### | | | | --- | --- | | | | | --- | | **Teknik- og Miljøudvalget** 6. februar 2020 Sagsnr. 710-2019-38135 Dok.nr. 710-2020-21146 Sagsbehandler DPABS | | 92.                 Anlægsbevilling til byggeprogram for [adresse] og nedsættelse af byggeprogramudvalg - Åbent

###

|  |  |
| --- | --- |
| Tidl. politisk behandling | BY, 29.01.19, pkt. 9 |
| Forventet sagsgang | KF-U, BS-U, TM-U, ØK, BY |
| Lovgrundlag |  |

###

**SAGENS INDHOLD**

Byrådet skal i denne sag tage stilling til en
anlægsbevilling på 1,7 mio. kr. til udarbejdelse af et projektforslag for om-
og udbygning af [adresse].

Samtidigt skal Byrådet tage stilling til kommissorium for
og nedsættelse af byggeprogramudvalg. Kultur- og Fritidsudvalget, Børne- og
Skoleudvalget og Teknik- og Miljøudvalget udpeger hver to medlemmer til
byggeprogramudvalget. Formanden for Kultur- og Fritidsudvalget er formand for
byggeprogramudvalget og er dermed udpeget på forhånd. Endelig skal Byrådet tage
stilling til forslag til den fremtidige organisering og ledelse af Hadsten
Kulturhus Sløjfen.

Byrådet har samlet afsat 20,804 mio. kr. til om- og
udbygning af [adresse]. Heraf er der anvendt 500.000 kr. i 2019
til en bygningsmæssig analyse, som indgik i forbindelse med Byrådets drøftelser
af budgettet for 2020-23. Der resterer derfor i alt 20,304 mio. kr. til projektets
planlægning, projektering og gennemførelse.

I forbindelse med vedtagelse af budgettet for 2020-23
besluttede Byrådet, at lokalerne til [adresse]
etableres i en tilbygning på kulturhusets grund og i sammenhæng med den
eksisterende bygning.

[adresse] overordnede mål er at:

·
Sikre plads til ungdomsklubben/-skolens aktiviteter ved en
tilbygning i sammenhæng med den eksisterende bygning

·
Skabe større aktivitet i kulturhuset med plads til både
foreningsliv, kreative aktiviteter, musik og ungdomsmiljø

·
Forbedre caféens køkken

·
Sikre en multifunktionel og alsidig udnyttelse af både tilbygning
og den eksisterende bygning

·
Skabe plads i området til eventuel senere udvidelse med biograf.

Jf. gældende retningslinjer ved byggerier over 10 mio. kr. skal
der nedsættes et byggeprogramudvalg. Børn og Kultur har udarbejdet forslag til
kommissorium for og nedsættelse af byggeprogramudvalg for om- og udbygningen af
[adresse]. Forslag til kommissorium er vedlagt.

**VURDERING**

**Om- og udbygning af [adresse]**

Arkitektfirmaet CF Møller har i 2019, sammen med [adresse]
Kommune og interessenterne på området, udarbejdet tre projektoplæg for om- og
udbygning af [adresse], herunder etablering af en ungdomsklub
(vedlagt).

I forbindelse med Budget 2020-23 besluttede Byrådet, at
udbygningen af kulturhuset skal ske vest for [adresse] og i
sammenhæng med den eksisterende bygning. Projektets økonomiske ramme giver
mulighed for en udbygning på ca. 550 m². Byggeprojektet skal udformes således,
at den eksisterende bygning udnyttes bedre og mere multifunktionelt – blandt
andet med henblik på, at også unges aktiviteter og anvendelse tænkes ind i
indretningen af kulturhusets fællesarealer og biblioteket.

**Forslag til nedsættelse af byggeprogramudvalg**

Byggeprogramudvalget foreslås nedsat således:

·
Seks politiske repræsentanter, hvor Kultur- og Fritidsudvalget,
Børne- og Skoleudvalget og Teknik- og Miljøudvalget hver udpeger to medlemmer.
Formanden for Kultur- og Fritidsudvalget udpeges som formand for
byggeprogramudvalget.

·
Direktøren for Børn og Kultur

·
Direktøren for Teknik og Miljø

·
Chefen for Kultur og Fritid

·
Skolechefen

·
Tre bestyrelsesrepræsentanter i form af de tre bestyrelsesformænd
for hhv. kulturhuset, musikskolen og ungdomsklubben/ungdomsskolen

·
Afdelingsleder og arbejdsmiljørepræsentant fra ungdomsklubben/ungdomsskolen

·
Afdelingsleder for hhv. kulturhus/bibliotek og musikskole

·
Afdelingsleder og projektleder fra [adresse].

Direktøren for Teknik og Miljø forestår
sekretariatsbetjeningen af byggeprogramudvalget.

**Forslag til fremtidig organisering og ledelse af Sløjfen**

Det foreslåede projekt med en mere multifunktionel
udnyttelse af den eksisterende bygningsmasse forudsætter et effektivt og
smidigt samarbejde i hverdagen mellem kulturhusets faste beboere, husets
brugere og bestyrelser. I forbindelse med budgettet for 2020-23 besluttede
Byrådet derfor, at den fremtidige ledelse og organisering af aktiviteterne
skulle vurderes i sammenhæng med beslutning om det øvrige projekt.

I dag er ledelsen af [adresse] fastsat i en
styrelsesvedtægt, som er godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget. Af
styrelsesvedtægten fremgår, at bestyrelsen sammen med den daglige leder af
kulturhuset fungerer som ledelse af kulturhuset. Det foreslås, at
styrelsesvedtægten justeres, således at bestyrelsen for kulturhuset i højere
grad får ansvar for kontakten til brugere, foreninger, frivillige,
partnere/sponsorer samt for udvikling af netværk og samarbejdsrelationer i
lokalområdet og mindre ansvar i forhold til den daglige drift af huset. På
samme måde som i dag skal bestyrelsen medvirke til alsidighed og bredde i
[adresse] aktiviteter og arrangementer i og omkring kulturhuset og [adresse].
Bestyrelsen får desuden kompetence til at fastlægge principper for udviklingen
af kulturhuset i overensstemmelse med Byrådets målsætninger. Udkast til
reviderede vedtægter for Hadsten Kulturhus Sløjfen er vedlagt som bilag.

Børn og Kultur foreslår, at [adresse] også
efter ombygningen skal have en administrativ leder, der foruden at lede
biblioteket, får ansvar for husets daglige drift og administrative opgaver,
herunder håndtering af lokalebooking, arrangementer, fællesarealer, forpagtning
af café mv. For at sikre den nødvendige koordinering mellem de kommunale
aktiviteter i huset foreslås etableret et lederforum, som består af lederne af
de kommunale institutioner i huset, dvs. lederen af biblioteket og kulturhuset,
musikskolen og ungdomsklubben. Lederforummet skal sikre, at formålene med om-
og udbygningen realiseres. Herunder skal lederforummet koordinere den daglige
kommunale brug af huset og arbejde for at skabe aktivitet og bedre udnyttelse
af de samlede faciliteter. [adresse] møder ledes af den administrative
leder for kulturhuset. Udkast til retningslinjer for lederforummet er vedlagt
som bilag.

[adresse] i [adresse] og Hadsten
Ungdomsklub/Favrskov Ungdomsskole fortsætter uændret, ligesom de to
organisationer fortsat har egne bestyrelser.

Koordineringen mellem husets brugere og bestyrelserne sker
via lederforummets deltagelse i [adresse] bestyrelsesmøder og
et årligt fællesmøde. På fællesmødet drøftes planer for udvikling af
kulturhuset.

Det foreslås, at den ændrede organisering og ledelse træder
i kraft, når det om- og tilbyggede kulturhus tages i brug. Det foreslås i den
sammenhæng, at forslaget sendes i høring hos interessentgruppen bag udbygning
af huset, herunder [adresse], Hadsten Biograf, bestyrelserne hos
kulturhuset, musikskolen og ungdomsskolen. Forslaget sendes desuden i høring
hos MED-udvalgene i biblioteket, musikskolen og ungdomsklubben/skolen.
Forslaget sendes i høring i en periode på otte uger. Herefter kan forslaget til
organisering og ledelse fremlægges til endelig godkendelse i Byrådet i juni
2020.

**Tids- og procesplan**

Projektet forventes at forløbe efter følgende overordnede
tidsplan:

|  |  |
| --- | --- |
| Januar 2020 | Udbud af rådgiveropgaven |
| Juni 2020 – ultimo 2020 | Byggeprogramudvalgsmøder |
| Ultimo 2020 | Projektforslag forelægges for Byrådet  Godkendelse af anlægsbevilling |
| Primo 2021 - Medio 2021 | Projektering, udbud og kontrahering |
| August 2021- december 2022 | Byggefase |
| Forår 2023 | Ibrugtagning |

**ØKONOMI**

Byrådet har samlet set afsat 20,804 mio. kr. til om- og
tilbygning af [adresse]. Der søges i denne sag om en
anlægsbevilling på 1,7 mio. kr. til udarbejdelse af et projektforslag finansieret
af det afsatte rådighedsbeløb i 2019.

I Budget 2016-19 blev der afsat 4,7 mio. kr. i 2016 og 4,7
mio. kr. i 2017 til opførelse af en ny ungdomsklub i Hadsten. Som en
midlertidig løsning på det manglende klubtilbud i Hadsten besluttede Byrådet
30. august 2016 at give en anlægsbevilling på 300.000 kr., finansieret af det
afsatte rådighedsbeløb i 2016 til opførelse af ny ungdomsklub, så der var et
klubtilbud i Hadsten, indtil en permanent løsning blev fundet. Dermed var der
et restrådighedsbeløb på 4,4 mio. kr. ultimo 2016.

25. september 2018 besluttede Byrådet at give en
anlægsbevilling på 600.000 kr., finansieret af det overførte rådighedsbeløb på
4,4 mio. kr. til etablering af fritidstilbud på [adresse], [adresse]
og Inger Larsen. Derved er der overført et uforbrugt rådighedsbeløb på 3,8
mio. kr. til 2019.

I Budget 2020-23 er der afsat yderligere 5,304 mio. kr. i
2020 og 11,7 mio. kr. i 2021 (A-222), i alt 20,804 mio. kr. Af det overførte rådighedsbeløb
i 2019 har Byrådet 29. januar 2019 givet en anlægsbevilling på 500.000 kr. til bygningsanalysen.
Der er afsat et rådighedsbeløb til indtægter på 5,595 mio. kr. fra
forsikringssummen vedr. branden på [adresse] i Hadsten. Beløbet indgår i finansieringen
af om- og udbygningen.

Der er indarbejdet afledte driftsudgifter til udvidelsen af
kulturhuset på 300.000 kr. årligt fra 2022 og frem. Den endelige driftsudgift
fastlægges i forbindelse med udarbejdelsen af det endelige projekt.

De afsatte rådighedsbeløb kan opsummeres i følgende tabel:

|  |  |
| --- | --- |
| År | Rådighedsbeløb udgifter |
| 2019 | 3,800 mio. kr. |
| 2020 | 5,304 mio. kr. |
| 2021 | 11,700 mio. kr. |
| I alt | 20,804 mio. kr. |

**INDDRAGELSE**

Forslaget til fremtidig ledelse og organisering sendes i
høring i en periode på otte uger hos Hadsten Billedskole, Hadsten Biograf,
bestyrelserne hos kulturhuset, musikskolen og [adresse]
Ungdomsskole samt hos MED-udvalgene i biblioteket, musikskole og ungdomsklub.

**INDSTILLING**

Direktøren for Børn og Kultur indstiller til Byrådet:

1.
At godkende forslag til kommissorium for og nedsættelse af
byggeprogramudvalg.

2.
At Kultur- og Fritidsudvalget, Børne- og Skoleudvalget og Teknik- og
Miljøudvalget udpeger to medlemmer til deltagelse i byggeprogramudvalget.

3.
At godkende en anlægsbevilling på 1,7 mio. kr. til udarbejdelse af et
projektforslag finansieret af det afsatte rådighedsbeløb i Budget 2019-22.

4.
At godkende forslag til fremtidig organisering og ledelse af Hadsten
Kulturhus Sløjfen, herunder forslag til retningslinjer for lederforummet og
vedtægter for Hadsten Kulturhus Sløjfen, med henblik på høring.

**BESLUTNING**

**Bilag**

|  |  |
| --- | --- |
| Forslag til udvidelse af [adresse] udarbejdet af CF Møller, 25.5.2019 | 710-2019-235176 |
| Udvidelse af Sløjfen - Kommissorium og nedsættelse af byggeprogramudvalg | 710-2019-254388 |
| Forslag til retningslinjer for lederforummet i [adresse] 710-2019-253028 |
| Forslag til vedtægter for Kulturhuset Sløjfen | 710-2019-253784 |