### 9.      Godkendelse af forslag til "Delegationsplaner for de politiske udvalg"

**Åbent**

Sagsnr.: 326-2016-4474        J.nr.: 00.15.00            Dokumentnr.:
326-2016-62862

**Sagstype**

Beslutning.

**Resume og sagens baggrund**

Den nuværende kompetencefordelingsplan blev godkendt af
Kommunalbestyrelsen på mødet den 25. januar 2012. Det fremgår af sagen, at
planen mindst 1 gang i Kommunalbestyrelsens funktionsperiode skal gennemgås,
med henblik på ajourføring. Ledelse, Jura og Kommunikation har i samarbejde med
de administrative partnerskabsholdere gennemgået kompetencefordelingsplanen og
fremlægger nu forslag til en revideret delegationsplan - kaldet
"Delegationsplaner for de politiske udvalg" - til godkendelse.

**Indstillinger**

Kommunaldirektøren indstiller, at forslag til
"Delegationsplaner for de politiske udvalg" godkendes.

**Behandling**

Direktionen, Børn- og Familieudvalget, Kultur- og
Fritidsudvalget, Socialudvalget, Teknik- og Miljøudvalget, Ældre- og
Sundhedsudvalget, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.

Forslagene til delegationsplaner indeholder kun enkelte
forslag til nye delegationer. Disse forslag er indeholdt i det vedhæftede
forslag til ny "delegationsplaner for de politiske udvalg", hvor de
er markeret med betegnelsen "NY".

Det bemærkes, at udvalgene kun skal behandle den
delegationsplan, der vedrører det pågældende udvalg. Dog skal de forslåede nye
delegationer for udbud, der er indeholdt i planen for Økonomiudvalget,
behandles i alle udvalg.

Herudover er delegationsplanerne for de øvrige udvalg kun
medsendt til orientering.

**Sagsfremstilling**

*Baggrund:*
Den nuværende kompetencefordelingsplan er meget omfattende og detaljeret, og
kan dermed også virke uoverskuelig. Desuden er planen en blanding af egentlige
delegationer fra det politiske til det administrative niveau samt en
beskrivelse af den interne administration i fagenhederne.

Ledelse, Jura og Kommunikation har derfor i samarbejde med
de administrative partnerskabsholdere gennemgået den nuværende
kompetencefordelingsplan med henblik på en ajourføring og forenkling. Samtidig
har partnerskabsholderne overvejet, om der findes behov for at foreslå
ændringer af de nuværende delegationer.

*Planen er blevet redigeret ud fra flg. principper/formål:*

a) Sikre forenkling
og overskuelighed ved at delegationerne er systematiseret og tematiseret i
forhold til de ansvarsområder, rollefordeling og opgaver, som de enkelte politiske
udvalg varetager ifølge kommunens styrelsesvedtægt.

Dette skal sikre en mere læsevenlig og overskuelig delegationsplan. Samtidig
sikres, at planen gøres uafhængig af eventuelle organisatoriske ændringer, så
den ikke skal ændres, såfremt der sker en ændret arbejdsdeling mellem
afdelingerne i kommunen.

b) Beskrivelserne i
den nuværende kompetencefordelingsplan af interne administrative beslutnings-
og arbejdsgange er ikke medtaget. Delegationsplanen skal alene beskrive, inden
for hvilke emner/områder det politisk er besluttet, at beslutningskompetencen
er delegeret fra det politiske til det administrative niveau.

De nye delegationsplaner indeholder derfor ikke længere et
"administrationsgrundlag" for det enkelte fagområde. Såfremt der er
behov for en nærmere beskrivelse af de interne administrative beslutnings- og
arbejdsgange på et fagområde, beskriver fagområdet dette i et særskilt
dokument.

c) Delegationerne
baserer sig både på områder, hvor der i forbindelse med konkret behandling af
en sag samtidig er truffet beslutning om delegation, samt områder hvor det har
vist sig hensigtsmæssigt med en delegation, fx som led i en forenkling af beslutningsprocessen
og dermed arbejdsgangene. Endelig er der tale om ajourføringer pga.
lovændringer samt rene redaktionelle præciseringer/ændringer.

*Nye delegationsforslag:*
Forslaget til "Delegationsplaner for de politiske udvalg" baserer sig
på den nuværende kompetencefordelingsplan og dermed på de delegationer, som
denne plan indeholder. Der er som udgangspunkt kun sket en tydeliggørelse af,
hvilke delegationer, der hører under hvilke udvalg.

Den nye delegationsplan indeholder dog også enkelte forslag til nye
delegationer. Disse forslag er indeholdt i det vedhæftede forslag til ny
"delegationsplaner for de politiske udvalg", hvor de er markeret med
betegnelsen "NY". Disse forslag har følgende indhold:

*Inden for Børn - og Familieudvalgets område:*

Med henblik på forenkling af beslutningsprocessen og dermed
arbejdsgangene foreslås beslutningskompetencen vedrørende tilbud, pleje og
bistand inden for sundhedstjenesten/sundheds-plejen delegeret fra
Kommunalbestyrelsen til Børn - og Familieudvalget.

*Inden for Kultur- og Fritidsudvalgets område:*

Af administrative grunde indeholder planen forslag om
delegation til administrationen vedrørende mindre justeringer af åbningstiderne
i Kultur- og idrætshallerne samt af åbningstiderne og borgerbetjeningen på
Kalundborg Biblioteker i forbindelse med ferier, kurser, vedligehold mv.

*Inden for Økonomiudvalgets område:* **(Bemærk:** alle
udvalg skal behandle forslagene vedr. udbud)

Gennemgangen af den nuværende kompetencefordelingsplan har
vist, at der er usikkerhed omkring, hvem der har kompetencen til at træffe
beslutninger, når der gennemføres udbud af opgaver i kommunen. Med henblik på
at skabe klarhed og ensartethed omkring denne opgavevaretagelse indeholder
delegationsplanen forslag om, at beslutningskompetencen delegeres til
Økonomiudvalget, når der er tale om udbud af særlig strategisk karakter (jf.
udbudspolitikken) - og efter forudgående høring af det respektive fagudvalg.
Det kan fx være udbud, der har betydning for hele eller dele af organisationen
og med et stort besparelsespotentiale.

Konkrete udbud af ikke særlig strategisk karakter, herunder
valg af udbudsform og tildelingskriterier, besluttes fortsat på det
administrative niveau, som led i den almindelige drift af området.

Desuden foreslås af praktiske og administrative grunde, at
beslutningskompetencen vedrørende udleje/bortforpagtning af kommunale arealer
over 10.000 m2 delegeres fra det politiske til det administrative niveau.

Det bemærkes i øvrigt, at delegationsplanen for
Økonomiudvalget indeholder de delegationer, som etableringen af det fælles
beredskab "Vestsjællands Brandvæsen" har afstedkommet.

Der henvises til vedhæftede forslag til
"Delegationsplaner for de politiske udvalg" og det heri indeholdte
forord, hvori der nærmere redegøres for det generelle formål med
delegationsplaner samt det nærmere indhold af "Delegationsplanerne for de
politiske udvalg".

**Økonomiske konsekvenser**

Ingen.

**Direktionens møde den 22.
februar 2016:**

Anbefales.

**Ældre- og Sundhedsudvalgets
møde den 29. februar 2016:**

Anbefales.

**Kultur- og Fritidsudvalgets
møde den 1. marts 2016:**

Udvalget anbefaler indstillingen med bemærkning om, at der
ønskes eksempler indskrevet i forhold til strategiske udbud og en omformulering
i afsnittet under punkt indenfor Kultur- og Fritidsudvalgets område således, at
der indføjes "for eksempel" mellem Kalundborg Biblioteker og i
forbindelse med ferier, kurser, vedligehold mv.

**Børn- og Familieudvalgets møde
den 2. marts 2016:**

Anbefales.

**Socialudvalgets møde den 3.
marts 2016:**

Anbefales.

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Rev. forord 15. feb. 2016 | 326-2016-62434 |
| Samlet - Delegationsplan final rev. 220216 | 326-2016-70258 |