Nedetidsskemaer - ved nedetid i Sundhedsplatformen Formål Målgrupper og anvendelsesområde Definitioner Fremgangsmåde Ansvar og organisering Referencer Bilag Genveje til indhold - Nedetidsniveauer - Brug af nedetidsskemaer - Krav til efterregistrering i Sundhedsplatformen mv. efter nedetid - Nedetidsnote - Patienter, der er flyttet til/fra et afsnit under nedetid - Link til tværregionale nedetidsskemaer Formål At beskrive: - brug af nedetidsskemaer i situationer hvor der ikke er adgang til Sundhedsplatformen. - krav til efterregistrering af patientdata efter nedetid og hvor Sundhedsplatformen igen er tilgængelig. - hvilke fælles Nedetidsskemaer, der er udfærdiget. Målgrupper og anvendelsesområde Sundhedspersonale på alle kliniske afdelinger på sygehuse/hospitaler i Region Hovedstaden og Region Sjælland, der anvender Sundhedsplatformen. Dokumentet anvendes i forbindelse med planlagt eller akut nedetid af Sundhedsplatformen. Definitioner Nedetid: Manglende adgang til Sundhedsplatformen, enten planlagt som lukkevindue eller uplanlagt. Nedetidsskemaer: Papirskemaer til registrering af kliniske data, når inddatering ikke er muligt i Sundhedsplatformen. Efterregistrering: Efterregistrering henviser til den proces, hvorved manuelt registrerede patientdata på papirskemaer under nedetid i Sundhedsplatformen indtastes i Sundhedsplatformen, når denne igen er tilgængelig. Sundhedsplatformen: SP Fremgangsmåde 1. Nedetidsniveauer Der kan være varslet og uvarslet nedetid af Sundhedsplatformen. Nedetid kan ske i 3 niveauer: Niveau 1: - Kliniske data fra før nedetid læses via "læseadgang" - Nye kliniske data under nedetid dokumenteres på nedetidsskema Niveau 2: - Kliniske data fra før nedetid læses i nødrapporter på alle PC'er - Nye kliniske data under nedetid dokumenteres på nedetidsskema Niveau 3: - Kliniske data fra før nedetid læses på printede rapporter fra særlige afsnitsspecifikke nede-tid PC'er - Nye kliniske data under nedetid dokumenteres på nedetidsskema 2. Brug af nedetidsskemaer Ved nedetid skal nødprocedurer tages i brug i de stationære afdelinger og i ambulatorier, diagnostiske afdelinger mv., hvis nedbruddet sker i åbningstiden/mens der behandles patienter. Denne indebærer, at registreringer på aktuelle og indkommende patienter skal foregå på papir. Alle sengeafdelinger skal have en nødbeholdning af nedetidsskemaer til brug for situationer, hvor der ikke kan registreres patientdata i Sundhedsplatformen - se under Ansvar og organisering Der er udfærdiget et antal fællesregionale nedetidsskemaer mhp. generel anvendelse i sengeafdelinger – se under Bilag Herudover skal specialafdelinger med behov for særlige skemaer sørge for beholdning af disse til nedetidssituationer. 3. Krav til efterregistrering i Sundhedsplatformen mv. efter nedetid Følgende skal altid efterregistreres i Sundhedsplatformen efter en nedetidssituation - Efterregistrering af patientindlæggelse, -flytninger, -udskrivninger og evt. Mors skal ske før efterregistrering af kliniske data - CAVE/allergi - EWS/PEWS/OBSTEWS: sidste 3 registreringer - Medicin ordinationer, administrationer og udleveringer af medicin ved udskrivelse eller ambulant samt ajourføring af FMK - Transfusion med blodprodukter - Infusioner og ernæringsterapi - Behandlingsniveau - Hjertestop og genoplivning samt andre akutte situationer - Undersøgelsesresultater, der er foretaget beslutninger og handlinger på baggrund af - Invasive procedurer og interventioner samt operationsbeskrivelser - Fødsler - Anæstesitilsyn og udført anæstesi - Andre tilsyn - Isolation - Behandlingsplan - Epikrise/udskrivningsresume/dødsattest - Kommunikation til hjemmepleje - Brug af tvang. Efterregistreringen bør udføres så hurtigt som muligt og senest 24 timer efter nedetid i SP er afsluttet og hvor muligt inden afslutning af patientforløbet. Herudover kan øvrige papirbaserede observations- og andre skemaer, der er anvendt under nedetid, indscannes i SP. Klinisk resumé i statusnotat Efter nedetid i forløb, hvor der er sket en udvikling i patientens tilstand/og eller der er udført en række procedurer/interventioner, der har betydning for det fremadrettede forløb, bør der udfærdiges et kort resumé om patientforløbet under nedetidsperioden. Resumeet indskrives i et statusnotat, der kan være gældende for en eller flere faggrupper. Notater, der er inkluderet i resumeet, behøver ikke efterregistrering men kan blot indscannes. 4. Nedetidsnote Der skal udfærdiges/indsættes nedetidsnotat/smarttekst i patientens journal, der angiver tidspunkt og varighed af nedetiden. Se Action Card K.5.1-K.5.6. Action Cards til Sundhedsplatformen. 5. Patienter, der er flyttet til/fra et afsnit under nedetid Det afsnit, hvor papir-dokumentationen er foretaget, har ansvar for at efterdokumentere i SP. Ved overflytninger følger originaler patienten. Den afgivende afdeling kopierer nedetids-papirdokumentation til eget brug. Ændringer i Best/Ord under nedetid for en patient, der er flyttet under nedetid (internt på en matrikel eller mellem matrikler, men i samme region), og hvis afgivende afdeling har ændret i Best/Ord siden nedetid startede betyder, at der skal være en personlig kontakt mellem afgivende og modtagende afdeling ift. håndtering af ordinationer. Patienten sikres et ubrudt ordinationsforløb, og at dobbeltordinationer undgås, da det aftales, om ”Flytte arbejdsgangen” anvendes eller om situationen håndteres på anden vis. Det aftalte dokumenteres med notat i patientens journal. Ansvar og organisering - Sygehusledelser/Hospitalsdirektioner er ansvarlige for at der lokalt er procedurer for håndtering af nedetidssituationer, hvor der ikke er adgang til Sundhedsplatformen eller adgang til at registrere i denne, herunder for: - modtagelse af akutte og elektive patienter, inkl. tildeling af CPR til nyfødte. - Udskrivning og overflytning. - Alternative kommunikationsprocesser og kanaler mellem sundhedspersonale som vanligvis sker i Sundhedsplatformen. - etablering af nedetids PC’ere med tilhørende printere. - At nærværende vejledning med tilhørende bilag er tilgængelig på nedetids PC’ere. - Center, afdelings- og klinikledelser har ansvaret for: - At den enkelte afdeling fastlægger hvilke nedetidsskemaer, der skal indgå i afdelingens nødbeholdning. - At personalet har kendskab til nødprocedurer ifm. kortere eller længere nedetid i Sundhedsplatformen. - At der foreligger et lokalt lager af relevante nedetidsskemaer. Referencer - Action Cards til Sundhedsplatformen - Incident management - Change management Bilag Skemaerne kan bestilles i Reflex. SP Nedetid-papirdokumentation 29.11.2022.xlsx Patientadministration PAS-01 Patientadministrativ registrering - 5000128SUN Akutmodtagelse ASAP-01 Akutjournal - 5000163SUN ASAP-06 Akutmodtagelse oversigtsskema - 5000127SUN Blodtransfusionsprøver (kun Region H) Blodtypebestemmelse, BAC-test, TEG og Multiplate til Blodbanken. Nødblanketten kan desuden printes fra RH-intranet. Bilag 1. Nødblanket til Blodbanken Sengeafsnit/ambulantmodtagelse mv. CLINDOC-01 Notat - 5000144SUN CLINDOC-02A Flytning - 5000179SUN CLINDOC-02B Udskrivelse - 5000180SUN CLINDOC-03 Indledende lægelig vurdering - 5000112SUN CLINDOC-04 Indlæggelse Stamdata - 5000155SUN CLINDOC-05 Ordinationsark - 5000148SUN CLINDOC-06 Medicin - 5000126SUN CLINDOC-07 Medicinliste til patient - 5000113SUN CLINDOC-12 Alkoholabstinensskema - 5000130SUN CLINDOC-13 Væskeskema - 5000129SUN CLINDOC-14 Mors - 5000158SUN CLINDOC-15 Patientoversigt sengeafsnit - 5000156SUN CLINDOC-16 Indledende Sygeplejevurdering - 5000141SUN CLINDOC-17 Antikoagulationsskema - 5000131SUN CLINDOC-18 Diabetes - 5000134SUN CLINDOC-19 Vitale værdier - 5000157SUN CLINDOC-23 Ernæring og Braden - 5000142SUN CLINDOC-25 ITA Generelt - 5000164SUN - OBS A3 - side 1-4 CLINDOC-26 MAT - 5000165SUN CLINDOC-27 Hjertestop - 5000166SUN EWS CLINDOC-11A EWS - 5000138SUN CLINDOC-11b OBST EWS - 5000147SUN CLINDOC-11C PEWS 0-2 mdr. - 5000150SUN CLINDOC-11D PEWS 3-11 mdr. - 5000152SUN CLINDOC-11E PEWS 1-3 år - 5000151SUN CLINDOC-11F PEWS 4-12 år - 5000149SUN CLINDOC-11G PEWS over 12 år - 5000153SUN Dialyse CLINDOC-20a HD ord. - 5000136SUN CLINDOC-20b P-dialyse - ambulant patient - 5000137SUN CLINDOC-20c Hæmodialyse - 5000135SUN CLINDOC-20d P-dialyse (APD) 5000173SUN CLINDOC-20e P-dialyse (CAPD) - 5000174SUN CLINDOC-20f Plasmaferese - 5000175SUN Kard. lab. mv. CUPID-01 Diagnose(r), procedurekode(r) og procedurenotat - 5000100SUN CUPID-02 Personale på stuen - 5000101SUN CUPID-03 Postprocedure dokumentation - 5000102SUN CUPID-04 Procedurebestilling - 5000103SUN CUPID-05 Præprocedure klargøringsliste - 5000104SUN CUPID-08 Sikker kirurgi - 5000107SUN CUPID-09 Tidshændelser under procedure - 5000108SUN CUPID-12 Ændringer og aflysninger af Noninv undersøgelser - 5000111SUN CUPID-13 Procedurelog - 5000176SUN CUPID-14 Dokumentation ved non-invasiv undersøgelse - 5000177SUN Fødeafsnit STORK-01 Fødejournal - 5000139SUN STORK-02 Fødsels-overblik - 5000140SUN STORK-03 Post Partum - 5000154SUN STORK-04 Nyfødt - 5000146SUN Cytostatika rekvisition WILLOW-01 Rekvisition af cytostatika - 5000133SUN Anæstesi ANÆS-01 Anæstesiskema - 5000125SUN Operation OPTIME-01 Operationsbestilling - 5000118SUN OPTIME-02 Præoperativ klargøringsliste - 5000119SUN OPTIME-03 Peroperativ dokumentation - 5000120SUN OPTIME-04 Sikker kirurgi - 5000121SUN OPTIME-05A Tidshændelser under operation - 5000122SUN OPTIME-05B Personale på operationsstuen - 5000162SUN OPTIME-06 Diagnose(r), procedurekode(r) og operationsnotat - 5000123SUN OPTIME-07A Opvågning 1 - 5000159SUN OPTIME-07B Opvågning - samlet - 5000160SUN OPTIME-08 Ændringer og aflysninger af operation - 5000124SUN Psykiatri PSYK-01 Psykiatri TRIAGE - 5000167SUN PSYK-02 Psykiatri Brøset (BVC) - 5000181SUN PSYK-03 Psykiatri Frihedsberøvelse Tvangsprotokol SKEMA 1 - 5000168SUN PSYK-07 Psykiatri Fiksering Tvangsprotokol SKEMA 3a - 5000169SUN PSYK-08 Psykiatri Fysisk magtanvendelse SKEMA 3b - 5000170SUN PSYK-09 Psykiatri Observationsskema ved bæltefiksering - (4 sider) 5000171SUN PSYK-11 Psykiatri ECT journal A3 - 5000172SUN - OBS A3 - side 1-4 PSYK-12 Selvmordsrisikovurdering SKEMA 5 - 5000178SUN