### 6.      Godkendelse af aftale om et fælles huslejenævnssekretariat for [adresse] og Kalundborg kommuner.

**Åbent**

Sagsnr.: 326-2016-4302        J.nr.: 00.01.00            Dokumentnr.:
326-2016-24649

**Sagstype**

Beslutning

**Resume og sagens baggrund**

[adresse] og Kalundborg kommuner har i dag hver sit
huslejenævn, og hver sit sekretariat der betjener de respektive huslejenævn.
Lovgivningen giver mulighed for at etablere et fælles huslejenævn på tværs af
kommunegrænser, herunder et fælles sekretariat. For at styrke den samlede
kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen samt mindske sårbarheden i
opgaveløsningen ønsker [adresse] og Kalundborg kommuner at etablere et fælles
huslejenævnssekretariat for den resterende periode af nævnenes funktionsperiode
dvs. fra den 1. april 2016 til den 31. december 2017. Sekretariatet placeres i
Kalundborg Kommune. Ordningen vil blive evalueret senest 1 år efter
ikrafttræden. En videre drøftelse af muligheden for også at etablere et fælles
Huslejenævn vil blive drøftet i løbet af 2017.

Sagen bliver fremlagt til beslutning i Byrådet i [adresse]
kommune den 23. februar 2016 samt for Kommunalbestyrelsen i Kalundborg Kommune
den 24. februar 2016.

**Indstillinger**

Kommunaldirektøren indstiller, at

1. udkast til
aftale om et fælles huslejenævnssekretariat for [adresse] og Kalundborg
kommuner godkendes

2. indtægter fra
[adresse] tilgår Ledelse, Jura & Kommunikation, som varetager
opgaven. Udgifter ifm. indkøb af nyt sagsstyringssystem finansieres af Ledelse,
Jura & Kommunikation.

**Behandling**

Direktion, Økonomiudvalg, Kommunalbestyrelse

**Sagsfremstilling**

Lovgivningen
giver mulighed for at etablere et fælles huslejenævn, fælles beboerklagenævn
samt fælles sekretariater på tværs af kommunegrænser. [adresse] og Kalundborg
kommuner har i dag hver sit huslejenævn og hver sit sekretariat. Begge huslejenævn består af 3 personer: en formand og  1
repræsentant for henholdsvis lejer og ejer. I Kalundborg er der valgt en
"arbejdende" formand, som medvirker aktivt til at skrive afgørelser.
Udover sagerne der går til Huslejenævn er der løbende spørgsmål fra borgerne om
husleje mv.  Sekretariatsbetjeningen varetages af en administrativ medarbejder
i Kalundborg med opbakning fra en jurist,  hvor sekretariatsbetjeningen i
[adresse] varetages af en jurist.

I [adresse] blev der behandlet 23 sager i 2014 og 32 sager i
2015. I Kalundborg blev der behandlet henholdsvis 61 sager i 2014 og 69 sager i
2015. Der er således en større volumen i Huslejenævnet i Kalundborg end i
[adresse].

Huslejenævnet i Kalundborg holder ca. 1 møde pr.
måned, hvor Huslejenævnet i [adresse] mødes hver 2. måned. I forbindelse med
møderne kan der være indlagt besigtigelse af lejemål.

I lyset af den begrænsede volumen er de to sekretariater
relative sårbare ift. evt. sygemeldinger m.v. En sammenlægning af de to
kommuners sekretariatsbetjening vil sikre en større volumen i antallet af sager
og samtidig samle/øge den fagligt kvalificerede viden på området. Det er
samtidig vurderingen, at der er størst erfaring med huslejenævns- og
beboerklagesager i Kalundborg.

Det er samtidig hensigten, at der samlet set skal bruges
færre ressourcer på området og at en effektiviseringsgevinst, når der
konstateres en sådan, kan tilføres/indgå i administrationsprojektet.

Administrationen har drøftet muligheden for at etablere et
fælles huslejenævn samtidig hermed.  Der kan imidlertid være en række
udfordringer ift. nuværende nævnsmedlemmer, som er udpeget frem til udgangen af
2017, herunder at de nuværende nævnsmedlemmer er tiltrådt i forventning om at
der er et givet antal sager i Huslejenævnene med en "begrænset" geografisk
spredning. Det er derfor vurderingen, at en ændring heraf vil have forholdsvis
stor betydning for nævnsmedlemmerne og man derfor,  af hensyn til
nævnsmedlemmerne, bør afvente en ny udpegningsperiode.

I aftales lægges op til, at

· sekretariatet samles i Kalundborg Kommune, som er
ansættelsesmyndighed og har ansvaret for kvalificeret bemanding

· Kalundborg Kommune modtager betaling pr. sag ud fra de faktiske
direkte og indirekte lønudgifter. Der sker en forudbetaling i starten af året
ud fra forventede antal sager og pris pr. sag. Der foretages en
efterregulering, når året er slut ud fra de faktiske antal sager og de faktiske
omkostninger.

· de to kommuner betaler hver især variable udgifter ifm. egne nævnsmedlemmer,
dvs. honorarer, kørselsgodtgørelse, mødeudgifter,  evt. iPads mv. Derudover er
hensigten at indkøbe et fælles sagsstyringssystem, og at hver kommune betaler
etablerings- og løbende driftsudgifter til et fælles sagsstyringssystem direkte
til udbyder. Et fælles sagsstyringssystem forventes at reducere lønudgifter
ifm. behandling af sager.

· aftalen løber fra 1. april 2016 til den 31. december 2017

· aftalen evalueres inden 1 år fra aftalens indgåelse og

· muligheden for at etablere et fælles Huslejenævn for [adresse] og
Kalundborg drøftes i god tid inden næste udpegningsperiode.

**Økonomiske konsekvenser**

Kalundborg Kommune forventer en indtægt svarende til 150.000
kr. i 2016 og ca. 200.000 kr. i 2017 (28 sager pr. år). Midlerne tilgår
Ledelse, Jura & Kommunikation. Udgifter ifm. indkøb af nyt
sagsstyringssystem finansieres af Ledelse, Jura & Kommunikation.

**Direktionens møde den 25.
januar 2016:**

Anbefales.

**Økonomiudvalgets møde den 22.
februar 2016:**

Anbefales.

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Aftale\_om\_fælles\_huslejenævnssekretariat\_ml \_Odsherred\_og\_Kalundborg\_210116.docx | 326-2016-24608 |