Indkøb og varemodtagelse i Patologiafdelingen

Målgrupper og anvendelsesområde
Vejledningen er gældende for alle indkøb til afdelingen.

Definitioner
Indkøb via SAP (Region Hovedstadens fælles logistik.-indkøbs - og økonomisyatem) eller apotek indkøb fra OnlineII (apotekets bestillingssystem).

Fremgangsmåde
Der bestilles varer ud fra en liste hvor superbrugere og koordinatorer noterer når beholdningen er lav og der derfor ønskes bestilt nye varer. Nogle varer bestilles som årlig leverance.
Listecheck:
I udskæringsområdet vil der 2 gange om ugen blive lavet beholdningscheck af superbrugerne i stor og lille udskæring.
Varer til Molekylærpatologisk laboratorium bestilles af bioanalytikerne i molekylærlaboratoriet.
Apotekervarer bestilles af fagkoordinator i histologi eller overbioanalytiker.
Bestillingerne bliver noteret et excel dokument. Dokumentet findes på: ###FOLDER###
Her findes et dokument som hedder "Indkøbstabel".
Indkøb via SAP:
Bestilling:
Ved bestilling vælges først den rigtige konteringer under indstillinger. Man fremfinder varer ved at indtaste varenummer i søgefeldt under fanen inkøb. Når den rigtige varer er fundet indtastes ønsket antal og varen lægges i vogn. Når alle varer er lagt i vogn trykkes der på "Bestil indkøbsvogn". 
Derefter trykkes der på "Vis udskrift", i stedet for at åbne dokumentet, skal dette gemmes. Indkøbsvognen omdøbes til dato efterfulgt at et par ord som fortæller, hvad der er i vognen. Et eksempel kunne være "2014-08-08 Faneblad kuglepen stifter". Gemmes på afdelingens p-drev P:\Patologiafdeling\134\Alment\Varer + bestilling\Bestillinger
Obs der er 5 andre mulige varekataloger:
- A & O Johansen 
- Bruges til håndværkerartikler som stikkontakter, ledninger, belysning osv.
- Atea 
- Her bestilles printertoner.
- Lyreco
- Her bestilles kontorartikler
- SL fonden/academic books
- Her bestilles bøger
- RS Components
- Her bestilles elektronik o.lign.
Disse 5 varekataloger forskellig fra det generelle vælges under fanen "katalog", varekataloget fremkommer i et nyt vindue. I det nye vindue kan varer tilføjes en lokal indkøbsvogn for kataloget. Når de ønskede varer er valgt gå da til kurven og vælg "overfør til SAP" eller for Lyreco "bestil", hvorefter de valgte varer overføres til den generelle SAP-indkøbsvogn.
Det sluttes af med at trykke "Bestil". Derefter vil der komme en besked om at "indkøbsvognen er oprettet uden problemer".
Konti der benyttes til varebestilling + Adressenummer:
- 218100000 – afd. Ledelse
- Bruges til almene ting som kontorartikler, printertoner og andet som bruges på hele afdelingen
- 218100400 – Immun lab
- Alt der bestilles til og for immunlaboratoriet
- 218100500 – Histologi lab
- Alt som bruges i alm. Laboratorie, som f.eks. pensler, indstøbningsforme, pincetter, skåneærmer, kapsler og alt derind under.
- 218100600 – Tyndtlag/folkeundersøgelse
- Alt som har med tyndtlag af gøre. Decon, presevative fluid, dækglas o.s.v.
Andre konti:
- 218100300 – Molekylær lab
- 218100100 – EDB
Varesøgning:
Under indkøb i SAP vælges søg, her kan man søge på varer, der findes i SAP.
I det generelle varekatalog for regionen er det altid en god ide at søge med * som skrives først og sidst ved hvert ord, for at få den bedst mulig søgning. Når varen er fundet trykkes der på ikonet af en indkøbsvogn, og varen bliver derved overført til kurven. Derefter rettes kontering(hvis det ikke er valgt på forhånd) og antal.
Kan man ikke finde det man ønsker, skal der laves en friteksordre.
Friteksordre:
Hvis en vare ikke ligger i varekataloget, kan der laves en fritektsordre.
Dette gøres ved at gå under fanen "Indkøb" og vælge fanen "fritekst".
Herefter skal alle felterne udfyldes. Under "beskrivelse" gives en beskrivelse af varen. Produktkategori vælges vha den lille firkant - find/fremsøg en passende kategori - (kategorien må ikke slutte på 2 nuller). Herefter tastes antal, enhedspris og leverandørvarenummer. Enhed, valuta og Leverandør vælges/fremsøges vha lille firkant.
Der vælges evt. kontrakt, ellers 'ingen kontrakt'. Når disse felter er udfyldt, trykkes der "Læg i Vogn", og derefter kan man enten lave en ny fritekstbestilling eller bestille indkøbsvognen.
I Godkendelsesnote skal der i visse tilfælde skrives en faglig begrundelse, hvorfor det skal være den specifikke vare og ikke en lignende varer som ligger i varekataloget.
Varedokument:
Hver gang en vare bliver bestilt, eller modtaget, noteres det i excel dokumentet "Indkøbstabel" (###FOLDER###).
Her tastes følgende oplysninger: Dato, modtaget (ja/nej), Note dvs. om det er almindelig bestilling (Alm) apoteker bestilling (Apo) fritekstbestilling (Fri) eller årsleverance (Års), indkøbsnummer, antal bestilt og vare nr.
Resten af oplysninger om varen vil dokumentet selv søge sig frem til via et opslagskatalog i samme dokument.
Ved kritisk mangel på varer:
Hvis der er kritisk mangel laves der en indkøbsvogn som bliver noteret som hasteordre. Når varen/varene er tilføjet til indkøbsvognen kan der under 'flere detaljer' på den enkelte vare under 'positionsdata' vælges Hasteordremarkering i stedet for Almindelig ordre. Bestillingen afsluttes på normal vis.
OBS: vær opmærksom på, at hasteordrer tillægges et gebyr, og derfor kun bør benyttes i nødstilfælde.
Apotekervarer:
Varer som er i standard sortiment:
- Log på OnlineII.
- Vælg "bestilling".
- Skriv varenavn eller varenummer som er anført på brikken.
- Søg.
- Noter antallet af den ønskede varer til venstre i billedet, tryk på indkøbsvognen.
- Vælg "indkøbskurv".
- Godkend bestilling ved at trykke på den grønne pil.
- Varen er nu bestilt.
Herfter tastes de bestilte varer i dokumentet "indkøbstabel".
Varer som ikke kan findes i katalog eller nye væsker til laboratoriet:
- Kontakt apoteket via telefon ###TELEFON###
- Eller mail ###EMAIL###

Ansvar og organisering
Afdelingsledelsen har det overordnende ansvar. Derudover kan følgende personer varetage flg. opgaver:
SAP:
Sekretariatet: 
Sekretærer har ansvaret for bestilling af kontorartikler og andre ting som skal konteres på afdelingens konto ###DIVERSE###.
Laboratoriet:
Fagkoordinatoren for immunlaboratoriet har ansvaret for at bestille varer tilhørende det område.
Fagkoordinatoren for histologi har ansvaret for indkøb af varer til det pågældende område
Fagkoordinatoren for tyndtlag har ansvaret for at bestille varer tilhørende tyndlagt og 2. cytologi.
Lab. betjent: 
Laboratoriebetjentene kan bestille varer til eget behov.
Apotekervarer:
Apotekervarer bestilles af den vareansvarlige for histologi eller overbioanalytiker

Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil

Akkrediteringsstandarder

Bilag