Smart opgaveløsning og reducerede servicemål for byggesagsområdet for 
resten af 2015 
Sagsfremstilling 
13.    Smart opgaveløsning og reducerede servicemål for byggesagsområdet  for resten af 
2015  
                                                                                                                        Åbent 
Sagsnr.: 326-2015-8783        J.nr.: 02.34.00            Esben Andersen.: 326-2015-191705 
  
[adresse] 
I forbindelse med budget 2015 er det besluttet, at Teknik- og Miljøudvalget i august 2015 skal tage stilling til 
forbedrede servicemål for byggesagsområdet. I januar 2016 skal udvalget vedtage servicemål for 2016 jf. 
bygningsreglementet.  
  
Projekt "Smart opgaveløsning" 
Siden foråret 2014 har det været muligt for borgerne at søge byggetilladelse mv. digitalt. I november 2014 blev 
kommunens øvrige ansøgningsblanketter på byggesagsområdet udfaset og fra årsskiftet har det nationalt været 
obligatorisk for borgerne at ansøge via det digitale ansøgningsmodul - Byg og Miljø. 
  
Det Tekniske Område har i forbindelse med implementeringen af Byg og Miljø igangsat projektet "Smart 
opgaveløsning", som skal være med til at nedbringe sagsbehandlingstiden på byggesagsområdet og give borgerne 
en god oplevelse i deres kontakt med kommunen.  
  
Projektet arbejder inden for flere spor, herunder digitalisering, servicemål og sags flow og er nu så langt, at 
projektgruppen har kortlagt optimeringspotentialer, som i løbet af efteråret skal implementeres og afprøves.  
  
Overordnet arbejdes der på at forenkle sagsgange, udnytte parallelle sagsforløb og på at udnytte de digitale 
muligheder på bedste vis. Projektets fokus vil være de første ti dage efter at sagen er modtaget af Kalundborg 
Kommune (Se bilag 1). Konkret vil fire medarbejdere dagligt tage sig af følgende opgaver:  
· Borgerhenvendelser - telefoniske og personlige   
· Screene sager  
· Skrive [adresse] 
· Kasper Schultz kontakt til ansøger for opklarende spørgsmål 
· Udstede byggetilladelse til de veloplyste sager 
  
Arbejdet med projektet vil bl.a. betyde, at der vil blive udarbejdet en ny hjemmeside som skal guide borgeren bedre 
igennem processen.  
  
Sager i forskellige kategorier 
Hidtil er byggesager blevet inddelt i forskellige sagskategorier som f.eks.  
Anmeldelsessager,  
Emily Overgaard,  
sommerhuse,  
enfamiliehuse og  
om- og tilbygninger.  
  
Disse byggesager er så blevet tillagt en målsætning om at blive afgjort i løbet af et antal uger. Der er imidlertid stor 
forskel på ét sommerhus i et lokalplanlagt område der overholder byggeretten og ét andet sommerhus der kræver 
tilladelser efter f.eks. lokalplan, miljøloven, vejloven eller fortidsmindebeskyttelse. En sag af den første type kan 
afgøres umiddelbart, hvorimod den sidste sag kræver involvering fra mange sider og derfor er kompleks i sin natur 
med længere sagsbehandling til følge.  
Der lægges i stedet op til at inddele sager efter nedenstående sagstyper og håndteringen af sagerne tilpasses 
derfor efter deres kompleksitet jf. diagram på bilag 1:  
1. Enkle sager: 
Denne type sager vil ansøger i reglen kunne få afgjort hurtigt, da sagerne i udgangspunktet kun kræver udtalelse fra 
en lovgivning og er afklarede i forhold til byggeretten på ejendommen og til anden lovgivning, dvs. uden 
dispensationer.  Der vil naturligvis være ansøgninger som ikke er fyldestgørende og derfor må afvente indhentning af 
supplerende materiale, ligesom der er sager, der forudsætter nærmere fortolkning i relation til fx deklarationer eller 
lokalplaner og som derfor ikke kan afgøres umiddelbart.  
  
2. Komplekse sager: 
Dette er sager, der er omfattet af flere love og som kræver medvirken fra flere sider i Teknik og Miljø. Disse sager 
visiteres til et opgavefællesskab, der mødes flere gange om ugen og drøfter mulighederne for sagens afgørelse. Der 
tilknyttes en tovholder, som sikrer fremdrift i disse sager. Det er mere løsningsorienteret og smidig proces, fx er 
forventningen at disse ansøgninger vil kunne behandles i parallelle/samtidige sagsbehandlingsspor, hvorved der 
opnås en tidsmæssig gevinst. Alle sagskategorier kan indgå i denne type sager. 
  
Inspirationen til denne løsning er taget fra den eksisterende måde at håndtere "særlige sager" på som er beskrevet 
herunder.   
    
3. Særlige sager: 
Dette er sager som er af omfattende kompleksitet og/eller som kræver, at der holdes kontinuerlig fremdrift af den 
ene eller anden årsag. Her er der typisk tale om store erhvervssager eller kommunalt styret byggeri, hvor der 
allerede i dag er tilknyttet en tovholder, der tager den daglige kontakt til ansøger i sagsbehandlingsperioden. Denne 
type sager er velkendte og køres allerede i dag på denne måde. Det er erfaringen, at der er stor tilfredshed med 
opgaveløsningen på denne type af sager.  
  
Servicemål for 2015 
I forbindelse med at "Smart opgaveløsnings" handlingstiltag implementeres i løbet af efteråret 2015, forventes det at 
sagsbehandlingstiderne vil falde, og det er muligt at indstille følgende forslag til forbedrede sagsbehandlingstider for 
efteråret 2015: 
  
Politisk målsætning: 
Sagsbehandlingstiderne er fra sagen er fuldt belyst fra ansøgerens side. 
  
medio 2015 
primo 2016 
medio 2016 
primo 2017 
Enkle 
sager                             
(sager som 
overholder byggeret 
og som ikke kræver 
godkendelser efter 
andre lovgivninger) 
  
Forventede 
servicemål 
Forventede 
servicemål 
Forventede 
servicemål 
1.5 Anmeldelser 
2 uger 
2 uger 
2 uger 
2 uger 
1.3.1 Sommerhuse, 
enfamiliehuse samt om- 
og tilbygninger 
10 uger 
8 uger 
7 uger 
6 uger 
1.3.2 Erhverv og 
sammenbyggede 
enfamiliehuse 
6-8 uger 
7 uger 
6 uger 
5 uger 
"Komplekse" 
sager                          
(sager som kræver 
tilladelser efter andre 
lovgivninger og/ eller 
Tabel 1: Forslag til forbedrede servicemål for resten af 2015. De nuværende servicemål fremgår af bilag 2 
(* Der tages forbehold for byggeansøgninger som kræver en tilladelse fra anden lovgivning. 
Sager som kræver landzonetilladelse må påregnes en ekstra tid på 8 uger, mens sager som kræver 
naboorientering og partshøring må forventes en ekstratid på 4 uger). 
  
Servicemålene angiver sagsbehandlingstiden fra det tidspunkt, hvor ansøger har indsendt en fuldt belyst ansøgning 
om byggetilladelse, og frem til at kommunen træffer den endelige afgørelse. 
  
Kommunalbestyrelsen skal hvert år i januar beslutte servicemål for byggesagsbehandlingen. Med denne dagsorden 
lægges der op til en beslutning om servicemål for resten af 2015 og en forventning om udviklingen i en forbedring af 
sagsbehandlingstiderne. 
  
Det tekniske område tilstræber og forventer, at der vil kunne opnås yderligere effektiviseringer i takt med at de 
nævnte tiltag løbende implementeres i efteråret 2015, så der til januar 2016 vil kunne indstilles nye servicemål for 
byggesagsområdet som er yderligere reduceret i forhold til servicemålene for resten af 2015, jf. skemaet ovenfor. 
  
BEHANDLING 
Teknik- og Miljøudvalget, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. 
  
INDSTILLING 
Direktøren for det tekniske område indstiller 
· at de forbedrede servicemål for resten af 2015 godkendes. 
  
ØKONOMISKE KONSEKVENSER 
Det tekniske område vurderer, at effektiviseringerne og forbedringerne som skildret ovenfor kan ske indenfor de 
nuværende personalemæssige rammer, hvorfor der ikke er økonomiske konsekvenser ved fastsættelse af disse 
servicemål for byggesagsområdet i 2015. 
Teknik- og Miljøudvalgets møde den 10. august 2015: 
Udvalget vedtog at anbefale direktørens indstilling. 
Økonomiudvalgets møde den 19. august 2015: 
Udvalget vedtog at anbefale Teknik- og Miljøudvalgets indstilling. 
  
Bilag 
  
  
  
  
hvor byggeret ej er 
overholdt)* 
1.5 Anmeldelser 
10 uger 
8 uger 
7 uger 
6 uger 
1.3.1 Sommerhuse, 
enfamiliehuse samt om- 
og tilbygninger 
10 uger 
8 uger 
7 uger 
6 uger 
1.3.2 Erhverv og 
sammenbyggede 
enfamiliehuse 
6-8 uger 
5-7 uger 
5-6 uger 
4-5 uger 
1.3.3 Erhverv 
6-8 uger 
5-7 uger 
5-6 uger 
4-5 uger 
Særlige sager 
  
  
  
  
1.3.3 Erhverv 
6-8 uger 
6 uger 
5 uger 
4 uger 
Bilag 1 - Flow Smart opgaveløsning.pdf 
326-2015-207771 
Bilag 2 - Nuværende servicemål for byggesagsområdet 
326-2015-195630 
  
Kommunalbestyrelsens møde den 26. august 2015: 
Kommunalbestyrelsen vedtog at godkende Økonomiudvalgets indstilling. 
