Status på Byg og Miljø og effektiviseringsprojektet. 
Sagsfremstilling 
12.    Status på Byg og Miljø og effektiviseringsprojektet.  
                                                                                                                        Åbent 
Sagsnr.: 326-2015-7551        J.nr.: 00.15.10            Cathrine Ravn.: 326-2015-125725 
  
SAGSFREMSTILLING 
Sagen omhandler status på den digitale ansøgning om byggetilladelse og status på arbejdet med at effektivisere 
byggesagsbehandlingen. Sagen forelægges Teknik- og Miljøudvalget til orientering. 
  
Teknik- og Miljøudvalget besluttede i august 2014 servicemål for byggesagsbehandlingen. Det fulgte af 
beslutningen, at servicemålene revideres og forbedres i takt med indførelse og implementering af digitale løsninger. 
  
Digital ansøgning via Byg og Miljø (BOM) 
Siden foråret 2014 har det været muligt for borgerne at søge byggetilladelse mv. digitalt. I november 2014 blev 
kommunens øvrige ansøgningsblanketter på byggesagsområdet udfaset og fra årsskiftet har det nationalt været 
obligatorisk for borgerne at ansøge via Byg og Miljø. 
  
I alt er der i 1. kvartal 2015 modtaget 160 ansøgninger via Byg og Miljø, ud af i alt 229 indkomne sager. Det svarer til 
at knap 70 % af ansøgerne i 1. kvartal 2015, har ansøgt om byggetilladelse mv. via Byg og Miljø. 
  
Det Tekniske Område oplever, at nogle borgere har været usikre i forhold til den digitale ansøgning. Dette er bl.a. 
imødegået ved opstilling af en borger-pc i receptionen, så sagsbehandlerne kan hjælpe og vejlede personligt 
fremmødte. Flere borgere har også givet positive tilbagemeldinger ifm. brugen af systemet. 
  
Det kan konstateres, at kvaliteten af ansøgningsmaterialet bliver bedre med brugen af det digitale ansøgningsmodul, 
hvilket er en væsentlig forudsætning for en hurtigere og mere effektiv sagsbehandling. 
  
Effektivisering af byggesagsbehandlingen 
Det Tekniske Område har igangsat projektet "Smart opgaveløsning". Projektet kører i 3 spor og tager umiddelbart 
afsæt i byggesagsbehandlingen, men skal også have afsmitning til øvrige myndighedsområder: 
  
1. [adresse]: 
Implementering af BOM i forhold til øvrige sagssystemer. Målet er at integrere systemerne for at understøtte en reel 
digital sagsbehandling og de effektiviseringsgevinster dette medfører. Som eksempler kan nævnes større 
smidighed i sagshåndteringen, bedre adgang for borgerne og enklere sagsgange. 
 
2. Servicemål: 
Grundlæggende er målet at nedsætte sagsbehandlingstiden. I forbindelse med budget 2015 er det besluttet, at 
Teknik- og Miljøudvalget i august 2015 skal tage stilling til forbedrede servicemål. Januar 2016 skal udvalget 
vedtage servicemål for 2016 jf. bygningsreglementet. Det forventes, at de servicemål vil rumme yderligere en 
forbedring. 
 
I arbejdet med servicemål vil der også være fokus på at tydeliggøre forudsætningerne, eksempelvis kvaliteten af 
ansøgningsmaterialet. Formålet er, at Kalundborg Kommune giver klarhed over forløbet i sagsbehandlingen til gavn 
for ansøgerne og sådan at det er attraktivt at søge digitalt og fyldestgørende. 
 
3. Proces for myndighedsbehandling: 
Effektiviseringen af processerne sker i flere tempi. I første omgang forenkles en række arbejdsgange med henblik 
på, at der sker en sikker forankring af den digitale løsning uden at denne medfører en længere sagsbehandlingstider 
og sådan at der umiddelbart også opnås regulære forbedringer. Som eksempel kan nævnes, at et konkret tiltag 
omkring sagsoprettelse og indledende screening af sagerne allerede nu har givet resultater. 
 
  
Sager i forskellige kategorier 
Der arbejdes med opdeling af sager efter kompleksitet og håndteringen af sagerne tilpasses til deres kompleksitet: 
  
1. Enkle sager: 
Dette er typisk sager der ikke kræver dispensationer eller sagsbehandling udenfor Byg. Sagerne er velegnede til 
standardiserede sagsforløb. 
 
2. Komplekse sager: 
Dette er sager der kræver en større sagsbehandling, f.eks. naboorientering og partshøring, landzonetilladelse, 
dispensation fra fredninger, naturbeskyttelsesloven m.m. Sagerne er velegnede til standardiserede sagsforløb, som 
dog er mere komplekse end dem der gælder for de enkle sager. 
 
3. Særlige sager: 
Dette er sager der ikke umiddelbart egner sig til standardiserede forløb og hvor der kan være særlig betydning i 
forhold til overordnede målsætninger og strategier, samt særlige risici. Kendetegnende for sagsbehandlingen er, at 
denne aftales og tilrettelægges i dialog med ansøger og bygherre. Dette er f.eks. tilfældet ved komplekse 
erhvervssager, hvor det erfaringsmæssigt er vigtigt for en bygherre at kunne lægge en tidsplan der også omfatter 
myndighedsbehandlingen. 
  
Grundlæggende værdier for sagsbehandlingen 
Det er målet at Kalundborg Kommune opleves som en professionel og attraktiv samarbejdspartner. Derfor er 
byggesagsbehandlingen dialog- og samarbejdsbaseret og løsningsorienteret. Kommunen er tydelig overfor ansøger 
om forudsætninger og muligheder for sagsbehandling og løsninger. 
  
Afrunding 
Der er en klar sammenhæng mellem digitale løsninger og effektiviseringer. Denne orientering giver således også en 
status i forhold til kommunalbestyrelsens hensigtserklæring i budget 2015 om at reducere sagsbehandlingstiden for 
byggesager. 
  
BEHANDLING 
Teknik og Miljøudvalget.  
  
INDSTILLING 
Chefen for Plan, Byg og Miljø indstiller, at Teknik og Miljøudvalget tager orienteringen til efterretning. 
  
ØKONOMISKE KONSEKVENSER 
Ingen økonomiske konsekvenser. 
  
  
  
  
Teknik- og Miljøudvalgets møde den 4. maj 2015: 
Udvalget vedtog at tage orienteringen til efterretning. 
