3.1.1 Kurerinstruks ved afhentning af stamcelleprodukt fra donorcenter Formål Målgrupper og anvendelsesområde Definitioner Fremgangsmåde Ansvar og organisering Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil Akkrediteringsstandarder Bilag Formål At give den udvalgte kurer retningslinjer i forbindelse med afhentning af stamcelleprodukt til allogen knoglemarvstransplantationspatient, samt skabe overblik over funktionen som kurer. Målgrupper og anvendelsesområde Sygeplejersker der skal hente stamcelleprodukt fra ubeslægtet donor til allogen knoglemarvstransplantationspatient. Definitioner RH: Rigshospitalet At være kurer At være kurer betyder, at man er ansvarlig for at afhente stamcelle produktet i donorcentret og transportere det hurtigt og sikkert til Rigshospitalet. Kurerer er sygeplejersker ansat i Afdeling for Blodsygdomme Team 2, Center for Kræft og Organsygdomme eller BørneUngeAfdelingen, Juliane Marie centeret afdeling 4063. Kurer turene kan også varetages af eksternt kurerfirma, udvalgt ved EU-licitering. Der ligger en special kontrakt ”Contract for the Pick up, Transplantation and Delivery of Hematopoietic Stem Cell Products to Copenhagen University Hospital, Rigshospitalet”. Fremgangsmåde 1. Kurer fra Rigshospitalet Transplantationskoordinatoren arrangerer kurerrejsen og sørger for at alle aftaler omkring dato, tid og sted er truffet. Rejse og hotel arrangeres af RH rejsekontor. Kureren og koordinatoren holder et møde før afrejse, kureren bliver grundigt informeret og får udleveret alle nødvendige og relevante dokumenter. 2. Rejse arrangement / flyrejse Ved udlandsrejser tager kureren af sted dagen før afhentning af stamcelle produktet. Tidspunkt for udrejse aftales med koordinator. Rejser i Danmark og sydsverige, er ud- og hjemrejse samme dag. Hjemrejse bliver planlagt i forhold til tidspunkt for udlevering af stamcelleprodukt. I rejseplan angives en backup flyafgang, der kan anvendes i tilfælde af forsinkelse. Kureren rejser med transportboksen som håndbagage. Billetten skal have en fleksibilitet der sikrer at rejserute kan ændres/annuleres ved behov. Transportboksen skal placeres ved kurerens fødder, alternativt i bagage boksen lige over kureren. Det er vigtigt, at kureren er tryg ved placeringen af transportboksen. 2.1 Valuta Kureren lægger ud for udgifter der afholdes under kurerrejsen. Der sendes rejseafregning til Rigshospitalets Rejsekontor senest én uge efter hjemkomst. Alle kvitteringer, bilag gemmes til dokumentation ved rejseafregning. 2.2 Forsikring Rigshospitalets rejseforsikring dækker ved sygdom, ulykker og tyveri m.m under kurerrejsen. Forsikringskort kan printes ud på Intranettet under "Rejser og udlæg". Hvis kureren lægger feriedage til rejsen, skal kureren selv sørge for at tegne tillægsforsikring for egen regning. Uanset om der rejses i Europa eller den øvrige verden. 2.3 Dagpenge Der udbetales dagpenge (iht. Statens takster) svarende til det antal hele døgn og timer, som kureren har været bortrejst. Ved beregning af rejsens varighed regnes med start fra kureren tager fra privatadresse til lufthavnen og afslutning 2 timer efter flyet er landet i København. Dagpenge er skattefri. Dagpengene udbetales i danske kroner og figurerer på lønsedlen. Hvis kureren bruger feriedage i destinationslandet forud for afhentning, udbetales der ikke dagpenge for disse dage. 2.4 Hotel RH rejsekontor bestiller hotelværelse, evt. anbefalet af donorcenteret. Hotelregning er betalt via RH Rejsekontor. Afrejse og check ud skal ske før kureren afhenter stamcelle produktet. Al bagage medbringes til donorcentret. 2.5 Kontaktperson til donorcentret Der vil altid være en navngivet kontaktperson på donor centeret. Navn og telefonnummer oplyses af koordinatoren inden afrejsen. Kureren skal kontakte denne for at verificere sin ankomst til byen; enten ved at tage direkte til donor centeret, og samtidig aflevering af boks og køleelementer til opbevaring, når der skal afhentes perifere stamceller, eller ved telefonisk kontakt (eventuelt lægge besked på telefonsvarer) ved afhentning af knoglemarv. De fleste donor centre har som princip at de ikke påbegynder knoglemarvshøst, hvis kureren ikke har bekræftet sin ankomst. 2.6 Telefon Kureren skal have en mobiltelefon med dækning i det land der rejses til. Telefonen skal holdes tændt under hele rejsen, for at muliggøre kontakt mellem kureren, koordinator og donorcenters kontaktperson. Ved rejseafregning skal der forelægge specificeret udskrift af telefonopkald mht refusion. 2.6 Kurerrapport Kurerrejsens forløb rapporteres på en blanket, som bliver udleveret og gennemgået af koordinatoren. Vær opmærksom på at en repræsentant fra donorcentret skal signere for udlevering, samt en repræsentant fra blodbanken eller transplantationsafsnittet skal signere for modtagelse af produktet. 2.7 Afhentning og identitetskontrol af produkt og blodprøver Stamcelle produktet skal kunne identificeres med donors ID. Kurer og kontaktperson kontrollerer i fællesskab at donor nummer står skrevet tydeligt på label fastgjort til produktposen. Donor ID skal ligeledes fremgå af den eller de blodprøveglas, som skal hjemtages. Når kureren har modtaget stamcelle produktet forlades dette ikke på noget tidspunkt! 2.8 Sikkerhedsprocedure i lufthavn Kureren skal ved check in ved returrejsen oplyse at der rejses med et stamcelle produkt. Stamcelle produktet må ikke udsættes for røntgen gennemlysning. Transport boks og køleelementer må gerne gennemlyses hvis sikkerhedspersonalet ønsker det. Fremme ved sikkerheds tjek af bagage fremviser kureren dokumentet ”Do not X-ray” samt informerer at produktet ikke må gennemlyses. Kureren selv samt øvrig bagage skal gennem normal sikkerheds tjek. Sikkerhedspersonalet har ret til at inspicere stamcelle produkt samt at pode posens overflade og boksens inderside for illegale stoffer. 2.9 Rejseafregning Afregningsblanket skal udfyldes elektronisk inden for en uge efter hjemkomst. Skemaet til afregning findes på intranettet, under rejseafregning og udlæg. Skemaet udfyldes elektronisk og indscannede dokumenter vedhæftes som bilag. Gem selv en kopi. Sendes til Rigshospitalets Rejsekontor. Transplantationskoordinatoren kan være behjælpelig med dette. 3. Problemer under transport af stamcelleprodukter. Kureren skal altid straks kontakte en transplantationskoordinator, hvis der opstår problemer under transporten. Transplantationskoordinatoren vil instruere i hvilke foranstaltninger der skal foretages. Se VIP om "Problemer under transport af stamcelleprodukter". 4. Opbevaring og transport af perifere stamcelle produkt (PBSC) Perifere stamceller skal opbevares og transporteres ved 4 gr. Celsius. (= 39 gr. Fahrenheit) Koordinatoren aftaler med donor center at stamceller, som er høstet dagen før afhentning, ligger ved 4 gr. Celsius natten over. 4.1 Transport Til transport af PBSC skal kureren medbringe: - Transportboks: MiniBag 30 L Sølvfarvet, Anvendes til udlandet. - Tramsportboks Minibag 16 L Blå, kan anvendes til kortere ture. Temperaturen kan holde ca 16 timer. - Køleelementer: TempShell og TempFrame, med flydende blåt indhold. Indholdet stivner ved 4 gr. Celcius eller derunder. Transportboksen skal fyldes med nedkølede køleelementer og rammer til at kunne hjemtage 2 poser m. aferese produkt. 4.2 Nedkøling af medbragte køleelementer Kureren skal aflevere køleelementer i donor centeret, mhp. at få dem nedkølet til 4 gr. Celcius. Kureren bør ved selvsyn sikre sig at elementerne lægges på køl, ikke på frys. Hvis også boksen afleveres, skal elementerne tages ud af boksen. Elementerne nedkøles fra stuetemperatur til 4 gr. Celcius på ca. 6 timer. Aflevering skal ske dagen før afhentning af afereseproduktet. 4.3 Afhentning af PBSC Kureren kontrollerer at donors id. er påført produktet. Kureren kontrollerer køleelementernes temperatur ved aflæsning af temperaturstrimmel på køleelement / Tempshell. Produktposen eller poserne lægges ned i kølerammer uden yderligere indpakning. Hvis der kun er én pose, lægges denne i nederste ramme sammen med blodprøveglas. For at bevare en konstant temperatur i transportboksen under hjemrejsen, åbnes den kun hvis det er absolut nødvendigt. F.eks. ved sikkerheds tjek i lufthavnen. 4.4 Hjemvendt med produktet Stamcelleproduktet forbliver i transportboksen til det skal infunderes. Transplantationskoorinator og KMT læge tager stilling til om produktet skal celle/volumenreduceres inden PBSC kan gives til patienten. PBSC kan gives uden forbehandling af produktet uanset ABO forlig/uforlig. 4.5 Kurerrapport På kurer rapporten anfører kureren: - tidspunkt for modtagelse af produktet i donor centeret. - tidspunkt for aflevering af produktet i transplantationsafsnittet. For personale på 4043 skal transportboks incl. køleelementer og alle kurer papirer leveres tilbage til transplantationskoordinatoren. Ved hjemkomst i aftentimerne stilles dette i stuegangsrummet på afsnit 4043. For personale fra 4063 kan man også aflevere på afdelingssygeplejerskernes kontor. 5. Opbevaring og transport af knoglemarvsprodukt Knoglemarv skal opbevares og transporteres ved stuetemperatur ved 20 gr. Celcius. 5.1 Transport Til transport af knoglemarv skal kureren medbringe - lille transport boks model ”igloo 10” eller Rubbermaid model 1817. - håndklæde eller stofble til at lægge produktet i. 5.2 Afhentning af knoglemarv. Kureren kontrollerer at donors id. nummer er påført produktet samt blodprøver. 5.3 Hjemvendt med produktet Knoglemarvsproduktet afleveres enten i blodbanken eller direkte i transplantationsafsnittet, afhængig af ABO-forligelig / uforligelighed. 5.3 Kurerrapport På kurer rapporten anfører kureren: 1. tidspunkt for modtagelse af produktet i donor centeret. 2. tidspunkt for aflevering af produktet i transplantationsafsnittet/blodbanken. Transportboks, samt alle kurer papirer leveres tilbage til transplantationskoordinatoren. Ved hjemkomst i aftentimerne stilles dette i stuegangsrummet på afsnit 4043. For personale fra 4063 kan man også aflevere på afdelingssygeplejerskernes kontor. Ansvar og organisering Kvalitetskoordinator, allogen transplantationskoordinatorer Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil Akkrediteringsstandarder Jacie akkrediteringsstandard version 8, 2021 CM/C12.1 D9.3.4 D10 Bilag