Procedure for ansættelse, fratrædelse, ændring af stillingsbetegnelse samt modtagelse af dokumentation på efteruddannelse for Ambulancepersonalet Formål Målgrupper og anvendelsesområde Definitioner Fremgangsmåde Ansvar og organisering Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil Bilag Formål Formålet er at sikre korrekt sagsbehandling i forbindelse med ansættelse, fratrædelse og ændring af stillingsbetegnelse for ambulancepersonalet hos ambulanceleverandører, herunder godkendelse ved den ambulanceansvarlige overlæge for Ambulanceberedskabet. Instruksen klarlægger desuden arbejdsgangen i forbindelse med modtagelse af dokumentation for efteruddannelse. Denne instruks beskriver den interne sagsgang i Den Præhospitale Virksomhed. Målgrupper og anvendelsesområde HR herunder den sundhedsfaglige konsulent. Definitioner Ambulancepersonalet: Ambulanceleverandører i Region Hovedstaden, henholdsvis Falck og Hovedstadens Beredskab. Sundhedsfaglig konsulent: Den sundhedsfaglige konsulent ansat i HR til at varetage div. uddannelsesopgaver i forbindelse med ambulanceberedskabet. SD/personaleweb: Silkeborg Data der anvendes til, at alt ambulancepersonale har en elektronisk P-sag samt sikrer, at vedkommende oprettes i Kursusportalen. Ambulanceansvarlig overlæge: I Region Hovedstaden delegerer lægefaglig sektionsleder for 112 AMK-Vagtcentralen sundhedsfaglige kompetencer til ambulancemandskabet. Sektionsleder har ansvar for at udarbejde dækkende instrukser for udførelsen af den delegerede behandling samt at føre tilsyn med den sundhedsfaglige virksomhed som medhjælperne udfører. Fremgangsmåde Modtagelse af mail fra leverandørerne Ambulanceleverandørerne anvender VIP Ambulancepersonalet i Region Hovedstaden: Procedure for dokumentation ved ansættelse, genindtrædelse samt fratrædelse (fastansatte og timelønnede) samt læsning af sundhedsfaglige instrukser herunder tilhørende bilag. Bilag og dokumenter sendes til: ###EMAIL###, med korrekt angivelse i emnefeltet, at der er tale om det eksterne ambulanceberedskab. Behandling af e-mail Den Sundhedsfaglige konsulent har ansvar for følgende: - Afdækning af om der er tale om en ansættelse, fratrædelse, ændring af stillingsbetegnelse eller modtagelse af dokumentation for efteruddannelse - Gennemgå og kvalitetssikre bilag, herunder korrekt underskrift - Gennemgå og tjekke, at den nødvendige dokumentation er vedhæftet (se instruks ”Ambulancepersonalet i Region Hovedstaden: Dokumentation for uddannelse ved ny ansættelser og ved ændring af kompetenceniveau samt dokumentation for den løbende vedligeholdelses- og efteruddannelse” for nærmere information om dokumentation) - Gemme dokumenterne på: ###FOLDER### eller ###FOLDER###, behandler eller ###FOLDER### og navngives ud fra bilag ”liste over dokumenter og navngivning” - Sende en kopi af ”Dataindsamlingsskema til PPJ oprettelse” til sekretær (med PPJ oprettelse funktion) efter oprettelse i bilag 4. - Sende en kopi af Stamkort for ambulance personale til sekretær (med medicinnøgle funktion) (hvis paramediciner med medicin nøglebrik) Oprettelse/ændringer i SD Den Sundhedsfaglige Konsulent har ansvar for følgende: - Ved ansættelse, at oprette medarbejderen i SD samt notere det interne id nr. (Skal bruges i bilag ”Uddannelse oversigt for Falck & Hovedstadens Beredskab”) - Ved genindtræden, oprette medarbejder i SD, hvis ikke allerede oprettet, samt notere det interne id nr. (Skal bruges i bilag ”Uddannelse oversigt for Falck & Hovedstadens Beredskab”) - Ved fratrædelse, at angive slutdato på medarbejderen i SD, samt ændre status for nøglebrik i bilag 4 - Ved ændring af stillingsbetegnelse, at flytte medarbejderen til et ændret niveau (assistent, behandler eller paramediciner) - Ved ændring af ansættelse forhold, at flytte medarbejderen til en anden leverandør. - Udarbejde personaleoversigt til sekretær med ansvar for CBAS- og medicinnøgle-funktion) på månedsbasis. Herefter gemmes dokumenter, bilag samt øvrig korrespondance med leverandørerne på medarbejderes elektroniske P-sag. Dokumenterne navngives ud fra bilag ”liste over dokumenter og navngivning”. Excelliste på V- drevet - Ved ansættelse, at oprette medarbejderen i Excel regneark bilag ”Uddannelse oversigt for Falck & Hovedstadens Beredskab” med: Leverandør, Navn, Leverandør-mandskabsnr., Region H tjenestenr. Fra SD (i bogstaver), Stilling. Alle de uddannelser samt kurser der er opnået markeres med et 2 tal, under den respektive uddannelse eller kursus (i Cellen) - Ved genindtræden, at oprette medarbejderen i Excel regneark bilag ”Uddannelse oversigt for Falck & Hovedstadens Beredskab” med: Leverandør, Navn, Leverandør-mandskabsnr., Region H tjenestenr. Fra SD (i bogstaver), Stilling. Alle de uddannelser samt kurser der er opnået markeres med et 2 tal, under den respektive uddannelse eller kursus (i Cellen) Hvis der er ”logbog genindtrædelse i ambulanceberedskabet” markeres dette med et 2 tal i den respektive ”celle” - Ved fratrædelse markeres medarbejderen med rød skrifttype i næste ark (Falck & HB der er stoppet 2016, 2017,2018…..) - Ved ændringer af stillingsbetegnelse, ændre til den nye stillingsbetegnelse (elev, assistent, behandler, paramediciner) - Ved ændring af ansættelse forhold, at flytte medarbejderen til en anden leverandør. Stien hedder: ###FOLDER### og Falck Alternativ sti for arbejdsdokumenter, hvis der ikke er adgang til ovennævnte: ###FOLDER### Dokumenterne slettes herefter fra mappen: ###FOLDER### Oprettelse i CBAS Sekretær har ansvar for følgende: - Oprette og lukke adgang ambulancepersonalet i CBAS mhp brugeradgang til PPJ. - Sikre at der til enhver tid er overensstemmelse mellem registrering af leverandørens personale i SD og adgange i CBAS. Godkendelse v. Den Præhospitale Virksomheds ambulanceansvarlige overlæge Den ambulanceansvarlige overlæge for Ambulanceberedskabet og den sundhedsfaglige konsulent gennemgår en gang ugentligt Excellisten (bilag 4) med ansættelser og ændringer af stillingsbetegnelser. Godkendelsen dokumenteres med en markering med et 2 tal, under: Godkendt af sundhedsfaglig Læge og dato i Excel af den ambulanceansvarlige overlæge. Der laves en liste på et Exelark (bilag - Underskrift af den ambulanceansvarlige overlæge for gennemført vedligeholdelse udd.) hver uge, med ambulance personale der har gennemført vedligeholdelse uddannelse. Den ambulanceansvarlige overlæge underskriver listen, hvorefter den arkiveres af den sundhedsfaglige konsulent. Ansvar og organisering Administrationschef er ansvarlig for indhold og implementering af vejledningen. Den sundhedsfaglige konsulent har ansvar for, at følge retningslinjerne beskrevet i instruksen. Den ambulanceansvarlige overlæge for Ambulanceberedskabet er ansvarlig for løbende at godkende ansættelser og ændringer. Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil Bekendtgørelse om planlægning af sundhedsberedskabet og det præhospitale beredskab samt uddannelse af ambulancepersonale m.v. nr. 1150 af 9. december 2011. Bekendtgørelse om autoriserede sundhedspersoners benyttelse af medhjælp (delegation af forbeholdt sundhedsfaglig virksomhed) nr. 1219 af 11. december 2009. Vejledning om autoriserede sundhedspersoners benyttelse af medhjælp (delegation af forbeholdt sundhedsfaglig virksomhed) nr. 115 af 11. december 2009. Region Hovedstadens Kravspecifikation for Ambulanceberedskab FV 050115 samt bilag. Bilag