### | | | | --- | --- | | | | | --- | | **Byråd** 30. august 2016 Sagsnr. 710-2012-141507 Dok.nr. 710-2016-291813 Sagsbehandler DPJMH | | 139.                Borgerrådgiverens beretning 2015 - Åbent

###

|  |  |
| --- | --- |
| Tidl. politisk behandling |  |
| Forventet sagsgang | ØK, BY |
| Lovgrundlag | Lov om kommunernes styrelse og vedtægterne for borgerrådgiverfunktionen |

###

**SAGENS INDHOLD**

[adresse] borgerrådgiverfunktion skal fremlægge en
årlig beretning for Byrådet.

Formålet med borgerrådgiveren er at styrke dialogen mellem
borgerne og [adresse] samt at bidrage til sikring af borgernes
retssikkerhed i forbindelse med kommunens sagsbehandling og faktiske
forvaltningsvirksomhed.

I den årlige beretning skal borgerrådgiverfunktionen
redegøre for sin virksomhed, herunder for forhold, der ikke findes
tilfredsstillende i kommunens sagsbehandling, borgerbetjening mv.
Borgerrådgiveren kan i den forbindelse komme med forslag og anbefalinger til
Byrådet og/eller forvaltningerne.

Dette er borgerrådgiverens tredje beretning, og den omfatter
perioden fra 1. januar til 31. december 2015.

William Henriksen er etableret i et samarbejde med
[adresse], Horsens, [adresse], Randers og [adresse]. Beretningen
indeholder alene forhold relateret til [adresse].

William Henriksen, der består af tre fuldtidsansatte
borgerrådgivere, kan kontaktes telefonisk alle ugens dage, og en af
borgerrådgiverne er til stede i [adresse] (Hinnerup
administrationsbygning) tirsdag, torsdag og fredag.

Det fremgår af beretningen, at der i perioden har været 234
henvendelser til borgerrådgiverfunktionen med følgende fordeling:

|  |  |  |
| --- | --- | --- |
| **Fordelingen af henvendelser** | **2014** | **2015** |
| Børn og Skole | 60 | 81 |
| Job og Økonomi | 41 | 73 |
| Teknik og Kultur | 26 | 9 |
| Social og Sundhed | 25 | 34 |
| Borgerservice |  | 11 |
| Generelt vedrørende [adresse] | 24 | 10 |
| Uden for borgerrådgiverens kompetence | 13 | 16 |
| I alt | 189 | 234 |

Det bemærkes, at Borgerservice i 2014 var en del af Teknik
og Kultur.

Det er borgerrådgiverens indtryk, at stigningen i antallet
af henvendelser fra 2014 til 2015 skyldes, at kendskabet til borgerrådgiveren
er blevet mere udbredt.

Af de 234 henvendelser er de 164 svarende til ca. 70 %
afsluttet med en samtale hos borgerrådgiveren, hvor borgerne får rådgivning og
vejledning om lovgivningen, sagsbehandlingsreglerne og det forventede
sagsforløb. Det er borgerrådgiverens vurdering, at samtalerne har ført til, at
borgerne ikke længere er utilfredse med sagsbehandlingen eller har fået en
større forståelse for forløbet og dermed lettere kan acceptere kommunens
afgørelse.

I 33 tilfælde har borgerrådgiveren formuleret og
videresendt borgerens klage til besvarelse i den relevante afdeling. I 26 tilfælde
har borgerrådgiveren benyttet det såkaldte dialogprincip. Det går ud på, at
borgerrådgiveren i visse typer af sager tager ”direkte kontakt” til den
relevante afdeling fremfor at anvende den sædvanlige procedure, hvor der sendes
en skriftlig henvendelse til en afdeling med en svarfrist på tre uger. I 10
tilfælde har borgerrådgiveren deltaget som bisidder for en borger, og i et
tilfælde har borgerrådgiveren indledt en nærmere undersøgelse af
sagsbehandlingen i en sag i Børn og Familie.

I beretningen gives der også en kort beskrivelse af
henvendelserne inden for de forskellige forvaltninger.

Borgerrådgiveren har angivet fem primære årsager til, at
borgerne henvender sig.

I langt de fleste tilfælde skyldes henvendelser ”manglende
inddragelse, orientering eller svar” eller ”dårlig kommunikation/samarbejde”.

Borgerrådgiveren har herudover konstateret, at nogle
borgere har givet udtryk for, at de har oplevet, der ikke er sammenhæng mellem
den sagsbehandling, som er foretaget i de forskellige afdelinger internt i en
fagforvaltning eller på tværs af fagforvaltninger. Dette er eksempelvis kommet
til udtryk hos borgere, som har haft både en familiesag og en sag i
Jobcenteret. Nogle borgere har her oplevet, at det er svært for dem at kunne
yde den nødvendige ekstra støtte og omsorg til et sygt barn eller et barn med
særlige udfordringer samtidig med, at de skal honorere de krav, som Jobcenteret
stiller til dem om fremmøde eller aktiv deltagelse i beskæftigelsesfremmende
foranstaltninger. Borgerrådgiveren opfordrer Favrskov Kommunes forskellige
afdelinger til i så høj grad som muligt at have fokus på en helhedsorienteret
og tværgående sagsbehandling.

Endelig har borgerrådgiveren konstateret, at der i nogle
tilfælde ikke er tilstrækkelig fokus på reglerne om notatpligt. Beretningen
indeholder derfor nogle anbefalinger til sagsbehandlerne.

Det er borgerrådgiverens
overordnede oplevelse, at der er en god og konstruktiv dialog og et godt
samarbejde med Favrskov Kommunes forskellige afdelinger, ligesom det vurderes,
at afdelingernes besvarelser af borgernes henvendelser generelt er af en meget
høj kvalitet.

Endelig er det borgerrådgiverens vurdering, at det er meget
positivt, at kommunens personale i både administrationen og i tilbuddene er
opmærksomme på at oplyse mindre ressourcestærke borgere om muligheden for at
tage kontakt til Borgerrådgiveren.

**VURDERING**

Det er direktionens vurdering, at årsberetningen generelt
er positiv og afspejler, at de forskellige forvaltninger løbende arbejder med
at optimere sagsbehandlingen.

Vedrørende den sag i Børn og Familie, hvor borgerrådgiveren
havde foretaget en nærmere undersøgelse af sagsbehandlingen, vurderer Børn og
Skole, at sagen i høj grad vedrører behovet for forventningsafstemning mellem
borgere og kommunen. Normalt vil en anmodning om samvær ikke kunne behandles på
14 dage, som sagsbehandleren stillede i udsigt. Børn og Familie vil fremover
skærpe opmærksomheden på, at borgerne informeres om de forventede og
realistiske sagsbehandlingstider, således at borgerne kan tage højde for dette
ved planlægningen af særlige begivenheder mv.

For så vidt angår det forhold, at nogle borgere har
oplevet, at der ikke er sammenhæng mellem sagsbehandlingen internt i en
fagforvaltning eller på tværs af fagforvaltninger, kan det oplyses, at det er
et område, der er stort fokus på i hele organisationen. De eksempler, som
borgerrådgiveren nævner, vil der konkret blive fulgt op på.

Der er ligeledes stor fokus på at optimere kommunikationen
med borgerne. Det gøres bl.a. gennem anvendelse af forskellige arbejdsmetoder,
som fx Styrket Borgerkontakt og opfordringer til direkte dialog.

Direktionen finder borgerrådgiverens anbefalinger om
notatpligt relevante og vil følge op herpå.

**ØKONOMI**

Der er ingen økonomiske
konsekvenser.

**INDDRAGELSE**

Borgerrådgiverens beretning offentliggøres på kommunens
hjemmeside. Det kan i øvrigt oplyses, at det er aftalt, at de fem kommuner, som
deltager i samarbejdet, evaluerer borgerrådgivernes udformning af beretningerne
på et møde i løbet af efteråret.

**INDSTILLING**

Kommunaldirektøren indstiller til Byrådet:

1.    At borgerrådgiverens beretning 2015 godkendes.

**BESLUTNING**

***Økonomiudvalget, 23. august 2016:***

Fraværende:Ingen

Indstilles godkendt.

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Borgerrådgiverens beretning 2015 | 710-2016-272405 |
| Vedtægter | 710-2013-84915 |