### Beslutninger

Fremsendes til Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø med henblik på udarbejdelse af en indstilling, jf. byrådets vedtagelse i mødet den 5. februar 2025 om magistratsbehandling af forslaget.

Sagen bedes tilbagesendt byrådet via Magistraten.

###

BESLUTNINGSFORSLAG FRA V OG RV

Forslag

Der udarbejdes forslag til en generel model for anvendelsen af uafhængigt tilsyn ved større anlægsprojekter. Hvornår der evt. skal anvendes uafhængigt tilsyn kan blandt andet afhænge af økonomi, tidsramme for projektet, kompleksitet af projektet, kommunens egne erfaringer med typen af projekter osv.

Kultur og Borgerservice, Teknik og Miljø udarbejder med inddragelse af borgermesterens afdeling desuden et forslag til, hvordan et uafhængigt tilsyn konkret kan organiseres for hele [adresse], udover den tredjeparts-rådgiver der allerede er tilknyttet nyt [adresse].

Motivation

Store kommunale projekter, har i flere tilfælde overskredet de oprindelige budgetter, hvilket skaber økonomisk pres og kan føre til tillidstab hos borgere og samarbejdspartnere. Det gælder fx i sagen om [adresse] nye stadion, anlæg af letbanen og nu også anlæg af [adresse] og Sportens Hus samt andre byggeprojekter. Hvis man ikke begrænser omfanget af budgetoverskridelser eller som minimum validerer prisestimater, kan dette føre til dårlige og uoplyste beslutninger om store projekter.

De underliggende årsager til at projekter overskrider deres budgetter og tidsplaner kan blandt andet være:

1. Optimismebias

2. Strategisk misrepræsentation

3. Manglende due diligence ift. udførelsen af estimater (bl.a. ’estimater’ udført på baggrund af ekspertvurderinger mv.)

For at modvirke overskridelser foreslås det, at der fremadrettet i forbindelse med større og forventeligt vanskelige projekter indeholdes økonomi i projekt- og anlægsøkonomien til ekstern rådgivning, der baseret på historiske og robuste data. Derved sikres et stærkt empirisk grundlag ved budgetlægning som reducerer usikkerheder inden projekter igangsættes på et for spinkelt grundlag og med risiko for ødelæggende overraskelser.

Ved hovedparten af de større anlægsbyggerier er der i dag allerede tilknyttet en bygherrerådgiver, som understøtter [adresse] i forhold til entreprenøren. I mange tilfælde er dette tilstrækkeligt til at sikre budgetoverholdelse, da [adresse] og Aarhus Ejendomme ligeledes har erfaring med at gennemføre mere almindelige kommunale byggerier som skoler, dagtilbud, plejeboliger, botilbud, veje mv.

Ved de helt store byggerier som stadion, letbane osv. kan der være behov for yderligere ekstern hjælp og støtte. Disse byggerier er præget af stor kompleksitet og det er ofte typer af anlægsprojekter, hvor [adresse] som [adresse] ikke har erfaringer med den type anlægsprojekter. Disse projekter er også typisk gentegnet ved en anden organisering. For disse projekter vil der ofte være en politisk styregruppe/bestyrelse eller lignende.

For disse helt særlige projekter foreslås det, at den sædvanlige byggeherrerådgiver suppleres med en rådgiver, som står for et mere uafhængigt kvalitetstilsyn. Rådgiveren skal vurdere projektet og sammenspillet mellem [adresse], bygherrerådgiver og entreprenør/leverandører. Det uafhængige kvalitetstilsyn ved de helt store og særlige projekter skal løbende af følge projektet og ikke mindst risici i projektet. Og i forlængelse heraf komme med vurderer af, hvorvidt de risici der er identificeret, også er tilstrækkeligt indarbejdet i økonomi og tidsplan for projektet. I løbet af projektet kan der som i dag indsættes milepæle. Ved hver milepæl eller skift i fase skal det uafhængige kvalitetstilsyn gennemgå projektet og de næste faser i byggeriet. Er budgettet stadig realistisk, er der afsat reserver til uforudsete udgifter osv. Den uafhængige rådgiver kan også se på kvaliteten af den del af byggeriet, der allerede er gennemført.

Konkret foreslås det, at et uafhængigt tilsyn nedsættes for store komplekse byggerier i [adresse]. Det uafhængige tilsyn skal hjælpe og understøtte relevante styregrupper med implementeringen af beslutningerne.

Five Case modellen

Forslaget ovenfor er blandt andet inspireret af ”Five Case Modellen”, der især er udbredt i [adresse] til at sikre en informeret og effektiv ressourceanvendelse i den offentlige forvaltning, med afsæt i 5 perspektiver, henholdsvis Strategisk case (formål og strategisk relevans), Økonomisk case (cost-benefit og værdi), Kommerciel case (indkøb og leverandørkapacitet), Finansiel case (budget og finansiering) og Ledelsesmæssig case (governance og projektstyring).