17. Resultat af udbud af rengøringsopgaven i [adresse] (Åben)
Tidl. politisk behandling BY, 28.02.23, pkt. 10
Forventet sagsgang
TM-U, ØK, BY (skal åbnes efter møderne)
Lovgrundlag
SAGENS INDHOLD
Byrådet skal i denne sag godkende resultat af udbud af rengøringsopgaven i den 
vestlige del af [adresse]. Desuden skal der tages stilling til, om der skal 
tilkøbes optioner på de ekstra rengøringsopgaver, der har været udført i dele af 
COVID-19 perioden. 
Rengøringsopgaven i den vestlige del af [adresse] har været i udbud med udsendelse af 
udbudsmateriale primo marts 2023, prækvalifikation af tilbudsgivere i april og med tilbudsfrist 26. maj 2023. 
Der var fem bydere, der bad om at komme i betragtning, hvor én byder trak sig fra udbudsforretningen. Der 
var herefter fire bydere, der alle har afleveret konditionsmæssige tilbud, som er blevet vurderet ud fra 
tildelingsmodellen i udbudsbetingelserne, hvor ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” vinder udbuddet.
Forenede Service A/S har vundet udbuddet, og der indgås kontrakt med denne leverandør. 
Kontraktperioden løber fra 1. januar 2024 til 31. december 2026. Vinderen af udbuddet offentliggøres 
umiddelbart efter Byrådets møde. 
VURDERING
Teknik og Miljø har vurderet de indkomne tilbud ud fra tildelingsmodellen ”det økonomisk mest fordelagtige 
tilbud”. Resultatet af udbuddet er fremkommet efter en vurdering af de indkomne tilbud ud fra 
tildelingskriterierne, der har vægtet kvalitet med 60 % og pris med 40 %. I bedømmelsen af kvaliteten indgår 
en vurdering af leverandørernes planer for opstart, uddannelse og fastholdelse af medarbejdere, deres 
plan for håndtering af fravær, ferier og svigt, samt tilsyn og personaleledelse.  I kontraktperioden følges der 
op på at leverandøren lever op til krav om arbejdsforhold mv. Servicefirmaet Forende Service A/S har 
afgivet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” med en årlig pris på ca. 11,3 mio. kr. ekskl. optioner, og 
har samtidig opnået den højeste score i vurderingen af kvalitetsparametrene. [adresse] 
Service A/S vinder derfor udbuddet af rengøringsopgaven i [adresse]. 
Byrådet besluttede 28. februar 2023, at udbuddet skulle tilføjes to optioner på ekstrarengøring ud over den 
nuværende aftale omkring serviceniveau på rengøringsopgaven. Det drejer sig dels om ekstra 
middagsrengøring/soignering af toiletterne på dagtilbud i vinterhalvåret, og dels om en forøget 
kontaktfladerengøring på plejecentrenes service- og fællesarealer. Begge optioner afspejler opgaver, der 
har været bestilt i perioden med COVID-19 foranstaltninger til håndtering af smittespredning.
I forbindelse med at Byrådet 27. september 2022 godkendte resultatet af udbuddet af rengøringsopgaven 
i Øst, forholdt byrådet sig tillige til de udbudte optioner. Det blev besluttet at fravælge den udbudte option 
på ældreområdet i Øst, da der ikke vurderes et behov herfor. Da der fortsat ikke vurderes et behov for en 
øget kontaktfladerengøring på plejecentrene, foreslås det, at optionen på ældreområdet i [adresse], i lighed med 
ældreområdet i Øst, ikke bliver tilkøbt på nuværende tidspunkt. Optionen om middagsrengøring/soignering 
på dagtilbudsområdet blev tilkøbt i vinterhalvåret i Øst til en estimeret udgift på 300.000 kr. 
[adresse]: EMN-2022-03214
Dok-ID: 3573589
Sagsbehandler: abs
Byråd
27. september 2023  19:00
Rengøringsudbuddet i Øst trådte i kraft fra 1. januar 2023, og der har således været 
middagsrengøring/soignering på dagtilbuddene i Øst i de første måneder af 2023. 
I forbindelse med budget 2024-27 er det foreslået, at tilkøb af optionen på den ekstra 
middagsrengøring/soignering på dagtilbudsområdet i Øst ophører. 
ØKONOMI
I [adresse] udgør den kommende kontrakt på rengøringsopgaven 11,27 mio. kr. ekskl. optioner (2024 
priser). Hertil kommer udgiften til optionerne på hhv. middagsrengøring/soignering i dagtilbuddene i 
vinterhalvåret på 500.000 kr. og kontaktfladerengøring på plejecentrenes service- og fællesarealer i [adresse] 
på 115.000 kr. Hvis begge optioner tilvælges, vil den samlede udgift for den udbudte rengøringsopgave 
være 11,9 mio. kr. i [adresse]. 
I forhold til den nuværende rengøringskontrakt i [adresse] på 10,06 mio. kr. medfører resultatet af 
udbuddet en årlig merudgift på 1,2 mio. kr. ekskl. optioner. 
Det samlede budget i 2024 til rengøringsopgaven i [adresse] inkl. udgifter til indkøb af rengøringsartikler, 
måtteservice, vinduespolering, hovedrengøring o.l. udgør 29,82 mio. kr. I forbindelse med sagen til Byrådet 
om resultatet af udbuddet i [adresse] i 2022 var der ved en fejl ikke taget højde for udgifter til 
vinduespolering på 360.000 kr. Det samlede budget dækker således ikke de øgede udgifter til rengøring. 
Merudgiften som følge af resultatet af udbuddet i [adresse], og udgiften til vinduespolering i Øst på i alt 1,56 mio. 
kr. er indarbejdet i forbindelse med den tekniske budgetlægning for 2024-27.
INDDRAGELSE
I forbindelse med udbuddet har der været afholdt møde i Brugerrådet for Rengøring. Brugerrådet består af 
en 
skoleleder, 
en 
områdeleder 
for 
daginstitutionerne, 
en 
repræsentant 
fra 
henholdsvis 
administrationsbygningerne, tandlæger, kulturcentre og biblioteker samt to arbejdsmiljørepræsentanter 
udpeget af HMU. Brugerrådets funktion har i forbindelse med genudbuddet af rengøringen været at drøfte 
og kommentere de tekniske kravsspecifikationer, herunder beskrivelsen af rengøringskvaliteten. 
Brugerrådet har desuden været indkaldt i forbindelse med budgetforslaget om at afskaffe 
middagsrengøring/soignering på dagtilbud i vinterhalvåret. Brugerrådet tilslutter sig, at den ekstra 
middagsrengøring/soignering, der i vinterhalvåret blev indført i forbindelse med håndteringen af COVID-19, 
ikke tilkøbes som foreslået. 
Brugerrådet indkaldes primo 2024 til en evaluering af rengøringen i forbindelse med opstart af den nye 
rengøringsleverandør. 
INDSTILLING
Direktøren for Teknik og Miljø indstiller til Byrådet:
1.
At godkende resultatet af udbud for rengøringsopgaven, hvor servicefirmaet Forenede Service A/S 
vælges som leverandør, til en årlig pris på 11,3 mio. kr. (2024-priser).
2.
At den udbudte option på dagtilbudsområdet ikke tilkøbes.
3.
At den udbudte option på ældreområdet ikke tilkøbes.
BESLUTNING
Teknik- og Miljøudvalget, 6. september 2023:
Fraværende: Ingen
Indstilles godkendt.
Økonomiudvalget, 19. september 2023:
Fraværende: Ingen
Indstilles godkendt.
Byrådet, 26. september 2023:
Fraværende: Katja Ravn, Bent Rasmussen
Godkendt.
Bilag
1.
Kortbilag - Favrskov rengøringsdistrikter (3590143)
