Intern og ekstern udlån af BoH mødesale Formål Målgrupper og anvendelsesområde Definitioner Fremgangsmåde Ansvar og organisering Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil Akkrediteringsstandarder Bilag Formål Formålet med denne vejledning er, at personalet på Bornholms Hospital har kendskab til regelsæt for udlån af mødesale. Målgrupper og anvendelsesområde Alle ansatte på Bornholms Hospital samt Psykiatrisk Center. Definitioner Mødesalene betegnes som store og lille mødesal. Er begge beliggende på Bornholms Hospital. Indgang fra hospitalets cafeteria. Mødesalene kan lånes af personale til møder og arrangementer af personalemæssig karakter. Udlånes ikke til faglige møder. Mødesalene kan udlånes til eksterne lånere, men kun til patient-, eller sygdomsrelaterede emner. Der må ikke tages entrè til disse arrangementer. Fremgangsmåde UNDER REVIDERING. Bornholms Hospital råder over to mødesale: - Lille mødesal, hvor der er plads til 18 personer - Store mødesal, hvor der er plads til 66 personer Mødesalsbooking ligger i Outlook, hvor alle ansatte har mulighed for at se om den aktuelle mødesal er ledig på det ønskede tidspunkt. Den er kun Receptionens personale, der har skriveadgang i store og lille mødesals kalender. Al booking foregår via Receptionen enten pr. telefon, mail eller personlig henvendelse. Ved booking oplyses: - dato - tidspunkt og varighed - om mødets art - kontaktperson og telefonnummer Receptionens personale booker mødesalen i outlook. Der opsættes uddrag af kalender for mødesale, hver mandag morgen, - for indeværende uge. Personen, der booker mødesalen, står til ansvar for, at den efterlades i henhold til ophængte fortegnelser over, hvordan borde og stole skal stå. Der skal desuden være ryddet op, tavler tørret af og AV udstyr på plads. Døre og vinduer skal lukkes, inden man forlader mødelokalerne. Sker dette ikke, vil den person, der har booket mødesalene blive kontaktet og bedt om at bringe dette i orden. Manglende oprydning og lignende noteres i Receptionens logbog. Hvis det ikke lykkedes at få låner til at udbedre manglerne (Hvis mødesal skal bruges straks igen, - manglende kontakt til forrige låner o.a.), - så indkaldes rengøring v. Team D på dect 7 0385. Timeforbrug meldes tilbage til Informationen og noteres i logbog. Mødesalene er aflåste, og der skal lånes nøgle i Informationen mod kvittering. Dørene til mødesalene skal aflåses efter brug. Har man bestilt forplejning i køkkenet kan nøgle til køleskab lånes i Informationen mod kvittering. Lånes der service, skal forplejning være bestilt i BoH’s køkken. Brugt service skal sættes på rulleborde og sættes ind i kantinen. AV udstyr I hver mødesal forefindes: - Whiteboard tavle - Flipover - Filmlærred - Lofthængt projektor - Overheadprojektor på vogn Den store mødesal har mikrofonanlæg og forstærker for tilslutning af PC. Der forefindes teleslynge i mødesalene. Derudover har vi et fjerndepot. Nøgle udlånes i Informationen mod kvittering. Her har låner mulighed for at afhente: - TV på vogn - Videoafspiller - Tavle til kridt - Lysbilledapparat på vogn - Overheadprojektor på vogn - Flipover - To whiteboardtavler - Sammenklappeligt lærred m/stativ Medico/IT har bærbar PC, digital projektor til udlån til BoH personale, som kan bookes via Informationen. Der ydes ikke hjælp til udstyr efter normal arbejdstid. Bruges egen PC, kræver dette bruger ID og adgangskode for at få adgang til internettet. ”Gæstekode” kan udleveres i Informationen. Medico/IT yder ikke bistand til privat udstyr. Såfremt BoH personale ønsker at låne AV udstyr, men ikke mødesale, skal dette også bookes via Informationen. Receptionen ligger inde med tusser, papir til Flipover og laser pegepind. Efter brug skal det lånte udstyr stilles tilbage på rette plads. Eventuelle mangler og defekter skal meldes til Informationen. Ansvar og organisering Den enkelte bruger har ansvar for mødesalene i låneperioden. Receptionen har ansvar for booking. Rengøringsafdelingen er ansvarlig for daglig rengøring af mødesalene. Leder af serviceområdet har det overordnede ansvar for mødesalen. Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil Akkrediteringsstandarder Bilag - Møbler i mødesale..doc - Vejl. mikrofon og CD 1 - Vejl. til mikrofon og CD 2 - Projektor instruks.tif - Låneaftale mødesale .doc - Udleje mødesale - regelsæt.doc