Referencevejledning i forbindelse med ansættelse Formål Målgrupper og anvendelsesområde Definitioner Fremgangsmåde Ansvar og organisering Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil Bilag Formål At beskrive hvordan referencer skal tages fra og gives til ledere i og uden for Region Hovedstaden. Målgrupper og anvendelsesområde Vejledningen henvender sig til ledere, som i forbindelse med ansættelse af medarbejdere indhenter eller afgiver referencer. Definitioner Referencetagning: Når du som ansættende leder indhenter referencer fra ansøgers tidligere leder. Referenceafgivelse: Når du som nuværende eller tidligere leder for ansøger giver referencer til den ansættende leder. Fremgangsmåde Formålet med at tage referencer er at ansætte den bedst kvalificerede ansøger. Referencer skal som udgangspunkt bruges til at bekræfte - eller afkræfte - et allerede positivt indtryk af ansøgeren. Derfor skal du som ansættende leder som udgangspunkt altid forsøge at indhente referencer på den ansøger, du foretrækker til en ledig stilling. Det gælder uanset, om ansøgeren er eller tidligere har været ansat i eller uden for Region Hovedstaden. Når en medarbejder, der i forvejen er ansat i Region Hovedstaden, skifter stilling inden for regionen, medtager medarbejderen sin anciennitet i relation til opsigelse og fratrædelsesgodtgørelse og har som udgangspunkt ikke prøvetid. Du har som ansættende leder – udover referencetagning – mulighed for at søge indblik i visse oplysninger i medarbejderens personalesag for at underbygge din beslutning for ansættelsen, jf. vejledning om indblik - se: Rekruttering A-Z 1. Indhentelse af referencer Hvornår tager du referencer? Referencetagning er det sidste led i ansættelsesprocessen, inden den endelige beslutning om ansættelse træffes. Du bør som udgangspunkt kun tage referencer på den ansøger, du ønsker at ansætte. I enkelte tilfælde kan det dog være hensigtsmæssigt at tage referencer på flere ansøgere; f.eks. hvis to ansøgere er lige kvalificerede. Ved ansættelse af ledere er der ofte et større behov for at underbygge beslutningsgrundlaget ved at tage referencer på flere ansøgere. Du bør om muligt indhente to referencer for at sikre det bedste beslutningsgrundlag. Samtykke til referencetagning Du må ikke indhente referencer uden, at ansøger har givet sit samtykke hertil. Det gælder også ansøgere, som allerede er ansat i Region Hovedstaden. Ansøgerens samtykke skal være udtrykkeligt, frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt. Du skal specifikt orientere ansøgeren om, hvad det er, du ønsker samtykke til, og at ansøgeren kan trække samtykket tilbage. Af hensyn til dokumentationen bør du indhente samtykket skriftligt (for eksempel pr. e-mail). Hvis ansøger har givet samtykket mundtligt, kan du dog også nøjes med at notere, at samtykket er givet + dato herfor, jf. nedenfor om ”Notatpligt og aktindsigt”. Ansøgerens samtykke skal indeholde en klar tilkendegivelse af, hvad ansøgeren giver samtykke til, herunder hvem ansøgeren giver samtykke til, at du kan indhente referencer fra. Ansøgerens angivelse af referencer i ansøgningen udgør ikke et tilstrækkeligt samtykke til, at referencer kan indhentes uden separat samtykke. Et ikke nærmere specificeret samtykke til indhentelse af reference kan ikke anses for også at omfatte følsomme personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1, herunder om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssige tilhørsforhold samt behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om seksuelle forhold. Du må kun indhente referencer fra de specifikke personer, som er nævnt i ansøgerens samtykke. Du kan ikke kræve, at referencepersonen er/var ansøgerens nærmeste leder på den tidligere arbejdsplads. Ansøgerens samtykke til indhentelse af referencer kan til enhver tid tilbagekaldes af ansøgeren. Afslag på samtykke til referencetagning Afslag på samtykke skal respekteres. Når du træffer afgørelse om ansættelse, bør du udvise forståelse for, at en ansøger i uopsagt stilling måske ikke ønsker at give samtykke til, at der indhentes referencer fra den pågældendes nuværende leder. Dette gælder også, hvor ansøgerens nuværende arbejdsgiver er et andet hospital/virksomhed i Region Hovedstaden. I så fald må du i stedet tage reference fra tidligere ansættelser og – for ansatte i Region Hovedstaden – søge om indblik, jf. Rekruttering A-Z Afslår ansøgeren, at der indhentes referencer, bør du oplyse, om det får betydning for ansøgerens chancer for at få stillingen. Det gælder særligt i situationer, hvor det øvrige vurderingsgrundlag ikke er tilstrækkeligt til at ansætte ansøgeren. Hvad må du spørge om i forbindelse med referencetagning? Du må som udgangspunkt spørge ind til relevante forhold, der ikke er af privat eller fortrolig karakter. Spørgsmålene skal være saglige og dermed egnede til at oplyse grundlaget for afgørelsen om ansættelse. Det er eksempelvis relevant at vide, om ansøgeren er kvalificeret, stabil, ansvarsfuld og lignende. Du kan blandt andet spørge til - ansøgerens arbejdsopgaver, - hvad ansøgeren var særlig god til, - ansøgerens udviklingspunkter, - ansøgerens kvalifikationer, - ansøgerens fremmøde stabilitet, - om ansøgeren var ansvarsfuld, - ansøgerens forhold til kolleger og samarbejdspartnere, og - om referencepersonen selv ville ansætte ansøgeren igen, hvis det blev relevant. Se bilaget referenceskema. Du må i forbindelse med referencetagningen gerne spørge til, om ansøgeren er/var stabil i sit fremmøde, men du må ikke spørge om årsagen hertil. Du må derimod gerne spørge ansøgeren om årsagen til det ustabile fremmøde, men vedkommende er ikke forpligtet til at svare. Hvad må du ikke spørge til i forbindelse med referencetagning? Du må som udgangspunkt ikke spørge ind til rent private forhold, herunder oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger (jf. nærmere nedenfor) eller oplysninger om personens seksuelle forhold og væsentlige sociale problemer, herunder eksempelvis oplysninger om langvarig arbejdsløshed. Du må kun spørge ind til ovennævnte forhold, hvis du har en saglig og relevant grund til det, og ansøgeren forud har givet et klart og utvetydigt samtykke til, at der spørges ind til netop dette konkrete forhold. Der stilles store krav til saglighed og relevans, og det anbefales derfor, at der som udgangspunkt ikke anmodes om samtykke til eller spørges ind til de pågældende forhold. I relation til »helbredsoplysninger« er oplysninger om en ansøgers tidligere, nuværende og fremtidige fysiske eller mentale helbredstilstand samt oplysninger om medicinmisbrug og misbrug af narkotika, alkohol og lignende nydelsesmidler omfattet af de oplysninger, du som udgangspunkt ikke må spørge ind til ved referencetagning. Ønsker du alligevel at spørge ind til disse forhold, eller til sygdom i øvrigt, gælder der først og fremmest ovennævnte krav om saglighed og samtykke. Derudover er det et krav, at du alene stiller spørgsmål til helbredsmæssige forhold med det formål at få belyst, om ansøgeren lider eller har lidt af en sygdom eller har eller har haft symptomer på en sygdom, når sygdommen vil have væsentlig betydning for ansøgerens arbejdsdygtighed i forhold til det pågældende arbejde. Du må eksempelvis kun spørge referencepersonen om antallet af hidtidige sygedage, når det drejer sig om fravær på grund af sygdomme, som - fortsat - har væsentlig betydning for arbejdsdygtigheden ved det pågældende arbejde, og kravet om samtykke og saglighed i øvrigt er opfyldt. I sammenhæng med ovenstående er det vigtigt at huske på, at hvis der er tale om forhold omfattet af forskelsbehandlingsloven, herunder race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering eller national, social eller etnisk oprindelse, alder eller handicap, må du ikke lægge vægt på disse eventuelle oplysninger ved den endelige beslutning om ansættelse. Du må aldrig spørge til graviditet/barsel. Tavshedspligt Oplysninger indhentet ved reference kan deles med det ansættelsesudvalg, som har tavshedspligt om alle oplysninger om ansøgerne. I øvrigt gælder tavshedspligten omkring de oplysninger, der er udvekslet. Dette gælder også ved referencetagning inden for Region Hovedstadens område. Notatpligt og aktindsigt Hvis du modtager mundtlige oplysninger fra en ansøger eller en referenceperson, har du generelt pligt til at skrive et notat om de modtagne oplysninger. Dette gælder eksempelvis hvor - du indhenter samtykket til referencetagning mundtligt, - du modtager mundtlige oplysninger fra en referenceperson, - du partshører ansøgeren telefonisk om oplysninger til ugunst for ansøgeren, der har betydning for sagens afgørelse (eventuelt afslag). Ansøgeren har efter anmodning ret til aktindsigt i notaterne. Partshøring ved oplysninger til ugunst for ansøgeren Hvis der ved referencetagningen fremkommer oplysninger til ugunst for ansøgeren, som kan få negativ betydning for beslutningen om at ansætte vedkommende, har du pligt til at partshøre ansøgeren om de indhentede oplysninger, inden der træffes endelig afgørelse om afslag. Det anbefales, at partshøring sker skriftligt for at sikre, at du har tilstrækkeligt bevis for, at kravene hertil er opfyldt. Partshøring kan dog også ske telefonisk eller i særlige tilfælde ved at indkalde til et møde – der skal i så fald skrives et notat om de modtagne oplysninger, jf. hertil ovenfor om ”Notatpligt og aktindsigt”. Begrundelsespligt ved afslag Når du giver afslag til ansøgeren, skal du begrunde afslaget. Begrundelsen skal give et retvisende billede af, hvorfor vedkommende blev fravalgt. Pligten til at begrunde et eventuelt afslag skal ses i sammenhæng med din pligt til at partshøre om eventuelle negative oplysninger modtaget ved referencetagning eller på anden måde, jf. ovenfor under ”Partshøring ved oplysninger til ugunst for ansøgeren”. Destruering af modtagne referenceoplysninger De referenceoplysninger, du har modtaget på en ansøger, der ikke bliver ansat, skal du destruere, når der ikke længere er et sagligt formål med at opbevare dem. 2. Afgivelse af referencer Samtykke til referenceafgivelse Der må ikke gives referencer fra ansøgerens tidligere ledere uden, at der er indhentet samtykke hertil fra ansøgeren. Det gælder også inden for Region Hovedstaden. Den leder, der bliver bedt om at give reference, har pligt til at sikre sig, at ansøgeren har givet samtykke hertil. Samtykket skal opfylde de krav, der fremgår ovenfor under ”Samtykke til referencetagning”. Hvad må du oplyse/ikke oplyse om i forbindelse med referenceafgivelse? Du må oplyse om de samme forhold, der må spørges til i forbindelse med referencetagning. Der henvises derfor til afsnittene ”Hvad må du spørge om i forbindelse med referencetagning?” og ”Hvad må du ikke spørge om i forbindelse med referencetagning?". Svarene skal være saglige og dermed egnede til at oplyse grundlaget for afgørelsen om ansættelse. Det er den person, der afgiver referencer, der har ansvaret for at vurdere, om videregivelse af oplysninger er berettiget. Er referencepersonen i tvivl om, hvorvidt oplysninger kan videregives, bør det undersøges, hvilke hensyn der ligger bag henvendelsen. Tavshedspligt Der er tavshedspligt om de oplysninger, der er udvekslet ved referencetagning. Dette gælder også ved referencetagning inden for Region Hovedstadens område. Ansvar og organisering - Virksomheds- og hospitalsdirektioner samt center/afdelingsledelserne er ansvarlige for at implementere vejledningen. - Center, klinik- og afdelingsledelser er ansvarlige for at vejledningen følges. Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil - Rekruttering A-Z; Referencer og indblik - Forvaltningsloven: Lovbekendtgørelse nr. 433 af 22/04/2014 - Offentlighedsloven: Lovbekendtgørelse nr. 145 af 24/02/2020 - Helbredsoplysningsloven: Lov nr. 286 af 24/04/1996 om brug af helbredsoplysninger mv. på arbejdsmarkedet som ændret ved L nr. 472 af 13/05/2013 - Databeskyttelsesforordningen: Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger mv. - Databeskyttelsesloven: Lov nr. 502 af 23/05/2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger. - Forskelsbehandlingsloven: Lovbekendtgørelse nr. 1001 af 24/08/2017 om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet mv. Regional vejledning - Rekruttering og ansættelse i Region Hovedstaden Bilag Bilag 1 Referenceskema - pdf Bilag 1 Referenceskema - word