### | | | | --- | --- | | | | | --- | | **Teknik- og Miljøudvalget** 5. september 2019 Sagsnr. 710-2018-16575 Dok.nr. 710-2019-141359 Emma Nissen | | 59.                 Udbud af rengøring og vinduespolering i [adresse] - Åbent

###

|  |  |
| --- | --- |
| Tidl. politisk behandling | 26.03.19 pkt. 47 |
| Forventet sagsgang | TM-U, ØK, BY |
| Lovgrundlag |  |

###

**SAGENS INDHOLD**

I denne sag skal Byrådet godkende resultatet af genudbud af
rengøringsopgaven i [adresse] for kontraktperioden 1. januar 2020 til 31.
december 2022 og tage stilling til finansiering af en merudgift for rengøring
på 0,78 mio. kr.

Byrådet godkendte 26. marts 2019 ændringer i
udbudsmaterialet for rengøringsopgaven i [adresse] i forhold til den
nuværende kontrakt for rengøring. Byrådet bemyndigede også direktøren for
Teknik og Kultur til efter afholdt licitation og inden for budgetrammen for
2020 at vælge leverandører til rengøringsopgaven. På rengøringsområdet skulle
det økonomisk mest fordelagtige tilbud vælges, mens det laveste tilbud skulle
vælges til vinduespoleringen.

Teknik og Kultur har med bistand fra firmaet Dansk
Servicerådgivning ApS gennemført et udbudsforløb efter EU’s udbudsregler. Ved
fristens udløb var der modtaget tilbud fra seks prækvalificerede tilbudsgivere
på rengøringsopgaven og tre prækvalificerede tilbudsgivere på
vinduespoleringsopgaven.

På baggrund af udbudsprocessen er Forenede Service A/S
udvalgt til at varetage rengøringsopgaven og AlliancePlus A/S til at varetage
vinduespoleringsopgaven for begge rengøringsdistrikter i [adresse].

I byrådssagen 26. marts blev det besluttet, at: *”Resulterer
licitationsresultatet i et provenu i forhold til den nuværende kontraktsum,
foreslås det, at beløbet tilgår kassen. Hvis resultatet af udbuddet betyder en
overskridelse af den nuværende budgetramme, vil sagen blive forelagt Byrådet”.*

Da resultatet af udbuddet betyder en overskridelse af den nuværende budgetramme, forelægges sagen
nu Byrådet.

**VURDERING**

[adresse] er opdelt i fire rengøringsdistrikter, der
udbydes tidsmæssigt forskudt to af gangen i hhv. Favrskov Kommunes østlige del
og Favrskov Kommunes vestlige del. Der har til hvert af de foregående udbud
været tilføjelser til udbudsmaterialet som følge af ændringer i bygningsmassen,
ændret anvendelse af bygningerne eller ændrede politikker på områderne.

Siden sidste udbud i Favrskov Kommunes vestlige del i 2016
er der tilkøbt en del ekstra ydelser. Det skyldes bl.a. den politiske aftale
fra Budget 2019-2022 om øget rengøring på skolerne i form af en ekstra
rengøring af toiletter midt på dagen og rengøring af overflader i faglokaler.
Dertil kommer ekstraopgaver i forbindelse med indførelsen af en udvidet
affaldssorteringsordning på kommunale arbejdspladser. Rengøring på det nye
plejecenter i [adresse] i Hammel er også medtaget i udbuddet.

Til rengøringsopgaven blev seks virksomheder prækvalificeret:
Coor A/S, Forenede Service A/S, ISS Facility Services
A/S, KN Rengøring A/S, Servicefirmaet Renell A/S og Matthias Holst
(RengøringsCompagniet A/S). Tildelingskriteriet for rengøringsopgaven var
ligeligt fordelt mellem kvalitet og pris. Rengøringsopgaven var udbudt i to
delaftaler, således at også mindre firmaer havde bedre mulighed for at byde på
opgaverne.

For delaftale 1, som er Hvorslev-området, er opgaven tildelt
Forenede Service A/S med et samlet årligt vederlag på 3,3 mio. kr. For
delaftale 2, som er Hammel-området, er opgaven ligeledes tildelt Forenede
Service A/S med et samlet årligt vederlag på 5,1 mio. kr.

Til vinduespoleringsopgaven var der fire prækvalificerede
virksomheder: Allianceplus A/S, Forenede Service A/S, ISS
Facility Services A/S og Erhvervspoleren ApS, hvor sidstnævnte valgte ikke at
afgive bud.

Tildelingskriteriet på vinduespolering var pris, og der blev givet et samlet
bud på vinduespolering i [adresse]. Vinduespoleringsopgaven i [adresse]
er tildelt AlliancePlus A/S med et samlet årligt vederlag på 240.000 kr.

Vinduespolering på det nye plejecenter i [adresse]
forventes at blive tilføjet kontrakten, når bygningen står færdig og opgaven
kan endeligt prissættes. Indtil videre estimeres udgiften til at være 20.000
kr. årligt, som er medregnet i den samlede udgift til rengøringsleverandører.

Resultatet af udbuddet betyder en samlet årlig udgift i 2020
til rengøring på 8,66 mio. kr. i [adresse]. Dansk Servicerådgivning ApS,
som er rådgiver på rengøringsområdet, har vurderet, at de indkomne priser på
den udbudte rengøring (som er inkl. de nævnte ekstra tilkøbte ydelser) svarer
til den generelle prisudvikling i markedet. Teknik og Kultur vurderer derfor,
at resultatet af rengøringsudbuddet er tilfredsstillende.

**ØKONOMI**

Udgiften til rengørings- og vinduespoleringsleverandører i
2020 vil være 8,66 mio. kr. i [adresse]. Hertil kommer udgifter til
måtteservice og rengøringsartikler på i alt 0,68 mio. kr. De samlede udgifter
for rengøringsopgaven er derfor 9,34 mio. kr.

Der er på nuværende tidspunkt afsat 8,56 mio. kr. i
budgettet for 2020 til disse rengøringsudgifter. Det er derfor en overskridelse
af den forventede budgetramme på 0,78 mio. kr.

Udover budgettet til rengøringsleverandør, vinduespolering,
måtteservice og rengøringsartikler er der en pulje til dækning af
hovedrengøring og ekstra rengøring i hele kommunen, som i 2020 forventes at
være på 1,315 mio. kr.

Det foreslås, at puljen
til hovedrengøring reduceres med 300.000 kr. årligt til dækning af merudgiften
vedrørende rengøring i [adresse]. Den resterende merudgift på 480.000 kr.
foreslås finansieret af kassen og indarbejdet i det tekniske budget for
2020-23.

**INDDRAGELSE**

For at sikre en fortsat høj rengøringskvalitet er der
nedsat et permanent brugerråd for rengøring med brugerrepræsentanter for de
forskellige institutionstyper. Brugerrådet består af en skoleleder, en
områdeleder for daginstitutioner, en repræsentant fra henholdsvis plejecentre
og sundhedscentre, tandlæger, kulturhuse og biblioteker samt en arbejdsmiljørepræsentant.

Brugerrådets funktion har i forbindelse med genudbuddet af
rengøringen været at drøfte og kommentere de tekniske kravspecifikationer,
herunder beskrivelsen af rengøringskvaliteten. Brugerrådet har dog ikke haft
særlige input til udbudsmaterialet for nærværende udbud. Det skyldes, at der
allerede inden udbuddet er blevet tilføjet en del ekstra ydelser til
rengøringsopgaven.

**INDSTILLING**

Direktøren for Teknik og Kultur indstiller til Byrådet:

1.
At resultatet af genudbud af rengøringsopgaven i [adresse]
Vest godkendes.

2.
At merudgiften finansieres med 0,3 mio. kr. fra puljen til
hovedrengøring og 0,48 mio. kr. fra kassen, der indarbejdes i det tekniske
budget for 2020-23.

**BESLUTNING**