### 10.    Beslutning om budgetomplacering i forbindelse med ændret organisering af teknisk drift og service

**Åbent**

Sagsnr.: 326-2018-36739       J.nr.: 82.00.00           Dokumentnr.:
326-2019-142103

**Sagstype**

Beslutning.

**Resume og sagens baggrund**

Kommunalbestyrelsen besluttede den 28. november 2018 at
optimere teknisk drift og service på de kommunale ejendomme gennem en ændret
organisering af området. Teknisk drift og service blev således samlet under
Teknik- og Miljøudvalget med organisatorisk placering under Vej, Ejendom og
Affald og virkning fra den 1. januar 2019. Under samme punkt besluttede
Kommunalbestyrelsen også principperne for omplacering af budgetterne.

Der fremlægges nu på baggrund af Kommunalbestyrelsens
beslutning konkret forslag til budgetomplacering mellem de respektive fagudvalg
således, at opgaven og budgettet hertil fremadrettet ligger under Teknik- og
Miljøudvalget.

**Indstillinger**

Direktøren indstiller,

·
at der budgetomplaceres 28,7 mio. kr. fra Børn- og
Familieudvalget,

·
at der budgetomplaceres 12,3 mio. kr. fra Kultur- og Fritidsudvalget,

·
at der budgetomplaceres 2,8 mio. kr. fra Socialudvalget,

·
at der budgetomplaceres 8,4 mio. kr. fra Ældre- og Sundhedsudvalget,

·
at der budgetomplaceres 1,3 mio. kr. fra Økonomiudvalget,

·
at der budgetomplaceres i alt 53,5 mio. kr. til Teknik- og
Miljøudvalget til løsning af opgaven inden for teknisk drift og service,

·
at administrationen bemyndiges til efterfølgende at kunne foretage
mindre tekniske tilretninger.

**Behandling**

Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.

**Sagsfremstilling**

Baggrund

Kommunalbestyrelsen besluttede den 28. november 2018, at der
skulle arbejdes med en optimering af teknisk drift og service ved at ændre organiseringen
af området. Optimeringen er det ene ben i kommunens ejendomsstrategi, hvor det
andet er optimering af de kommunale bygningskvadratmeter. Optimeringen af
driften skal generere en driftsbesparelse på i alt 3,08 mio. kr.

Teknisk drift og service består i sin helhed af den
personalegruppe, der løser tekniske og bygningsmæssige opgaver inden for drift,
vedligeholdelse og service. Det omfatter på den måde tekniske
servicemedarbejdere på skoler, haller, plejecentre, daginstitutioner med
videre.

I den ændrede organisering er de pågældende medarbejdere og
ansvaret for opgaverne flyttet fra områdernes respektive politiske udvalg til
Teknik- og Miljøudvalget.

Forud for beslutningen i Kommunalbestyrelsen i november 2018
har der ligget en proces med indsamling af viden om området og udvikling af en
ændret organisering. Det er foregået i tæt dialog og samarbejde med
medarbejdere, ledere, MED-organisationen og de faglige organisationer på
området.

Status og proces

I løbet af foråret 2019 har der været holdt møder i alle
driftsfællesskaber med partnerskabsholdere og medarbejdere i de respektive
områder. Efterfølgende er der samlet op på de bemærkninger, der er kommet, og
de er medtaget i det videre arbejde med budgetomplaceringen. Dialogen har særligt
drejet sig om service, kerneopgaven, administration, ledelse og definition af
inventar.

På Hovedudvalgets møde d. 11. december 2018 blev det
besluttet at nedsætte et Ad hoc MED-udvalg, der varetager medarbejdernes
interesser i overgangsperioden indtil udgangen af 2019. Her drøftes blandt
andet den fremtidige kompetenceudvikling og sammenhængskraft.

Der har i overgangsperioden været fokus på sikker drift,
hvilket betyder at opgaverne fortsat løses som hidtil, alt imens den ændrede
organisering gradvist indarbejdes i dagligdagen.

Der er indsat en koordinator for hvert af de tre distrikter.
I forlængelse heraf er driftsfællesskaberne nu under opstart.

Budgetomplacering

En del af grundlaget for beslutningen i november 2018 var
principperne for en budgetomplaceringsmodel. Der blev lagt op til, at
budgetterne skulle flyttes fra de respektive politiske udvalg til Teknik- og
Miljøudvalget. Administrationen fremlægger nu den endelige konkrete
budgetomplacering. Den er udarbejdet på baggrund af principperne og er blevet
gennemarbejdet i dialog med ledere og medarbejdere på de forskellige områder.

Det betyder, at ansvaret og økonomien for alle kommunens
ejendomme (bygninger og arealer) fremadrettet er placeret under Teknik- og
Miljøudvalget. Dog vil ansvaret og økonomien for kommunens udendørs
idrætsfaciliter fortsat ligge under Kultur- og Fritidsudvalgets budget. Dette
skyldes, at der lige nu kigges på brugen af disse faciliteter med henblik på en
vurdering af den fremtidige anvendelse. Når dette arbejde er afsluttet, vil der
blive fremlagt en sag om også at flytte budgettet til driften af
idrætsfaciliteterne til Teknik- og Miljøudvalget.

Der flyttes i alt 53,5 mio. kr. fra de enkelte udvalg til
Teknik- og Miljøudvalget. Budgetomplaceringen er generelt udarbejdet efter
princippet om, at der flyttes budget til de opgaver, der overgår til Teknisk
Drift og Service.

De budgetter der flyttes, dækker følgende poster:

·
Lønudgifter

·
Øvrige personaleudgifter

·
Administration og ledelse

·
Indvendig vedligeholdelse

·
Udenomsarealer

·
Forbrugsudgifter (vand, el og varme)

·
Bygningsforsikring

·
Skatter og afgifter (undtaget renovation og skadedyrsbekæmpelse)

·
Bevogtning og tilsyn

·
Betaling til boligselskaber for servicearealer

På den måde dækkes de omkostninger, der er forbundet med de
opgaver, der skal løses af den samlede tekniske drift og service.

Der vil være konkrete budgetposter, hvor der er et højere
eller lavere forbrug end det afsatte budget. Administrationen vurderer
imidlertid, at der i det samlede billede er en sammenhæng mellem forbrug og
budget.

Det vil sige, at de enkelte områders udsving i forbrug
mellem årene fremadrettet kan dækkes ind i den samlede ramme inden for teknisk
drift og service. Er der for eksempel et mindreforbrug på vand, el, eller varme
på én ejendom, vil dette kunne dække et merforbrug på en anden ejendom.

Områdernes økonomiske ramme

Der har generelt været drøftet konsekvenser af, at budgetterne
flyttes. Med den nuværende rammestyring kan der være områder, hvor der er behov
for tilpasninger inden for den ramme, der bliver tilbage under de enkelte
politiske udvalg.

Det videre forløb

Hvis Kommunalbestyrelsen godkender budgetomplaceringen, vil
Økonomistaben umiddelbart herefter foretage flytningen af de pågældende
budgetter til Teknik- og Miljøudvalgets budget. Herefter flyttes også de
forbrug, der har været inden for teknisk drift- og service i perioden fra 1.
januar 2019 til dette tidspunkt.

Herefter forventes den ændrede organisering af teknisk drift
og service at være i fuld drift, så opgaveløsning og budgetstyring kan ses i en
sammenhæng.

Det foreslås, at administrationen bemyndiges til
efterfølgende at kunne foretage mindre tekniske tilretninger.

**Økonomiske konsekvenser**

Der foretages budgetomplacering med -28,7 mio. kr. fra Børn-
og Familieudvalget, -12,3 mio. kr. fra Kultur- og Fritidsudvalget, -2,8 mio.
kr. fra Socialudvalget, -8,4 mio. kr. fra Ældre- og Sundhedsudvalget, -1,3 mio.
kr. fra Økonomiudvalget og 53,5 mio. kr. til Teknik- og Miljøudvalget.

Det foreslås, at administrationen bemyndiges til
efterfølgende at kunne foretage mindre tekniske tilretninger mellem
fagudvalgene.

[adresse] bemærkninger er indarbejdet i sagen.

**Økonomiudvalgets møde den 19.
juni 2019:**

Anbefales.

Jonas Mathiesen, Ø, tager forbehold.