GLO Vareleverancer til Rigshospitalet Glostrup Formål Målgrupper og anvendelsesområde Definitioner Fremgangsmåde Ansvar og organisering Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil Akkrediteringsstandarder Bilag Formål Beskrive vareflow for varer (føde- og drikkevarer, medicin, pakker, linned/ uniformer, medicinske utensilier) på Glostrup Hospital. Sikre at produkter håndteres, transporteres og opbevares på en måde så produktegenskaberne ikke forringes frem til ibrugtagningstidspunktet. Sikre at produkter når frem til rette modtager uden unødig forsinkelse. Sikre og minimere risikoen for at en patient pådrager sig en infektion eller komplikation i forbindelse med pleje og behandling. Sikre at levering af produkter sker under hensyntagen til hygiejne-, opbevarings- og arbejdsmiljømæssige forhold. Målgrupper og anvendelsesområde Servicecentrets ansatte, som bestiller, modtager og distribuerer varer på hospitalet. Medarbejdere på hospitalets øvrige afdelinger som bestiller og modtager varer. Definitioner - Varer Er typisk medicinske utensilier, fødevarer, medicin og linned. - Medicinske utensilier Med medicinske utensilier forstås varer af enhver art, sterile og usterile, der er beregnet til at anvendes i syge- eller sundhedsplejen, og som ikke falder ind under definitionen for lægemidler og diagnostika. - Rekvirenter Er medarbejdere ansat i Klinisk forsyning som er ansvarlig for vareflowet herunder bestilling, modtagelse og påpladslægning af varer for et med afsnittet aftalt sortiment. Ændringer af sortimentet foretages af rekvirenterne i samarbejde med plejepersonalet på afsnittet og logistik- og kvalitetskoordinatoren fra Klinisk forsyning. - e-smiley e-smiley er et elektronisk egenkontrolprogram som Centralkøkkenet anvender. I programmet er bl.a. beskrevet kritiske kontrolpunkter, varemodtagelse og regler for personlig hygiejne. Fremgangsmåde Der er identificeret procedurer og arbejdsgange som er forbundet med infektionsrisiko. Relevante risikofaktorer/kritiske punkter er følgende: 1.Modtagelse og transport af rene/sterile produkter 2. Håndtering af produkter i både yder- og inderforpakninger i en arbejdsgang ved påpladslægning på afsnit 3. Leverancer af fødevarer For punkt 1og 2 er der udarbejdet procedurebeskrivelser som findes i Klinisk Forsyning. For punkt 3 er der beskrevet i Centralkøkkenets egenkontrolprogram i e-smiley, indenfor bl.a. temperatur, holdbarhed, nedkøling og genopvarmning. Bestilling Forhold omkring pris og mængde er sikret via rammeaftaler indgået af Region Hovedstadens Koncern Indkøb. Medicinske utensilier Rekvirenter varetager bestilling af medicinske utensilier til hospitalets afsnit via scanning af brikker fra Regionens indkøbssystem SAP. Medarbejderne fra hospitalets afsnit der bestiller varer anvender hovedsagligt Regionens indkøbssystem SAP. Føde- og drikkevarer For Centralkøkkenet tilpasses varebestilling til behov i produktionen, samt behov for øvrige fødevarer til levering på sengeafdelinger, ambulatorier o.l. samt kantiner, mødeforplejning m.m. Data vedrørende behov indsamles i produktionsplaner for kold og varm tilberedning, kødtilberedning, bageri, grøntilberedning, kantinetilberedning, gæste/mødetilberedning, samt patienters behov for frugt/grønt/brød/mælk/ost/smør o.l. samt kolonialvarer. Linned Linned og beklædning bestilles af rekvirentenfra Klinisk Forsyning. Bestillingen foretages online hos DFD. Modtagelse Medicinvarer modtages i lukkede plomberede plastkasser fra Regionsapoteket med påhæftet adresseseddel. Ved udbringning af medicinvarer til afsnittene, kvitterer en medarbejder ansat på afsnittet for modtagelsen, og er ansvarlig for kontrol af kassens indhold og afstemning i forhold til indkøbsrekvisition. Medicinvarer der ikke kan leveres på afsnittet tages med retur til Klinisk forsyning hvor de opbevares til næste dags udbringning. Hvis det er påkrævet opbevares de på køl. Føde- og drikkevarer modtages i Centralkøkkenet, som står for kontrol af modtageradresse, temperatur, emballage, holdbarhed og mængde. Registrering foretages i e-smiley. Evt. reklamationsbehandling foretages af personalet i Centralkøkkenet. Linned og beklædning modtages på hverdage fra DFD i bure overdækket med plastik forsynet med adressemærkat. Uniformer køres til hospitalets uniformsbutikker. Linned og patientbeklædning lægges på plads på de enkelte afsnit af rekvirenter fra Klinisk forsyning med anvendelse af FIFU princippet. Medicinske utensilier modtages på hverdage i bure fra Regionslageret. Derudover modtages pakker fra leverandører, ofte via distributionsfirmaer, løbende gennem dagen i varemodtagelses åbningstid. Medarbejdere i Klinisk forsynings varemodtagelse, sikrer kontrol af modtageradresse og emballage, inden de transporteres videre til hospitalets afsnit. Den endelige modtager er ansvarlig for kontrol af leverancens indhold. For enkelte operationsafsnit er der aftale om direkte levering udenom varemodtagelsen, af varer til afsnittet fra aftalte leverandører, for at sikre hurtig levering på særlige produkter. Sterile varer modtages fra Regionslageret enten i yderforpakning, eller i inderforpakning i lukkede plastkasser til formålet, som vaskes efter returnering til Regionslageret. Varer fra leverandører modtages i yderforpakning, og håndteres efter gældende retningslinjer. Varer bestilt at rekvirenter til afsnittene, modtages, indhold kontrolleres og produktet lægges på plads på afsnittet af rekvirenten. I forbindelse med at varen lægges på plads anvendes FIFU princippet og der udføres datotjek af de kliniske produkter der flyttes frem. Hvis plejepersonalet på afsnittet flytter kliniske produkter frem, har vedkommende ansvar for at foretage datotjek. Evt. reklamationsbehandling foretages af rekvirenten. Modtagelse af sterile produkter håndteres i overensstemmelse med gældende infektionshygiejniske retningslinjer. Opbevaring Sterile produkter opbevares på hospitalets afsnit i lukkede skabe i rengøringsvenlige plastkurve med markering af produktnavn på tilhørende brikker. Opbevaring af fødevarer er beskrevet i e-smiley. Programmet indeholder bl.a. beskrivelse af opbevaring under produktion, sporbarhed, holdbarhed, temperaturovervågning, anbrud, optøning af frostvarer, rester og indfrysning. Kvalitetsbrist Ved modtagelse af varer der ikke lever op til kvalitetskontrollen kontaktes leverandøren for returnering og fremsendelse af nyt produkt. Forsyningssvigt Ved forsyningssvigt holdes ledelsen i Klinisk Forsyning informeret, med henblik på planlægning og koordinering. Linned Forsyningssvigt af linned og uniformsvarer håndteres ved en eller flere af følgende handlinger: - Leverandøren leverer alternative størrelser - Personalet på afsnittet kan låne fra andet afsnit - Klinisk forsyning kan foretage prioritering ved begrænset levering fra leverandøren - Supplerende leverancer fra leverandøren jf. gældende kontrakt Medicinske utensilier på brik Hvis en vare er i restordre markeres dette på brikken, om muligt med forventet leveringsdato. Hvis produktet vurderes som kritisk, kontaktes personalet på afsnittet og der aftales eventuel fremskaffelse af erstatningsprodukt. Forsyningssvigt i vareforsyningen fra Regionslageret og øvrige leverandører håndteres ved en eller flere af følgende handlinger: - Fremskaffelse af alternativ vare fra leverandør - Lån af produkt fra et andet afsnit/hospital - Hastebestilling Mad Hvis et afsnit mangler mad: - Lån fra andre afsnit - Varm en frostret fra fryseren i mikrobølgeovn - Kontakt Centralkøkkenet for levering af ekstra mad Ved fejl i leverancen, se vejledning GLO Madleverancer på Glostrup Hospital - Syd. Ansvar og organisering Er indeholdt i ovenstående beskrivelse. Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil Nationale Infektionshygiejniske Retningslinjer (NIR) som er gældende for området. Generelle krav til håndtering og opbevaring: Der henvises til hospitalets vejledninger for personlig beklædning (uniformsvejledningen), generelle infektionshygiejniske forholdsregler, samt håndhygiejne og brug af handsker. Øvrige vejledninger for de enkelte serviceområder: ###TABEL_1### Akkrediteringsstandarder Bilag Ingen.