### Beslutning

Godkendt.

### Sagsfremstilling

## Resume og sagens baggrund

Den nuværende vejledning "regler for udbetaling af vederlag, godtgørelser og diæter til kommunalbestyrelsesmedlemmer" blev oprindelig besluttet af Kommunalbestyrelsen den 24. maj 2017. Afsnittet om befordringsgodtgørelse blev revideret ved Kommunalbestyrelsens beslutning af 28. august 2019. Siden da, er praksis og regler på området blevet ændret. Vejledningen er derfor blevet gennemskrevet og opdateret og fremlægges med denne sag til Kommunalbestyrelsen godkendelse.

## Indstillinger

Direktøren indstiller, at vejledningen godkendes

## Behandling

Direktionen, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen.

## Sagsfremstilling

Styrelsesloven og vederlagsbekendtgørelsen fastlægger hvad der *skal* ydes af vederlag og godtgørelse til medlemmer af kommunalbestyrelsen. Styrelsesloven overlader dog et vist rum for Kommunalbestyrelsen til at beslutte, hvilke aktiviteter der *kan* ydes befordringsgodtgørelse til.

[adresse] vejledning "Regler for udbetaling af vederlag, godtgørelser og diæter til kommunalbestyrelsesmedlemmer" opsummerer og gengiver reglerne på området - herunder dokumentationskravene. Derudover er der med bilag 3 taget stilling til, hvilke aktiviteter der ydes befordringsgodtgørelse til jf. styrelsesloven § 16, stk. 1, litra g.

De væsentligste ændringer i vejledningen oplistes nedenfor og som bilag 1 vedlægges den reviderede vejledning i en udgave, hvor ændringerne, af hensyn til læsevenligheden, ikke fremgår. Som bilag 2 vedlægges vejledningen i en version, hvor de foreslåede ændringer fremgår.

Væsentlige ændringer

* Tilføjelse af et nyt afsnit, som opsummerer de vigtigste punkter og regler
* Ændring af den periode, hvor man som Kommunalbestyrelsesmedlem kan modtage vederlag når man er fraværende fra 3 til 1 måned. Ændringen skyldes en lovændring, og der henvises til vejledningen "vederlag, fravær og stedfortræder indkaldelse i forbindelse med fravær", som er godkendt af Kommunalbestyrelsen den 16. december 2020
* Konsekvensændringer som følge af nedsættelsen af Unge- og Beskæftigelsesudvalget
* Generelt et øget fokus på at tydeliggøre lovgivningens dokumentationskrav og rammer for betaling af vederlag og godtgørelse.
* En indføjelse om, at Seniorrådet, på lige fod med med handicaprådet, får stillet printer og toner til rådighed.

I bilag 3 er opregnet de aktiviteter, der gives befordringsgodtgørelse til. Den sidste rubrik i bilaget, er benævnt "Aktiviteter som Kommunalbestyrelsen har besluttet at der kan gives befordringsgodtgørelse til jf. § 16, stk. 1, litra g".

Kommunalbestyrelsen har senest taget stilling til de oplistede aktiviteter i august 2019. I forbindelse med nærværende sag, har administrationen opdateret og præciseret listen, så den afspejler de anmodninger om befordring i forbindelse med hvervets varetagelse som administrationen modtager. Administrationen foreslår på den baggrund, at listen bl.a. udvides med følgende aktiviteter:

* Orienteringsmøder initieret af borgmesteren
* Virksomhedsbesøg arrangeret for et udvalg eller den samlede Kommunalbestyrelse
* Fremmøde på kommunens lokaliteter i forbindelse med behov for fysisk, teknisk bistand til opsætning af it-udstyr og tilsvarende udstyr, som er nødvendigt for medlemmets varetagelse af hvervet.

Der foreligger ikke praksis, som tager stilling til, hvor konkret det skal være besluttet, hvilke aktiviteter, der er omfattet af § 16, stk. 1, litra g. Teorien giver noget støtte og det må således antages, at det ikke er tilstrækkeligt at vedtage, at der givers befordringsgodtgørelse til "dialogmøder" eller "prisuddeling". Det skal præciseres nærmere, hvilken type af møder og prisuddelinger der skal være tale om - og helst angives helt konkret. Administrationen har forsøgt at tage højde herfor.

Det kan imidlertid ikke udelukkes, at der vil være situationer, der er på grænsen i forhold til at være eksplicitte nok til, at der kan ydes befordringsgodtgørelse efter litra g. I de situationer foretager administrationen en konkret vurdering af, hvorvidt aktiviteten vurderes at være omfattet. Er den ikke omfattet vil der blive givet afslag, og hvis administrationen vurderer, at der er tale om en tilbageværende aktivitet vil den blive forlagt Kommunalbestyrelsen med henblik på en konkret stillingtagen til, om der er tale om en aktivitet, der fremadrettet skal ydes befordringsgodtgørelse til.

Hvis en aktivitet ikke er omfattet af styrelsesloven § 16, stk. 1 litra a)-f) og ikke fremgår af oplistningen i bilaget, kan der ikke udbetales befordringsgodtgørelse medmindre det besluttes udtrykkeligt i den konkrete sag af Kommunalbestyrelsen. Der er ikke mulighed for at uddelegere beslutningskompetencen til udvalg eller administrationen.

## Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser, en eventuel merudgift til befordringsgodtgørelse som følge af udvidelsen af aktiviteter omfattet af litra g, vurderes at være så begrænset at den kan holdes inden for den nuværende ramme.

### Sagens forløb

21-08-2023 Direktionen
Anbefales.
13-09-2023 Økonomiudvalget
Anbefales.