Uacceptable tjenstlige forhold og afskedigelse Målgrupper og anvendelsesområde Definitioner Fremgangsmåde Ansvar og organisering Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil Bilag Målgrupper og anvendelsesområde Det er i alles interesse, at der reageres overfor uacceptable tjenstlige forhold snarest muligt efter, at de er konstateret. Uacceptable tjenstlige forhold skal derfor påtales, således at der kan træffes foranstaltninger til afhjælpning af disse. Med udgangspunkt i denne instruks skal uansøgt afsked så vidt muligt undgås. Instruksen gælder for alle ansatte på Amager og Hvidovre Hospital. Definitioner Uacceptable tjenstlige forhold Uacceptable tjenstlige forhold kan f.eks. være: - uegnethed (kvalitet/kvantitet i forhold til hvad der kan forventes af en ansat i en stilling med det pågældende indhold) - samarbejdsvanskeligheder - arbejdsvægring - den ansatte i strid med reglerne indtager alkohol eller rusmidler på arbejdspladsen eller er påvirket af alkohol, rusmidler eller medicin i tjenesten - den ansatte har handlet i modstrid med hospitalets vejledninger, instrukser og politikker - den ansatte udebliver ulovligt fra tjenesten I forbindelse med misbrugsproblemer eller mistanke herom skal Region Hovedstadens misbrugspolitik og vejledning hertil iagttages. Partshøring Partshøring i henhold til forvaltningsloven foretages for at sikre, at den, der er part i en sag, får mulighed for at gøre sig bekendt med og kommentere beslutningsgrundlaget, inden en endelig afgørelse træffes. Partshøringsfristen er normalt på 10-14 dage. Bisidder Bisidder kan eksempelvis være en tillidsrepræsentant/fællestillidsrepræsentant eller en anden person, som den ansatte har tillid til. Det er den ansattes eget valg, hvem der eventuelt skal være bisidder. En bisidders tilstedeværelse kan tjene som en god støtte for den ansatte både før, under og efter samtalen. Referat Referatet er en gengivelse af, hvad der er blevet sagt ved samtalen, herunder hvad der er indgået af aftaler. Referatet sendes efter samtalen til deltagerne. Den ansatte har mulighed for at komme med bemærkninger til referatet inden for en frist af 10 – 14 dage efter modtagelsen af referatet. Fremgangsmåde Når der træffes beslutning om, hvor alvorligt der skal skrides ind over for en ansat, hvis adfærd er uacceptabel, er det vigtigt, at lederen overvejer karakteren af tjenesteforseelsen. HR-Personale er rådgivende i alle sager vedrørende tjenesteforseelser. Med udgangspunkt i denne instruks skal uansøgt afsked så vidt muligt undgås, og det er vigtigt, at der handles ud fra sagens konkrete omstændigheder og forløb. Dette betyder, at det bør overvejes, om andre former for tiltag vil kunne medvirke til at bedre/afhjælpe det uacceptable tjenstlige forhold. Afhængig af karakteren af det uacceptable tjenstlige forhold kan lederen efter en konkret vurdering overveje om eksempelvis sparring/coaching, ændrede arbejdstider/vagter eller omplacering vil kunne afhjælpe problematikken. I situationer, hvor afskedigelse bliver aktuel, skal dette ske på en måde, der tager de fornødne hensyn til afdelingen og den ansatte. Lederen og tillidsrepræsentanten/fællestillidsrepræsentanten bør oplyse om muligheden for, at den ansatte kan få støtte via hospitalets eksterne hjælpesystem. 1. Arbejdsmæssig tilrettevisning Afdelingsledelsen eller nærmeste leder søger i første omgang at løse problemerne gennem dialog med den ansatte. 2. Tjenstlig samtale om påtale Hvis en ansat udviser en uacceptabel adfærd er det vigtigt, at forhold, der påvirker arbejdspladsen negativt, påtales hurtigst muligt med præcis angivelse af de uacceptable tjenstlige forhold. Den ansatte indkaldes skriftligt til tjenstlig samtale med rimeligt varsel. I indkaldelsen til den ansatte skal samtalens baggrund og formål kort beskrives, bilagt evt. dokumentation som er relevant for samtalen. Medmindre særlige forhold gør sig gældende, afholdes samtalen i arbejdstiden eller i umiddelbar tilknytning dertil. Samtalens baggrund og formål skal fremgå af indkaldelsen, ligesom det skal fremgå, at den ansatte opfordres til at medbringe sin tillidsrepræsentant eller anden bisidder. Hvis den ansatte ønsker det, orienterer lederen tillidsrepræsentanten/fællestillidsrepræsentanten om, at den ansatte er indkaldt til samtale. Inden samtalen afsluttes aftales det, hvordan og hvornår der følges op på samtalen. Der udfærdiges referat af samtalen, hvoraf påtalen fremgår. Den ansatte har mulighed for at komme med bemærkninger til referatet inden for en frist af 10 – 14 dage efter modtagelsen af referatet. Referat og eventuelle bemærkninger arkiveres i den elektroniske personalesag i mappen "Særligt følsomme oplysninger". 3. Tjenstlig samtale om skriftlig advarsel Hvis de uacceptable tjenstlige forhold på trods af påtalen fortsætter, vil en skriftlig advarsel komme på tale. HR-Personale skal altid kontaktes inden afdelingsledelsen giver en skriftlig advarsel. Da en skriftlig advarsel kan komme til at danne grundlag for en senere afskedigelse, skal der afholdes en tjenstlig samtale samt foretages partshøring. Lederen indkalder skriftligt den ansatte til tjenstlig samtale med rimeligt varsel. Medmindre særlige forhold gør sig gældende, afholdes samtalen i arbejdstiden eller i umiddelbar tilknytning dertil. Samtidig orienterer lederen tillidsrepræsentanten/fællestillidsrepræsentanten pr. mail med oplysning om, at den ansatte er indkaldt til tjenstlig samtale og hvornår samtalen finder sted. Oplysninger om samtalens indhold udleveres via den ansatte til tillidsrepræsentanten/fællestillidsrepræsentanten. I indkaldelsen til den ansatte skal samtalens baggrund og formål kort beskrives, bilagt evt. dokumentation som er relevant for samtalen, ligesom det skal fremgå, at det påtænkes at tildele den ansatte en skriftlig advarsel. Tillidsrepræsentant/fællestillidsrepræsentant/bisidder deltager, hvis den ansatte ønsker det. Der udfærdiges referat af samtalen, hvor konklusion og aftaler tydeligt fremgår. Den påtænkte skriftlige advarsel formuleret i referatet skal indeholde: - en præcisering af hvilke forhold der udgør de uacceptable tjenstlige forhold og hvad der forventes - angivelse af, hvordan og hvornår der følges op på de uacceptable tjenstlige forhold - angivelse af, at gentagelse vil få konsekvenser for ansættelsesforholdet Den ansatte har mulighed for at komme med bemærkninger til referatet inden for en frist af 10 – 14 dage efter modtagelsen af referatet. HR-Personale orienteres efter samtalen og foretager skriftlig partshøring samt fremsendelse af endelig skriftlig advarsel. Alle sagens akter arkiveres i den elektroniske personalesag i mappen "Særligt følsomme oplysninger". 4. Tjenstlig samtale om påtænkt afskedigelse Såfremt den skriftlige advarsel ikke har medført en acceptabel adfærd, kan afskedigelse komme på tale. Afdelingsledelsen kontakter HR-Personale med henblik på vurdering af sagen. Lederen indkalder skriftligt den ansatte til tjenstlig samtale med rimeligt varsel. Medmindre særlige forhold gør sig gældende, afholdes samtalen i arbejdstiden eller i umiddelbar tilknytning dertil. Samtidig orienterer lederen tillidsrepræsentanten/fællestillidsrepræsentanten pr. mail med oplysning om, at den ansatte er indkaldt til tjenstlig samtale og hvornår samtalen finder sted. Oplysninger om samtalens indhold udleveres via den ansatte til tillidsrepræsentanten/fællestillidsrepræsentanten. I indkaldelsen til den ansatte skal samtalens baggrund og formål kort beskrives, bilagt evt. dokumentation som er relevant for samtalen, ligesom det skal fremgå, at det påtænkes at indstille den ansatte til afskedigelse. Tillidsrepræsentant/fællestillidsrepræsentant/bisidder deltager, hvis den ansatte ønsker det. Der udfærdiges referat af samtalen. På baggrund af referatet varetager HR-Personale det videre forløb vedrørende partshøring og selve opsigelsen. Hvis der er særlige forhold i forbindelse med opsigelsen, er det HR-Personale og den faglige organisation, der indgår aftaler herom. Alle sagens akter arkiveres i den elektroniske personalesag i mappen "Særligt følsomme oplysninger". 5. Afskedigelse i prøvetiden Prøvetiden med det tilhørende 14 dages opsigelsesvarsel kan ikke forlænges udover 3 måneder. Partshøringsperioden og opsigelsesvarslet på 14 dage skal ligge inden for 3 måneders perioden. Såfremt prøvetiden ikke forløber tilfredsstillende, indkaldes den ansatte til samtale jf. proceduren i afsnit 4. Samtalen skal finde sted inden udgangen af 2. ansættelsesmåned. HR-Personale orienteres i umiddelbar tilknytning til samtalen og foretager partshøring samt fremsendelse af endelig afskedigelse. 6. Midlertidig fritagelse for tjeneste Under et sagsforløb kan ledelsen vurdere, at det af hensyn til den ansatte og afdelingen kan være hensigtsmæssigt at fritage den ansatte for at møde på arbejde i en kortere periode, mens en personalesag er i gang. Det kan f.eks. være aktuelt, hvis der kan være risiko for patienterne, ved svære samarbejdsproblemer eller blot for at få ro til at udrede en sag. Dette tiltag sker kun efter aftale med HR-Personale. Fællestillidsrepræsentanten/tillidsrepræsentanten orienteres om den konkrete beslutning. 7. Bortvisning Bortvisning fra arbejdspladsen indebærer, at den ansatte bliver afskediget uden varsel. Den ansatte sendes hjem med det samme, og der afholdes en tjenstlig samtale med deltagelse af tillidsrepræsentant/fællestillidsrepræsentant/bisidder enten forud for eller efter hjemsendelsen, jf. proceduren i afsnit 4. Partshøring finder sted. Grundlaget for en bortvisning skal være godkendt af HR-Personale og vil kun forekomme i sjældne tilfælde. Det kan f.eks. være aktuelt ved konstaterede kriminelle forhold på arbejdspladsen eller begrundet mistanke herom samt ved udøvelse af vold, chikane eller lignende på arbejdspladsen overfor ansatte eller patienter og pårørende. 8. Lovgivning om usaglig afskedigelse af bestemte årsager Udover det forvaltningsretlige forbud mod usaglig forskelsbehandling findes der en række særlove, der hindrer afskedigelse af bestemte årsager. Det drejer sig bl.a. om: Ligebehandlingsloven, Ligelønsloven, Lov om lønmodtagers ret til fravær fra arbejde af særlige familiemæssige årsager, Værnepligtsorlovsloven, Forskelsbehandlingsloven, Foreningsfrihedsloven og Deltidsloven. 9. Afskedigelse af medarbejderrepræsentanter Der gælder særlige regler for afskedigelse af tillidsrepræsentanter, suppleanter for tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter samt medarbejderrepræsentanter i MED-udvalg, jf. aftale om tillidsrepræsentanter, samarbejde og samarbejdsudvalg. Ansvar og organisering HR-Personale er fagligt ansvarlig for instruksens indhold. Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil Misbrugspolitik for Region Hovedstaden Forvaltningsloven Aftale om tillidsrepræsentanter, samarbejde og samarbejdsudvalg Bilag Ingen