Foto, lyd- og videooptagelser (ikke kliniske formål)

Formål
Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Bilag

Formål

At understøtte at hospitalspersonalet kender regler og rettigheder som gør sig gældende for fotos, lyd- og videooptagelser, som foretages på hospitalet.
Forskellige aktørers virksomhed på hospitalet, sammenholdt med patienternes egen brug af smartphones og andet elektronik medfører et behov for klare retningslinjer. Nedenstående er udarbejdet med henblik på at kunne yde en kvalificeret og ensartet rådgivning og bistand i denne forbindelse
Vejledningens overordnede inddeling tager udgangspunkt i hvilken aktør, der ønsker at tage fotos eller lave optagelser i det konkrete tilfælde. Det beskrives således, hvad der gælder i forhold til fotos og billedoptagelser, som laves af henholdsvis:
- Patienter/pårørende
- Professionelle parter som massemedier samt film- og tv-selskaber og
- Rigshospitalet (ikke-kliniske formål)
Afgrænsning:
Denne vejledning omfatter ikke foto- og videooptagelser med klinisk formål. Se regional vejledning: foto-eller videooptagelse af patienter (klinisk formål) – rettigheder og samtykke til

Målgrupper og anvendelsesområde
Alt personale på Rigshospitalet.

Definitioner

Fremgangsmåde

1. Patienters og pårørendes lyd- og billedoptagelser
Generelt
Patienters bevæggrunde for at ønske at optage en samtale og /eller behandlingen kan være flere. Der kan være behov for, at patienten i ro og mag - og eventuelt sammen med pårørende - kan genhøre informationen og sikre sig, at denne er forstået, og at patienten har fået det hele med, hvilket er gavnligt både for patientoplevelsen og for kvaliteten og sikkerheden i behandlingen. Der kan være et ønske om at have optagelser af en særlig begivenhed. Der kan imidlertid også være situationer, hvor patienten på grund af utilfredshed eller manglende tillid til sundhedsvæsenet ønsker at have dokumentation af oplevelsen eller måske vil bruge optagelsen i forbindelse med indhentelse af en second opinion eller offentliggørelse.
Det er vigtigt, at medarbejderne er bekendt med, at deltagelse i optagelser ikke er en naturlig del af arbejdet, og at man har mulighed for at sige fra over for at blive filmet i forbindelse med udførelsen af sit arbejde (bemærk, at der evt. kan gælde lokale retningslinjer vedr. tilladelse til optagelser for fødsler og genoptræning, dette skal undersøges på den lokale afdeling).

Lydoptagelse i forbindelse med patientkonsultationer
Efter straffelovens straffelovens § 263, stk. 1, nr. 3 er det ulovligt at aflytte og optage andres samtaler, hvis de optagne ikke forinden har givet samtykke til optagelsen.
Det vil derimod være lovligt at optage samtaler, hvori den pågældende selv medvirker, også selvom optagelsen er lavet skjult. En patient må derfor gerne optage en samtale med en sundhedsperson, hvori patienten selv medvirker.
Patienten er ikke juridisk forpligtet til at oplyse sundhedspersonen om optagelsen eller indhente dennes samtykke inden optagelsen. Men det vil naturligvis kunne svække tillidsforholdet mellem patient og behandler, hvis patienten ikke gør det.
Hvis en patient anmoder om at lave en lydoptagelse af en patientkonsultation, kan personalet altså ikke generelt nægte det alene ud fra den betragtning, at hvad der siges, anbefales og vejledes om i en patientkonsultation nogenlunde bør svare til lægens skriftlige journalføring af samme konsultation.
I erkendelse af, at der er tale om elektroniske medier, kan sundhedspersonen naturligvis ikke være sikker på, hvorvidt patienten senere ’klipper’ i optagelsen eller offentliggør den i en overraskende sammenhæng. Hvis sundhedspersonen er utryg ved situationen, er denne ikke forpligtet til at medvirke i en patientkonsultation under disse omstændigheder.
Ønsker sundhedspersonen ikke at medvirke, skal klinikledelsen som udgangspunkt foranstalte en samtale med en stedfortrædende sundhedsperson, som er villig til at medvirke under de givne omstændigheder. Sundhedspersonen kan også vælge selv at foretage lydoptagelse af konsultationen for på den måde at sikre sig en dokumentation af konsultationen.
Optagelser fra operationsstuer
Bemærk, at patienters ønske om at lave optagelser fra operationsstuer mv., hvor patienten ikke selv er ved bevidsthed, kan afvises, idet man kan diskutere, i hvilket omfang patienten selv medvirker. Desuden vil der på optagelsen være lydspor fra andre medarbejdere, hvoraf flere måske ikke er indforstået. Endelig må der kunne henvises til operationsbeskrivelsen som tilstrækkelig dokumentation for forløbet.

Fotografier og videooptagelser
Hvis nogen uberettiget fotograferer eller filmer personer, der befinder sig på et ikke frit tilgængeligt sted, kan dette straffes med bøde eller fængsel indtil 6 måneder, se straffelovens § 264a.
Der er kun ganske få steder på hospitalet, der kan betragtes som frit tilgængelige: fællesarealerne, kiosken, elevatorerne og lignende. Derimod er eksempelvis et sengeafsnit og den tilhørende gang, konsultations- og venteværelser og lignende ikke at betragte som ”frit tilgængelige”, da de er forbeholdt en bestemt personkreds som patienter, pårørende og ansatte.
Patienter og pårørende må således ikke tage billeder/optage film af personalet, andre patienter og pårørende eller andre, der opholder sig på hospitalet, medmindre de pågældende har givet tilladelse til det. Forbuddet gælder både i ventesituationen og i selve behandlingssituationen.
Fotos og optagelser af patienter/pårørende
Patienter eller pårørende må ikke tage billeder/optage film af andre patienter og deres pårørende, med mindre der foreligger samtykke til det. Hvis personalet bliver opmærksom på, at disse ting finder sted, og det af situationen må udledes, at der ikke er givet tilsagn til optagelsen, bør personalet informere om dette forhold. Personalet skal ikke aktivt bidrage med at udforme og indhente skriftlige samtykker.
I yderste konsekvens kan personalet politianmelde forholdet ud fra en overordnet regel om, at personalet altid er berettiget til at indgive politianmeldelse, hvis de bliver vidne til kriminelle forhold på hospitalet.
Det hænder, at pårørende tager billeder af inhabile patienter eller mindreårige inden for familiens rammer. Typisk er hensigten god – barnet eller den syge kan i forbindelse med sin helbredelse ved selvsyn følge udviklingen. Omvendt forekommer der undtagelsesvist situationer, hvor personalet får mistanke om, at billedoptagelsen ikke umiddelbart må vurderes at være i barnets tarv. Hensigten med optagelsen kan være, at billederne skal vises i en sammenhæng, som objektivt set ikke er i patientens interesse, herunder på internettet eller ved salg til trykte medier med henblik på offentliggørelse.
I disse situationer er personalet berettiget og forpligtet til at gribe ind og på bedste vis forhindre, at der tages billeder. Personalet bør forklare forældrene/de pårørende problematikken og må i yderste konsekvens begrænse adgangen til den inhabile patient med hjemmel i det almindelige ’anstaltsforhold’, hvorefter ’en hospitalsledelse har adgang til at træffe beslutninger, der sikrer hospitalets sikre og hensigtsmæssige drift, herunder træffe beslutninger om, at en bestemt person (evt. i en nærmere angiven periode) ikke må opholde sig i bestemte lokaler på hospitalet eller på hospitalet som helhed.’
I anstaltsforholdet er der således hjemmel til om nødvendigt at fastsætte begrænsninger i adgangen til at besøge en patient, der er indlagt på hospitalet, herunder begrænsninger i besøg fra pårørende, såfremt ordensmæssige hensyn i videste forstand gør begrænsninger nødvendige.
Fotos og optagelser af personalet
Patienter og/eller pårørende må ikke tage billeder/optage film af personalet, med mindre de pågældende har givet tilladelse til det. Det er op til den enkelte medarbejder, om han/hun vil medvirke ved fotografering og filmoptagelse, også selvom klinikledelsen har givet tilladelse.
Grundlæggende anbefales det, at sundhedspersonen sørger for klart at notere i journalen, hvad der er aftalt med patienten i relation til medvirken på fotos eller i lyd- eller videooptagelser, og beskrive:
- patientens anmodning
- på hvilket grundlag sundhedspersonen har givet sit samtykke, samt
- om sundhedspersonen evt. har givet samtykke til offentliggørelse/videregivelse af optagelsen eller direkte har frabedt sig dette
En sådan procedure forpligter også patienten. Hvis patienten efterfølgende vælger at offentliggøre lydoptagelsen i anden sammenhæng end aftalt med sundhedspersonen, hvis sundhedspersonen ikke citeres korrekt, eller der for eksempel er anført grove beskyldninger, som ikke svarer til virkeligheden, vil der være mere substans i personalets reaktionsmuligheder i forhold til patienten. Et sådant forhold kan påtales efter henholdsvis straffeloven (injurier) og erstatnings- og ansvarsloven.
Særligt om offentliggørelse af optagelser på internettet
Offentliggørelse af personoplysninger på internettet skal overholde de databeskyttelsesretlige regler. Patienten/pårørende er dataansvarlig for optagelser, som denne offentliggør på internettet.
Medvirker man som personale i en optagelse, der offentliggøres på internettet mod ens vilje, skal man indledningsvis tage kontakt til den person, der har offentliggjort optagelsen, og bede om at få optagelsen fjernet. Modtager man ikke svar fra personen eller nægter den pågældende at fjerne optagelsen, kan man indgive en klage til Datatilsynet.

2. Mediernes adgang på Rigshospitalet efter forudgående aftale
Generelt
Rigshospitalet er imødekommende over for pressen i det omfang, det er muligt og under hensyntagen til patienter og personale - og altid efter aftale med Kommunikation og Presse.
Et hospital kan ifølge Ombudsmandens afgørelse af 1977 p. 384 heller ikke generelt modsætte sig en patients ønske om kontakt med TV alene med den begrundelse, at en sådan kontakt vil være uforenelig med helbredsmæssige hensyn til pågældende patient. Rigshospitalet kan imidlertid med hjemmel i sin almindelige anstaltsbeføjelse regulere tv- og produktionsselskabers adgang til Rigshospitalets område således, at selskabets færden på hospitalets område ikke er til gene for hospitalets øvrige patienter og personale og for hospitalets drift i øvrigt.
Endvidere har Rigshospitalet det overordnede ansvar for patienten, så længe patienten befinder sig på Rigshospitalets område og dermed i Rigshospitalets varetægt, hvorfor det forekommer rimeligt, at hospitalet bidrager til - og sørger for - at der indgås en for alle parter tilfredsstillende aftale om samarbejdet.
Heri indgår også hensynet til hospitalets ansatte, over for hvem Rigshospitalet har et almindeligt arbejdsgiveransvar. Endelig har Rigshospitalet et ansvar i relation til sit omdømme i offentligheden, idet hospitalet har visse forpligtelser ved at være landets førende hospital inden for højt specialiseret behandling, undervisning og forskning. Rigshospitalet bør som professionel virksomhed ikke medvirke til, at der bringes indslag i medierne, som i den almindelige samfundsdebat kan anfægtes som f.eks. uetisk, usandt, anstødeligt eller unødigt provokerende.
Rigshospitalets navn er registreret som varemærke, hvilket repræsenterer nogle værdier, som hospitalet har opbygget, vedligeholdt og stadig udvikler på. Derfor skal navnet også beskyttes og må ikke misbruges i sammenhænge, som er uforenelige med Rigshospitalets mission, mål og værdier.
Det forudsætter derfor Rigshospitalets samtykke, hvis Rigshospitalets navn skal indgå i en foto- eller filmoptagelse fra området.
Hensynet til pressefriheden kan helt undtagelsesvis berettige, at der kan foretages fotografering og visning m.v. uden samtykke, hvis pressen har til hensigt at beskrive væsentlige samfundsmæssige forhold. Der vil imidlertid være tale om en helt undtagelsesvis og konkret vurdering i sådanne tilfælde.
Samtykke til medvirken
For at eksterne filmhold/fotografer mv., kan lave optagelser af patienter, skal patienten forinden have afgivet skriftligt samtykke til den eksterne producent. Producenten skal sikre sig, at patienten medvirker frivilligt efter at have modtaget grundig information om formål, frivillighed, omfang og distribution.
Rigshospitalet skal sikre, at patienten er indforstået med at deltage, og Rigshospitalet kan være med til at formidle kontakten mellem patient og det eksterne filmhold/fotografer, hvis patienten samtykker hertil. Det skal stå klart for patienten, at dette er frivilligt, og at dennes beslutning ikke har nogen indvirkning på patientbehandlingen.
Denne form for samtykke dokumenteres i patientjournalen af en sundhedsfaglig.
Rigshospitalets personale har ingen forpligtelse til at indgå i et samarbejde med pressen eller produktionsselskaber alene som følge af sin ansættelse på Rigshospitalet. Medvirken beror på frivillighed, og den ansatte skal give skriftligt samtykke, inden optagelserne indledes. Klinikchefen skal informere afdelingens personale om det forestående samarbejde, og klinikchefen/ledende medarbejder skal sørge for at indhente personalets samtykke til medvirken.
Ved store produktioner indgår Rigshospitalet en skriftlig aftale, som beskriver vilkår for optagelser mv. Dette sker via Kommunikation og Presse.
Henvend dig altid til Kommunikation og Presse før aftaler om optagelser/fotografering indgås
Alle optagelser med eksterne fotografer eller producenter kræver tilladelse fra den lokale ledelse og/eller afdelingen for Kommunikation og Presse.
Henvend dig altid til Kommunikation og Presse før aftaler om optagelser/fotografering indgås på ###EMAIL### eller til en af medarbejderne i Presseteamet.
3. Foto- og videooptagelser på hospitalets initiativ til brug for informations- og oplysningsformål
Generelt:
Fotos og film af personer er personhenførbare oplysninger, og Rigshospitalet er dataansvarlig for optagelser, der sker på hospitalets initiativ.
At Rigshospitalet er dataansvarlig betyder, at hospitalet har ansvar for at sikre, at den konkrete behandling af personoplysninger lever op til reglerne i databeskyttelsesforordningen (persondataforordningen), herunder bl.a. krav om:
- At der er fornødent samtykke til den konkrete behandling af personoplysningerne (i denne sammenhæng omfatter ”behandling af oplysninger” bl.a. at lave optagelser/tage billeder, opbevare dem, efterfølgende anvende fotos/optagelser til specifikke formål, offentliggøre fotos/optagelser via specifikke kanaler, osv.)
- At efterleve registrerede personers rettigheder efter databeskyttelsesforordningen
- At indberette eventuelle brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet inden for 72 timer.
Fremgangsmåde:
Når foto- eller filmoptagelser sker på Rigshospitalets initiativ gælder følgende retningslinjer:
Fotos og optagelser af patienter og pårørende:
Forud for samtykke skal de deltagende patienter eller pårørende oplyses om:
- Optagelsens formål
- hvor optagelsen vil blive brugt (fx på hjemmeside, i patientpjecer, i nyhedsbreve eller sociale medier (Facebook, twitter, etc.).
Samtykket er frivilligt, hvilket indebærer, at det ikke på nogen måde påvirker behandling og samarbejde, uanset om patienten eller den pårørende ønsker at deltage eller ej.
Samtykket dokumenteres skriftligt i en samtykkeerklæring. Den, der er ansvarlig for optagelsen, kan printe en samtykkeerklæring eller sende en mail til samtykke. Her skal det fremgå tydeligt, hvad der er formålet med optagelsen, på hvilken måde optagelserne må bruges inklusiv hvor, samt at deltageren til enhver tid har mulighed for at trække sit samtykke tilbage.
Hvis foto- eller filmoptagelser foretages i forbindelse med patientens behandling, skal samtykkeerklæringen journaliseres jf. regional vejledning ”foto- eller videooptagelse af patienter (klinisk formål) – rettigheder og samtykke til”.
Hvis foto- eller filmoptagelser foretages til andre formål (for eksempel patientinformation eller nyhedsomtale) skal samtykkeerklæringen journaliseres i dokumenthåndteringssystemet WorkZone.
Ovenstående principper gælder også, hvis der tages fotos af patienter og pårørende ved arrangementer (såkaldte ”lejlighedsfotos”), da det at man opholder sig på et hospital er en særligt følsom oplysning, som ikke må videregives eller deles uden samtykke.
Skabeloner for samtykke kan downloades på Rigshospitalets intranet under menupunktet ’Kommunikation > Billeder og film’.
Fotos og optagelser af personalet:
De medvirkende oplyses om optagelsens formål og om hvor den vil blive brugt (fx på hjemmeside, i nyhedsbreve eller i patientpjecer, eller i det omfang det er relevant flere steder).
Samtykket er frivilligt, hvilket indebærer, at det ikke på nogen måde påvirker ansættelsesforholdet, uanset om medarbejderen ønsker at deltage eller ej.
Der anvendes skriftligt samtykke ved portrætbilleder eller fotos, hvor formålet er at afbillede en eller flere personer. 
Skriftlige samtykkeerklæringer og samtykke på mail fra medarbejdere gemmes i dokumenthåndteringssystemet Workzone. Her er oprettet en fælles mappe for Rigshospitalets samtykkeerklæringer, opdelt efter årstal. For at Rigshospitalet bedst muligt kan opfylde sine forpligtelser som dataansvarlig, skal det være nemt at søge de konkrete samtykkeerklæringer frem. Hvert dokuments titel skal derfor indeholde oplysning om medarbejderens navn.
Ved situationsbilleder indhentes mundtligt samtykke. Situationsbilleder er billeder, hvor en aktivitet eller situation er det egentlige formål med billedet. Det kan for eksempel være et billede fra et fagligt arrangement.
Før sommeren 2018 blev samtykke fra medarbejdere indhentet mundtligt – disse arkivfotos kan fortsat bruges til de formål, der er samtykke til, så længe samtykket ikke er trukket tilbage.
Opbevaring af fotos
Fotos og videoer gøres tilgængelige via de kanaler, der er givet samtykke til. Derudover opbevares materialerne så vidt muligt i arkiver, som ikke er bredt tilgængelige, for at reducere muligheden for at materialerne ved en misforståelse anvendes på anden måde, end der er givet samtykke til.
Det kan for eksempel være en mappe på et p-drev, som kun en begrænset kreds har adgang til.
På sigt undersøges muligheden for at oprette et billedarkiv samt videodatabase som har brugerstyringsfunktioner og et obligatorisk felt med angivelse af, præcis hvad der er samtykke til at materialet kan anvendes til.
Tilbagetrækning af samtykke
Hvis en medarbejder, patient eller pårørende trækker sit samtykke tilbage, fjernes fotos og optagelser med vedkommende fra hospitalets kanaler og arkiver. Dette sker ved en gennemgang af kanaler og arkiver i den enhed, som er initiativtager til optagelsen og dermed ansvarlig for opbevaring (for eksempel en klinik eller kommunikationsafdelingen).
Allerede udgivne, trykte og printede materialer, som er uddelt eller på anden måde offentliggjort, kan ikke trækkes tilbage.

Ansvar og organisering
Center-, og klinikledelser har ansvaret for, at reglerne for patienters eller pårørendes optagelser af billeder og/eller samtaler er kendt og præciseres lokalt, herunder at personalet kender reglerne for medvirken heri.

Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Straffeloven, LBK nr. 871 af 4. juli 2014, §§ 263, stk. 1, nr. 3, og 264a

Bilag