VIP-dokumenter i HOC ANOP Log ind Alle opfordres til altid at logge ind når VIP-portalen benyttes. Vælg Login i øverste højre hjørne. Min side Det er vigtigt at VIP-portalen kender brugerens tilknytningsforhold. - Vælg Min side i menuen til venstre. - Vælg Min profil i øverste højre hjørne. - Vælg Rediger i øverste venstre hjørne af hovedvinduet Anbefalede indstillinger: - Virksomhed: Rigshospitalet - Afdeling: Bedøvelse, Operation og Traumecenter (HOC) - Afsnit: - Ingen - - Opstartsvindue: Søg - Aktiv faneblad ved søgninger: Dokumentsamlinger - Faneblad dokumentsamlinger: Min afdelings samlinger - Foretrukken dokumentsamling: (Man kan her vælge sit eget afsnit, men det anbefales at alle ser alle afdelingens dokumentsamlinger og vælger den ønskede fra gang til gang) - Vælg Gem eller Gem & luk i øverste venstre hjørne af hovedvinduet Tilknytningsforhold skal kun angives én gang; det er herefter knyttet til dit login. Dokumentsamlinger Afdelingens VIP-dokumenter er organiseret i dokumentsamlinger, som i videst muligt omfang afspejler afdelingens organisation og kliniske virke. Når et VIP-dokument skal fremsøges anbefales stærkt at anvende dokumentsamlingerne i stedet for VIP-portalens søgefunktion - i hvert fald når der søges efter afdelingens egne VIP-dokumenter (procedurekort med mere). Det er tilstræbt at ethvert relevant dokument kan findes ved at vælge 1) dokumentsamling, 2) afsnit og 3) sektion/søjle/specialistområde. En dokumentsamling består af henvisninger (links) til dokumenter, som ligger i afdelingens bibliotek. Et dokument kan sagtens findes to eller flere steder. Eksempelvis kan et dokument, som anviser anæstesi til et barn, som skal have foretaget rygkirurgi, findes både i mappen Børn og i mappen Rygkirurgi. Opret dokument Et nyt dokument kan påbegyndes af alle. Vælg Forfattermiljø i menuen til venstre og Opret dokument i øverste venstre hjørne af hovedvinduet. Et eksisterende dokument kan rettes af forfatterne. Vælg Redigering i menuen til venstre, fremsøg dokumentet, vælg ###NAVN### kladde i menulinjen og ret/tilpas dokumentet. (Kontakt ###NAVN### hvis forfattergruppen skal udvides, hvis der er problemer med at finde dokumentet eller med at få adgang til at rette i dokumentet). Udfyld punkter på fanebladet Egenskaber: Forfattere I udgangspunktet skal der være mindst to forfattere på hvert dokument. På de dokumenter, der giver anvisninger for patientbehandling (f.eks. procedurekort), skal den ene være overlæge (speciallæge) og den anden en specifikt involveret sygeplejerske, eller - hvor en sådan ikke findes - den for området ansvarlige kliniske sygeplejespecialist. Forfattergruppe er et friteksfelt, som kan udfyldes hvor det giver mening - f.eks. FBA (Fælles Børne Anæstesi). Fagligt ansvarlig Overlæge (speciallæge) eller klinisk sygeplejespecialist - i udgangspunktet en af forfatterne. Dokumenttitel Brug en sigende titel og angiv det, der definerer dokumentet, som startord. Eksempelvis: Rygkirurgi hos børn, anæstesi til eller Rygkirurgi, lejring til eller Diabetes, patienter i OMO med. Brug IKKE afsnitsnummer eller afsnitsnavn i dokumentets titel. Metoden har tidligere været praktiseret som standard, men denne navngivning forvirrer kun og gør mere skade end gavn (blandt andet fordi samme dokument kan være relevant på flere afsnit). Dokumenttype Anvend som udgangspunkt Instruks (f.eks. procedurekort) eller Vejledning (de fleste andre VIP-dokumenter). Dokumenttypen bestemmer hvilke afsnit, der på fanebladet Indhold skal udfyldes. Findes der ikke en passende dokumenttype vælges Vejledning, og afsnittene på fanebladet Indhold omdøbes eller slettes. Alternative søgeord Dokumenterne fremsøges normalt gennem dokumentsamlingen, men VIP-portalens søgefunktioner kan naturligvis også anvendes, og en håndfuld relevante søgeord kan derfor være relevante, da de vil hjælpe søgemaskinen til at finde det rigtige dokument. Søgeord indtastes et for et og føjes til listen ved klik på 'tandhjulsknappen-med-grønt-plus' til højre for indtastningsfeltet. Brug gerne slang (eksempelvis 'steroidparaply', 'kanyle' (i stedet for 'trakealkanyle') mv.). Anfør også gerne alternative stavemåder ('trakeal/tracheal', 'kortikosteroider'/'corticosteroider' mv.). Ændringskommentar Publicering af en ny version af et dokument kræver en ændringskommentar. Skriv kort og præcist, f.eks. Lokaleopdateringer efter flytning til Nordfløjen. Revisionsadvis Afsnitsansvarlige overlæger, sektions- eller søjleansvarlige speciallæge, kliniske sygeplejespecialister. Målgruppe Friteksfelt, oftest Læger og sygeplejersker i HOC ANOP, tilføjes ved klik på 'tandhjulsknappen-med-grønt-plus' til højre for indtastningsfeltet. Gældende for Klik på tandhjulsknappen-med-grønt-plus' helt til højre og marker Rigshospitalet > Bedøvelse, Operation og Traumecenter (HOC) Høring Funktionen anvendes ikke. Godkender Samme person som modtager Revisionsadvis (afsnitsansvarlig overlæge (afsnitsspcifikke dokumenter), klinisk sygeplejespecialist eller fagligt ansvarlig (f.eks. vejledninger til børneanæstesi)). Publiceringsansvarlig ###NAVN###/MTVE0004/RegionHovedstaden De øvrige felter KAN udfyldes, men er ikke en forud Indhold Fanebladet Indhold er 'selve' VIP-dokumentet. Afsnitsoverskrifterne er dikteret af hvilken dokumenttype, der er valgt i forbindelse med oprettelse af dokumentet. Man kan imidlertid godt vælge at omdøbe afsnittene eller slette dem alle og erstatte alt med tilpasset indhold. Denne fremgangsmåde anvendes f.eks. i forbindelse med Procedurekort til anæstesi, hvor indhold og overskrifter erstattes af indholdet af et Worddokument, der er udfærdiget på baggrund en skabelon, som findes på P-drevet, hvorefter udseendet tilpasses i VIP-portalens redigeringsvindue så bedst mulig overskuelighed opnås. Det skal tilstræbes at VIP-dokumenterne generelt holdes korte - især procedurekort, som helst kun skal fylde en enkelt side. Referenceliste og andet mere omfattende baggrundsmateriale kan vedhæftes som bilag. Proces Når fanerne Indhold og Egenskaber er tilpasset og udfyldt og dokumentet er accepteret af alle forfattere, sendes det til godkendelse hos den relevante godkender (vælg Send til godkendelse i menulinien). Når dokumentet er godkendt - eventuelt efter en korrektionsproces - sender godkenderen dokumentet til den publiceringsansvarlige for publikation (vælg Send til publikation i menulinjen) Er det uklart hvor i dokumentsamlingen/dokumentsamlingerne, dokumentet skal placeres, vil den publiceringsansvarlige kontakte forfatteren pr. mail for at få det afklaret. Dokumentet vil herefter være tilgængeligt i den/de relevante mapper i den/de relevante dokumentsamling(er). Revision Alle dokumenter skal revideres senest efter 3 år. Når revisionsdatoen nærmer sig vil systemet automatisk sende advis til den revisionsansvarlige. Den revisionsansvarlige vil herefter advisere forfatteren/forfatterne og processen som beskrevet for eksisterende dokument ovenfor gennemføres. Roller Virksomhedsansvarlig (liste) ###NAVN### og ###NAVN###, Forbedringsafdelingen ###NAVN###, HOC kvalitetskoordinator Ansvarlig redaktør ###NAVN### Mulige redaktører (liste) Afsnitsansvarlige overlæger, sektions- eller søjleansvarlige speciallæge, kliniske sygeplejespecialister. Mulige godkendere (liste) Afsnitsansvarlige overlæger, sektions- eller søjleansvarlige speciallæge, kliniske sygeplejespecialister. Mulige publiceringsansvarlige (liste) ###NAVN### Mulige revisionsansvarlige (liste) Afsnitsansvarlige overlæger, sektions- eller søjleansvarlige speciallæge, kliniske sygeplejespecialister. Den valgte revisionsansvarlige vil typisk være den sektions- eller søjleansvarlige speciallæge. Findes en sådan ikke, vil den kliniske sygeplejespecialist være revisionsansvarlig. Kun i sjældne tilfælde skal den afsnitsansvarlige overlæge være revisionsansvarlig. Mulige høringsadministratorer (Anvendes ikke) Fagligt ansvarlig Sektions-/søjleansvarlige speciallæge eller klinisk sygeplejespecialist. Der er vigtigt at den ansvarlige redaktør informeres hvis roller afgives. Spørgsmål og hjælp Spørgsmål Kontakt ###NAVN### i tilfælde af spørgsmål. Kan spørgsmål ikke afklares lokalt vil ###NAVN### og/eller Forbedringsafdelingen blive inddraget.