Information og møder i Afdeling for Ergo- og Fysioterapi

Formål
Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Bilag

Formål
At alle medarbejdere i Afdeling for Ergo- og Fysioterapi har kendskab til formål og indhold for møder, der afholdes i afdelingen, samt for nyheds- og ugebreve.

Målgrupper og anvendelsesområde
Alle medarbejdere i Afdeling for Ergo- og Fysioterapi.

Definitioner

Fremgangsmåde
I det følgende beskrives nyhedsbrev og ugebrev samt møder som afholdes i Afdeling for Ergo- og Fysioterapi.
Nyhedsbrev til hele klinikken 
Formål:
At informere medarbejdere på en hurtig og effektiv måde. 
Tidspunkt for udsendelse:
Første fredag i måneden kl. 12.00. 
Forfattere:
Afdelingsledelsen. Afdelingens medarbejdere skal kontakte afdelingsledelsen mhp. publicering af nyheder vedrørende hele afdelingen.
Afdelingsledelsessekretær udsender det endelige nyhedsbrev. 
Modtagere:
Alle medarbejdere i Afdeling for Ergo- og Fysioterapi.
Ugebrev til team 1-7
Ugebrev med informationer fra overterapeuten udsendes min. 2 gange pr. måned. Formålet er at sikre information til medarbejdere i det respektive team.
Ugebrevet mailes til alle medarbejdere i teamet, til ledelsesteamet samt til medarbejdere i stabsfunktioner med tilknytning til det respektive team.
Møder
For møderne er nedenstående i videst muligt omfang beskrevet:
- formål med mødet
- tidspunkt og tidsramme for mødet, samt mødested
- deltagere i mødet
- ordstyrer og referent funktion
- dagsorden
Ledelsesteammøde
Formål:
At orientere, drøfte og tage beslutninger i relation til klinikkens drift, strategi, faglig udvikling og personale, på tværs af matriklerne. Se i øvrigt kommissorium. 
Der tages i møderne udgangspunkt i følgende forudsætninger for gode møder:
- Vi har alle ret og pligt til at få sat vigtige emner på agendaen
- Møderne starter og slutter til tiden
- Vi laver kommunikationsplan for beslutningerne
- Vi evaluerer alle møder
Tidspunkt og tidsramme:
Hver 14. dag kl. 8.50-10.50. Tirsdage på Blegdamsvej. Onsdage på Glostrup.
Deltagere:
Afdelingsledelsen og overterapeuter.
Ordstyrer og referentfunktion: 
Mødeledere: Skiftevis iht. rul.
Referent: Overterapeut på den matrikel, hvor mødet afholdes. 
Dagsorden: 
Dagsordenen er udarbejdet ud fra aktuelle punkter og emner. Der skelnes mellem punkter til drift og uddybende emner, og dagsorden afspejler denne skelnen.
Dagsordenen sendes ud ca. en uge før mødet. 
Overterapeutmøder - fælles
Formål:
At overterapeuterne har et forum for orientering og drøftelse af emner af ledelsesmæssig karakter med relevans for hele afdelingen samt til kvalificering af oplæg, høringssvar etc. til det kommende ledelsesteammøde.
Tidspunkt og tidsramme:
Fire hele dage årligt.
Deltagere:
Overterapeuter.
Tovholderfunktion:
Der udpeges en tovholder for overterapeutmøderne med følgende opgaver:
- udvælgelse af dagsordenspunkterne til drøftelse som forberedelse til dagens ledelsesteammøde
- samle indmeldte dagsordenspunkter på fælles liste (p-drev)
- prioritere dagsordenspunkter som overterapeuterne drøfter på dagens overterapeutmøde
Ved fravær skal man, så vidt muligt, være opmærksom på at give opgaven videre til en kollega.
Tovholderfunktionen løber fra 1/1-31/6 og 1/7-31/12.
Dagsorden:
Alle overterapeuter er ansvarlige for at indmelde aktuelle emner til tovholderen, som indskriver emnerne i generisk dokument på p-drev.
Referat:
Det generiske dokument opdateres efter mødet af tovholderen.
Overterapeutmøder - matrikelvis
Formål:
At overterapeuterne matrikelvis (matrikelledelsen) har et forum for orientering og drøftelse af emner af ledelsesmæssig karakter og relevans for matriklen.
Tidspunkt og tidsramme:
En time en gang ugenligt på matrikel overterapeutkontoret. 
Deltagere:
Overterapeuter fra pågældende matrikel.
Dagsorden:
- Aktuelle emner ift. matriklen
- Gensidig orientering
- Specifikke punkter eller emner fx fra ledelsesteammøde
Overterapeutmøder med KUF/KUE - matrikelvis
Formål: Orientering om emner vedr. klinisk undervisning samt orientering om aktuelle emner fra de forskellige team samt i klinikken, der har relation til klinisk undervisning.
Tidspunkt og tidsramme:
To gange årligt af en times varighed. Overterapeuter indkalder til mødet.
Deltagere:
Overterapeuter og KUF/KUE
Ordstyrer og referentfunktion:
På skift mellem overterapeuterne. Referater lægges på p-drev.
Dagsorden:
Indeholder som regel følgende punkter:
- opfølgning på sidste referat
- gensidig orientering
- aktuelle emner
Personalemøde - matrikelvis
Formål:
At skabe et forum og fællesskab hvor medarbejdere i afdelingen har mulighed for gensidigt at orientere, drøfte og diskutere relevante emner.
Tidspunkt og tidsramme, samt mødested, dagsorden og ordstyrer:
Møderne afholdes ca. hver 2. måned i typisk januar, marts, maj, juni, september, november, december. Afdelingsledelsen udgiver i samarbejde med afdelingsledelsessekretær årligt en oversigt over mødedatoer. 
3. mandag i måneden på Glostrup (PC-rummet) kl. 12.30-13.00.
3. tirsdag i måneden på Blegdamsvej (3001) kl. 12.30-13.00.
Matrikeloverterapeuterne er ordstyrer. 
Fast dagsorden:Dagsorden og ansvar.docx
Herudover har ledelsesteamet fastlagt nedenstående principper og rammer for møderne: 
Principper for møderne:
- P-møderne er et dialogmøde for os alle
- Alle p-møder indeholder inputs fra både ledelse og medarbejdere
- Alle p-møder indeholder minimum et oplæg til dialog
- Mødeindhold kan være forskelligt på matriklerne
Ramme for P-møder:
- Møderne afholdes ca. hver 2. måned
- Møderne forberedes af ledelsesteamet
- En overterapeut fra hver matrikel er tovholder/ koordinerer i samarbejde med afdelingsledelsessekretær
- Oplæg til dialog kan være fra fx forskning, udvikling, KUF, AMR, forflytningsansvarlige, repræsentant fra et team etc. – alle funktioner eller medarbejdere er velkomne til at byde ind
- Overordnede faglige emner, som har interesse på tværs, kan indgå
Væsentligste punkter skrives i nyhedsbrev til orientering til fraværende.
Deltagere:
Alle medarbejdere i afdelingen
Teammøder - teamvis
Formål:
At teamet har et forum for planlægning af kommende uge/periode, samt orientering og drøftelse af relevante emner. 
Tidspunkt og tidsramme:
Glostrup: Hver fredag kl. 12.30 – 12.55. 
Blegdamsvej: min. hver anden uge. Tidspunkt fastsættes af overterapeut.
Deltagere:
Alle medarbejdere i teamet. De kliniske undervisere og udviklingsterapeuterne deltager i møderne i deres respektive teams. 
Dagsorden:
Dagsorden er udarbejdet til det enkelte team, men indeholder som regel følgende punkter:
Planlægning af næste uge
Nyt fra overterapeuten
Referat fra møder
Ordstyrer og referent funktion:
Ordstyrer går på skift. Væsentligste punkter skrives i ugebrev til orientering til fraværende.
LMU
Forretningsorden: Forretningsorden LMU.docx
Arbejdsmiljøgruppe
Kommissorium: Kommissorium for arbejdsmiljøgruppen.docx
TRIO-møder – matrikelvis
Kommissorium: Kommissorium for TRIO samarbejdet.docx
Kvalitetsudvalg
Kommissorium og bilag: Endeligt_kommissorium for Kvalitetsudvalget i KEF.docxBilag til kommissorium_Tovholdere for kvalitetsområder.docx
FOU-fælles
Kommissorium:Kommisorium for fælles FOU møder.docx
FOU-matrikel
Kommissorium under udarbejdelse.
Vagtmøde (Blegdamsvej)
Formål: 
Ud fra ’oplæg til vagt’ i SP gives særlige oplysninger ift. patientbehandlingen fra patientansvarlig fysioterapeut til vagt fysioterapeut.
Derudover koordinerer vagtholdet ift. behov for eventuel assistance på tværs af specialer ift. patienttyngde.
Tidspunkt og tidsramme: 
Fredag kl. 12.30-12.45.
Deltagere: 
Vagtholdet samt de fysioterapeuter, som har patienter på til vagt.
Forum for Specialeansvarlige
Formål: 
At skabe forum for at udvikle og sikre de specialeansvarliges opgavevaretagelse på tværs af teams samt implementering af klinikkens faglige udvikling og indsatsområder.
Tidspunkt og tidsramme: 
Forum for specialeansvarlige afholdes 3-4 gange årligt af to timer. Afdelingsterapeuter indkalder til møderne. Det ene af møderne kan vælges afholdt som ½ temadag fra kl. 12.30-15.
Deltagere:
Specialeansvarlige, udviklingsterapeuter og afdelingsterapeuter.
Indhold:
- Faglig sparring og videndeling
- Gensidig erfaringsudveksling
- Koordinering ift. aktuelle og kommende opgaver
Menigmøde
Formål:
At medarbejderne har et forum, hvor de, på tværs af teams og sammen med deres tillidsrepræsentant, kan drøfte emner, der forud er aftalt med afdelingsledelsen. Dato og tidsrum skal også aftales med afdelingsledelsen.
Tidspunkt og tidsramme:
Mødet afholdes i sjældne tilfælde og ved presserende behov efter aftale med afdelingsledelsen. Mødet kan vare max 29 min. i arbejdstiden.
Deltagere:
Fysioterapeuter/ergoterapeuter som er fagligt organiseret og som ikke er på lederoverenskomst. 
Dagsorden:
Ledelsesteamet orienteres om indholdet eller modtager en dagsorden.
Ordstyrer og referentfunktion:
Ordstyrer og referent aftales på mødet. Mødeleder er tillidsrepræsentant og/eller tillidsrepræsentantens suppleant. Tillidsrepræsentanten referer efterfølgende mødets indhold til afdelingsledelsen.

Ansvar og organisering
Alle ledere og medarbejdere i Afdeling for Ergo- og Fysioterapi er ansvarlige for at være bekendte med vejledningen samt at holde sig orienteret via hhv. nyhedsbrev og ugebreve.
Det er nærmeste leders ansvar at medarbejderne er bekendte med vejledningen og at nye kollegaer introduceres til vejledningen.

Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil

Bilag