### 8.     Orientering om status på byggesagsområdet for 2. halvår 2019 og primo 2020

**Åbent**

Sagsnr.: 326-2018-2857        J.nr.: 02.34.00           Dokumentnr.:
326-2020-63015

**Sagstype**

Orientering.

**Resume og sagens baggrund**

Administrationen fremlægger til udvalgets orientering status
vedrørende byggesagsbehandlingen for 2. halvår 2019 i forhold til de lokale
servicemål, herunder en beskrivelse af de aktuelle udviklingstendenser.
Samtidig fremlægges status for byggesagsbehandlingen fra januar-maj 2020.

**Indstillinger**

Chefen for Plan, Byg og Miljø indstiller, at orienteringen
tages til efterretning.

**Behandling**

Teknik- og Miljøudvalget.

**Sagsfremstilling**

*Overordnet status på byggesagsområdet - 2. halvår 2019*

De lokale servicemål udtrykker den kommunale sagsbehandling,
fra sagen er fuldt oplyst og til der er truffet afgørelse (det vil sige netto-sagsbehandlingstid
målt i uger). Vedlagt er en oversigt over status på byggesager for 2. halvår
2019 for så vidt angår sagsbehandlingstider og antal indkomne sager i forhold
til antal afgørelser/afsluttede sager (Bilag 1).

Overordnet må det konstateres, at den gennemsnitlige
sagsbehandlingstid er markant øget i 2. halvår 2019. Det betyder, at de fastsatte
servicemål ikke har kunnet overholdes, og mange sager har 3-4 mdr.’s
sagsbehandlingstid. I alt er der truffet 277 afgørelser i halvåret. Der er en
stor variation i sagstyper, hvilket har betydning for sagernes kompleksitet.
Den udfordring, at ansøgere må opleve en længere besvarelsestid på deres
ansøgning og en længere sagsbehandlingstid er formidlet på kommunens
hjemmeside.

*Overordnet status på byggesagsområdet – januar til medio
maj 2020*

Tilsvarende er vedlagt en opgørelse for januar-maj 2020.
Opgørelsen viser, at sagsbehandlingstiden i de første måneder har været
kraftigt udfordret. Der er modtaget 349 ansøgninger og truffet 200 afgørelser.

*Årsager*

Der er forskellige faktorer som påvirker
byggesagsbehandlingen, hvoraf især kan nævnes

·
Sagsmængder

·
Rammer for sagsbehandling

·
Ressourcer

·
Effektivitet

I 2019 er der oprettet 1128 sager, hvilket er det højeste
antal de senere år. Til sammenligning blev der i 2018 oprettet 967 sager som
det højeste. En sammenligning af årene 2014-2019 viser, at sagsmængden har
været stigende gennem alle år, mens antallet af trufne afgørelser har været
relativt konstant (bilag 3, tabel 1).

I 2. halvår af 2019 var sagsmængden påvirket af, at vi
nærmede os afslutningen på overgangsordningen for Bygningsreglement 2018 og indførelsen
af certificeringsordningen pr. 1. januar 2020. Det fik mange ansøgere til at
ansøge inden nytår, og kommunen modtog således 111 ansøgninger i december 2019
mod 58 ansøgninger i samme måned i 2018.

Indførelsen af det nye bygningsreglement handlede først og
fremmest om at flytte den tekniske byggesagsbehandling fra kommunerne til
certificerede rådgiver. Dette medførte samtidig væsentlige ændringer i
myndighedsbehandlingen, i og med at baggrunden for kontrolfunktionen ændredes.
Omstillingen har været udfordrende for bygherrer, rådgivere, lovgiver og lokale
myndigheder.

Udover ændringerne af bygningsreglementet, er det markant,
at byggesagsbehandlingens rolle overvejende bliver mere og mere koordinerende
og mindre og mindre teknisk funderet. Samtidig er der en stigende kompleksitet
i sagerne, i kraft af omfanget af anden lovgivning, der skal påses i
byggesagsbehandlingen. Groft sagt betyder det, at sagerne altid må afvejes
mellem borgerens behov for ”én indgang” og lovgivningens krav om sagsbehandling
i flere sagsområder. Administrationen arbejder med dels at smidiggøre
sagsbehandlingen i snitfladerne og dels øge byggesagsbehandlernes kompetencer i
flere sagsområder, især på vej- og planområdet.

En anden ikke helt uvæsentlig faktor er indførelsen af et
nyt ejendomsskattesystem. Dette betyder konkret, at der har været en del
oprydning i datagrundlaget og især opdateringer og rettelser på bygningsniveau.
Det kan både være anvendelse af bygninger og det kan være egentlige til- og
ombygninger, hvoraf nogle også kræver sagsbehandling. Opgaven er mindre synlig,
da den jo ikke efterspørges af bygningsejerne, men den er hverken uvæsentlig
eller ubetydelig.

Ressourcerne til sagsområdet er, som følge af besluttede og
gennemførte effektiviseringer i administrationen, faldet fra 8 årsværk i 2015
til 6 årsværk i 2019. Pr. 1. juni 2020 øges området med 1 årsværk for at
modsvare den generelt øgede aktivitet, særligt i forhold til komplekse og
strategiske områder og den høje anlægsaktivitet.

Som nævnt har antallet af trufne afgørelse ligget relativt
stabilt over en årrække. Det er positivt, at der trods væsentligt ændrede
rammer i lovgivningen, udvikling i opgaveporteføljen hos sagsbehandlerne og
øgede bidrag ind i tværgående processer kan holdes en stabil produktion. Som
eksempel er i bilag 3, Tabel 3, sammenlignet effektiviteten mellem årene 2015
og 2019, hvor der er indført nyt bygningsreglement. Det fremgår, at trods færre
årsværk er det gennemsnitlige antal afgørelser pr. årsværk steget, med andre
ord har produktiviteten været stigende i perioden.

2019 var et udfordrende år med sygdom og effektueringen af
det nye bygningsreglement. Der har været fokus på at fastholde produktiviteten,
men det har været svært at arbejde videre med egentlige effektiviseringer, i og
med at rammerne for sagsbehandlingen i perioden har været under væsentlig
forandring.

*Fremadrettet*

Administrationen har fortsat fokus på effektivisering af
området og udvikling af organisationens kompetencer i forhold til de krav den
koordinerende sagsbehandling stiller.

Her og nu opleves en vis travlhed i butikken. Det betyder
også, at der er mere pres på telefoniske henvendelser og det er nødvendigt at
arbejde mere med tilpassede prioriteringer og afstemninger med ansøgerne, fx i
tidsplaner for byggesagsbehandlingen. En del ansøgere er mere afhængige af
sikkerhed for en rettidig byggetilladelse end at tilladelsen kommer ugen efter
ansøgningen. Tilsvarende er der også ansøgere, som kommer i klemme i forhold
til en generelt længere sagsbehandlingstid og derfor har behov for enten at
blive fremrykket eller få en deltilladelse. Administrationen arbejder i øjeblikket
med at tilpasse vejledning og informationer, så der skabes bedre mulighed for
straksafklaring, hvor det kan lade sig gøre.

Den større travlhed betyder også, at reelle byggesager
prioriteres først. Området har traditionelt også en væsentlig portefølje af
klagesager og lovliggørelsessager. Nogle af disse sager, typisk dem der har
mindst betydning, nedprioriteres.

Sammenfattende vurderes området at være presset, men det
vurderes også, at der er nogle træk som peger i retning af en opretning. Den primære
forudsætning er, at produktiviteten ikke er faldet. Det er også væsentligt, at
uroen omkring indførelsen af det nye bygningsreglement begynder at lægge sig.
Den øgede sagsmængde og de stigende krav til byggesagsbehandlingen modsvares
til en vis grad af den tilførte ressource. Tilbage står en konkret opgave med
at nedbringe efterslæbet, hvilket er det primære fokus her og nu.

Administrationen vil efter sommerferien fremlægge en status
for 1. halvår af 2020, idet det her fremlagte kun omfatter perioden indtil
medio maj.

**Økonomiske konsekvenser**

Ingen.

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Bilag 1 - Status - 2. Halvår - 2019 | 326-2020-188506 |
| Bilag 2 - Status - 1. Halvår - 2020 | 326-2020-189713 |
| Bilag 3 - Årssamligning | 326-2020-198612 |