04.2.HH.1. Dokumentstyring i VIP

Formål

Målgruppe og anvendelsesområde

Fremgangsmåde

Ansvar og organisering

Referencer

Definitioner

Bilag/links

Formål
Det er sektionsledelsens beslutning, at instrukser kun må forekomme i en udgave, som ligger elektronisk i afdelingens "Lokale kvalitetshåndbog" i VIP. Dokumentstyringen skal sikre, at det løbende kun er opdaterede og godkendte dokumenter som indgår i kvalitetshåndbogen. Instruksen beskriver forfattere og VIP-redaktørernes arbejdsfordeling ved publicering og revision af dokumenter.

Målgruppe og anvendelsesområde
Denne instruks er gældende for alle medarbejdere, der udarbejder og anvender dokumenter i Kvalitetshåndbogen i VIP i klinisk fysiologisk/nuklearmedicinsk sektion, Funktions- og Billeddiagnostisk Enhed, Hvidovre Hospital.

Fremgangsmåde
VIP kan findes på intranettes forside og kan lægges som genvej på skrivebordet.
Login: Bam-kode
Password: personlig kode
Når man er logget ind vælger man: 
Virksomhed: Amager og Hvidovre Hospital
Afdeling: Funktions- og billeddiagnosisk Enhed
Afsnit: Klin. Fys. og Nuklearmedicin
(Dette kan man opsætte på MIN SIDE, så det sker automatisk hver gang man logger ind)
Nu kan man søge efter et bestemt dokument eller man kan vælge Dokumentsamlinger og derefter Min afdelings samlinger.
Under min afdelings samlinger, kan man vælge:
01. Kvalitetshåndbog-Klin. Fys. Nuk. HVH: Her finder man alle dokumenter delt op efter den centrale kvalitetshåndbog: 04.1.reg.H.Dokumentstyring.
02. Patientundersøgelser-Klin. Fys. Nuk. HVH: Her finder man de instrukser der bliver anvendt i de forskellige undersøgelsesrum på afdelingen.
I de rum hvor der på nuværende tidspunkt ikke er adgang til computer, vil man finde de mest anvendte instruktioner i en mappe (kvalitetshåndbog) og laminerede bilag på fx væggen. Se bilag 1 og 2 for placering af instrukser og bilag.
I tilfælde af IT-nedbrud på Hvidovre Hospital kan man stadig tilgå VIP udefra, da serveren er placeret i externt. Da det således er muligt altid at bruge VIP har vi valgt ikke at have en udprintet version af kvalitetshåndbogen i afdelingen. http://vip.regionh.dk
Der findes en App til VIPén som man kan downloade til sin smartphone.
Oprettelse og redigering af dokumenter
Nye dokumenter udarbejdes af medarbejder enten i word-dokument eller direkte i VIP forfattermiljø. Dokumentet sendes efterfølgende til "Redaktør/kvalitetskoordinator", som varertager den videre håndtering af dokumentet. Alle dokumenter skal efterfølgende godkendes af en fra Sektionsledelsen.
Redaktør/kvalitetskoordinator modtager en e-mail når dokumenter skal revideres, typisk 2 år efter udgivelsesdato. Redaktør/kvalitetskoordinator danner en arbejdskopi som bliver tilgængelig for redigering af forfatteren. Eventuelle ændringer i dokumentet tilføres og skrives i ændringsloggen. Kvalitetskoordinator modtager dokumentet inden det sendes til godkendelse hos sektionsledelsen.
Formularer og bilag bliver oprettet under dokumenttype: skemaer og tjeklister. De formularer og bilag der ikke på nuværende tidspunkt er mulige at overføre til VIP er gemt på P-drevet i mappen VIP-skema. I hver instruks linkes der til eventuelt tilhørende formular eller bilag.
Dokumenter der ikke længere anvendes i VIP vil blive arkiveret. I arkivet kan man altid finde et dokument eller tidligere version frem igen.

Ansvar og organisering
Sektionsledelsen har ansvar for at VIP redaktørerne tildeles tid til at redigere VIP dokumenter.
Sektionsledelsen har ansvar for realisering og godkendelse af instrukser i VIP.

Referencer
http://vip.regionh.dk/VIP/Admin/GUI.nsf/Desktop.html?Open&login
Vip-skema: p-drevet, Klinisk Fysiologisk og Nuklearmedicinsk Afdeling, SHARE239, Backup, Kvalitetshaandbog, Vip-skema.
00.RegionH Kvalitetshåndbog - Klinisk Fysiologi og Nuklearmedicin.

Definitioner
VIP: vejledninger, instruks, politikker.

Bilag/links
04.2.HH.1. Bilag 1. Fysiske instrukser
04.2.HH.1. Bilag 2. Fysiske bilag