Opgave
Ansvar og organisering
Udarbejdelse
Ansvar
Fagligt ansvarlig: Afdelingsledelsen bør altid være fagligt ansvarlig på dokumenter i VIP:
- Lægefagligt indhold: Cheflæge
- Sygeplejefagligt indhold: Chefsygeplejerske
Det er ligeledes ledelsens ansvar at sikre, at der ikke er konkurrerende dokumenter inden for egen afdeling/center.
Redaktøransvar og placering
Redaktøransvar og fysisk placering af centrets VIP'er følger nedenstående arbejdsgang.
a) VIP’er gældende for hele centret (tværgående)
Redaktøransvar og fysisk placering af VIP’er gældende for hele centret afhænger af VIP’ens karakter:
Administrative VIP’er
Alle administrative VIP’er samt VIP’er, hvis faglige indhold er forankret i staben (økonomi, personale, kvalitet mv.) eller centerledelsen (ledelsesinformation, forskning mv.) bør placeres i staben. Idet disse opgaver og funktioner naturligt ligger i centerstaben, vil denne placering sikre den faglige kvalitet. Eksempler:
- Introduktion af nyansat personale (adm.)
- Forskningsaktivitet (centerledelsen)
Tværgående VIP’er med sundhedsfagligt indhold
Alle VIP’er med sygepleje- eller lægefagligt indhold bør placeres i afdelingerne. VIP’er med sygepleje- eller lægefagligt indhold kan inddeles i to kategorier:
- VIP’er hvis indhold naturligt er forankret i en specifik afdeling. Eksempler:
CABG (RT) og Pacemaker (B)
- VIP’er hvis indhold er gældende for alle fem afdelinger. Eksempel:
Retningslinjer for søvn (tværgående)
Redaktøransvar og fysisk placering af VIP’erne på afdelingsniveau skal sikre et højt fagligt indhold samt færre administrative arbejdsgange, idet den specialiserede faglige viden er placeret i afdelingerne.
ARBEJDSGANG:
- Redaktøransvar for (1) placeres i den afdeling, hvor det faglige indhold er forankret. Afdelingens superbruger er tovholder på dette.
- Redaktøransvar for (2) besluttes af afdelingsledelsen. I de tilfælde, hvor den faglige kontaktperson for en VIP sidder i en specifik afdeling, placeres VIP’en i denne. I øvrige tilfælde er det afdelingsledelsens ansvar at udpege en faglig kontaktperson og placere VIP’en i en specifik afdeling. I de tilfælde, hvor en VIP er gjort gældende for flere afdelinger, tilhører dokumentet den afdeling, hvori det er udarbejdet. Afdelingens superbruger er tovholder på dette.
- Superbruger i staben holder løbende ledelsen orienteret om status på revision af VIP’er.
b) VIP’er gældende for enkelte afsnit/afdelinger (lokale)
Alle VIP’er, hvis indhold kun er gældende for en enkelt afdeling eller afsnit, placeres i den pågældende afdeling/afsnit. Idet fagligheden og opgaverne omkring VIP’en ligger i en specifik afdeling/afsnit, vil denne placering sikre høj kvalitet og forankring.
Eksempler:
- Børn - intro til forældre på 4141 (AN/OP)
- Hjertekirurgi og lungekirurgi (RT)
- Myokardiebiopsi - MYBI (B)
Indhold
Navngivning af dokumenter i VIP skal være informationsrig, men så kort som muligt. Titler på lokale VIP'er skal altid være identiske med den overordnede centrale og/eller regionale VIP.
For yderligere beskrivelse af, hvad der forventes anført under de fastsatte overskrifter i dokumenter i VIP, se Region Hovedstadens VIP: Vejledninger og instrukser i VIP, indhold i - Instruks 2
Godkendelse
Alle centrets dokumenter i VIP skal godkendes af hhv. centerledelse (administrative) eller afdelingsledelse (sundhedsfaglige). Ledelsen kan evt. vælge af uddelegere godkendelsesansvar til en fagligt ansvarlig i afdelingen.
Publicering
Efter godkendelse jf. ovenstående, er hhv. afdelingernes og centerstabens VIP-publiceringsansvarlige personer ansvarlige for at publicere dokumentet. Se en oversigt over centrets publiceringsansvarlige/VIP-superbrugere på intranettet.
Distribution
Som udgangspunkt gælder alle tværgående dokumenter i alle afdelinger, såvel for HJE, Rigshospitalet og Region Hovedstaden. Når et tværgående dokument er godkendt, publiceres dokumentet i VIP og distribueres herefter i VIP til afdelingerne. Afdelingen skal acceptere eller afvise distribuerede dokumenter.
Såfremt et dokument afvises af afdelingen, skal den ledelsesmæssige beslutning skrives som begrundelse for afvisning. Det er en center- eller afdelingsledelsesbeslutning, hvorvidt et tværgående dokument skal afvises, og dermed ikke distribueres til afdelingens eget dokumentbibliotek. Afvisning kan ikke fungere som undtagelse fra tværgående dokumenter. Dvs. at et tværgående dokument stadig er gældende for pågældende afdeling, også selvom det er afvist.
Afviste dokumenter kan senere gøres gældende for afdelingen.
Ved advisering om ny version af allerede eksisterende dokumenter fra Rigshospitalet eller Region Hovedstaden, er det de lokale superbrugere i centrets ansvar at tjekke, om centret har udarbejdet lokale tilføjelser til dokumentet, der ligeledes skal revideres.
Revision
Revisionsansvar følger redaktøransvar (jf. afsnittet "udarbejdelse" ovenfor), dvs. det er afdelingernes eget ansvar at sørge for, at alle dokumenter i VIP bliver rettidigt revideret. Centrets superbrugere er tovholdere på denne opgave.
For at sikre rettidig opdatering af VIP’er samt fokus på opgaven i de enkelte afdelinger, kan punktet ’Status på VIP’ sættes på centernævnmøder ved behov. 
Ved revision af dokumenter i VIP, skal det altid tjekkes, om alle links er aktive, og at dokumentet ligger i den korrekte VIP-skabelon.