### Beslutning

Thomas Bruun, Tage Rasmussen, Andreas Jepsen, Rosa Winther og Bertram Kjeldsen kunne tiltræde indstillingen i overensstemmelse med Magistratens anbefaling. Henry Bach og Peder Simonsen tog forbehold med henblik på en nærmere drøftelse i byrådsgruppen.

Samlingen af visse opgaver på bygningsområdet er blevet evalueret. På baggrund heraf foreslås en række tiltag, der skal styrke indsatsen på bygningsområdet.

### Resumé

* Byrådet vedtog den 3. april 2013 indstilling om samling af visse opgaver på bygningsområdet i en fælles bygningsfunktion. Det indgik i beslutningen, at der i starten af 2015 skulle iværksættes en evaluering af den nye enheds organisering og opgavesammensætning.

 Evalueringen er gennemført i perioden maj til september 2015.

 Evalueringsrapporten fra Pluss (bilag 1) konkluderer overordnet, at der siden etableringen af Bygninger endnu ikke er opnået de ønskede resultater. Den konkluderer også, at de interessenter, der har været involveret i evalueringsprocessen, bakker op om en bygningsfunktion, der kan optimere og sikre ensartet standard og kvalitet i kommunens samlede bygningsmasse.

 Herudover indeholder rapporten fire konkrete anbefalinger:

* At en eventuel samling af drift og anlæg i Bygninger vurderes efter en toårs periode. Frem til da anbefales det, at samarbejdet omkring anlægsprojekter styrkes gennem formalisering af Bygningers bygherrerådgivningsfunktion, som indarbejdes i anlægsprojektbeskrivelser og Alex Danielsen.

* At genoverveje placeringen af moderniseringsmidlerne med henblik på en samling i Bygninger.

* At der arbejdes videre med samarbejdsaftalerne – i forbindelse med udvikling af ens standardaftaler.

* At der etableres en ”Standardiserings-Task Force”, der udarbejder plan for standardisering og implementering af fælles systemer, værktøjer mm.

Evalueringen konkluderer samtidigt:

* At de overførte ressourcer til MTM Bygninger ikke modsvarer de forventninger magistratsafdelingerne har til MTM Bygningers opgavevaretagelse.

* MTM Bygninger har overtaget et meget ujævnt datagrundlag, hvilket sammen med tunge arbejdsprocesser, med beslutningsprocesser og med forhandlinger og/eller godkendelser hos øvrige magistratsafdelinger
   besværliggør standardisering væsentligt. Den nuværende bemanding vurderes ikke at være tilstrækkelig til, at kunne få dette på plads inden for en hensigtsmæssig tidshorisont.

* At der ikke har været afsat tilstrækkelige ressourcer til at gennemføre en effektiv etableringsproces.

Indstillingen har været i høring i magistratsafdelingerne, som beskrevet i bilag 3.

De indkomne udtalelser er vedlagt som bilag 4, og Teknik og Miljøs kommentarer til de indkomne udtalelser som bilag 5.

### Indstilling

At 1) Byrådet tager evalueringsrapporten til efterretning som grundlag for den fortsatte udvikling og organisering af bygningsområdet i [adresse].

 At 2) Der gennemføres en ny evaluering om ca. to år. Evalueringen skal undersøge, om de initiativer, Teknik og Miljø har iværksat i forbindelse med sin organisationsudvikling og i forlængelse af vedtagelsen af nærværende byrådsindstilling, lever op til målene for dannelsen af en fælles bygningsfunktion, og om der er sammenhæng mellem opgaver og ressourcer. Udgiften til evalueringen om to år fordeles mellem magistratsafdelingerne efter gældende arealopgørelse.

 At 3) Indsatsen med opgradering af datagrundlag i forhold til stamdata og vedligeholdelsesplaner samt standardisering af systemanvendelse og øget digitalisering mv. opprioriteres. Frekvensen for udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner udvides til 4 år frem for nuværende 2 år, hvorved der kan opnås bedre sammenhæng mellem ressourcer og opgaver, mens arbejdet med standardisering og kvalitet kan pågå. Ansvar og økonomi for systemudvikling af de nævnte områder placeres entydigt i Bygninger.

 At. 4) Til styrkelse af indsatsen omhandlet under 3) ansættes en medarbejder tidsbegrænset i 2 år finansieret forholdsmæssigt af magistratsafdelingerne.

 At 5) Teknik og Miljø og Børn og Unge indgår konkret aftale om håndtering af ubalancen mellem opgaver og ressourcer inden for vedligeholdelse- og genopretningsområdet.

 At 6) Byrådet senere træffer beslutning om fremtidig organisering af bygningsområdet. Det sker blandt andet med afsæt i den omkostningsanalyse på ejendomsområdet som er besluttet i budgetforliget for 2017, samt den evaluering, der er nævnt under 2).

### Sagens forløb

20-10-2016 Borgmesterens Afdeling påtegning
Fremsendes til Magistraten. Borgmesterens Afdeling har ingen bemærkninger til indstillingen.
 24-10-2016 Magistraten
Fremsendes til [adresse] med bemærkning, at Magistraten i mødet den 24. oktober 2016 anbefaler, at byrådet tiltræder Magistratsafdelingen for Teknik og Miljøs indstilling af den 9. september 2016.

 Der udarbejdes notat vedrørende moderniseringsmidlernes anvendelse og fordeling på magistratsafdelinger.

 Rådmand Malthe Schultz, Emilie Overgaard og Rådmand Rita Lund tog forbehold.

 Borgmester Ole Steffensen og Yannick Olesen deltog ikke i sagens behandling.
 09-11-2016 [adresse]
Fremsendes til Teknisk Udvalg til behandling i henhold til beslutning i byrådets møde den 9. november 2016.
 28-11-2016 Teknisk Udvalg
Thomas Bruun, Tage Rasmussen, Andreas Jepsen, Rosa Winther og Bertram Kjeldsen kunne tiltræde indstillingen i overensstemmelse med Magistratens anbefaling. Henry Bach og Peder Simonsen tog forbehold med henblik på en nærmere drøftelse i byrådsgruppen.