### Resume

Vejle Kommune har siden 2011 haft en borgerguidefunktion med det formål at skabe åbenhed og gennemsigtighed i det kommunale system.

Økonomiudvalget besluttede i august 2021 at ansøge pulje i Bolig- og Planstyrelsen til etablering af Borgerrådgiverfunktion i Vejle Kommune. Borgerrådgiverfunktionen adskiller sig fra borgerguidefunktionen ved at rådgiverfunktionen udelukkende refererer til Byrådet og er uafhængig af forvaltningen.

Ansøgningen blev imødekommet og nærværende sag stiller forslag om etablering og udmøntning af borgerrådgiverfunktionen i Vejle Kommune.

### Sagsfremstilling

Som en af de første kommuner indførte Vejle Kommune i 2011 en Borgerguidefunktion. Formålet var at skabe gennemsigtighed og åbenhed i den kommunale organisation. Det skulle gøres nemmere for borgerne at finde vej i det kommunale system. Endvidere skulle det være muligt for borgerne at få hjælp til forstå afgørelser og skrivelser, få vejledning om deres klagemuligheder og få forklaret arbejdsgange og sagsprocedurer. Formålet har således været at styrke retssikkerheden for borgerne.

Borgerguiden har gennem arbejdet bidraget til at styrke dialogen mellem borgere og kommune. Det er bl.a. sket gennem dialog og rådgivning af forvaltningerne, f.eks. i tværgående sagstyper. Borgerguidens erfaringer har forvaltningerne herefter kunnet anvende i sagsbehandlingen og dialogen med borgerne. Borgerguidefunktionen har været internt forankret i kommunaldirektørens stabe, hvor borgerguiden er en del af det faglige netværk. Borgerguiden kan derfor inddrage stabenes kompetencer i rådgivningen.

Etablering af en borgerrådgiverfunktion

Bolig- og Planstyrelsen åbnede i juni 2021 for ansøgning til pulje til dækning af udgifter i forbindelse med etableringen af en borgerrådgiverfunktion. Økonomiudvalget besluttede på sit møde den 9. august 2021 at ansøge puljen.

Vedlagt i bilag 1 er betingelserne for opnåelse af puljen.

Bolig- og Planstyrelsen har meddelt et betinget tilsagn om at bevilge et tilskud på 3.152.500 kr. til Vejle Kommune til anvendelse i perioden fra den 8. juni 2021 til 31. dec. 2024 og i overensstemmelse med BEK nr. 1114 af 2. juni 2021 og Vilkår for tilskud fra Indenrigs- og Boligministeriets ansøgningspulje til borgerrådgivning, juli 2021.

Tilsagn om tilskud gælder for den samlede fireårige projektperiode, dog med forbehold for Folketingets tilslutning til at videreføre bevillingerne på finanslovene for 2022-2024. Efter udløbet af projektperioden er der ikke budget til borgerrådgiverfunktionen.

Vedhæftet er styrelsens udkast til samarbejdsaftale jf. bilag 2.

Det foreslås som følge heraf, at der etableres en uafhængig borgerrådgiver i medfør af kommunestyrelseslovens § 65 e. Således nedlægges den eksisterende Borgerguidefunktion, og medarbejderen overgår til andre juridiske opgaver.

Etablering af en ordning med en uafhængig borgerrådgiver kræver, at der indføres en bestemmelse i [adresse] styrelsesvedtægt herom. Der forelægges en særskilt sag herom.

Kort beskrivelse af modellen for borgerrådgiverfunktionen og dennes opgaver

Der er mere eller mindre fri adgang til at udforme ordningen med en uafhængig borgerrådgiver under kommunestyrelseslovens § 65 e. Dette betyder blandt andet, at selvom en borgerrådgiver i forskellige kommuner har samme funktionsområde, kan der være stor forskel på borgerrådgivernes arbejdsmetoder. Borgerrådgiveren skal dog i alle tilfælde ansættes og afskediges af byrådet.

Modellen indebærer, at borgerrådgiverfunktionen administreres direkte under byrådet, og at borgerrådgiveren dermed ikke henhører under borgmesterens ledelse.

Modellen indebærer som udgangspunkt også, at sager vedrørende borgerrådgiverfunktionen forelægges direkte i byrådet uden den almindelige udvalgsforberedelse.

Modellen indebærer således, at borgerrådgiverfunktionen administreres direkte under byrådet. Det er derfor byrådet, der har den daglige ledelse af borgerrådgiveren. Som det gælder for borgmesterens daglige ledelse, er den af overordnet karakter. Byrådet kan derfor overlade sine administrative ledelsesopgaver (fx ferie og MUS) til en kommunal chef.

Den daglige administrative ledelse af borgerrådgiveren omfatter ikke nogen kompetence med hensyn til sagernes indhold. En beslutning om at overlade ledelsesbeføjelser til fx en kommunal chef indebærer derfor ikke, at der gives instruktionsbeføjelse i forhold til indholdet af borgerrådgiverens sager, men derimod håndteringen af øvrige, almindelige administrative ledelsesmæssige opgaver.

Borgerrådgiverens opgaver

En borgerrådgiver kan i medfør af kommunestyrelseslovens § 65 e, stk. 4, kun varetage opgaver vedrørende:

* Rådgivning og vejledning af borgerne.
* Tilsyn med kommunens administration.

Byrådet fastsætter borgerrådgiverens nærmere opgaver, som derfor ikke behøver omfatte begge funktionsområder eller alle opgaver inden for de to områder. Fastsættelsen af de nærmere opgaver kan ske i en vedtægt for borgerrådgiveren.

Udkast til Vedtægt for Borgerrådgiveren i Vejle Kommune er vedlagt sagen som bilag 3.

Borgerrådgiveren kan dog ikke varetage opgaver, der er henlagt til en anden myndighed, herunder en klageinstans. Kan en sag indbringes for en klageinstans, må borgerrådgiveren enten videresende sagen dertil eller vejlede borgeren om muligheden herfor.

En uafhængig borgerrådgiver kan heller ikke ændre afgørelser eller træffe afgørelser i sager. Er en borger utilfreds med en afgørelse i eksempelvis en ydelsessag, vil borgerrådgiveren ikke kunne foretage en ny bindende vurdering af sagen eller ændre afgørelsen. Borgerrådgiverens opgave i et sådant tilfælde vil derimod være enten at rådgive borgeren om, hvem man kan rette henvendelse til, eller at videregive sagen til den rette forvaltning.

Det foreslås, at borgerrådgiveren skal have mulighed for at foretage egendrift undersøgelser vedrørende visse sager, dog således, at disse skal godkendes af byrådet, idet sådanne undersøgelser traditionelt er meget tids- og ressourcekrævende – både hos borgerrådgiveren og hos de forvaltninger, der inddrages i undersøgelsen.

Borgerrådgiverens kompetencer:

Der er i lovgivningen ikke opstillet krav til borgerrådgiverens kvalifikationer eller uddannelsesmæssige baggrund. Vejle Kommune kan således frit opstille krav til kvalifikationer og uddannelse ud fra en vurdering af, hvilke kompetencer der er væsentlige for borgerrådgiverens opgavevaretagelse i kommunen.

Det vurderes, at det er vigtigt, at borgerrådgiveren på baggrund af en juridisk eksamen har indgående kendskab til og forståelse af forvaltningsretlige regler og principper, samt at vedkommende har erfaring med at begå sig i en politisk styret organisation. Herudover bør Borgerrådgiveren have gode evner for dialog med både borgere og medarbejdere i kommunen.

Borgerrådgiverens arbejdsmetoder:

Alt efter henvendelsens karakter kan borgerrådgivernes arbejdsmetode være fri, uformel og dialogbaseret, hvilket ofte sikrer kortere sagsbehandlingstider. I andre situationer kan arbejdsmetoden være mere formel og skriftlig. Det anbefales, at borgerrådgiveren, hvor situationen tillader det, sikres mulighed for at udføre sit arbejde under frie og uformelle rammer, af hensyn til bl.a. sagsbehandlingstid, samarbejde og ressourcer.

For at sikre den nødvendige vidensdeling mellem borgerrådgiveren og forvaltningerne er det en forudsætning, at borgerrådgiveren er indstillet på at videreformidle eventuelle problemstillinger til forvaltningerne på en måde, som sikrer et godt samarbejde om eventuelle videre foranstaltninger og anbefalede tiltag. Dette skal sikre læring i forvaltningerne, skabe klarhed om snitfladerne og sikre en effektiv udnyttelse af ressourcerne.

Som et led i tilsynet med kommunen er det en naturlig del, at borgerrådgiveren kan afrapportere til byrådet omkring tilsynet, ligesom borgerrådgiveren kan komme med forslag eller indstillinger om de skridt, som borgerrådgiverens konklusioner måtte give anledning til.

Det er således en del af borgerådgiverens opgaver at afgive beretninger, men der er ikke et lovkrav om, at disse skal offentliggøres. Det foreslås dog, at beretningerne forelægges byrådet, hvorefter de offentliggøres.

Borgerrådgiverens fysiske placering og administrative referenceforhold samt ansættelse:

I de fleste kommuner med en Borgerrådgiverfunktion er funktionen placeret på rådhuset.

Det foreslås, at borgerrådgiveren placeres på en lokation, der opfattes som et naturligt sted for borgeren at rette henvendelse til borgerrådgiveren og et sted, hvor den nødvendige tilgængelighed kan sikres både for borgere og for medarbejdere. Der peges derfor på, at Borgerrådgiverens fysiske placering bliver i [adresse].

Borgerrådgiveren refererer som nævnt direkte til byrådet. Dog foreslås det, at byrådet overlader de administrative ledelsesopgaver (fx ferie og MUS) overlades til Kultur- og Sundhedsdirektøren. Direktøren får ingen kompetence med hensyn til indholdet af de sager, som behandles af borgerådgiveren, og direktøren kan derfor ikke instruere borgerrådgiveren i forhold til sagernes indhold. Direktøren kan videredelegere denne opgave.

Det foreslås, at ansættelsesudvalget kommer til at bestå af borgmesteren, to byrådsmedlemmer udpeget af byrådet, Kommunaldirektøren, Kultur- og Sundhedsdirektøren, byrådssekretæren, og to medarbejderrepræsentanter udpeget af Hovedudvalget.

Sagens videre forløb:

Sagen skal behandles i Økonomiudvalget og Byrådet.

### Økonomi

ØKONOMI

![](data:image/png;base64...)

Opsummering af de bevillingsmæssige konsekvenser:

Sagen medfører, at der i perioden 2022-2024 afsættes 970.000 kr. årligt til en borgerrådgiverfunktion. Udgiften finansieres af en tilsvarende indtægt fra statslige puljemidler til borgerrådgivning. Efter periodens udløb vil der ikke være budget til borgerrådgiverfunktionen.

Ud over udgifter til selve borgerrådgiverfunktionen må det forventes, at en borgerrådgiverfunktion også vil påføre forvaltningerne yderligere administrative opgaver, idet forvaltningerne vil skulle besvare henvendelser fra borgerrådgiveren og eventuelt afgive redegørelser til denne.

Ud over dette har sagen ikke økonomiske konsekvenser for kommunens økonomi, herunder for kassebeholdningen, da borgerrådgiverfunktionen i projektperioden afholdes af de afsatte midler.

Høring:

Økonomi og Controlling har ingen bemærkninger af bevillingsmæssig karakter.

### Historik

Kommunaldirektøren indstiller, 10. januar 2022, pkt. 5:

at der etableres en Borgerrådgiverfunktion i Vejle Kommune i overensstemmelse med ovennævnte anbefalinger i sagsfremstillingen,

at funktionen etableres på baggrund af vedhæftede bilag 3 om Vedtægter for Borgerrådgiverfunktion i Vejle Kommune,

at samarbejdsaftale vedhæftet som bilag 2 underskrives og indsendes til Bolig- og Planstyrelsen.

at de bevillingsmæssige konsekvenser godkendes jf. bevillingsskema under afsnittet økonomi.

Beslutning fra Økonomiudvalget, 10. januar 2022, pkt. 5:

Økonomiudvalget anbefaler sagen således, at det anbefales at Borgerrådgiverens fysiske placering bliver på Vejle bibliotek, at Borgerrådgiveren også kan have en anden uddannelsesmæssig profil end en juridisk eksamen, at Borgerrådgiveren udarbejder halvårlige afrapporteringer til Økonomiudvalget, samt at ordningen evalueres inden udløbet af projektperioden.

### Beslutning

Byrådet godkendte Økonomiudvalgets anbefalinger.

Til at deltage i ansættelsesudvalget valgte Byrådet Silje Nissen og Nicolai Nissen.

Fraværende Mik Andreasen. I stedet mødte Stefan Clausen.

Fraværende Richard Eriksen. I stedet mødte Peter Jessen.

Fraværende Zara Lauritsen. I stedet mødte Elias Steffensen El-Ahmad.

Fraværende Mikkel Bech. I stedet mødte Winnie Simonsen.
Fraværende Helle Andreasen.