At sikre vejledninger, instrukser, retningslinjer mv. udarbejdes, opdateres, godkendes og er tilgængelige for medarbejdere i Afdeling for Kvindesygdomme. At oprettelse af nye dokumenter, høringsfase og aftalt procedure for godkendelse kendes.
Vejledningen gælder alle medarbejdere i Afdeling for Kvindesygdomme.
Medarbejdere der har et særligt ansvar ift. godkendelse og høring, oprettes med profil i VIP af VIP-redaktøren.
Team-, faglige og personaleledere oprettes alle til VIP-systemet. De har et særligt ansvar for, at nødvendige dokumenter er tilgængelige, så udførelse af behandling, pleje og administrative arbejdsgange, varetages patientsikkert for alle afdelingens patientforløb. Ligeledes er de faglige såvel som personaleledere ansvarlige for at alle medarbejdere er bekendt med og kan anvende VIP-systemet og nemt kan finde både nye og eksisterende dokumenter.
Dokumenterne placeres i nedenstående hierakiske niveauer (###NAVN### kan du linke til en Regional VIP?)
- vejledninger
- instrukser
- politikker
- intern patientforløbsbeskrivelse
- intern visitationsretningslinje
- tværsektoriel forløbsbeskrivelse
- tværsektoriel patientforløbsbeskrivelse
- skemaer og tjeklister
For oprettelse af nyt VIP-dokument:
Når der er behov for at udarbejde et dokument, udarbejdes der et forslag, hvilket alle medarbejdere kan gøre. Hvis forfatteren har brug for hjælp, kan afdelingens VIP-ansvarlige redaktør kontaktes.
- Alle medarbejdere i Afdeling for Kvindesygdomme kan udarbejde et udkast til et nyt VIP-dokument ->
- Dokumentet sendes på mail til Afdeling for Kvindesygdommes VIP-redaktør, med angivelse af de repræsentative (ift. dokumentets indhold og målgruppe) medarbejdere, der skal have dokumentet i høring. Høringsgruppen har herefter mulighed for at kommentere indholdet ->
- Redaktøren opretter dokumentet og sender det i høring; Høringsfasen er 14 dage. Hvis høringsfsen ikke overholdes, kan dokumentet sendes til den godkendelsesansvarlige, der herefter træffer en endelig beslutning ->
- Efter høringsfasen sender redaktøren dokumentet til godkendelse hos én af de godkendelsesansvarlige.
For revision af eksisterende lokal VIP:
- Der sendes automatisk en advisering på mail til den godkendelsesansvarlige. Hvis ikke andet er angivet i dokumentet, sendes advisering automatisk hvert 2. år ->
- Den godkendelsesansvarlige, videresender mailen til forfatteren af dokumentet, med henblik på gennemlæsning og revision ->
- Forfatteren sender efter gennemlæsning og evt. revision, dokumentet tilbage til afdelingens VIP-ansvarlige redaktør, der distribuerer/publicerer det reviderede dokument i VIP-systemet..
Afdeling for Kvindesygdommes godkendelsesansvarlige:
- ledende overlæge for faglige vejledninger/instrukser for patientbehandling
- ledende oversygeplejerske for vejledninger/instrukser relateret til sygepleje, organisatoriske og administrative dokumenter
Et nyoprettet dokument formidles bredt i afdelingen i Nyhedsbrevet? Fælles mail ud til alle medarbejdere? Mail til pågældende afsnit?
Afdelingens VIP-redaktør er ansvarlig for at oprette relevante medarbejdere til at kunne arbejde i VIP-systemet.
Afdelingsledelsen er ansvarlig for at team-, faglige- og personaleledere er bekendt med deres ansvar og rolle ift. formålet.
Indsætte link til Regional VIP for ...
Målgrupper og anvendelsesområde
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil