Udbud af rengøringsopgaven i [adresse] 2015 
Sagsfremstilling 
42.                 Udbud af rengøringsopgaven i [adresse] 2015 - Åbent 
  
  
SAGENS INDHOLD 
Rengøring og vinduespolering i den østlige del af Favrskov Kommune var i udbud i 2012 for kontraktperioden 1. 
januar 2013 til 31. december 2015 med mulighed for forlængelse i et år. Opgaven varetages i dag af ISS for så vidt 
angår rengøringsopgaven, mens vinduespoleringen varetages af TOP-rengøring.  
  
Teknik og Kultur vurderer, at det vil være fordelagtigt at genudbyde rengøring og vinduespolering i [adresse] for 
perioden 1. januar 2016 til 31. december 2018, fremfor at forlænge kontrakten et år med de nuværende 
leverandører, som kontrakten giver mulighed for i udbuddet fra 2012. Sagen foreligger nu med henblik på 
godkendelse af tids- og handleplan for udbuddet, herunder proces vedrørende kravspecifikationsmaterialet og 
inddragelse af et brugerråd. 
  
Teknik og Kultur indstiller, at der med bistand fra firmaet Dansk Servicerådgivning ApS gennemføres et 
udbudsforløb, der omfatter bekendtgørelse af udbud efter EU’s udbudsregler og udarbejdelse af 
basisudbudsmateriale, udbudsbetingelser, kontraktvilkår, kalkulationsoplysninger m.v. samt kravspecifikation og 
endelig gennemførelse af udbuddet.  
  
I forhold til sidste udbud foreslås som noget nyt, at der inddrages et brugerråd bestående af brugerrepræsentanter 
for de forskellige institutionstyper. Det sker for at sikre, at brugernes kommentarer og ideer kan medtages i 
kravspecifikationen for udbuddet.  
  
Den foreslåede tids- og handleplan for genudbud af rengøringsopgaven i [adresse] 2015 ses i vedhæftede notat. 
  
VURDERING 
For at sikre at også mindre leverandører kunne byde på rengøringsopgaven, var opgaven i den østlige del af 
Favrskov Kommuneved sidste udbud opdelt i to områder. I det tidligere gennemførte udbud var der således 
mulighed for at byde på enten ét eller to delområder. Denne opdeling videreføres i den nye udbudsforretning. 
Endvidere udbydes vinduespolering og den øvrige rengøring hver for sig.  
  
Udbudsprocessen forestås af Dansk Servicerådgivning og følges af en styregruppe fra [adresse]. 
 
Teknik- og 
Miljøudvalget 
4. maj 2015 
Sagsnr. 710-2015-
14671 
Dok.nr. 710-2015-
100653 
Sagsbehandler 
DPMMAT 
  
Tidl. politisk behandling 
  
Forventet sagsgang 
TM-U, ØK, BY 
Lovgrundlag 
  
Udbudsprocessen og kravspecifikationen vil tage udgangspunkt i det sidst udarbejdede udbudsmateriale, som er 
fra rengøringsudbuddet i den vestlige del af Favrskov Kommune i 2013.  
  
Ejendomscenteret varetager administration og kontrol af rengøringsområdet og sørger løbende for at måle, om 
rengøringsleverandøren leverer den rengøringskvalitet, der kontraktmæssigt er aftalt. Det sker både ved opfølgning, 
stikprøvekontrol og ugentlige møder med rengøringsleverandøren, og ved månedsrapporter, der udfærdiges i 
samarbejde med institutionsledelsen. 
  
På baggrund af Ejendomscenterets kontrol og kvalitetsmålinger samt resultatet af brugerrådets inddragelse justeres 
kontraktvilkår og kravspecifikation i udbudsmaterialet.  
  
ØKONOMI 
Efter tidsplanen vil der være frist for afgivelse af tilbud 21. oktober 2015, således at valg af leverandør og 
færdiggørelse af kontrakt kan ske med henblik på kontraktstart 1. januar 2016.  
  
I [adresse] udgør de nuværende kontrakter på rengøring 13,7 mio. kr. og på vinduespolering 321.000 kr. i 2015. 
Det nye udbud vil generelt blive søgt tilrettelagt, så det ligger indenfor Budget 2015’s ramme.  
  
Udbudsmaterialet lægger dog op til en højere rengøringsstandard på visse områder. Dels gennem en 
harmonisering, så standarden kommer på samme niveau, som kontrakten angiver for Favrskov Vest, og dels ved at 
imødekomme nogle af de ønsker, som brugerne er fremkommet med. Det kan fx være øget rengøring på 
plejehjemmene, skolerengøring i uge 27 og evt. i uge 32 eller andet. Dette kan betyde øget udgift til rengøringen. 
Modsat vurderes konkurrencesituationen at kunne betyde mindre udgifter til rengøringen, selvom der i de forrige 
udbud allerede er indhentet store besparelser.  
  
De serviceforbedringer, der ligger ud over standarden i [adresse], vil blive udbudt som optioner. Hvis licitationsresultatet 
afviger væsentligt fra den nuværende kontraktsum, vil det blive forelagt til politisk behandling. 
  
INDDRAGELSE 
For at højne rengøringskvaliteten foreslår Teknik og Kultur nedsættelse af et brugerråd med brugerrepræsentanter 
for de forskellige institutionstyper. Det vil bestå af to skoleledere, to områdeledere for daginstitutioner, en 
repræsentant hver fra henholdsvis plejecentre, tandlæger, kulturcentre og biblioteker, samt to til tre 
arbejdsmiljørepræsentanter fra forskellige institutionstyper. Brugerrådets funktion er at drøfte og kommentere de 
tekniske kravspecifikationer, herunder beskrivelsen af rengøringskvaliteten. 
  
Med det nye udbud søges der taget højde for de erfaringer og tilbagemeldinger, der løbende er indhøstet vedr. 
rengøringsopgaven i [adresse] og ved det gennemførte udbud i Favrskov Kommunes vestlige del i 2013. 
  
Ændringer i forhold til nuværende kontrakt vil blive forelagt Byrådet til godkendelse i august 2015. 
  
På grund af den korte tid mellem licitation og opstart af en ny kontrakt foreslår Teknik og Kultur, at borgmester og 
kommunaldirektør bemyndiges til på baggrund af licitationsresultatet at vælge ”det økonomisk mest fordelagtige 
tilbud” som leverandør på rengøringsopgaven og det billigste tilbud på vinduespoleringen, forudsat det samlet set 
ligger indenfor rammen af Budget 2015. 
  
I prioriteringen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud lægges vægtningen af underkriterierne som i det seneste 
udbud, der omhandlede kommunens vestlige del. Underkriterierne ”vederlag” og ”kvalitet” vægtede her henholdsvis 
55-65 % og 35-45 %. I vurderingen af kriteriet ”vederlag” blev det samlede vederlag pr. år for rengøringsservice 
anvendt. I vurdering af kriteriet ”kvalitet” indgik firmaernes besvarelse af spørgsmål om planer for opstart, 
uddannelse og fastholdelse af personalet, leverandørens beredskab ved fravær og procedurer ved fejl og mangler 
samt leverandørens plan for tilsyn og personaleledelse. 
  
  
INDSTILLING 
Direktøren for Teknik og Kultur indstiller til Byrådet: 
  
1. At godkende tids- og handlingsplan for udbud af henholdsvis rengørings- og vinduespoleringsopgaven i [adresse] 
Kommune, herunder proces vedrørende kravspecifikationsmateriale og inddragelse af brugerråd. 
2. At bemyndige borgmester og kommunaldirektør til efter afholdt prækvalifikation og licitation at vælge det 
økonomisk mest fordelagtige tilbud som leverandør på rengøringsopgaven og det billigste tilbud på 
vinduespoleringen, alt på baggrund af licitationsresultatet. 
  
  
BESLUTNING 
  
Bilag 
  
  
  
  
Teknik- og Miljøudvalget, 4. maj 2015: 
Fraværende: Tonny Mathiasen 
  
Indstilles godkendt, idet Teknik- og Miljøudvalget ønsker, at udbuddet tager udgangspunkt i det gældende 
serviceniveau i [adresse]. Bertram Skov kan ikke tiltræde indstillingen. 
Tids og handlingsplan for genudbud af 
rengøringsopgaven i [adresse] 2015 
710-2015-114549 
