Målgruppe: Administrativt og klinisk personale i Afdeling for Rygkirurgi, Led- og Bindevævssygdomme der er involveret i organisering og inddatering af data i DaneSpine databasen.
DaneSpine er en landsdækkende klinisk kvalitetsdatabase, som indeholder data for rygopererede patienter og er baseret på et frivilligt samarbejde mellem landets rygopererende afdelinger og klinikker.Dansk Rygkirurgisk Selskab har siden 2009 ejet og drevet databasen. Der er etableret et nationalt sekretariat, der aktuelt er placeret på Sektor for Rygkirurgi og Forskning, Middelfart Sygehus, der understøtter den daglige drift. I 2012 er der indberettet til DaneSpine fra 15 forskellige klinikker fordelt over hele landet - af disse er 5 privatklinikker og 10 er offentlige klinikker. Ambitionen er at skabe en landsdækkende database, der systematisk indsamler data om rygkirurgiske patienter, operative procedurer og resultater. Herved er det muligt at kvalitetsvurdere og ved behov forbedre forløb og behandling for patienter, der opereres for lænde- og rygproblemer i Danmark.
Indsamling af data - generisk patientforløb
Første kontakt i forbindelse med operation (arbejdsgange for DaneSpine sekretær, servicemedarbejder, sygeplejersker og operatør):
Forberedelse/ajourføring af Basisskema: DaneSpine-sekretæren sørger for opdaterede Basisskema, når der er ændringer i skemaet fra DaneSpine hjemmeside. Disse printes både cervikalt basisskema og lumbalt basisskema. Forside til patient fuldmagt/samtykke ligger på P-drevet under Danespine og denne tjekkes efter for evt. ændringer og printes også. DaneSpine sekretæren kontakter servicemedarbejderen, der henter disse to sæt. Servicemedarbejderen kopierer disse i et antal (ikke alt for mange, hvis der er ændringer i udsigt) og lægger nogle i sengeafsnit 11/21 samt en større bunke i Rygseminar.
Rygseminar: Sygeplejerskerne sørger for at basisskemaerne bliver forsynet med korrekt patientlabel. Alle patienter skal have basisskemaet, også selv om der er tale om re-operationer, idet der oftest er tale om et nyt forløb, i øvrigt også patienter med andet sprog end dansk, hvis de har tolk med. Tolken kan sagtens hjælpe med skemaet - dette iflg. aftale med Rachid). DaneSpine sekretæren er tilstede i rygseminaret hver morgen fra kl. 8.30-9.00 og står til patienternes rådighed for hjælp til skemaerne (dette gøres i øvrigt også for vores eget ønske om indsamling af stor mængde data til forskning). DaneSpine sekretæren krydser de patienter af på sygeplejerskernes arbejdsseddel i rygseminar, i kolonnen ”DaneSpine modtaget”. Sekretæren tager gårsdagens afkrydsede arbejdsseddel sammen med de afleverede skemaer fra rygseminar op og lægger i et aflåst kontorrum, hvor de opbevares i datoorden og i bakker indtil de indtastes. Sygeplejerskerne sørger for at modtage de resterende basisskemaer og lægger ved dagens afslutning i DaneSpine tidsskriftholderen i rygseminar.
Operationsbeskrivelse: efter endt operation logger operatøren sig på DaneSpine og opretter patienten samt indføjer data om operationen.
Afslutning af første kontakt: DaneSpine sekretæren indtaster data fra Basisskemaet i DaneSpine databasen. Hvis forløbet ikke er registreret i DaneSpine, tjekker sekretæren først i SP, om patient er opereret eller, om operation er udskudt, i så fald gemmes det maximalt en måned. Hvis patient er opereret som planlagt, sender sekretæren en mail til den pågældende læge, der har opereret patienten (tjekkes i SP), også hvis operationsfeltet lyser gult, så betyder det at lægen mangler at udfylde noget. Dette tjekkes og lægen kontaktes også via mail her. Desuden tjekker sekretæren om lægen har udfyldt udskrivningsdato, og hvis den ikke er udfyldt, tjekkes i SP under notater og udskrivningsdatoen tilføjes i DaneSpine databasen. Når basisskemaet er indtastet i databasen, rives forsiden med underskrift og samtykke af og denne skannes direkte ind under filstyring i SP via skanner på sekretærens bord.
Opfølgning på 1, 2, 5, 10 år efter operation (arbejdsgang for DaneSpine sekretær):
Hver måned brevfletter DaneSpine sekretæren via DaneSpine i Excel de patienter som blev opereret for henholdsvis 1, 2, 5 og 10 år siden for den måned man er kommet til, tjek på BREVFLET oversigten for hver liste. DaneSpine sekretæren printer en liste ud over alle de cervikale patienter og de lumbale patienter. Disse lister med adresser tjekkes for om der ligger "Fortrolige" adresser, afdøde, udvandrede, grønlandske og færøske patienter på den, disse tjekkes i SP, om adresserne er korrekte. (DaneSpines adressekartotek opdateres først når man indtaster den pågældende patient og går ind og gemmer, ellers har den kun den sidst opdaterede information, og dette gælder både nye informationer om adresser samt om patient evt. er afgået ved døden, så derfor skal de tjekkes i SP). Når listerne er tjekket igennem, skal DaneSpine sekretæren gå ind på disse enkelte patienter i DaneSpine databasen. Når sekretæren trykker på linjen med cpr-nr og navn (patient egenskaber står der så) så har DaneSpine allerede registreret den nye adresse og sekretæren skal blot trykke gem. Hvis patienten er afgået ved døden, skal sekretæren igen trykke på linjen med cpr-nr og navn. Trykke på "hent CPR oplysninger" og derefter gem og huske at lukke forløbet. (Husk at slette PRO-datoer først). Når disse ændringer er foretaget brevfletter sekretæren igen i DaneSpine og Excel, og de nye lister gemmes midlertidigt på sekretærens ”skrivebord”, delt op i mange individuelle udtræk, idet lumbalt opererede patienter får årsopfølgninger elektronisk i deres e-Boks imens de cervikalt opererede patienter stadig skal følges op manuelt med papir skemaer. I øvrigt er der stadig mange, der enten ikke har e-Boks eller ikke får tjekket deres e-Boks så disse får også tilsendt papir skemaer. Der bliver lavet ca. 14 lister forskelligt fra måned til måned. Listerne trækkes ca. den 3. uge i måneden og papirskemaer sendes ud der. Skemaet trækkes direkte fra Danepines hjemmeside, så sidst nye version sendes. Label tekst rettes med navn og cpr-nr. Forsiden er der lavet brevfletskabelon til og ligger på P-drevet. Denne og skemaer printes via brevflette funktionen. Skemaerne sendes ud til patienterne, og der vedlægges en frankeret svarkuvert.
Når års opfølgningsskemaerne kommer retur er det DaneSpine sekretærens opgave at få disse tastet ind under det pågældende rigtige forløb (nogle er opereret mange gange, så det er vigtigt at få tastet under korrekt år og måned). Hvis sekretæren er i tvivl om der er tale om en re-operation kontakter hun ###NAVN###. Hvis patient har skrevet bemærkninger på årsskemaet skannes hele skemaet ind i SP. Hvis de skriver ros eller ris til lægen kan sekretæren sende ros videre til pågældende personale, samt til afdelingsledelsen, som gerne vil have ros og ris svar ind. Hvis pt stiller spørgsmål ring pt op.
Afvigelser i forhold til det generiske patientforløb:
Der opstår komplikationer til operation: operatøren skal selv sikre at evt. komplikationer bliver registreret i DaneSpine under feltet "udfyld udskrivning".
Reoperation: i tilfælde af reoperation (altså samme indgreb) er den sidste operationsdato gældende. Hvis patienten har udfyldt nyt basisskema, og sekretær ser, at lægen har tastet den ind som en reoperation, så skal skema smides ud.
Hvis spørgeskema er ufuldstændigt eller ikke korrekt udfyldt på flere områder: DaneSpine sekretæren kontakter patienten, enten ringer og spørger patienten til de felter, der ikke er udfyldt. Hvis sekretæren ikke får fat i patienten via telefon, udfylder hun de oplysninger patienten har svaret ind i DaneSpine, highlighter dem der mangler og sender skemaet inkl. frankeret svarkuvert til patienten med følgebrev, hvor vi anmoder om, patienten udfylder de punkter, der mangler.
Patienten kontakter DaneSpine sekretær om andre sundhedsmæssige udfordringer der overskygger det rygkirurgiske forløb: Sekretæren beder patienten udfylde spørgeskema med fokus på ryg og rygforløbet. Hvis patienten oplyser om nye tiltagende smerter og ønsker at blive set igen af en rygkirurg, henviser sekretæren til at patienten retter henvendelse til egen læge, og hvis der ønskes kirurgisk vurdering, skal patienten have foretaget en ny MR skanning (MR skanning skal være mindre end 1 år og hvis patienten er opereret indenfor 1 år, skal der være en ny MR efter operationens dato) en ny henvisning hertil efter skanningen med bemærkning om, hvor og hvornår patienten er blevet skannet.
Ved manglende operationsdata i DaneSpine: DaneSpine sekretæren skriver mail til pågældende læge om mangler i DaneSpine, og med information om at lægen skal svare tilbage på mailen, når lægen har fået indtastet de manglende data. Sekretæren gemmer mailen og følger løbende op på sine mail og tjekker om læge har fået indtastet operationen.
Alle vejledninger og skabeloner ligger på afdelingens P-drev under fanen Danespine.