Indvielser, jubilæer, receptioner m.v., Retningslinier for

At beskrive

• hvornår regionsrådsformanden og/eller direktionen deltager i arrangementer så som indvielser, jubilæer, receptioner mv. 
• hvem, der gør hvad i forbindelse med fejringen.

Tilbage til top

Psykiatriske centre i Region Hovedstadens Psykiatri, der skal fejre indvielser, jubilæer, receptioner mv.

Tilbage til top

Hvornår deltager regionsrådsformanden i indvielser, receptioner mv.?

Regionsrådsformanden repræsenterer regionen og regionsrådet udadtil og ved interne arrangementer. Regionsrådsformanden deltager som udgangspunkt ved ceremonielle udmøntninger af beslutninger, der er truffet af det politiske system.

Formanden vil så vidt muligt deltage i følgende arrangementer:

• 1. spadestik i forbindelse med opførelse af nye større bygninger
• Rejsegilder
• Indvielser af større bygninger, nye institutioner mv.
• Større begivenheder arrangeret af en eller flere af regionens institutioner
• Institutionsjubilæer på egne institutioner (25, 50, 75, 100 år osv.). 10 års jubilæer fejres normalt ikke officielt
• Besøg af borgmestre, folketingsmedlemmer, udenlandske delegationer med politikere el. lign.

Ved arrangementer med deltagelse af ministre el. medlemmer af Kongehuset skal al kontakt gå via Formandssekretariatet, hvilket  Sekretariats- og Kommunikationsafdelingen sørger for.

Hvornår deltager direktionen i indvielser, receptioner mv.?

Direktionen deltager altid, når regionsrådsformanden deltager.

Direktionen skal desuden deltage i øvrige indvielser, psykiatriske centres jubilæer, centerchefers tiltrædelser og fratrædelser mv. i Region Hovedstadens Psykiatri.

Direktionen deltager som udgangspunkt ikke ved runde fødselsdage.

Tilbage til top

Forretningsgang ang. fejringer ved byggerier

Invitation

• Drifts- og Projektafdelingen kontakter Sekretariats- og Kommunikationsafdelingen (###NAVN###) med beskrivelse af begivenhed og forslag til datoer. Det bør tilstræbes, at henvendelse sker senest to måneder før arrangementet.
• Sekretariats- og Kommunikationsafdelingen kontakter formandssekretariatet med en uformel forespørgsel til formandens kalender og afstemmer med direktionens kalender.
• Sekretariats- og Kommunikationsafdelingen udarbejder invitation (i X-media) samt forslag til program og forslag til invitationsliste i samarbejde med Projekt- og driftsafdelingen og center.
• Når regionsrådsformanden er vært for arrangementet skal invitationen underskrives af formanden. Invitation sendes til formandens underskrift. Sammen med invitationen fremsendes program og forslag til invitationsliste.
• Invitationen udsendes:
  • Koncernsekretariatet: udsender til Regionsråd og koncerndirektion
  • Sekretariats- og Kommunikationsafdelingen: udsender til centerchefer og stabschefer
  • Center: udsender til øvrige samarbejdsparter

Arrangementet

• Projekt- og Driftsafdelingen er ansvarlig for den praktiske afvikling af arrangementet i samarbejde med center.
• Programmet: Vil som hovedregel indledes med, at direktør/vicedirektør byder velkommen, herefter taler politiker, evt. rådgiver/entreprenør og centerchef. Der vil normalt være et lettere traktement.
• Taleudkast: Sekretariats- og Kommunikationsafdelingen er ansvarlig for at udarbejde stikord til formandens tale. Projekt- og Driftsafdelingen og evt. center bedes om bidrag.

Kommunikation

• Kommunikationsafdelingen sørger for:

• Arrangementet lægges på kalenderen (PsykIntra, byggesite og hjemmeside)
• Kommunikation på intranet og anden intern kommunikation
• Pressemeddelelse til lokale medier mv. afstemmes med Koncernen (både i forhold til invitation og efterfølgende beskrivelse af arrangementet)
• Vurdering af behov for fotograf til stede
• Eventuel kommunikation til øvrige samarbejdsparter (interesseorganisationer, lokale beboerforeninger, kommuner mv.)

Forretningsgang ang. øvrige begivenheder

• Center kontakter Sekretariats- og Kommunikationsafdelingen (Birgitte Christiansen) med beskrivelse af begivenhed og forslag til datoer. Det bør tilstræbes, at henvendelse sker senest to måneder før arrangementet. Direktionens kalender skal altid konsulteres inden dato fastlægges.
• Afhængig af begivenhedens størrelse og karakter kontakter Sekretariatet formandssekretariatet med en uformel forespørgsel til formandens kalender. Hvis regionsrådsformanden deltager følges ovenstående forretningsgang.
• Direktionens deltagelse vurderes og dato afstemmes med direktionens kalender.
• Hvis der ikke er politisk deltagelse, udarbejder center invitation (i X-media). Sekretariats- og kommunikationsafdelingen kan være behjælpelige.
• Sekretariats- og Kommunikationsafdelingen skriver tale til direktionsmedlem med bidrag fra center.

Tilbage til top

Sekretariatsafdelingen koordinerer aftaler i forbindele med arrangementer m.h.t. dato, program, invitationsliste mv.

I første omgang kontaktes chefsekretær ###NAVN###, tlf. ###TELEFON### eller mail ###EMAIL### m.h.p. at få fastlagt dato for det enkelte arrangement.

Tilbage til top

Ingen. 

Tilbage til top

Ingen. 

Tilbage til top