Vejledningen understøtter en ensartet og korrekt udarbejdelse af VIP’er i RHP og sikrer, at der tages stilling til, at de rette personer involveres og høres undervejs. Vejledningen beskriver systematiske processer for udarbejdelse, høring, godkendelse og publicering af VIP’er i RHP, som er gældende på tværs af centrene. Vejledningen understøtter implementering af VIP’er.
Vejledningen er målrettet medarbejdere i RHPs administration, der udfærdiger og reviderer VIP’er og andre medarbejdere i RHP tilknyttet de psykiatriske centre, SFR BUP, SFR Psykiatri, faglige fora, udvalg og ledelseskredse der udfærdiger og reviderer VIP’er.
Vejledningen omfatter RHP VIP’er, som er gældende på tværs af centrene modsat en lokal VIP, som kun gælder for ét enkelt center.
RHP: Region Hovedstadens Psykiatri.
VIP: Region Hovedstadens webbaserede dokumentstyringssystem. VIP indeholder regionens Vejledninger, Instrukser og Politikker.
RHP VIP: Dokumenter til VIP som omfatter hele RHP og derved er gældende på tværs af centrene modsat en lokal VIP, som kun gælder på ét enkelt center.
Vejledning: Beskrivelse af formål, omfang, organisation og ansvar samt fremgangsmåder for løsning af kliniske, administrative og/eller tekniske opgaver.
Instruks: Specifik og detaljeret anvisning, forskrift, beskrivelse af arbejdsproces eller procedure for, hvorledes konkrete kliniske eller administrative opgaver skal udføres. Instrukser retter sig typisk mod den enkelte medarbejders udførelse af eget arbejde.
Politik: Beskrivelse af målsætninger, visioner, indsatsområder og planer.
SFR: Sundhedsfaglig Råd. Det sundhedsfaglige råd er rådgivende overfor Region Hovedstadens direktion og ledelsessystem og indgår i regionens kvalitetsorganisation.
Fora, udvalg og ledelseskredse: Faglig mødestruktur i Region Hovedstadens Psykiatri (anno 2022), bestående af tværgående og fora med deltagelse af patienter og pårørende samt udvalg og ledelseskredse uden deltagelse af patienter og pårørende.
Lommekort: Kort, komprimeret og let læsbar information/instruktion.
VIP2go: App der giver medarbejdere adgang til dokumenthåndteringssystemet VIP (iPhone, Android, Zebra). VIP2go er et supplement til VIP.
Ansvarlig VIP-redaktør: Leder og/eller medarbejder på center eller i stab, som har fået tildelt rollen som ansvarlig redaktør i VIP. Denne kan bl.a. publicere, distribuere, acceptere/afvise dokumenter samt udarbejde lokale tilføjelser.
Lokal VIP-redaktør: Medarbejder på center eller i stab, som har fået tildelt redaktør-rollen i VIP. Denne kan bl.a. oprette og redigere i VIP-dokumenter.
For præcisering af, hvilke dokumenter der skal forefindes i VIP – se regional vejledning Dokumentstyring i Region Hovedstaden.
Følgende kan beslutte at udarbejde politikker, vejledninger eller instrukser mv., der skal gælde på tværs af alle centre i RHP:
Det råd, forum, udvalg eller den stab, som udarbejder en VIP kaldes forfattergruppen eventuelt repræsenteret af en enkelt forfatter og en sagsbehandler. Sagsbehandler og forfatter kan være den samme person, fx når en medarbejder fra juridisk team i administrationen udarbejder en ny psykiatrilovsvejledning. Alternativt kan forfatteren være en kliniker som udarbejder det faglige indhold, hvor sagsbehandleren hører til i administrationen.
Sagsbehandler er ansvarlig for at facilitere processen omkring udarbejdelse, høring og godkendelse af politikken, vejledningen eller instruksen og er ansvarlig for at fastlagte forløbsprocesser følges.
Sagsbehandler skal sørge for:
Kvalitets- og forbedringsafdelingen (KFA) er ansvarlig for publicering af VIP’er.
Når en VIP foreligger i udkast, sendes det i høring hos relevante interessenter og fagpersoner (se evt. den tidligere udarbejdede interessentanalyse). Relevante fagpersoner kan bestå af SFR BUP, SFR psykiatri eller et fagligt forum, udvalg eller en ledelseskreds tilknyttet RHP. Husk også relevante stabe og evt. MED-organisationen. Afhængig af VIP’ens indhold og karakter, kan høring også inddrage andre relevante samarbejdspartnere fx eksterne samarbejdspartnere som kommuner, akutberedskab mv.
En ny VIP skal altid sendes i høring hos direktionen. I hvert enkelt tilfælde skal det vurderes, om direktionen skal høres før øvrige interessenter. Det vil fx være tilfældet, hvis indholdet i VIP’en kræver store forandringer i organisation/behandling.
Gennemgribende revisioner af eksisterende VIP’er skal følge samme procedure.
Høringsfrist for VIP’er udarbejdet i RHP er mindst 2 uger medmindre der er påtrængende krav, som ikke muliggør dette. Høringsparterne fastsætter selv, hvilke afsnit, personer, råd eller udvalg i eget center, der skal inddrages i vurderingen af VIP’en. Skriftlige kommentarer fremsendes til den enhed, der har sendt VIP’en i høring. Modtagende part sørger for at bearbejde og samle kommentarer samt høringssvar. Den udarbejdende part tager herefter stilling til høringssvarene og reviderer den endelige udgave mhp. endelig godkendelse af direktionen.
VIP’en fremsendes i endelig udgave til Kvalitets- og Forbedringsafdelingen, som varetager opgaven med publicering af dokumenter.
Når en VIP skal revideres, skal sagsbehandler oprette en sag og tage stilling til om indholdet fortsat er relevant og om der i mellemtiden er kommet andre VIP’er (inkl. regionale VIP’er) der dækker området. Hvis dokumentet ikke længere er relevant, skal der skrives en begrundelse som lægges på sagen og videresendes til en af de ansvarlige VIP-redaktører i KFA, som derefter arkiverer dokumentet. Hvis sagsbehandler er i tvivl, forelægges sagen for VIP-gruppen i KFA. Ved gennemgribende revisioner følges de samme anbefalinger som ved udarbejdelse af nye VIP’er.
Ved revision beskrives ændringer samt årsag til disse i en ændringslog.
Efter godkendelse af en VIP publiceres den i Kvalitets- og Forbedringsafdelingen, som udsender advisering om godkendelsen.
I forbindelse med den elektroniske publicering på regionens dokumentstyringssystem adviseres centrenes ansvarlige VIP redaktør om publiceringen af VIP’en. Hvis der er sat læsekvittering på VIP’en, vil de udvalgte medarbejdere modtage en anmodning om dette.
Der arbejdes på at ensrette proceduren for implementering af VIP’er i Centrene.
I de tilfælde, hvor en eksisterende RHP VIP ikke i tilstrækkeligt omfang dækker den lokale arbejdsgang på et center, kan der laves en lokal tilføjelse.
Ved behov for en ny vejledning eller instruks, som kun er gældende for ét center eller ét hospital, kan der udarbejdes en lokal VIP.
Man bør, så vidt det er muligt, lave en lokaltilføjelse til en allerede eksisterende VIP indenfor samme område fremfor en lokal VIP for at forhindre, at der opstår overlappende VIP’er.
Alle kan lave en lokal VIP, men det er den ansvarlige VIP-redaktør der publicerer. Hvert enkelt center har ansvar for at præcisere deres lokale proces for udarbejdelse af lokale VIP’er. Den lokale proces skal indeholde en plan for implementering og ledelsesforankringen og kobles til denne VIP som en lokal tilføjelse.
Lommekort skal altid kobles til en VIP som bilag for at sikre, at lommekort altid er opdaterede og er i overensstemmelse med VIP’en på området. Det betyder, at der på lommekortets egenskabsside skal tilføjes den refererende VIP og, at der skal være et link til lommekortet under ”Bilag” i den pågældende VIP.
Direktionen, hospitalsledelsen, klinik- og afdelingsledelser er ansvarlige for udbredelse og implementering af VIP’er.
Direktionen har beslutningskompetencen vedr. udarbejdelse af nye RHP VIP’er i samarbejde med tilhørende stabe, SFR BUP, SFR Psykiatri samt faglige fora, udvalg og ledelseskredse tilknyttet RHP.
Direktionen har dertil godkendelseskompetencen ved udarbejdelse af nye RHP VIP’er og større revisioner af eksisterende VIP’er.
Kvalitets- og Forbedringsafdelingen (KFA) er ansvarlig for publicering af VIP.
Den fagligt ansvarlige (forfatter/forfattergruppen/sagsbehandler) har ansvar for - i forhold til egne VIP’er – at revurdere og evt. revidere vejledningerne hvert andet år. Det forventes at de ansvarlige holder sig opdateret vedr. ændringer på områder, som har relevans for indholdet. Ændringer indføjes løbende eller ved revision, alt efter vigtighed.