Dokumentstyring (VIP) i Afdeling for Kvindesygdomme, Graviditet og Fødsler, Obstetrisk Klinik

Formål
Denne vejledning har til formål at beskrive arbejdsgange i forbindelse med udarbejdelse, høring og godkendelse af vejledninger, instrukser og politikker i Afdeling for Kvindesygdomme, Graviditet og Fødsler, Obstetrisk Klinik.

Målgrupper og anvendelsesområde
Vejledningen er målrettet medarbejdere ansat i afdelingen, der udfærdiger, reviderer og godkender retningsgivende dokumenter.

Definitioner
VIP = Det regionale dokumentstyringssystem
Dokumentstyring: Systematisk dokumenteret sikring af, at gældende dokumenter er tilgængelige, godkendte, opdaterede og forfattet af de relevante personer.
VIP redaktør: Medarbejder, der er uddannet i anvendelse af redaktørmiljøet i VIP portalen
JordemoderVIP gruppen: Alle afdelingsjordemødre og koordinerende jordemødre samt basisjordemødre med interesse for udarbejdelse af VIP'er. Tovholder er Kvalitetsjordemoder i afdelingen.
Interesserede kan melde sig via mail til kvalitetsjordemoder og tovholder for gruppen: ###EMAIL###

Fremgangsmåde

Formelle formkrav til VIP'er
Lokale VIP'er skal udarbejdes jf de formelle formkrav, beskrevet i de regionale VIP'er:
- Fastlæggelse af principper for udarbejdelse og håndtering af de dokumenttyper, der er omfattet af Region Hovedstadens webbaserede dokumentstyringssystem (VIP), se regionale VIP: Dokumentstyring i Region Hovedstaden
- Fastlæggelse af titel og hvad der forventes anført under de fastsatte overskrifter i dokumenter af typen instrukser og vejledninger, se regionale VIP: Vejledninger og instrukser i VIP, indhold i - Instruks 2

Arbejdsgang for udarbejdelse og revision af retningsgivende dokumenter (VIP'er) i obstetrisk klinik
- Forfatter sender mail til VIP-redaktør ###EMAIL### mhp. at få blank VIP eller eksisterende VIP tilsendt i wordformat
- Rettelser i eksisterende VIP laves synlige (via 'Registrer ændringer')
- Revideret VIP/ny VIP sendes til høring i relevante gruppe med høringsfrist 10 hverdage
- Høringspart noterer forslag til ændringer (via 'Kommenter') og sender filen retur til alle modtagere i høringsgruppen, så der kan fortsættes i samme dokument
- Forfatter reviderer efter høringsrunden, forsat med synlige rettelser. Kommentarer slettes.
- Ændringer skal beskrives kort øverst i VIP (i feltet under overskriften) og er forfatterens ansvar at påføre
- Reviderede/nye VIP sendes til VIP redaktør, med synlige rettelser
- VIP redaktør færdiggør VIP og publicerer i portalen
- Forfatter har ansvar for at tjekke VIP igennem for fejl, når VIP er publiceret (mail med link tilsendes forfatteren)
- VIP redaktør meddeler i VIP nyt, at den nye/reviderede VIP er publiceret

Forfatter (pennefører)/forfattergruppe
Lægelige VIP’er: Aftales i obstetrisk/føtalmedicinsk gruppe.
Jordemoderfaglige VIP’er: Aftales i jordemoderVIP gruppen eller fastlægges af jordemoderledelsen, hvis andre jordemødre har særlige kompetencer/ansvarsområder for emnet.

Høring
Høringsparter:
- Lægelige VIP'er sendes til høring i gruppen af obstetriske og føtalmedicinske læger samt til kvalitetsjordemoder Mette Olivia Larson mhp videresendelse til JordemoderVIP-gruppen
- Jordemoderfaglige VIP'er sendes til høring i jordemoderVIP-gruppen, afdelingsjordemodergruppen og til fagligt ansvarlige overlæge Lene Drasbek Huusom mhp evt videresendelse til andre læger.

Godkendelse
Forfatteren har ansvar for at dokumentets indhold er godkendt af fagligt ansvarlige. Denne kan være den specialeansvarlige overlæge, afsnitsledelsen eller cheflæge, chefsygeplejerske eller chefjordemoder afhængigt af den pågældende VIP. Er der tale om tværgående vejledninger der har relevans for hele Afdeling for Kvindesygdomme, Graviditet og Fødsler godkendes de af den samlede afdelingsledelse.

Ansvar og organisering.

Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil

Regionale VIP'er
Dokumentstyring i Region Hovedstaden
Vejledninger og instrukser i VIP, indhold i - Instruks 2

Links til vejledninger om ændringer og kommentarer i Wordfiler
Link til vejledning på Microsofts hjemmenside: Registrere ændringer i Word - Office Support - Microsoft Support
Link til vejledning på Microsofts hjemmenside: Indsætte kommentarer i et dokument - Word - Microsoft Support

Bilag