmærksom på, at der på sigt er potentiale i
at arbejde mere strategisk med området og eksempelvis kan nævnes en digital
platform for arrangører med videre.

**Økonomiske konsekvenser**

Ingen økonomiske konsekvenser.