### Beslutning

Anne Steffensen med bemærkning, at byrådet i sit møde den 25. marts 2020 har vedtaget Magistratens foranstående indstilling af 16. marts 2020 med den tilføjelse, at det skal være muligt med virtuelle foretræder for udvalgene.

Borgmesterens Afdeling foreslår på baggrund af tiltagene tilknyttet COVID-19 (coronavirus), at ændre mødeaktivitet og interne frister på den måde, der er beskrevet nedenfor.

Indstillingen forelægges byrådet på dets næste møde, men ændringerne træder i kraft allerede fra magistratens beslutning.

Rammerne for afholdelsen af byrådets møder afklares snarest muligt.

### Resumé

Det indstilles:

At 1) Magistraten afholder sine møder som planlagt. Møderne gennemføres indtil videre på en måde, så fysisk tilstedeværelse ikke er påkrævet.

At 2) De faste udvalg afholder deres møder som planlagt og prioriterer behandlingen af kritiske forhold. Møderne gennemføres indtil videre på en måde, så fysisk tilstedeværelse ikke er påkrævet.

At 3) Opgaveudvalgene indtil videre suspenderer deres møder, så forvaltningerne kan omfordele ressourcerne til deres driftsopgaver, herunder kritiske funktioner.

At 4) Der ikke gives adgang til at få foretræde indtil videre. Interessenterne opfordres til i stedet at indsende skriftlige indlæg.

At 5) Alle internt fastsatte frister for besvarelse af henvendelser fra byrådets medlemmer suspenderes indtil videre. Dermed får forvaltningerne bedre mulighed for at prioritere deres driftsopgaver, herunder kritiske funktioner.

At 6) Konsekvenserne af indstillingens pkt. 1-5 varer indtil Magistraten beslutter andet.

### Sagens forløb

16-03-2020 Magistraten

Anne Steffensen med bemærkning, at Magistraten i mødet den 16. marts 2020 har vedtaget at tiltræde afdelingens indstilling af 12. marts 2020.

Muligheder for at afholde orienteringsmøder og borgermøder digitalt og skriftligt bør vurderes. Der udarbejdes en redegørelse for hjemmelsgrundlaget. Det blev præciseret, at det er vigtigt at være opmærksom på at kommunikere på forskellige måder – ikke kun skriftligt.

 25-03-2020 Aarhus Byråd
Anne Steffensen med bemærkning, at byrådet i sit møde den 25. marts 2020 har vedtaget Magistratens foranstående indstilling af 16. marts 2020 med den tilføjelse, at det skal være muligt med virtuelle foretræder for udvalgene.