17. Udbud af rengøring i [adresse] (Åben)
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang
TM-U, ØK, BY
Lovgrundlag
SAGENS INDHOLD
Byrådet skal i denne sag tage stilling til ændringer i udbudsmaterialet for genudbud af rengøringsopgaven 
i [adresse]. Desuden skal det besluttes, om udbudsmaterialet skal tilføjes optioner på nogle af de ekstra 
rengøringsopgaver, der har været udført under dele af COVID-19 perioden. 
 
Favrskov Kommune er opdelt i tre rengøringsdistrikter, som forholdsmæssigt er af samme størrelse, når 
det gælder antallet af institutioner. Distrikterne er endvidere af en sådan størrelse, at det giver mulighed 
for, at lokale leverandører kan byde ind og varetage rengøringsopgaven i et eller måske flere af distrikterne.
Der er to distrikter i [adresse] og et i [adresse]. Distrikterne udbydes tidsmæssigt forskudt i 
henholdsvis Øst og Vest, da det vil være en betydelig opgave at opstarte eventuelle nye leverandører i alle 
tre distrikter på én gang. Siden 2010 har der været i alt otte udbud fordelt mellem Øst og Vest. Til hvert af 
de foregående udbud har der været tilføjelser til udbudsmaterialet. Tilføjelserne kan skyldes ændringer i 
bygningsmassen, anvendelsen af bygningerne eller ændrede politikker på området. 
Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter, der alle kan ses i vedhæftede bilag:

Kontrakt

Udbudsbetingelser

Teknisk kravspecifikation

Institutionsoversigt – [adresse]

Optioner.
Desuden 
indeholder 
udbudsmaterialet 
flere 
tekniske 
dokumenter 
som 
f.eks. 
plantegninger, 
lokalefortegnelser m.v. Dette materiale er ikke vedhæftet sagen.
I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet har der været afholdt møde i brugerrådet for rengøring. 
Brugerrådet består af ledelses- og arbejdsmiljørepræsentanter fra de forskellige institutionstyper, som 
indgår i den udliciterede rengøring. Desuden har der været afholdt dialogmøde med deltagelse af leder- og 
medarbejderrepræsentanter for dagtilbud og skoler. Resultatet af disse møder har været en række mindre 
præciseringer og ændringer inden for den nuværende rengøringskontrakt. Derudover er der fremsat forslag 
om at medtage optioner i det kommende udbud på nogle af de ekstra rengøringsopgaver, der har været 
foretaget under COVID-19 perioden.
Udbudsmaterialet planlægges udsendt primo april 2022 med tilbudsfrist 1. juli 2022. De nye leverandørers 
kontraktperiode løber fra 1. januar 2023 til og med 31. december 2025.
VURDERING
Rengøringen i [adresse] varetages i dag af to leverandører; Servicefirmaet Renell i NordØst (Hadsten-
området) og Toma/RengøringsCompagniet i [adresse] (Hinnerup-området).
Sagsnr. EMN-2021-03238
DokID: 2533606
Gerda Olesen
Byråd
29-03-2022 19:00
 
Teknik og Miljø har vurderet, at det vil være hensigtsmæssigt at genudbyde rengøringsopgaven allerede i 
første halvår af 2022. Tildelingen af kontrakten kan dermed ske i god tid inden kontraktstart 1. januar 2023. 
Det betyder, at der er tid til indkøring af de nye rengøringsleverandører herunder detailplanlægning af 
opgaveløsningen. Udbuddet gennemføres med bistand fra firmaet Dansk Servicerådgivning ApS.
I forhold til det seneste udbud i [adresse] i 2019 er der kun små ændringer til selve kontrakten og 
kravspecifikationerne. Teknik og Miljø vil gerne sikre, at leverandørerne opretholder en høj kvalitet i 
løsningen af rengøringsopgaven for Favrskov Kommune. Derfor har Teknik og Miljø vurderet, at 
tildelingsmodellen i udbudsbetingelserne med fordel kan ændres, så vægtningen mellem kvalitet og pris 
ændres fra 50/50 til at være 60 % på kvalitet og 40 % på prisen. I bedømmelsen af kvaliteten indgår en 
vurdering af leverandørernes planer for opstart, uddannelse og fastholdelse af medarbejdere, deres plan 
for håndtering af fravær, ferier og svigt, samt tilsyn og personaleledelse. Det er forvaltningens forventning, 
at optionerne samlet set højst vil udgøre 10 % af det årlige vederlag for rengøringsopgaven. Det betyder, 
at optionerne i tildelingsmodellen vil have en vægtning på omkring 4 % af det samlede udbud.
I forbindelse med mødet i brugerrådet for rengøring og dialogmødet med repræsentanter fra dagtilbud og 
skoler er der fremkommet et ønske om, at udvide den daglige rengøring med nogle af de ekstra 
rengøringsopgaver, der har været udført under dele af COVID-19 perioden. 
På dagtilbudsområdet og på skolerne er der ønske om middagssoignering af toiletter samt efterfølgende 
kontaktfladerengøring, der er rengøring af fælles kontaktflader som f.eks. dørhåndtag, lys- og stikkontakter, 
gelændere m.v. Det er imidlertid forvaltningens vurdering, at det ikke vil være muligt at lave 
kontaktfladerengøringen på hele dagtilbudsområdet eller skolerne i åbningstiden. Til gengæld vil det være 
muligt at lave en kontaktfladerengøring af toiletrum i forbindelse med middagssoigneringen. Det er i øvrigt 
forvaltningens vurdering, at der ikke er fagligt dokumentation for, at rengøring af kontaktflader almindeligvis 
vil give en forbedret oplevelse af rengøringen eller formindsket smittespredning. 
I den nuværende rengøringskontrakt er der allerede i dag medtaget middagssoignering af toiletter på 
skolerne. Kontaktfladerengøring af toiletter i forbindelse med soigneringen på skolerne vurderes at være 
en minimal ekstra udgift og anses for at kunne indeholdes i den eksisterende budgetramme for rengøring. 
Kontaktfladerengøringen på skolernes toiletter ved middagssoigneringen foreslås derfor medtaget som en 
del af kravspecifikationen i udbuddet. 
På dagtilbudsområdet foreslås det at tilføje en option til udbuddet på middagssoignering af toiletter samt 
efterfølgende kontaktfladerengøring af disse. Forvaltningen vurderer, at optionen vil kunne give en øget 
kvalitet i rengøringen for dagtilbudsområdet.
På ældreområdet indgår plejecentrenes servicearealer og fællesarealer i den udliciterede rengøring. 
Grundet de særligt sårbare beboere på centrene har der været udført kontaktfladerengøring i større grad 
her end på andre institutionstyper under COVID-19 perioden. Det foreslås derfor, at der på plejecentrene 
medtages en option på kontaktfladerengøring i udbuddet, som i ekstra grad kan være med til at sikre særligt 
sårbare beboere mod infektionssmitte. Optionen medtages på en sådan måde, at der er mulighed for at 
anvende den på andre institutionstyper end plejecentre.
  
Teknik og Miljø vurderer, at det vil være fordelagtigt at undersøge prisen på disse ekstra tilkøb af rengøring. 
Ved at medtage ønskerne som optioner er der desuden mulighed for at vælge den ekstra rengøring til og 
fra i perioder efter nærmere aftale med rengøringsleverandørerne.
ØKONOMI
I [adresse] udgør de nuværende kontrakter på rengøring ca. 15,1 mio. kr. (2023 priser) inkl. indkøb 
af rengøringsartikler. Ud over kontrakterne på rengøring findes der puljer til dækning af hovedrengøring og 
ekstra rengøring i hele kommunen på ca. 1,14 mio. kr. i 2023.
Udbudsprocessen består af udsendelse af udbudsmateriale primo april 2022, prækvalifikation af 
tilbudsgivere i maj med tilbudsfrist 1. juli 2022. Alle konditionsmæssige tilbud vurderes herefter ud fra 
tildelingsmodellen i udbudsbetingelserne, hvor ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” vinder udbuddet.
 
Det nye udbud forventes at ligge inden for det nuværende budgets ramme. Hvis de tilføjede optioner 
benyttes, kan det betyde øgede udgifter til rengøring. Konkurrencesituationen er vanskelig at forudsige, så 
det er usikkert i hvilket omfang, det eksisterende budget vil dække rengøringsudgifterne - herunder 
optionerne. 
Når licitationsresultatet foreligger, vil der i september 2022 blive fremlagt en sag for Byrådet omkring den 
økonomiske side af udbuddet, samt et eventuelt tilkøb af en eller flere af optionerne. 
Viser licitationsresultatet en overskridelse af den nuværende budgetramme for rengøringsopgaven, skal 
Byrådet tage stilling til finansieringen af ekstra midler. Viser licitationsresultatet et provenu i forhold til den 
nuværende budgetramme foreslås det, at midlerne tilgår kassen. I begge tilfælde skal Byrådet også tage 
stilling til et eventuelt tilkøb og finansiering af optioner.
INDDRAGELSE
I forbindelse med Budget 2022-25 blev der indgået en politisk aftale omkring rengøring på dagtilbud og 
skoler. På baggrund heraf har der været inviteret til dialogmøde med repræsentanter for ledere og 
medarbejderne på dagtilbud og skoler samt med deltagelse af repræsentanterne fra brugerrådet for 
rengøring. 
Der har ligeledes været afholdt møde i brugerrådet for rengøring. Brugerrådet består af en skoleleder, en 
områdeleder for daginstitutioner, en repræsentant fra henholdsvis plejecentre, tandlæger, kulturcentre og 
biblioteker, samt en arbejdsmiljørepræsentant udpeget af HMU. Brugerrådets funktion har i forbindelse med 
genudbuddet af rengøringen været at drøfte og kommentere de tekniske kravspecifikationer, herunder 
beskrivelsen af rengøringskvaliteten. 
INDSTILLING
Direktøren for Teknik og Miljø indstiller til Byrådet:
1.
At godkende udbudsmaterialet for udbud af rengøringsopgaven i [adresse] østlige del 
inklusive optioner.
2.
At resultatet af udbuddet forelægges Byrådet til godkendelse.
BESLUTNING
Teknik- og Miljøudvalget, 9. marts 2022: 
Fraværende: Ingen
Indstilles godkendt.
Økonomiudvalget, 22. marts 2022:
Fraværende: Ingen
Indstilles godkendt. 
Byrådet, 29. marts 2022:
Fraværende: Ingen
Godkendt. 
Bilag
1.
Kontrakt  - [adresse] 2022 (2576407)
2.
Udbudsbetingelser - [adresse] 2022 (2576404)
3.
Teknisk kravspecifikation - [adresse] 2022 (2583616)
4.
Institutionsoversigt - [adresse] 2022 (2576419)
5.
Optioner-tilkøbsydelser - [adresse] 2022 (2581377)
