### 10.    Beslutning vedrørende opfølgning på opgaveløsningen i Entreprenørservice

**Åbent**

Sagsnr.: 326-2016-21728       J.nr.: 88.00.00            Dokumentnr.:
326-2016-134727

**Sagstype**

Beslutning.

**Resume og sagens baggrund**

I forbindelse med den i vinter gennemførte konkurrenceudsættelse
af kommunens entreprenørydelser på vej- og parkområdet besluttede
Kommunalbestyrelsen den 24. februar 2016 at annullere tilbudsindhentningen og
at fortsætte med kommunens egen entreprenørafdeling, Entreprenørservice, som
leverandør. Samtidig blev det besluttet, at der skulle udarbejdes et oplæg med
hensyn til opfølgning på opgaveløsningen på området.

I denne sag fremlægges administrationens forslag til løbende
opfølgning.

**Indstillinger**

Direktøren indstiller, at

1. den løbende
opfølgning på opgaveløsningen i Entreprenørservice gennemføres som egenkontrol
og stikprøvekontrol, som beskrevet under sagsfremstillingen,

2. den løbende
opfølgning på økonomien gennemføres i forbindelse med den almindelige månedlige
budgetopfølgning i Teknik- og Miljøudvalgets regi.

**Behandling**

Teknik- og Miljøudvalget, Økonomiudvalget.

**Sagsfremstilling**

I tilknytning til sit kontrolbud afleverede
Entreprenørservice en beskrivelse af afdelingens tanker i forhold til
samarbejde, effektivisering og relationerne til kommunens vision. I denne beskrivelse
indgår også et afsnit om kvalitetssikring og egenkontrol. Entreprenørservice
beskriver i afsnittet, at afdelingen løbende selv vil arbejde med
kvalitetssikring med henblik på:

· at skabe tillid til, at alle opgaver bliver løst på en relevant,
kvalificeret og effektiv måde,

· at kunne dokumentere, at alle opgaver bliver løst i rette mængde,
i rette kvalitet, til rette tid og til aftalt pris,

· at opfordre og motivere alle medarbejdere til at tage aktiv del i
en kontinuerlig udvikling og forbedring af arbejdsmetoder og arbejdsmiljø, samt
at skabe en fællesskabsfølelse omkring dette,

· at alle medarbejdere konstant har fokus på den kvalitetsmæssige
effektivitet og det at øge konkurrenceevnen.

Kvalitetssikringen består af fire hovedelementer:

1. En aftale om - og definition af - hvilket
kvalitetsniveau, der skal leveres

Entreprenørservice søger altid et samarbejde, hvor begge
parter føler, at de har fundet den bedste løsning - og dette gælder både
opgave, kvalitet, tid og pris.

2. Ejerskab til valg af metoder til kontrol af
kvalitetsniveauet

Der er altid en faglært medarbejder med i beslutningen om
hvilke metoder, der skal anvendes til at kontrollere kvalitetsniveauet på nye
opgaver. Dette er for at sikre, at metoden er så effektiv, simpel og hurtig som
muligt. Det er med til at give arbejdet mere mening for medarbejderne og give
dem en følelse af ejerskab overfor kvalitetsniveauet.

3. Definition af hyppighed af egenkontrol

For at sikre, at metoderne til kontrol af kvalitetsniveauet
bliver anvendt, er det den udførende medarbejders opgave at foretage
egenkontrollen før og/eller efter udførelsen af et arbejde. Dels for at fange
skader, der er opstået på et område eller på inventar, og som kræver handling.
Dels for at kunne dokumentere at tilstanden på opgaven, før arbejdet
påbegyndes, er inden for rammerne af aftalen.

Stikprøvekontrol er en effektiv metode til at opdage
gentagne afvigelser i kvalitetsniveauet, dels som planlagte og dels som
uanmeldte kontroller. Dette er for at eventuelle udsving i kvaliteten hurtigt
kan fanges og rettes op.

4. Dokumentation af egenkontrollen

Den kvalitetskontrol, som de udførende medarbejdere laver i
forbindelse med arbejdets udførelse, dokumenteres og gemmes elektronisk. Det
samme gælder for stikprøvekontrollen.

Den løbende egenkontrol vil blive udført som en simpel,
hurtig og let kvalitetskontrol, som den udførende medarbejder laver og
dokumenterer digitalt. Kontrollen udføres typisk visuelt og med simple
måleinstrumenter. Udførerkontrollen laves på alle den enkelte medarbejders
eller det enkelte teams opgaver.

Stikprøvekontrollen vil blive udført med lidt flere detaljer
og en lidt større præcision. Denne kontrol udføres af en anden faglig relevant
person eller enhed. Stikprøvekontrollen er typisk uanmeldt. Den udføres visuelt
og med måleinstrumenter og dokumenteres digitalt. Der laves stikprøvekontrol på
minimum 5% af opgaverne i Entreprenørservice. Hvis kvalitetsniveauet ikke er
overholdt for en bestemt medarbejder eller et bestemt team, resulterer det i en
skærpet stikprøvekontrol på 20% i de efterfølgende 2 måneder.

Bestillerteamet, Team Vej og [adresse], vil rutinemæssigt for
eksempel på byggemøder følge op på egenkontrollen og dokumentationen af denne.
Team Vej og [adresse] vil endvidere selv foretage stikprøvekontrol efter behov, og
endvidere udføre den budgetmæssige kontrol af området og sikre, at
Entreprenørservice overholder de aftalte priser og mængder. I forbindelse med
den almindelige månedlige budgetopfølgning vil administrationen følge op de
løbende leverancer fra Entreprenørservice.

**Økonomiske konsekvenser**

Procedurerne for opfølgning på opgaveløsningen i
Entreprenørservice har ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser.