### Beslutning

Fremsendes til Økonomiudvalget til behandling i henhold til beslutning i byrådets møde den 26. maj 2021.

**Beslutningsforslag fra SF**

Man skal ikke have besked om en kontanthjælpssamtale på en lørdag, have afslag på en plads på en handicapinstitution når man ikke kan kontakte medarbejderne eller modtage en bøde juleaften. Man skal heller ikke stresses af generiske emnefelter, der skaber unødig uvished.

Derfor foreslår SF:

* At kommunen som udgangspunkt ikke sender elektronisk post til borgerne udenfor normal arbejdstid.
* At elektronisk post fra kommunen har en sigende overskrift, så brevet i e-boks ikke får emnefeltet ”Brev fra [adresse]”.

Der vil formentlig være undtagelser, hvor kommunen er nødt til at komme i kontakt med en borger. Men vi mener, at man skal gå langt for at respektere privatlivet og  familielivet. Vi har et ansvar for at bekæmpe det stress et brev fra kommunen kan medføre, hvis det kommer på et tidspunkt, hvor man ikke kan få kontakt til en kommunal medarbejder.

Forslaget skal drøftes med relevante medarbejdergrupper, foreninger og organisationer med henblik på kvalificering af forslaget samt en afklaring om der primært er brug for at arbejde med en kulturændring og oplysning eller om der i højere grad er brug for tekniske ændringer eller retningslinjer.

Begrundelse:

Det digitale fylder mere og mere i vores liv. Opgaven med at finde de gode vaner og grænser er placeret hos den enkelte. Så langt så godt. Men det offentlige har også et ansvar. Vi har alle brug for en pause fra det virtuelle og for at koble af i en tid, hvor der bliver brugt rigtig meget tid foran skærmene. For mange mennesker er mails og beskeder med til at forstyrre og stresse, så derfor er det relevant at det offentlige begrænser sig til almindelige arbejdstid.

Vi har en forpligtelse overfor alle, der modtager elektronisk post fra kommunen, men vi har også en særlig forpligtelse overfor de psykisk sårbare og andre borgere der kan opleve beskeder på skæve tidspunkter som forstyrrende. Er man sygemeldt, kan det vælte læsset, at man får overbragt dårlige nyheder. Derfor skal det ske indenfor normal arbejdstid, hvor man kan komme i kontakt med kommunen eller en læge. Worst case scenario er at du som psykisk syg modtager dårlige nyheder fredag aften, og må gå med dem alene indtil lægen åbner igen mandag morgen.

For kommunen er forskellen mellem at give en besked fredag aften eller mandag morgen minimal, men det er den ikke for modtageren. Derfor er det en oplagt lavthængende frugt at høste i kampen for bedre psykisk helbred og work/life-balance.

Derudover skal alle afdelinger Aarhus Kommune til at skrive i emnefeltet, hvad det drejer sig om, når man får post. Hvis man frygter dårlige nyheder fra kommunen, er det rart at vide, hvad det modtagne brev i E-boks omhandler. Breve skal ikke have den generiske titel ”Brev fra [adresse]” men eksempelvis ”Information om Corona-retningslinjer”.

Privatliv og arbejdsliv flyder mere og mere sammen. Det bliver sværere og sværere at koble af og det her er en nem måde at sikre færre digitale forstyrrelser i dagligdagen.

Stillet af Jean Mathiesen, Birgit Andresen, Yrsa Carlsen og Matthias Koch (Ordfører på forslaget)

**Indstilling fra Borgmesterens Afdeling**

**Svar på forslag fra SF om elektronisk post fra kommunen**

### Resumé

Byrådet tiltrådte d. 24. februar 2021 SFs forslag vedr. elektronisk post til borgerne fra kommunen.

SF stiller forslag om:

* At kommunen som udgangspunkt ikke sender elektronisk post til borgerne udenfor normal arbejdstid
* At elektronisk post fra kommunen har en sigende overskrift, så brevet i e-Boks ikke får emnefeltet ”Brev fra [adresse]”

IT og Digitalisering i Borgmesterens Afdeling ønsker som svar på SFs byrådsforslag at give en redegørelse for de tekniske aspekter af forslaget, samt belyse hvilke konkrete tiltag der iværksættes for at imødekomme forslagets principper vedrørende kommunens udsendelse af digitale post- meddelelser til borgerne. Dette gælder først og fremmest implementeringen af ”Næste generation Digital Post” fra november 2021. Projektet er p.t. under forberedelse i samarbejde med magistratsafdelingerne og Digitaliseringsstyrelsen. Bilag 1: ”Bemærkninger fra magistratsafdelingerne til forslag om elektronisk post”, beskriver hvordan magistratsafdelingerne betragter og håndterer den rejste problemstilling.

Næste generation Digital Post udvikles til at være mere modtager-orienteret, og med bedre muligheder for at sikre og understøtte bedre digital kommunikation til borgerne via teknisk opsætning af systemerne fra kommunens side. Implementering af Næste generation Digital Post forventes at give borgerne et bedre overblik over posten, da oplysninger om både afsender og emne lettere vil kunne tilpasses den aktuelle situation, end tilfældet er i dag. Som et led i implementeringen skal der udvikles tydeligere processer og retningslinjer lokalt, så det sikres at borgere i størst muligt omfang modtager posten på tidspunkter hvor det er muligt at komme i kontakt med myndigheden, og det skal sikres, at der benyttes tydelige og sigende emneoverskrifter og notifikationer når der kommunikeres til borgere via digital post.

Oprettelse af en særskilt indsats for at sikre, at forslagets principper efterkommes i den nuværende digitale post-løsning, vil betyde forsinkelser på implementeringen af Næste generation Digital Post. Derfor foreslås det i stedet, at forslaget integreres som en del af projektet om implementering og anvendelse af den kommende løsning.

### Indstilling

Det indstilles til byrådet:

At 1) At hensynene bag SFs forslag indgår og afvejes med andre hensyn i forbindelse med implementering og anvendelse af ny fælles offentlig løsning for Digital Post

### Sagens forløb

24-02-2021 [adresse]
Fremsendes til Borgmesterens Afdeling med henblik på udarbejdelse af en indstilling, jf. byrådets vedtagelse i mødet den 24. februar 2021 om magistratsbehandling af forslaget.

 Sagen bedes tilbagesendt byrådet via Magistraten.
 14-03-2021 Borgmesterens Afdeling
Beslutningsforslag besvaret med indstilling fra Borgmesterens Afdeling.
 10-05-2021 Magistraten

Fremsendes til [adresse] Byråd med bemærkning, at Magistraten i mødet den 10. maj 2021 anbefaler, at byrådet tiltræder Borgmesterens Afdelings indstilling af 14. marts 2021.

Sonja Danielsen henholder sig til SF's oprindelige forslag.

Udtalelse fra Magistratsafdelingen for Børn og Unge og Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice ventes klar til byrådsbehandlingen.

 26-05-2021 [adresse]
Fremsendes til Økonomiudvalget til behandling i henhold til beslutning i byrådets møde den 26. maj 2021.
 02-06-2021 Økonomiudvalget
Beslutning ikke frigivet