### | | | | --- | --- | | | | | --- | | **Teknik- og Miljøudvalget** 17. januar 2019 Sagsnr. 710-2016-49279 Dok.nr. 710-2018-432737 Sagsbehandler DPABS | | 5.                   Projektforslag og anlægsbevilling til tilbygning ved administrationsbygningen i Hadsten - Åbent

###

|  |  |
| --- | --- |
| Tidl. politisk behandling | BY, 26.06.18, pkt. 106 |
| Forventet sagsgang | TM-U, AU, ØK, BY |
| Lovgrundlag |  |

###

**SAGENS INDHOLD**

Byrådet skal i denne sag tage stilling til godkendelse af
projektforslag og anlægsbevilling til tilbygning ved administrationsbygningen i
Hadsten. Der er i budget 2019-22 afsat i alt 21 mio. kr. til projektet. Byrådet
frigav 26. juni 2018 1,35 mio. kr. til projektering mm.

Line Holst har sammen med en ekstern
totalrådgiver (Norconsult-KAAI) udarbejdet et projektforslag, som er vedlagt
som bilag.

Projektet omfatter bl.a. følgende elementer:

·
Den 17 år gamle pavillon i området fjernes.

·
Der tilbygges cirka 750 m² i to etager i tilknytning til nuværende
administrationsbygning.

·
Center for Vejledning og Afklaring (CVA) og
Arbejdsmarkedsafdelingens afdeling for unge (Unges Uddannelse og Job), der i
dag har til huse i lejede lokaler i [adresse], flyttes til administrationsbygningen
på [adresse].

·
Der etableres lokaler til Nærpolitistationen i Hadsten, der i dag
har til huse i lejede lokaler i [adresse].

·
Dele af den eksisterende administrationsbygning renoveres og
ombygges, og der etableres ny hovedindgang fra [adresse].

·
Der etableres nye parkeringsområder og nye tilkørsels- og
frakørselsforhold.

Projektet planlægges, så behovet for genhusning af
personale minimeres mest muligt, således at den nuværende administrationsbygning
kan være i drift i hele byggeperioden.

Det betyder, at de medarbejdere, der i dag er i Hadsten
[adresse], først kan flyttes til den nye tilbygning, når projektet er helt
gennemført. Der må påregnes gener i mindre omfang fra byggearbejderne, og det
vil være nødvendigt at omrokere medarbejdere midlertidigt i forbindelse med
færdiggørelse af lokaler i den eksisterende bygning. Tilbygningen opføres som
det første i byggefasen, og de nye lokaler i tilbygningen vil indgå i
genhusning af medarbejdere i byggeperioden.

I budgettet var der forudsat et behov på 43
parkeringspladser ved administrationsbygningen. Teknik og Kultur har
efterfølgende vurderet, at der skal etableres yderligere 22 pladser, således
det samlede antal parkeringspladser ved administrationsbygningen bliver 65.

Forøgelsen af antallet af parkeringspladser skal ses i
sammenhæng med de nuværende parkeringspladser ved [adresse]Vesselbjergvej ved
Brandstationen som ønskes frigjort til andet formål.

For at kunne etablere yderligere parkeringspladser, nye til-
og frakørselsforhold, forsinkelsesbassin m.m. søges rådighedsbeløbet udvidet
med 1,7 mio. kr. således, at den samlede anlægssum udgør 22,7 mio. kr.

Det samlede byggeprojekt planlægges gennemført fra april
2019 til juni 2021 med etablering af parkering og grønne arealer som det
sidste. De nye lokaler og parkeringsarealer forventes klar til ibrugtagning 1.
juli 2021 i stedet for som forudsat ved årsskiftet 2020/21. Det vurderes, at
der kan opnås bedre pristilbud, hvis der afsættes god tid fra licitationen til
byggestart. Derfor har byggeprogramudvalget valgt at indarbejde en længere
periode til byggeriet i den samlede tidsplan.

**VURDERING**

Det nye byggeri bidrager til en samlet arealreduktion i de
kommunale bygninger og lejede lokaler til administrative formål i Hadsten på
ca. 250 m². Arealreduktionen er mulig ved dels en funktionsopdelt indretning af
den nye administration, dels ved en opgradering af anvendelsen af lokaler med
nyt inventar, dels ved anvendelse af fællesskabskontorer og endeligt ved en
sammenflytning af administrative funktioner på [adresse].

Projektet omfatter en tilbygning på 750 m² med
forbindelsesgang til den eksisterende administrationsbygning. Den nye
tilbygning indrettes med kontorfællesskaber, mødelokaler og personalefaciliteter.
Tilbygningen vil udvendigt fremstå med facader beklædt med en terracotta
facadetegl, der dels signalerer en ny tilbygning, og dels skaber sammenhæng til
det eksisterende byggeri.

Desuden renoveres og ombygges dele af den eksisterende administrationsbygning.
Det har været vigtigt for byggeprogramudvalget, at renoveringen sker under
hensyn til borgerkontakten, tilgængeligheden og medarbejdernes arbejdsmiljø.
Der etableres en ny hovedindgang fra [adresse], men det er fortsat muligt
at tilgå bygningen fra parkeringspladsen. Fra hovedindgangen ankommer borgerne
til en modtagelse med venteområde. Med nyt inventar vil venteområdet fremstå i
fleksible og moderne rammer.

Endelig fjernes den pavillon, der i 2002 blev opstillet ved
administrationsbygningen i Hadsten.

**ØKONOMI**

Behovet for de ekstra parkeringspladser og omlægningen af
tilkørselsforholdene medfører, at der skal afsættes 1,7 mio. kr. ud over de
allerede afsatte 21 mio. kr. Den samlede anlægssum er dermed på 22,7 mio. kr.,
hvoraf Byrådet tidligere har givet en anlægsbevilling på 1,35 mio. kr.

Det foreslås, at der indarbejdes et tillæg til
rådighedsbeløbet på 1,7 mio. kr. i forbindelse med budgetlægningen for 2020-23
og der søges om en anlægsbevilling på 21,35 mio. kr. til gennemførelse af
projektet. Projektets samlede anlægsøkonomi opgjort på aktiviteter fremgår af
tabel 1:

Tabel 1 – Anlægsøkonomi opgjort på aktiviteter:

|  |  |
| --- | --- |
| **Aktivitet** | **Budget kr.** |
| Håndværkerudgifter inkl. uforudsete udgifter og inventar | 17.800.000 kr. |
| Håndværkerudgifter inkl. uforudsete udgifter og omkostninger til ekstra parkeringspladser, omlægning af tilkørsel, terrænregulering, beplantning, forsinkelsesbassin mm | 1.700.000 kr. |
| Ekstern rådgivning | 1.300.000 kr. |
| Intern bygherrerådgivning | 350.000 kr. |
| Udgifter til genhusning, der bl.a. dækker flytteudgifter, honorering af håndværkernes weekendarbejde, da administrationen er i drift i byggeperioden, etablering af midlertidige kontorarbejdspladser, midlertidig skiltning, så borgere og gæster kan finde rundt i bygningen i byggeperioden mm | 400.000 kr. |
| Bygherreudgifter, der bl.a. dækker landinspektør, geotekniske undersøgelser, stikledninger, fjernelse af pavillon, byggetilladelse, forsikringer, 1. spadestik, rejsegilde, indvielse, alarm, IT og lignende. | 850.000 kr. |
| Buffer, udmøntning prioriteres efter licitation | 300.000 kr. |
| **Rådighedsbeløb i alt** | **22.700.000 kr.** |

I driftsbudgettet er der forudsat en nettobesparelse på
300.000 kr. i 2020 og 600.000 kr. fra 2021 og frem. Besparelsen vedrører
husleje i [adresse], rengøring, el, vand og varme. Med justeringen af
projektets tidsplan kan den årlige besparelse først udmøntes fra andet halvår
af 2021. Det er dermed ikke muligt at realisere besparelsen på 300.000 kr. i
2020, og der kan kun realiseres halvdelen af den forudsatte besparelse i 2021.
Den manglende besparelse på driftsbudgettet i 2020 og 2021 håndteres i forbindelse
med budgetlægningen for Budget 2020-23.

**INDDRAGELSE**

Byggeprogramudvalget har sammen med de eksterne rådgivere
Norconsult-KAAI udarbejdet projektforslaget. I byggeprogramudvalget er der
repræsentanter fra Økonomiudvalget, Teknik- og Miljøudvalget og
Arbejdsmarkedsudvalget. Desuden deltager direktørerne fra Job og Økonomi og
Teknik og Kultur, en arbejdsmiljørepræsentant fra Job og Økonomi, samt ledere
og medarbejdere fra de to forvaltninger.

Disponeringen af lokaler på [adresse] til Nærpoliti
stationen er udarbejdet i dialog med Bygningsstyrelsen, Østjyllands Politi og
Albert Toft i Hadsten.

**INDSTILLING**

Direktøren for Teknik og Kultur indstiller til Byrådet:

1.
At projektforslaget for tilbygning og
parkeringsarealer ved Hadsten administrationsbygning godkendes.

2.
At der i forbindelse med
budgetlægningen for 2020-23 indarbejdes et tillæg på 1,7 mio. kr. til det
samlede rådighedsbeløb til projektet.

3.
At Byrådet giver en anlægsbevilling på
21,35 mio. kr. til projektets gennemførelse, finansieret af de afsatte
rådighedsbeløb i 2018-20, inkl. tillægget på 1,7 mio. kr.

4.
At den manglende besparelse på husleje,
rengøring og forbrug på i alt 600.000 kr. i perioden juli 2020 til juli 2021
indarbejdes i det tekniske budget for 2020-23.

**BESLUTNING**

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Projektforslag administrationsbygningen i Hadsten, 3.12.2018 | 710-2019-4406 |