Spilleregler til Optima i BUKIR under hensynstagen til gældende overenskomst, aftaler og lovgivning
Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Akkrediteringsstandarder
Bilag

Spilleregler i Optima

Målgrupper og anvendelsesområde
Sygeplejersker ansat i BUKIR MTU og AKL
Formålet med denne vejledning er at beskrive de grundlæggende principper for vagtplanlægning.
Denne VIP beskriver spilleregler og principper, som understøtter gode arbejdsvilkår og vagtplanlægning i BUKIR og som ligeledes sikrer overholdelse af den til enhver tid gældende overenskomst.
Vi arbejder ud fra antagelsen om, at jo mere den enkelte tager ansvar for egen vagtplanlægning jo højere er den enkeltes tilfredshed, trivsel i relation til kerneopgaven og sidst men ikke mindst påvirker disse vilkår patientsikkerheden positivt.

Mål:
- At skabe størst mulig indflydelse på egen vagtplanlægning
- At sikre kontinuitet i vagt fremmøde af hensyn til patientsikkerheden og egen trivsel
- At give den enkelte medansvar for at normtid og overenskomst overholdes
- At kompetencer er fordelt ansvarligt
- At lægge en vagtplan hvor alle vagter er dækket
- At weekender og vagter fordeles retfærdigt mellem alle i afsnittet
- At oversygeplejersken samt den enkelte medarbejder sikrer at der foreligger en holdbar og realistisk vagtplan

Definitioner
###TABEL_1###

Fremgangsmåde
Nedenfor finder du en vejledning til, hvilke principper der forventes at du medtænker i forbindelse med vagtønsker.

Principper:
- Vær tro mod dit kompetenceniveau når du ønsker vagter
- Ønsk minimum 2 vagter pr. uge i gennemsnit.
- Ønsk vagterne i "blokke". Det vil sige mandag og tirsdag (blok 1) eller onsdag og torsdag (blok 2) eller fredag, lørdag og søndag (blok 3). Se eksempel nedenfor.
- Læg dine weekendvagter ind svarende til dit weekendrul – varier mellem dine ønsker (dag-, aften- og nattevagter).
- Ønsk vagter for hele den periode som er åben for ønsker. 
- Ønsk ferie, afspadsering, omsorgsdage, kursus og andet fravær i Optima.
- Er du ansvarshavende (kompetencetrin 2a eller højere) ønsk da ansvarshavende vagter i Optima
- Normperioden er på 12 uger. Vagtplanlægger eller oversygeplejersken skal sikre at din normperiode går i nul, dette gøres ved at bruge afspadsering eller 6. ferieuge. Der må dog ikke anvendes mere end 8 timer til normregulering medmindre andet er aftalt med medarbejderen. 
- Overhold den gældende overenskomst. 
F.eks. må 11-timers hviletid kun brydes to gange på 4 uger af vagtplanlægger. (Lokalaftale JMC)
- Ønsker du fri i din arbejdsweekend skal den byttes.
Eksempel på vagter i blokke:
BLOK 1
###TABEL_2###
BLOK 2
###TABEL_3###
BLOK 3
###TABEL_4###
Præmisser for vagtplanlægning:
Alle sygeplejersker udfylder et skema hvor grundlæggende ønsker til vagtplanen noteres. Skemaet får du af vagtplanlægeren. Dine grundlæggende ønsker skal du anvende når du laver din vagtplan i Optima. Det er ligeledes disse ønsker vagtplanlæggeren bruger når vagtplanen lægges. Dine grundlæggende ønsker skal afspejle hvordan du trives med de forskellige vagt-skift og hvor du ønsker hvile før eller efter en vagt.

Hvordan du skaber et godt flow og balance i dit arbejdsliv
- Begynd din vagtplan med at tage udgangspunkt i dine faste ønsker til vagtplanen. Det er dine faste ønsker der er med til at holde fokus på din trivsel og skabe balance mellem dit arbejdsliv og dit privatliv.
- Læg herefter dine weekendvagter ind jf. det rul du er placeret i af oversygeplejersken eller vagtplanlæggeren.
- Vær opmærksom på nogle gange at ønske dagvagt om mandagen efter en dagvagts weekend.
Dette skaber gode sammenhængende patientforløb og øger kontinuiteten i afsnittene når der er overlap, ved sygeplejerskerne fra weekenden til den nye uge. 
- Læg herefter dine nattevagter og aftenvagter ind og overvej om det er din tur til at have fredag aften inden en fri weekend (MTU).
- Herefter lægger du dagvagter ind. Vær opmærksom på at ønske dine vagter sammenhængende (blokke), da det øger patientsikkerheden og arbejdsmiljø når der er kontinuitet i vagterne.
- Hvis du har ønske om uddannelse, kursus eller arbejdsdage noter dette under en dagvagt i 'Note' til vagtønske og husk at skriv en mail til vagtplanlægger eller oversygeplejersken om hvad det er der ønskes.
- Kurser/uddannelse/arbejdsdage skal aftales med oversygeplejersken for at sikre en sammenhæng med afdelingens vision og strategiske målsætninger for sygeplejen. 
- Du skal overholde overenskomsten. Vær opmærksom på, om du overholder dine hviletider mellem vagter.

Revidering af weekendrul
Weekendrul bliver revideret hvis der er ubalance i antal sygeplejersker pr. rul eller i kompetencer niveau. Det er oversygeplejerskens ansvar at sikre, at weekendrul til en hver tid er optimalt sammensat. Ved ændringer i weekendrul meddeles dette af vagtplanlægger eller ledelsen senest 4 uger før.

Nyansatte sygeplejersker
I samarbejde med oversygeplejersken aftales det hvornår den nyansatte selv lægger sine vagtønsker i Optima. I forbindelse med introduktionen til afsnittene introduceres nyansatte til hvorledes Optima fungerer samt hvilke præmisser vagtplanen skal lægges ud fra.

Deadline
Jf. overenskomsten skal vagtplanen foreligge 4 uger frem i tiden. Dato for ønsker til vagtplanen skrives af oversygeplejersken eller vagtplanlæggeren i en mail til alle sygeplejersker i afsnittene. 
Efter deadline er det IKKE muligt at komme med vagtønsker.
I Optima kan du følge med i balancen af ledige vagter, da det er defineret under hver vagt hvilket fremmøde der er nødvendigt for at sikre de bedste mulige vilkår for plejen og behandlingen i BUKIR.

Vagtplanen trækkes tilbage
En vagtplan der er offentliggjort og printet til vagtplans-mappen kan af oversygeplejersken eller vagtplanlæggeren trækkes tilbage, hvis der fortsat er mere end 4 uger til vagtens start.
Det er under ingen omstændigheder et mål at trække vagtplanen tilbage. Men det kan være nødvendigt i nogle tilfælde; ved eksempelvis landtidssygdom, opsigelser eller andet. Særligt hvis den der er langtidssyg eller hvis den som har sagt op var planlagt til nogle vagter som vi erfaringsmæssigt ved kan blive svære at dække.

Normperioden
Normperioden er på 12 uger. 
Vær opmærksom på at helligdage påvirker normtimeregnskabet.
Normtime balancering, således at normperioden går i nul, sker i udgangspunktet ved brug af afspadsering eller efter aftale ved brug af 6. ferie uge. I enkelte tilfælde kan det ske ved forlængelse af vagtlængde.

Byt
Byt skal foretages inden for samme normperiode.
Vær opmærksom på kompetenceniveauet når I bytter. Særligt hvis der byttes mellem en erfaren og mindre erfaren sygeplejerske. Den erfarne skal sikre sig, at den mindre erfarne ikke står som ansvarshavende sygeplejerske som følge af et vagtbytte. Alle vagter der byttes mellem kolleger skal have samme længde.
Det vil sige, man kan ikke bytte en 12 timers vagt til en 8 timers vagt.
Alle byt skal registreres via bytteseddel, hvis det er et byt i en vagtplan der er godkendt.
Byttesedlen lægges til oversygeplejersken eller vagtplanlægger, som herefter godkender/afviser byttet.
Suppler ALTID ønsket om vagtbytte med en mail til vagtplanlæggeren eller oversygeplejersken, hvis byttet er indenfor syv dage 
Der gives besked mundtligt eller via mail om byttet er godkendt.
Oversygeplejersken og vagtplanlæggeren noterer byttet i vagtplanen.

Kommentarer til vagtønske
Af hensyn til kolleger, oversygeplejersken eller vagtplanlæggeren, er det KUN muligt som ovenfor beskrevet at anvende feltet 'Note' til vagtønske, ved uddannelse, kursus eller arbejdsdag.
Hvis du ønsker at signalere til vagtplanlæggeren, at du har behov for at have fri fra en specifik vagttype, noteres dette i kommentarfeltet således: Kan ikke arbejde dag/aften el. nat
Det er vigtigt at respektere; IKKE at skrive årsag til det specifikke vagtønske da det irrelevant for vagtplanlægger, at være bekendt med årsagen til et konkret vagtønske.

Veto
VETO tid kan anvendes til at markere et særligt ønske om fri. 
VETO skal ses som en mulighed for at gøre vagtplanlæggeren opmærksom på at ønske om fri, er vigtigere at have end andre fridage.
Brug dit VETO med omhu, da alt i sagens natur ikke kan være veto ønsker. Det er dog vigtigt at understrege, at et Veto-ønske ikke er ensbetydende med, at man får det man har ønsket.
VETO fri i weekender er ikke muligt.

Ferie
Sommerferien, også kaldet hovedferien, ønskes i begyndelsen af januar måned med deadline i februar. Den endelige sommerferie plan skal kendes tre måneder før afholdelse af hovedferie. Sommerferieperioden løber fra 1. maj til 30. september. Ønsk minimum to ugers sammenhængende ferie jvf. ferieloven.
I sommerferien har du ret til én friweekend i forbindelse med din ferie. Du skal være opmærksom på at, at arbejdsgiver kan planlægge en erstatningsweekend for at få weekendbemandingen til at gå op. Du skal derfor ønske en erstatningsweekend i perioden uge 27-33. 
Hvis behovet er der, må vagtplanlæggeren lægge erstatningsweekenden, hvor det passer for at få ferieplanen til at gå op. 
Ferie begynder mandag kl. 07.00. Hvis du ønsker ferie efter din arbejdsweekend, skal du forvente at arbejde i weekenden optil din ferie begynder om mandagen kl. 07.00. Vær opmærksom på at dette også kan være en nattevagtweekend, da ferieugen begynder mandag morgen.
Går sommerferieplanen ikke går op, er det vagtplanlæggeren og oversygeplejersken der finder en løsning for afviklingen af ferien.
Hvis du ønsker ferie udenfor hovedferien (sommerferien) og ferien ligger i forbindelse med en arbejdsweekend skal du bytte den med en kollega.
Sommer-, efterårs-, vinter- og påskeferie samt de enkeltstående helligdage følger det faste weekend rul.
Alle har ret til at holde sin optjente ferie. For at sikre dette, skal ferien blandt personalet koordineres således at overenskomst og patientrettigheder fortsat overholdes. Alle kan ikke få ferie samtidig.
Derfor skal ferien planlægges ud fra følgende præmisser:
I sommerperioden skal der afvikles tre ugers ferie, det vil sige fra den 1. maj til den 30. september. Fra den 1. oktober til den 31. december skal der afvikles ca. 1,5 uges ferie og endelig skal den resterede ferie afvikles inkl. 6. ferie uge i perioden fra den 1. januar til den 30. april.
Der overføres i udgangspunktet ikke ferie fra et ferie år til et andet med mindre der har været feriehindring, eksempelvis barsel.
Hvis man har mere end 3 ugers ferie tilbage den 1. januar retter oversygeplejersken eller vagtplanlæggeren kontakt til vedkommende med henblik på at sikre en plan for afvikling af ferien således at der blot er 3 ugers ferie tilbage til afholdelse mellem den 1. maj og 31. aug. + ny 6. ferieuge fra den 1. maj.
Ferie (dog ikke hovedferien) og afspadsering kan og må blive planlagt af oversygeplejersken/vagtplanlægger 4 uger frem i tid. 
Hvor mange kan holde ferie samtidig?
Hverdag: 2-3 (afhængig af undervisning, uddannelse og kurser)
Lavaktivitet: 4-5
Sommer lavaktivitet: 6-9
Ferieskemaet
Brug gerne ferieskemaet. Når du sætter et kryds i ferieskemaet, signalerer du til dine kollegaer, hvilken uge du ønsker ferie. Ferieskemaet finder du sammen med ferieopslaget i personalestuen.
Men det er vigtigt at understrege, at det kryds man sætter, ikke er ensbetydende med at man har fået eller får sin ferie og det handler på ingen måde om ”først til mølle” princippet. Din ønskede ferie skal ønskes i Optima.
Julen
Juleønsker skal foreligge senest den 10. okt.
Hver sygeplejerske skal ønske min. tre røde vagter.
De røde vagter skal prioriteres med henholdsvis et 1 tal, 2 tal og 3 tal - 1 er den vagt du helts vil arbejde.
Vagterne skal være mulige at realisere (jf. overenskomst og generelle spilleregler).
De røde vagter er: DV den 24 + 25 + 26 dec. + den 1. jan.
AV den 23 + 24 + 25. + 26. + 31. dec.
NV den 23 + 24 + 25. + 26 + 31. dec.
Uge 51 og 52 (og tid tider uge 53 eller 1), vil foreligge ved udgangen af oktober måned.
Det er vigtigt at understrege, at der også i relation til julen og nytåret kan forekomme lovlige ændringer i vagtplanen op til 4 uger før. Dette meddeles af vagtplanlæggeren eller oversygeplejersken pr. mail.

Diverse regler for arbejdstidsplanlægningen
Nøgle-/udviklingsdage og kursus aktivitet ønskes i samarbejde med oversygeplejersken.
Omsorgsdage 
Det er medarbejderens medansvar at ønske omsorgsdage.
Vær opmærksom på, at omsorgsdage er et ønske. Fordel gerne ønskerne ud på året. Omsorgsdagene følger kalenderåret
Afspadsering 
Ønskes eller aftales med oversygeplejersken eller ansvarshavende sygeplejerske. Afspadsering noteres i vagtplansmappen med begyndelsestidspunkt og slut tidspunkt.
Det er kun muligt at afspadsere, hvis der er optjent afspadsering. Afspadsering kan og må planlægges af oversygeplejersken eller vagtplanlæggeren 4 uger frem i tid.
Overarbejde 
Overarbejde noteres i vagtplansmappen med begyndelsestidspunkt og slut tidspunkt med OA (Overarbejde).
Overarbejde op til 6 timer går til afspadsering og udbetales efter tre måneder hvis ikke det er afspadseret.
Overarbejde over 6 timer registreres til straks udbetaling medmindre andet er aftalt.
Ved overarbejde der ikke er efter en planlagt vagt eller aftalt med enten vagtplanlæggeren eller oversygeplejersken skal der også sendes en mail til oversygeplejersken og vagtplanlæggerne. Mailen skal indeholde hvornår og hvordan (f.eks. telefonisk eller mundtligt i arbejdstiden) du er blevet informeret om overarbejdet. Dette er for at sikre at din løn bliver registeret jf. gældende overenskomst. 
Sygdom
Sygdom markeres med et S på den vagt vedkommende er syg, husk at videreføre S'et hvis vedkommende ikke har meldt sig rask inden kl. 12.00. Husk at notere sygemeldingen på sygdoms-arket bagerst i arbejdsmappen.
Raskmeddelelse 
Raskmeddelelse markeres med et R på det tidspunkt vedkommende melder sig rask. Husk at notere raskmeldingen på sygdoms-arket bagerst i arbejdsmappen. 
Graviditet
Gravide har vagter som vanligt. Hvis der er behov for at fordele eksempelvis nattevagter således at man har en enkelt nattevagt ad gangen men hyppigere, er det en mulighed. Tal gerne med vagtplanlægger og oversygeplejersken om dine ønsker så der i fællesskab kan laves en god plan.
Barn syg
Barn syg noteres som BS på den pågældende vagt - dette noteres ligeledes på sygdoms-arket bagerst i arbejdsmappen. Barn syg er en mulighed og ikke en ret. Tænk over om det er muligt at hjælpe med en anden vagttype når du har barn syg.
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Vagtplanen skal til enhver tid overholde gældende overenskomst for sygeplejersker besluttet ved Dansk Sygepleje Råd samt ferieloven for offentlig ansatte.
Bilag