Nødprocedure for VIP - forholdsregler og melding

Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Bilag

Målgrupper og anvendelsesområde
Vejledningen henvender sig til ansatte på Region Hovedstadens hospitaler og øvrige virksomheder, herunder beredskabsansvarlige.

Definitioner
VIP: Region Hovedstadens dokumentstyringssystem.

Fremgangsmåde
Konsekvenserne af et IT-nedbrud for adgangen til VIP er helt afhængig af art, varighed og omfang af et nedbrud.
VIP driftes via to eksterne servere, som leverandøren af VIP varetager betjeningen af.
Følgende typer af nedbrud er mulige:
- Akut nedbrud på server
- Varslet og uvarslet nedlukning af regionens netværk
- Active directory (AD) er ude af funktion.

Akut nedbrud på server
Opleves manglende adgang til VIP på vip.regionh.dk internt i regionen, følges nedenstående procedure:
- Servicedesk hos CIMT kontaktes på telefon ###TELEFON###.
- Ekstern leverandør og host af server kontaktes af CIMT. Leverandør genstarter server. Alternativt startes ekstra server.
- Systemansvarlig informerer i dagtid på hverdage VIP-ansvarlige på virksomhederne via mail om nedbrud og genstart af server.
- Systemansvarlig sørger for Pop-up på pc’er.

Back-up
Back-up på VIP fungerer efter regler om sølv-SLA fastsat af CIMT. Se It beredskabsplan for CIMT
Der tages en daglig back-up. Det er muligt at gå 30 dage tilbage og genskabe VIP. Systemansvarlig har adgang til back-up-filer via leverandøren.
Forventet nedetid ved akut nedbrud og genstart af server er 5–10 minutter.

Varslet og uvarslet nedlukning af regionens netværk
Da VIP driftes eksternt, vil systemet fortsat fungere, hvis netværket i Region Hovedstaden ikke er tilgængeligt, dvs. at medarbejdere kan tilgå VIP via mobilnetværket.
Ifm. planlægning af lukkevinduer, der inkluderer adgang til internettet, skal der på hvert hospital være et antal telefoner/tablets, der placeres i et antal definerede afdelinger således, at adgang til VIP er mulig. Antal og placering heraf besluttes i den lokale beredskabsorganisation.
Yderligere findes VIP også i App-versionen: VIP2go.
VIP2go synkroniserer automatisk mod VIP hver 8. time. Forudsætningen herfor er, at tabletten har forbindelse til internettet via wifi, og at VIP2go IKKE er lukket ned på tabletten. En app er lukket ned, når man har "skubbet den op". Undlad derfor at skubbe VIP2go op på afdelingens tablet.
Når appen åbnes, synkroniseres den også automatisk. Er internettet midlertidigt ude af drift, men ovenstående forudsætninger er overholdt, kan man altså sikre, at VIP-dokumenterne er blevet synkroniseret for nylig - også selvom VIP2go ikke har været i brug på tabletten i nogen tid.
VIP2go findes til både iOS og Android telefoner og tablets. VIP2go kan hentes i App Store og Google Play. Se manual til VIP2go under menuen "VIP Tips FAQ" eller direkte her: VIP2go, alt om

Ansvar og organisering
- Hospitals- og virksomhedsdirektioner har ansvar for anskaffelse og placering af et antal telefoner/tablets og for at fastlægge hvor i organisationen, disse skal opbevares.
- Center for Sundhed, Enhed for Kvalitet, Forskning og Patientsikkerhed har det overordnede driftsansvar for VIP. Kontaktinformation fremgår på REGI og VIP.

Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
- Beredskabsplan for CIMT

Bilag