Denne vejledning for begrænset anvendelse af SMS i Region Hovedstadens Psykiatri er på baggrund af dispensation fra Koncernledelsens Forum for Informationssikkerhed i april 2020 givet til Region Hovedstadens Psykiatri for anvendelse af SMS i særlige situationer.
Personale i ambulante enheder (i FACT- og OPUS-teams) særligt i udgående teams ved medarbejderes behov for forudgående eller koordinerende kontakt ved hjemmebesøg.
Behovet for anvendelse af SMS opstår især ved visse udsatte patientgrupper. Det kan bl.a. omfatte patienter som er hjemløse eller unge, der ikke anvender e-Boks, og/eller lider af forestillinger relateret til telefoni f.eks. ved paranoia over for overvågning eller angst for at tale i telefon. For særligt disse patienter kan der være tale om, at SMS er eneste mulige kommunikationsformer begrundet i den psykiatriske sygdom.
Ved SMS forstås tekstbeskeder sendt fra almindelige mobiltelefoner.
Ved NemSMS forstås den offentlige digitale løsning, som offentlige myndigheder benytter til at sende servicemeddelelser om for eksempel aftaler med det offentlige til borgere og virksomheder.
Ved personoplysning forstås enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person, også selv om personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre oplysninger.
Det er ikke hensigten, at SMS skal anvendes som kommunikationsform af alle behandlere, ligesom det ikke er hensigten, at det skal være en kommunikationsform til brug for at udøvelse af reel sundhedsfaglig behandling.
SMS er ikke anset som en sikker digital kommunikationsform, da kommunikationen ikke er krypteret og der er risiko for databrud. Derfor må følsomme og fortrolige oplysninger ikke udveksles via SMS, da dette indebærer en risiko for de registreredes rettigheder.
Alligevel opleves kommunikation via SMS som en nødvendighed og som eneste mulige kommunikationsform i særlige situationer i specifikke funktioner i psykiatrien. Der er et behov for at understøtte samarbejdet og kommunikationen mellem patient og behandler via SMS i situationer, hvor der er behov for at kunne give korte beskeder eller nødvendige informationer her og nu. Dette er hovedsageligt tilfældet;
Brug af almindelig SMS i RHP
I de undtagelsesvise situationer, hvor der ønskes, at der kan anvendes almindelig SMS som kommunikation, vil korrespondancen skulle foregå efter følgende principper/retningslinjer:
Der gøres opmærksom på, at der ikke i SMS'er må bedes om bekræftelse, da vi må ikke opfordre til, at patienterne bruger SMS som kommunikationsmiddel.
Standardtekster:
For at understøtte ovenstående principper, og for at tydeliggøre, at det er i helt særlige situationer, at SMS undtagelsesvist kan anvendes, skal der anvendes SMS-kommunikation ud fra følgende standardtekster:
”Hej. Vi har modtaget din sms – ring til os på tlf. 3864 XXXX. Mvh. [navn]”
”Hej. Vi har modtaget din sms – vi ringer til dig om X min. Mvh. [navn]”
”Hej. Vi har forsøgt at kontakte dig – ring til os på tlf. 3864 XXXX. Mvh. [navn]”
”Hej. Vi har modtaget din sms og kan ikke besvare den – vi ringer til dig om X min. Mvh. [navn]”
”Jeg er hos dig om X min. som aftalt, Mvh. [navn]”
”Husk din aftale i dag kl. XX.XX”
”Det aftalte materiale er sendt til din e-Boks nu, Mvh. [navn]”
”Din tid/aftale kan godt ændres, du bedes ringe til tlf. 3864 XXXX.”
”Din tid/aftale kan godt ændres, din nye tid er nu rykket til kl. XX.XX.”
"Din tid i dag er desværre aflyst. Ring til tlf.nr. 3864 XXXX. Mvh. X"
"Din tid i dag er aflyst og ændret til kl. XX.XX. Ring til os og bekræft at du har modtaget denne besked"
"Din recept er nu klar. Mvh. X"
Journalisering
Det er medarbejdernes ansvar at sikre korrekt journalisering af eventuel kommunikation og oplysninger fremkommet via brug af SMS; hvis der undtagelsesvist kommunikeres via almindelig sms, og medarbejdere derigennem bliver bekendt med oplysninger, der er relevante for behandlingen, skal disse oplysninger journalføres i patientjournalen.
Dette kan enten ske via direkte diktering af SMS-indholdet, eller et kort journalnotat med referat af de tilvejebragte oplysninger og aftaler.
Desuden indskærpes det, at hvis der modtages en sms fra en patient, skal denne overvejende besvares ved at tage kontakt til patienten via en af de sikre kommunikationsmidler f.eks. ved en opringning, NemSMS eller brev i e-Boks.
Det er vigtigt, at al SMS-kommunikation skal slettes fra telefoner, der er anvendt til kommunikationen.
Anden digital kommunikation
Der er i dag mulighed for at anvende NemSMS til servicemeddelelser f.eks. ved påmindelser om indkaldelser til undersøgelser eller behandling. Derudover foreligger der andre sikre digitale kommunikationsformer bl.a. MinSundhedsplatform.dk, DIPO, eller Digital Post (sikker mail) gennem e-Boks med patienter og borgere, virksomheder og myndigheder.
Det er i sagens natur ikke muligt at forhindre patienter eller borgere i at kontakte hospitalet og medarbejdere via SMS, hvis de er i besiddelse af medarbejderes telefonnumre. Modtages der SMS’er kan der over for patienten opfordres til anvendelse af andre kommunikationsformer fx opringning. Selve SMS-beskeden kan ignoreres og slettes eller tilføjes til journalen, hvis dette er relevant som beskrevet ovenfor.
Region Hovedstadens Psykiatri oplever et stort behov hos patienterne for at kommunikere via SMS. Mange patienter ønsker at give deres samtykke til at kunne anvende denne ikke sikre kommunikationsvej. Det er ikke juridisk muligt at samtykke til anvendelse af yderligere SMS-kommunikation, end hvad denne vejledning tillader.