Formål
Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Bilag
Formål
At sikre, at møderum og besøgsfaciliteter i Velkomsthuset udnyttes optimalt, samt at medarbejdere har kendskab til rammerne for booking af lokalerne.
Målgrupper og anvendelsesområde
Alle personalegrupper, der har adgang til at booke møde- og besøgsrum i Udsigten
Definitioner
Besøgsrum: Kan anvendes af patienter til besøg af pårørende eller til besøg og/eller møder med eksterne kontakter. Besøgsrummene kan også anvendes til andre typer af mindre møder
Møderum: Kan anvendes til interne møder på tværs af sengeafsnit eller til møder med eksterne deltagere. Ved nævnte møder kan patient deltage under forudsætning af, at patienten ledsages af sengeenhedens personale.
Fremgangsmåde
I Velkomsthuset er der tre møderum og fire besøgsrum.
Besøgsrum
Besøgsrum 1: Stor besøgslejlighed på 44 m2 med børnehjørne, tekøkken, spisebord, dobbeltseng samt toilet og bad. Der er desuden en lille gård, hvor man kan ryge. I Besøgsrum 1 har besøgende børn fortrinsret.
Besøgsrum 2: Besøgsrum/mødelokale på 22 m2 med lille tekøkken. Der er mødebord med plads til 6 personer og en sofa. Der er toilet i tilknytning til lokalet. Kan udover besøg også bookes til mindre møder uden deltagelse af patienter.
Besøgsrum 3: Lille besøgsrum/mødelokale på 16 m2 med tekøkken. Der er mødebord med plads til 6 personer og en lænestol. Der er toilet i tilknytning til lokalet. Kan udover besøg også bookes til mindre møder uden deltagelse af patienter.
Besøgsrum 4: Lille besøgslejlighed på 25 m2 med tekøkken, spisebord, dobbeltseng og toilet og bad. Der er desuden en lille gård, hvor man kan ryge.
Besøgslejligheder og besøgsrum skal bookes i Concierge i Outlook og er navngivet som følgende:
Besøgsrum 1: Udsigten-VKH-Besøgsrum 1
Besøgsrum 2: Udsigten-VKH-Besøgsrum 2
Besøgsrum 3: Udsigten-VKH-Besøgsrum 3
Besøgsrum 4: Udsigten-VKH-Besøgsrum 4
Besøgende med børn har forrang til den store besøgslejlighed (besøgsrum 1) med børnehjørne. Derfor kan en booking af lejligheden blive ombooket til et andet besøgsrum, hvis ikke der er tale om besøg med børn.
Det er ikke muligt for besøgende at overnatte i besøgslejlighederne.
Møderum:
Der er tre møderum i Velkomsthuset, som kan bruges af alle medarbejdere i Udsigten.
Møderum 1: Møderum på 23 m2 med plads til 12 personer.
Møderum 2: Møderum på 23 m2 med plads til 12 personer.
Møderum 3: Stort møderum på 38 m2 med mødebord med plads til 16 personer samt to hvilestole og et sofabord. Der er toilet i tilknytning til lokalet.
Mødelokalerne bookes i Concierge i Outlook og er navngivet som følgende:
Møderum 1: Udsigten-VKH-Møderum 1
Møderum 2: Udsigten-VKH-Møderum 2
Møderum 3: Udsigten-VKH-Møderum 3
Det er også muligt at booke besøgsrum 2 og 3 til møder, hvis de er ledige.
Principper for booking af besøgsrum
Besøgsrummene kan bookes efter ”først til mølle”. Det er ikke tilladt at booke faste tider (seriebookinger) til et sengeafsnit.
En booking skal indeholde information om besøgstype, sengeafsnit samt navn på mødebooker. Patientens (fulde) navn skal listes i bookingen – ikke i titelfeltet. På besøgende listes (fulde) navn, relation til patienten samt alder på eventuelle børn – så receptionen kan se, hvem der kommer.
Sengeafsnittet sørger for at patient og besøgende er orienteret om rammerne for besøget – se folder ”Velkommen til Udsigten. Information til pårørende og andre besøgende”
I besøgsrummene er der service. Der er opsat kaffemaskine i fællesområdet i Velkomsthuset til fri afbenyttelse.
Start- og sluttidspunkt for bookingen skal overholdes.
Besøgsrum 1 og 4 skal forlades 15 min. før af hensyn til rengøring. I besøgsrum 2 og 3 rydder man op efter sig selv.
Ingen kan slette andres bookinger uden forudgående aftale med mødebooker. Dog har besøgende med børn forrang til den store besøgslejlighed med børnehjørne. Derfor kan en booking af lejligheden blive ombooket til et andet besøgsrum, hvis ikke der er tale om besøg med børn.
Aflyses et besøg, skal bookingen af besøgsrummet slettes hurtigst muligt i concierge.
Velkomsthusets medarbejdere orienterer patient og besøgende 15 minutter før det aftalte sluttidspunkt i besøgsrum 1 og 4 og 5 minutter før i besøgsrum 2 og 3.
Velkomsthusets medarbejdere sørger for, at patient og pårørende får ejendele med fra besøgsrummene og aflåste skabe i venterummet.
Der er aflåste skabe til rådighed for besøgende i venterummet. Her deponeres alle genstande, der ikke må medbringes til besøg/møde. Besøgskoordinator opfordrer besøgende til at benytte disse.
Besøg bookes dagen før, så det sundhedsfaglige personale kan nå at indhente fornødne oplysninger. Dette er nødvendigt for, at besøg kan gennemføres sikkert og forsvarligt.
Principper for booking af møderum
Mødelokalerne kan bookes efter ”først til mølle”. Det er ikke tilladt at booke faste tider (seriebookinger) til et sengeafsnit.
En mødebooking skal indeholde information om mødetype, sengeafsnit samt navn på mødebooker. Hvis det drejer sig om møder med deltagelse af patienter og/eller eksterne, skal patienten listes med (fulde) navn. Eksterne deltagere skal listes med fulde navn samt titel i bookingen – ikke i titelfeltet – så receptionen kan se, hvem der kommer.
Driftsledermøder, lægekonferencer mm. vil være booket fast i mødekalenderen.
Start- og sluttidspunkt for bookingen skal overholdes.
Ingen kan slette andres møder uden forudgående aftale med mødebooker.
Aflyses et møde skal bookingen af mødelokalet slettes hurtigst muligt i concierge.
Mødeleder og mødedeltager medbringer selv det materiale, som skal anvendes under mødet – eks. papir, skriveredskaber.
Der forefindes mulighed for onlineopkobling af eksterne mødedeltagere
Det er muligt at hente kaffe og the, ved kaffemaskinen i fællesrummet i besøgsenheden i Velkomsthuset.
Mødebooker har ansvaret for, at der bliver ryddet op – service og materiale fjernes, og mødebord bliver aftørret, så mødelokalet er klar til brug, når det forlades.
Samarbejdsaftale
Oplever man, at arbejdsgange og principper for booking og brug af møde- og besøgsfaciliteter ikke overholdes, kontaktes mødebooker for det pågældende møde/besøg.
Opstår der forhold, som ikke kan løses mellem mødebookere involveres afsnitsledelserne.
Principielle drøftelser af booking og anvendelse af møde- og besøgsfaciliterer i Velkomsthuset drøftes i ledergruppen, afd. R.
Ansvar og organisering
Afdelingsledelsen afdeling R er ansvarlig for implementering af denne vejledning samt overholdelse af den
