### Beslutninger

Fremsendes til Økonomi- og Erhvervsudvalget til behandling i henhold til beslutning i byrådets møde den 9. april 2025.

###

BESLUTNINGSFORSLAG FRA EL, DD, Yngve Clausen OG THURE HASTRUP

Åbenhed er en hjørnesten i demokratiet. Borgerne, virksomhederne, pressen, medierne og andre interesserede skal have mulighed for at følge med i og komme med inputs til beslutningerne i kommunen.

[adresse] Byråd har tidligere besluttet, at [adresse] skal være en åben kommune. Men tiderne ændrer sig, og det gør kravene til åbenhed også. I det vilde problem Den demokratiske samtale handler spor 2 om samtalen i det politiske system, og her er der også fokus på lukkethed i politikudviklingen. I byrådet er der herudover et ønske om tidlig borgerinddragelse. Mere åbenhed understøtter således også dette ønske.

Derfor er det altid relevant at se på, hvordan vi som kommune og byråd kan blive endnu bedre til at sikre åbenhed i forvaltningen og i de politiske beslutningsprocesser.

Ønsket med dette beslutningsforslag er at komme med bud på konkrete tiltag, som kan understøtte mere åbenhed i [adresse].

Konkret foreslår Enhedslisten, Danmarksdemokraterne, Jens Kjeldsen og Mik Christiansen, at mere åbenhed i kommunens arbejde og beslutninger sikres gennem disse tre tiltag:

1) Åbenhed om Direktørgruppens arbejde

a) Det foreslås, at Direktørgruppens dagsordner og referater gøres offentlige i lighed med dagsordner til byrådsmøder, udvalgsmøder og magistratsmøder.

2) Åbenhed i toppen af magistratsafdelingerne

a) Det foreslås, at referater fra borgmester- og rådmandsmøder samt møder for den øverste ledelse i alle magistratsafdelinger gøres offentlige.

3) Referater fra besluttende møder

a) Det foreslås, at der som udgangspunkt skal føres referat ved alle møder med politisk deltagelse, hvor der bliver truffet beslutninger eller drøftet beslutningsprocesser.

Det er vigtigt, at kommunens administrative ressourceforbrug begrænses, og derfor forudsættes det, at der benyttes automatiserede digitale løsninger, som kan understøtte de forskellige tiltag.

1) Åbenhed om Direktørgruppens arbejde

Direktørgruppen består af direktørerne fra alle kommunens magistratsafdelinger og udgør således det øverste embedsmandsniveau i kommunen.

Direktørgruppen får flere og flere opgaver af byrådet. I de seneste budgetforlig er Direktørgruppen eksempelvis af byrådet blevet bedt om at levere en række bestillinger af indstillinger, analyser mv. Direktørgruppen fungerer i stigende grad som et forberedende forum for vigtige beslutninger i byrådet. Derfor bør offentligheden kunne følge med i Direktørgruppens arbejde.

Konkret foreslås det, at Direktørgruppens dagsordner og referater gøres offentlige i lighed med dagsordner til byrådsmøder, udvalgsmøder og magistratsmøder.

2) Åbenhed i toppen af magistratsafdelingerne

Med Ellen Henriksen som styreform træffes der i de enkelte magistratsafdeling mange vigtige beslutninger, som får direkte betydning for aarhusianerne. [adresse] og de øverste direktioner forbereder herudover sager til beslutning i byrådet.

I dag offentliggøres referater fra enkelte magistratsafdelinger, men ikke alle. Herudover er der ligeledes referater offentligt fra nogle direktioner, men ikke alle.

Det foreslås, at praksis ensrettes, så referater fra borgmester- og rådmandsmøder samt møder for den øverste ledelse i alle magistratsafdelinger gøres offentlige.

3) Referater fra besluttende møder

Referater er en naturlig del af at holde et møde. På den måde har alle styr på, hvad der blev diskuteret og eventuelt aftalt efterfølgende. Det betragtes desuden som god forvaltningsskik at skrive referat fra møder hvor der drøftes beslutninger, eller bare beslutningsprocesser. Det styrker tilliden til organisationen og skaber åbenhed om kommunens processer.

Referater sikrer åbenhed og minimerer chancen for misforståelser om mødets karakter og hemmelighedskræmmeri om hvad der er blevet drøftet bag lukkede døre. Det afmystificerer, hvad der udefra kan ses som hemmelige forhandlinger eller mystiske møder mellem forskellige interessenter, når der efterfølgende er et åbent notat om, hvad mødet handlede om.

Referater er aarhusianernes mulighed for at følge med i hvilke beslutninger der træffes, og hvordan de folkevalgte arbejder. De bidrager til at skabe åbenhed, transparens og tillid til den offentlige forvaltning.

Det foreslås derfor, at der som udgangspunkt skal føres referat ved alle møder med politisk deltagelse, hvor der bliver truffet beslutninger eller drøftet beslutningsprocesser.

Fremsat af:

Ester Lauridsen, Enhedslisten de [adresse]

Valdemar Toft, Danmarksdemokraterne

Jens Kjeldsen, Uden for parti

Mik Christiansen, Uden for parti

INDSTILLING FRA BORGMESTERENS AFDELING

### Resume

Enhedslisten, Danmarksdemokraterne, Jens Kjeldsen og Mik Christiansen har stillet et forslag om mere åbenhed i [adresse].

Håndteringen af forslaget har været forankret i [adresse], der har åbenhed og byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår som en del af sit kommissorium. Sekretariatschefgruppen foreslår, at det videre arbejde med åbenhed forankres i § 17, stk. 4-udvalget om nyt byråd i 2026 for at sikre en løbende politisk retning på håndtering af forslaget.

Indstillingen har overskredet fristen for fremsendelse til byrådet, da forslagets indhold og sagens kompleksitet har gjort det nødvendigt med inddragelse af hhv. Direktør- og Sekretariatschefgruppen, herunder relevante medarbejdere fra hver magistratsafdeling. Det med henblik på at sikre en tilstrækkelig afdækning af forslagets indhold og konsekvenser.

### Beslutningspunkter

Det indstilles:

At 1) forslaget om mere åbenhed i [adresse] behandles nærmere som led i arbejdet i § 17, stk. 4-udvalget om nyt byråd i 2026.

### Borgmesterens Afdelings påtegning

Fremsendes til Magistraten. Det bemærkes, at indstillingen ikke er fremsendt rettidigt til Borgmesterens Afdeling i forhold til at kunne nå byrådsbehandling indenfor den fastsatte frist på 3 måneder efter byrådsbehandlingen af beslutningsforslaget.

### Sagsforløb

Udvalg: [adresse]

Dato: 24-04-2024

Thea Ravn: 24

Fremsendes til Borgmesterens Afdeling med henblik på udarbejdelse af en indstilling, jf. byrådets vedtagelse i mødet den 24. april 2024 om magistratsbehandling af forslaget.

Sagen bedes tilbagesendt byrådet via Magistraten.

Udvalg: Magistraten

Dato: 01-04-2025

Thea Ravn: 2

Fremsendes til [adresse] med bemærkning, at Magistraten i mødet den 1. april 2025 anbefaler, at byrådet tiltræder Borgmesterens Afdelings indstilling af 18. marts 2025.

Liberal Alliance, Socialistisk Folkeparti, Alternativet og Venstre tog forbehold.

Udvalg: Økonomi- og Erhvervsudvalget

Dato: 23-04-2025

Thea Ravn: 7

Udvalget kunne enstemmigt tiltræde indstillingen i overensstemmelse med Magistratens anbefaling. Herudover anbefaler udvalget, at § 17. stk. 4 udvalget ’Nyt byråd 2026’ får til opgave at komme tilbage til byrådet med et bud på, hvordan der kan arbejdes med at skabe mere åbenhed omkring de politiske og administrative møde.

Udvalg: [adresse]

Dato: 30-04-2025

Thea Ravn: 14

Jacob Nissen med bemærkning, at byrådet i sit møde den 30. april 2025 har vedtaget Magistratens indstilling i overensstemmelse med erklæring fra Økonomi- og Erhvervsudvalget af 23. april 2025.

Enhedslisten de Rød-Grønnes, Liberal Alliances, Danmarksdemokraternes og Alternativets byrådsgrupper henholdt sig til det oprindelige forslag.