2. Udbud af rengøringsopgaven i [adresse] (Åben)
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang
TM-U, ØK, BY
Lovgrundlag
SAGENS INDHOLD
Byrådet skal i denne sag tage stilling til udbudsmaterialet for genudbud af 
rengøringsopgaven i [adresse], der bl.a. omfatter skoler, dagtilbud, kulturhuse, 
plejecentre m.m. i den vestlige del af kommunen. Desuden skal Byrådet godkende, 
at udbudsmaterialet tilføjes optioner på de ekstra rengøringsopgaver, der har været udført under dele af 
COVID-19 perioden i lighed med udbuddet af rengøringsopgaven i [adresse] i 2022. 
Favrskov Kommune er opdelt i tre rengøringsdistrikter, som nogenlunde er af samme størrelse, når det 
gælder antallet af institutioner. Distrikterne er endvidere af en sådan størrelse, at det giver mulighed for, at 
lokale leverandører kan byde ind og varetage rengøringsopgaven i et eller måske flere af distrikterne. 
Der er to distrikter i [adresse] og et i [adresse]. Distrikterne udbydes tidsmæssigt forskudt i 
henholdsvis Øst og Vest, da det vil være en betydelig opgave at opstarte eventuelle nye leverandører i alle 
tre distrikter på én gang. Siden 2010 har der været i alt ni udbud fordelt mellem Øst og Vest. Til hvert af de 
foregående udbud har der været tilføjelser til udbudsmaterialet. Tilføjelserne kan skyldes ændringer i 
bygningsmassen, anvendelsen af bygningerne eller ændrede politikker på forvaltningsområderne. 
Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter, der alle kan ses i vedhæftede bilag:
 Kontrakt 
 Udbudsbetingelser 
 Teknisk kravspecifikation 
 Institutionsoversigt – [adresse] 
 Optioner.
Desuden indeholder udbudsmaterialet flere tekniske dokumenter som f.eks. plantegninger, 
lokalefortegnelser m.v. Dette materiale er ikke vedhæftet sagen. 
I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet har der været afholdt møde i brugerrådet for rengøring. 
Brugerrådet består af ledelses- og arbejdsmiljørepræsentanter fra de forskellige institutionstyper, som 
indgår i den udliciterede rengøring. Brugerrådet er ikke fremkommet med yderligere forslag til rengøringen 
ud over optionerne fra forrige udbud.
Udbudsmaterialet planlægges udsendt 3. marts 2023 med tilbudsfrist 26. maj 2023. De nye leverandørers 
kontraktperiode løber fra 1. januar 2024 til og med 31. december 2026.
VURDERING
Rengøringen i [adresse] varetages i dag af Forenede Service til og med 31. december 2023. Teknik 
og Miljø har vurderet, at det vil være hensigtsmæssigt at genudbyde rengøringsopgaven allerede i første 
halvår af 2023. Tildelingen af kontrakten kan dermed ske i god tid inden kontraktstart 1. januar 2024. Det 
[adresse]: EMN-2022-03214
Dok-ID: 3445319
Sagsbehandler: mmat
Teknik- og Miljøudvalget
8. februar 2023  16:00
betyder, at der er tid til indkøring af den nye rengøringsleverandør herunder detailplanlægning af 
opgaveløsningen. Udbuddet gennemføres med bistand fra firmaet Dansk Servicerådgivning ApS, som 
forbereder, gennemfører og evaluerer udbuddet. 
Udbudsmaterialet vil i lighed med seneste udbud i [adresse] i 2022 kun indeholde små ændringer til 
selve kontrakten og kravspecifikationerne. De største ændringer vil være til udbudsbetingelserne, samt at 
det foreslås at medtage optioner, som i det foregående udbud. Optionerne omhandler middagssoignering 
inkl. kontaktfladerengøring i dagtilbud og generel kontaktfladerengøring hovedsageligt møntet på 
plejecentrene. Dette gennemgås mere detaljeret i det følgende. 
Udbudsbetingelserne
Teknik og Miljø vil gerne sikre, at leverandørerne opretholder en høj kvalitet i løsningen af 
rengøringsopgaven for Favrskov Kommune. Derfor har Teknik og Miljø vurderet, at tildelingsmodellen i 
udbudsbetingelserne med fordel kan ændres i lighed med [adresse], så vægtningen mellem kvalitet og 
pris ændres fra 50/50 til at være 60 % på kvalitet og 40 % på prisen. I bedømmelsen af kvaliteten indgår 
en vurdering af leverandørernes planer for opstart, uddannelse og fastholdelse af medarbejdere, deres 
plan for håndtering af fravær, ferier og svigt, samt tilsyn og personaleledelse. 
Kravspecifikationen og optioner
I forbindelse med seneste udbud er der fremkommet et ønske om at udvide den daglige rengøring med 
nogle af de ekstra rengøringsopgaver, der har været udført under dele af COVID-19 perioden. Derfor 
foreslås det, at følgende medtages enten i kravspecifikationen eller som en option, der kan tilkøbes:

Kontaktfladerengøring efter middagssoignering på skolerne medtages i kravspecifikationen.

Nikolaj Karlsen og kontaktfladerengøring på dagtilbud medtages som en option.

Kontaktfladerengøring generelt medtages som en option, der hovedsageligt er møntet på 
plejecentrenes servicearealer, men kan anvendes i alle kommunale ejendomme.
På dagtilbudsområdet og på skolerne er der et ønske om middagssoignering af toiletter samt efterfølgende 
kontaktfladerengøring, dvs. rengøring af fælles kontaktflader som f.eks. dørhåndtag, lys- og stikkontakter, 
gelændere m.v. Teknik og Miljø bemærker, at der ikke foreligger faglig dokumentation for, at rengøring af 
kontaktflader almindeligvis vil give en forbedret oplevelse af rengøringen eller formindsket smittespredning. 
På skoleområdet er der i den nuværende rengøringskontrakt allerede medtaget middagssoignering af 
toiletter. Kontaktfladerengøring af toiletter i forbindelse med soigneringen på skolerne vurderes at være en 
minimal ekstra udgift og anses for at kunne indeholdes i den eksisterende budgetramme for rengøring. 
Kontaktfladerengøringen på skolernes toiletter ved middagssoigneringen foreslås derfor medtaget som en 
del af kravspecifikationen i udbuddet. 
På dagtilbudsområdet foreslås det at tilføje en option til udbuddet på middagssoignering af toiletter samt 
efterfølgende kontaktfladerengøring af disse. Teknik og Miljø vurderer, at optionen vil kunne give en øget 
kvalitet i rengøringen for dagtilbudsområdet. I forbindelse med den nye rengøringskontrakt i [adresse] 
er det besluttet at tilkøbe optionen i vinterhalvåret. Derfor indhentes i udbuddet en pris pr. måned for 
optionen.
På ældreområdet indgår plejecentrenes servicearealer og fællesarealer i den udliciterede rengøring. 
Grundet de særligt sårbare beboere på centrene har der været udført kontaktfladerengøring i større grad 
her end på andre institutionstyper under COVID-19 perioden. Det foreslås derfor, at der på plejecentrene 
medtages en option på kontaktfladerengøring i udbuddet, som i ekstra grad kan være med til at sikre særligt 
sårbare beboere mod infektionssmitte. Optionen medtages på en sådan måde, at der er mulighed for at 
anvende den på andre institutionstyper end plejecentrene. 
Det vurderes, at det vil være fordelagtigt at undersøge prisen på disse ekstra tilkøb af rengøring. Ved at 
medtage ønskerne som optioner er der desuden mulighed for at vælge den ekstra rengøring til og fra i 
perioder efter nærmere aftale med rengøringsleverandørerne.
ØKONOMI
I [adresse] udgør den nuværende kontrakt på rengøring 10,15 mio. kr. (2023 priser) inkl. indkøb af 
rengøringsartikler. Ud over kontrakterne på rengøring findes der puljer til dækning af hovedrengøring og 
ekstra rengøring i hele kommunen på ca. 1,18 mio. kr. i 2023. 
Udbudsprocessen består af udsendelse af udbudsmateriale 3. marts 2023, prækvalifikation af tilbudsgivere 
i april med tilbudsfrist 26. maj 2023. Alle konditionsmæssige tilbud vurderes herefter ud fra 
tildelingsmodellen i udbudsbetingelserne, hvor ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” vinder udbuddet. 
Konkurrencesituationen er vanskelig at forudsige, så det er usikkert i hvilket omfang, det eksisterende 
budget vil dække rengøringsudgifterne – herunder optionerne. Hvis de tilføjede optioner benyttes, kan det 
betyde øgede udgifter til rengøring. 
Når licitationsresultatet foreligger, vil der i september 2023 blive fremlagt en sag for Byrådet om økonomien 
i udbuddet, samt et eventuelt tilkøb af en eller flere af optionerne. Viser licitationsresultatet en overskridelse 
af den nuværende budgetramme for rengøringsopgaven, skal Byrådet tage stilling til håndteringen af 
overskridelsen. Viser licitationsresultatet et provenu i forhold til den nuværende budgetramme foreslås det, 
at midlerne tilgår kassen. I begge tilfælde skal Byrådet tage stilling til et eventuelt tilkøb og finansiering af 
optioner.
INDDRAGELSE
I forbindelse med udbuddet har der været indkaldt til møde i Brugerrådet for rengøring. Brugerrådet består 
af 
en 
skoleleder, 
en 
områdeleder 
for 
daginstitutioner, 
en 
repræsentant 
fra 
henholdsvis 
administrationsbygningerne, tandlæger, kulturcentre og biblioteker, samt to arbejdsmiljørepræsentanter 
udpeget af HMU. Brugerrådets funktion har i forbindelse med genudbuddet af rengøringen været at drøfte 
og kommentere de tekniske kravspecifikationer, herunder beskrivelsen af rengøringskvaliteten.
INDSTILLING
Direktøren for Teknik og Miljø indstiller til Byrådet:
1.
At godkende udbudsmaterialet for udbud af rengøringsopgaven inklusive optioner i [adresse] 
Kommunes vestlige del.
2.
At resultatet af udbuddet forelægges Byrådet til godkendelse.
BESLUTNING
Teknik- og Miljøudvalget, 8. februar 2023
Fraværende: Ingen
Indstilles godkendt.
Bilag
1.
Kontrakt  - [adresse] (3497221)
2.
Udbudsbetingelser  - [adresse] (3497214)
3.
Institutionsoversigt  - [adresse] (3497216)
4.
Teknisk kravspecifikation  - [adresse] (3497220)
5.
Optioner  - [adresse] (3497215)
6.
Synliggørelse af verdensmål (3483885)
