Retningslinjer for vagtplanlægning i Afd. for Mave-, Tarm- og Leversygdomme Formål Målgrupper og anvendelsesområde Definitioner Fremgangsmåde Ansvar og organisering Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil Akkrediteringsstandarder Bilag Formål At sikre god arbejdsplanlægning gennem rettidige og retvisende vagtskemaer samt ens retningslinjer for vagtønsker i Gastroenheden. Målgrupper og anvendelsesområde Definitioner Rul: En periode, typisk af samme længe som en normperiode, hvor alle personer i et ruls arbejdsfunktioner er specificeret i dagtjeneste (evt. inkl. funktion), dagvagter og aften-nattevagter samt weekendvagt. Rullet er lavet under hensyn til krav om hvilke funktioner der skal varetages de enkelte dage, hvor mange og hvilke kompetencer der skal møde. Rullet kan suspenderes i perioder (fx i sommerferieperiode/jul). Rullet er vejledende og kan ændres ved ferie, kurser, barsel mv. Masterskema: Et månedsskema som i sit udgangspunkt er identisk med rullet, men hvori vagtplanlæggeren har foretaget ændringer efter ønsker om fri til diverse samt byt internt mellem læger. Dette skema ændres kontinuerligt, hvis der sker ændringer i løbet af måneden. Masterskemaet tastes direkte i modul tjenestetid. Kun vagtplanlæggerne (assisteret af vagtplanlæggernes sekretær) har adgang til at rette i dette masterskema. Alle andre har mulighed for at se registreringerne gennem MiniTid app på mobiltelefon/tablet (mac/android). Månedsskema (eller måneds vagtskema): Skema som viser alle lægers funktion i løbet af en måned, udarbejdet ud fra modul tjenestetid. Denne kan findes i forskellige versioner (markeret med dato), hvor den sidst udsendte altid afløser tidligere versioner. Ny version kan udsende afhængig af om der på masterskemaet er foretaget ændringer af en sådan karakter at vagtplanlæggeren finder det nødvendigt. Ændringer er markeret med rødt i nye versioner. Alle versioner af månedsskemaet gemmes på P-drevet, men er skrivebeskyttet og kan kun ændres af vagtplanlæggeren. Dagsprogram: (eller ”arbejdsprogram”) er en detaljeret oplistning af dagens funktioner, inklusive operationsprogrammet, og hvem der varetager disse funktioner. Vagtplanlæggeren: den person der står for den daglige skemaplanlægning, der er en vagtplanlægger for hvert vagtlagt Fremgangsmåde - Vagtplanlægningen for lægerne i Gastroenheden (kirurgisk sektion) varetages af vagtplanlæggerne for de 4 vagtlag. - Der laves rulleskema for alle vagtlag. Der udrulles minimum 6 måneder frem. - Afvigelser i forhold til rullet behandles som nævnt i punkt 4 til 9 (ferie) eller punkt 10 til 13 (andet fravær): Ferieønsker - Ønsker vedr. hovedferien (1. maj – 30. september) skal afgives senest 15. januar i det pågældende år idet ferieplanen iht. overenskomsten skal foreligge min. 3 måneder inden hovedferien kan træde i kraft. - Der skal foreligge en plan for hovedferiens afvikling (”sommerferieplanen”) senest den 1.2. - Ønsker vedr. restferie skal som udgangspunkt sendes 3 måneder før den ønskes afholdt. - Der skal foreligge en plan for restferiens afvikling (”vinterferieplanen”) senest den 1.10 (året før) - Sommer-og vinterferieplaner lægges af vagtplanlæggeren (eventuelt bistået af den medicinsk vagtplanlægger) og godkendes endeligt af den ledende overlæge. - Vagtplanlæggeren har ansvar for at sikre at den ferierende læges vagter og dagfunktioner dækkes under vedkommendes ferie. Hvis en anden læge skal udfylde funktioner i disse tilfælde, og drejer det sig om en aften-nattevagt, weekendvagt eller skal den anden læge ind på en fridag (iht. rullet), skal lægen spørges først (pr. mail) af vagtplanlæggeren. Det gælder dog ikke sommerferieperioden, hvor man som udgangspunkt må påregne at rullet er suspenderet. Ændringerne vil fremgå af masteren. Ønsker om andet fravær - Ønsker om anden frihed end ferie (fridag, omsorgsdage, kurser, kongresser o.l.) skal sendes til vagtplanlæggeren senest den 20. - en hel måned inden man ønsker fri. Dvs. at skal man på kursus i marts måned, skal man give besked inden 20. januar osv. Senere afgivelse af ønsker om fravær kan IKKE sendes til vagtplanlæggeren. Man er i så fald henvist til selv at forsøge at arrangere byt. Alle byt skal foregå inden for normperioden og være timeneutrale. ALLE byt skal meddeles vagtplanlæggeren pr. mail, og disse er først endelig godkendte, når vagtplanlæggeren har konfirmeret byttet pr. mail. - Overlæger og afdelingslæger har 10 kursusdage med løn per år. Reservelæger i uddannelsesstillinger har ret til fri med løn til de obligatoriske kurser. Til alt andet fravær (til kurser, kongresser etc) bevilges tjenestefri UDEN løn. I tvivlstilfælde konfereres med den ledende overlæge. - I det omfang ønsker om fri jf. punkt 10 alene involverer dagtjeneste sørger vagtplanlæggeren for at arrangere de nødvendige byt. Såfremt vagtplanlæggeren ikke har mulighed for at give vedkommende fri uden at en anden læge skal kaldes ind på sin fridage kan ønsket om fri som hovedregel ikke efterkommes. Undtaget er dog de tilfælde hvor den læge, der ønsker fri, selv aftaler med en kollega at vedkommende kommer ind på sin fridag for at dække funktionen. I så fald skal der foretages et kompenserende byt jvf nedenfor. - I det omfang ønsker om fri jf. punkt 11 involverer aften-nattevagt har den læge, der ønsker fri selv pligt til at arrangere et byt med en kollega. Vagtplanlæggeren er ikke ansvarlig for byt af vagter. Alle byt skal foregå inden for normperioden og være timeneutrale. ALLE byt skal meddeles vagtplanlæggeren pr. mail, og disse er først endelig godkendte, når vagtplanlæggeren har konfirmeret byttet pr. mail. Udarbejdelse af masterskema, månedsskema og dagsprogrammer - I perioden fra d. 20. til udgangen af måneden vil vagtplanlæggerne for de enkelte vagtlag se på de ønsker, der er kommet inden for tidsfristen og sende mails ud, hvis der er brug for ændringer. Vær derfor opmærksom på jeres mail i den periode. - Senest sidste torsdag i hver måneden, udfærdiger vagtplanlæggerne et udkast til vagtfordeling for pågældende vagtlag. - Sidste fredag i hver måneden mødes samtlige vagtplanlægger og godkender det endelige masterskema, der skal træde i kraft 1 måned senere - Senest 1 måned før masterskemaets ikrafttrædelse, sendes det endelige månedsskema ud pr. mail. - Månedsskemaet angiver, hvem der skal have hvilke funktioner den kommende måned, og er udgangspunktet for dagsprogrammet/ugeprogrammet. - Når månedsskemaet kommer - er det vigtigt, at man kontrollerer sin egen funktion for eventuelle (slå-) fejl iht. tidligere udmeldt. - Evt. spørgsmål ift. rul og master kan sendes til vagtplanlæggeren på mail - Sekretæren for vagtplanlæggerne udarbejder dagsprogrammer for alle hverdage. Dagsprogrammerne for alle hverdagene i den følgende uge skal foreligge senest torsdag. Vagtplanlægningsgruppen gennemgår senest fredag den følgende uges dagsprogrammer mhp. evt. justeringer - Registreringer i modultjenestetid skal ”godkendes til løn”, dvs overføres til lønsystemet, ugevis. Den ledende overlæge skal gøre dette senest kl 12 tirsdag (for den foregående uge). Skemaplanlæggerne og deres sekretærer skal derfor senest tirsdag kl 10 have opdateret modul tjenestetid så informationerne her er retvisende. - Sekretærerne skal umiddelbart efter at lønindberetningen er sket printe registreringerne ud og sende dem til alle lægerne. - Den enkelte læge har ansvaret for at undersøge om de anførte registreringer er korrekte og i givet fald straks meddele dette til skemaplanlæggernes sekretærer. - Sekretærerne har ansvaret for at foretage korrektionerne så hurtigt som muligt Korrespondance til vagtplanlæggerne foregår gennem flg mail-bokse: Forvagter: HGH-FP-Gastroforvagt ###EMAIL### Mellemvagter: HGH-FP-Gastromellemvagt ###EMAIL### Bagvagt 1: HGH-FP-Gastrobagvagt1 ###EMAIL### Bagvagt 2: HGH-FP-Gastrobagvagt2 ###EMAIL### Medicinske læger: ###EMAIL### Medicinsk Sektion I forbindelse med skemaplanlægningen for de medicinske læger overholdes de generelle retningslinjer som anført i den fælles VIP-vejledning for skemaplanlægning. Arbejdsfordelingen er som følger: - Den lægelige skemaplanlægger har ansvaret for, jævnfør ovenstående VIP-vejledning, at udfærdige vagtskema inden for de anførte tidsfrister. Skemaplanlæggeren har ikke ansvaret for for sent indkomne ønsker til ændring i vagtskema fraset ændringer, som er betinget pålæg fra Hospitalsledelsen/Afdelingsledelsen. Ændringer i forbindelse med sygemeldinger ordnes fra dag til dag i forbindelse med morgenkonferencen. Alle sygemeldinger meldes til forvagten. - Ved længerevarende sygemeldinger eller andet behov for større ændringer i vagtskemaet, efter at dette er publiceret, er stabsfunktionen (Peter Riise Hansen) behjælpelig med at foretage de fornødne ændringer i vagtskemaet. Dette aftales ved direkte kontakt imellem skemaplanlægger og stabsfunktionen. Ansvar og organisering Ansvar og organisering fremgår af ovenstående Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil Akkrediteringsstandarder Bilag