At fastlægge ensartede retningslinjer, der medvirker til at virksomhederne i Region Hovedstaden
Vejledningen omfatter alle ansættelsesudvalg ved Region Hovedstadens hospitaler inkl. Psykiatrien og Region Hovedstadens Akutberedskab. Vejledningen henvender sig til alle ledere med kompetence til at ansætte samt medarbejdere, der deltager i ansættelsesprocessen.
Denne vejledning er en overordnet regional ramme. Hospitalerne og virksomhederne kan selv inden for rammerne af denne vejledning udarbejde lokale retningslinjer om ansættelsesproceduren med inddragelse af lokale principper.
Inhabilitet: Særlige forhold hos en person, der afskærer vedkommende fra at deltage i en sags behandling. De særlige forhold vil som oftest være en personlig interesse i sagens udfald.
Forud for ansættelse
Stillingsbeskrivelse
Når en stilling skal besættes, skal der udarbejdes en stillingsbeskrivelse - se Medarbejderudviklingssamtalen - MUS - og kvalifikationsevaluering. Stillingsbeskrivelsen udarbejdes på baggrund af forudgående afklaring af, hvilke kompetencer afdelingen/centret har behov for at få tilført. Ledelsen er ansvarlig herfor, men medarbejderne bør inddrages i processen.
Stillingsopslag
Hvis der ønskes opslået en stilling, skal det forinden undersøges, om stillingen vedrører en af de faggrupper, der er berørt af RegionH Match. Læs mere nedenfor under ”2) Overtallige medarbejdere ….”.
På baggrund af stillingsbeskrivelsen udarbejdes et stillingsopslag. Stillingsopslaget udarbejdes efter gældende regler. Se REGI 5. Regler for jobannoncen og 6. Annoncen og medievalg.
I henhold til Ombudsmandens praksis og de gældende principper vedtaget i Region Hovedstaden, skal alle offentlige stillinger slås op. Efter en konkret vurdering er der dog mulighed for at dispensere ved kortvarig beskæftigelse af mindre end 12 måneders varighed. I Region Hovedstaden skal stillinger slås op via E-rekrutteringssystemet HR-Manager. Ansøgninger modtages fortrinsvis via E-rekrutteringssystemet.
Ansættelsesudvalg
Der skal nedsættes et ansættelsesudvalg, der skal forestå ansættelsesprocessen. Ansættelsesudvalget rådgiver den for ansættelsen ansvarlige leder. Ansættelsesudvalget etableres af den ansættelsesansvarlige ledelse og sammensættes efter nedenstående princip.
Antallet af medlemmer i ansættelsesudvalg skal være passende i forhold til den stilling, der besættes, og bør altid være konkret med henblik på så få deltagere som muligt af hensyn til fornuftig brug af ressourcer. Det vil som hovedprincip betyde, at ansættelsesudvalg for stillinger uden ledelsesansvar samt lederstillinger under direktionsniveau består af to til seks medlemmer.
Der skal både være leder- og medarbejderrepræsentanter i udvalget. Ansættelsesudvalget skal sammensættes således, at ingen medlemmer af ansættelsesudvalget må have en særlig interesse i, hvem der bliver ansat (jf. ovenfor under Inhabilitet). Ansættelsesudvalget har tavshedspligt.
Læs evt. mere på REGI under Rekruttering.
Modtagelseskvittering til ansøgere
Alle ansøgere, der har indsendt ansøgning, skal modtage skriftlig/elektronisk bekræftelse på, at ansøgningen er modtaget hurtigst muligt efter modtagelsen og senest ved fristens udløb. Ved ansøgning gennem E-rekrutteringssystemet udsendes automatisk, straks ved ansøgningens modtagelse i systemet, en standard bekræftelse for modtagelse af ansøgningen til ansøgeren. Modtages en ansøgning med almindelig post skal ansøgningen registreres i E-rekrutteringssystemet og modtagelseskvittering sendes enten pr. mail eller almindelig post.
Udvælgelse af kandidater
Ansættelsesudvalget skal være opmærksom på, at der skal tages særligt hensyn til forskellige grupper af ansøgere, som kan have fortrinsret til at komme til samtale eller have fortrinsret til ansættelse i den ledige stilling. Dette kan for eksempel være:
1. Handicappede
Borgere med handicap kan søge med fortrinsadgang via jobcentret eller uden om jobcentret. Fortrinsadgang sikres ved borgerens ret til en ansættelsessamtale og en efterfølgende forhandlingspligt, hvis:
Hvis en offentlig virksomhed ansætter en intern medarbejder i en stilling, er det ikke muligt at gøre brug af fortrinsadgang til denne stilling.
Se "Bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv". Hvis personen med handicap efter arbejdsgivers vurdering er lige så kvalificeret som de øvrige ansøgere, skal personen med handicap have fortrinsret til den ledige stilling.
Hvis ansøgeren med handicap ikke ansættes i den ledige stilling, skal arbejdsgiveren vente med at besætte stillingen, indtil arbejdsgiveren
2. Overtallige medarbejdere fra andre virksomheder i Region Hovedstaden, der forsøges omplaceret som følge af opsigelser begrundet i virksomhedens forhold, og som derfor er blevet tilbudt tilmelding i RegionH Match. Læs mere om RegionH Match.
Hvis der ønskes opslået en stilling, skal det forinden undersøges, om stillingen vedrører en af de faggrupper, der er berørt af RegionH Match. På Faggrupper berørt af omplacering kan du se, om der er en eller flere faggrupper omfattet.
Hvis dette er tilfældet, kontaktes Center for HR og Uddannelse/RegionH Match, som fremsender en liste over medarbejdere i den berørte faggruppe, der er tilmeldt RegionH Match. Herefter indkaldes relevante kandidater til samtale.
RegionH Match kandidater kan også på egen hånd søge ledige stillinger. Dette understøttes også i E-rekrutteringssystemet, hvor RegionH Match kandidaters ansøgning vil være markeret med et ikon, der indikerer, at der er RegionH Match kandidater.
RegionH Match kandidater har fortrinsret til at komme til samtale, hvis det ud fra en saglig vurdering er relevant. Såfremt der er mere end 5 egnede RegionH Match kandidater, tilbydes de medarbejdere, der vurderes bedst egnet til stillingen, en ansættelsessamtale. Fravælges en/flere tilmeldte medarbejdere, skal medarbejderen have et skriftligt afslag.
Læs mere på Materiale til ledere.
3. Ansøgere i forbindelse med midlertidige beskæftigelsespolitiske ordninger.
Samtaler
Ansættelsesudvalget forbereder og gennemfører en eller to samtalerunder, hvor ansøgernes faglige og personlige kvalifikationer afdækkes. Stillingsbeskrivelsen fungerer som grundlag for bedømmelsen af ansøgernes kompetencer.
Lønforventninger mellem ansøger og ansættelsesmyndighed afstemmes. Selve lønforhandlingen er omfattet af overenskomst/aftalemæssige forhold.
Indhentelse af referencer
For at sikre, at den bedst kvalificerede ansøger ansættes, skal den ansættende leder som udgangspunkt altid – inden endelig beslutning om ansættelse træffes – forsøge at indhente referencer fra seneste/tidligere arbejdsgivere på den ansøger, der foretrækkes til en ledig stilling. Det gælder både for ansøgere, der er eller har været ansat i regionen og ansøgere, der ikke før har været ansat i regionen. Referencer må kun indhentes med accept fra ansøger. Der bør kun indhentes referencer på den ansøger, man påtænker at ansætte. Ved lederstillinger kan der dog indhentes referencer for flere ansøgere. Referencer er omfattet af offentlighedslovens § 13 om notatpligt. Modtagne referenceoplysninger på en ansøger, der ikke bliver ansat, skal destrueres, når opbevaring ikke længere har et sagligt formål. Referenceoplysninger for den person, der ansættes, lægges i personalesagen under mappen Uddannelse (U).
Indblik i personalesager
I situationer, hvor der er tale om 1) ansøgt stillingsskift inden for regionen eller 2) omplacering med mulighed for at vælge mellem flere medarbejdere, vil der – udover referencetagning – være mulighed for at søge om at få indblik i de pågældende medarbejderes personalesager. I den forbindelse skal der rettes henvendelse til Center for HR og Uddannelse, Forhandling og Vilkår via postkassen ###EMAIL###. Læs mere om Referencetagning og indblik på REGI.
Svar på ansøgning
Den valgte ansøger tilbydes ansættelse og der afgives skriftligt/elektronisk afslag til de øvrige. Afslaget skal indeholde en begrundelse. Som minimum skal anføres, at en mere kvalificeret ansøger er blevet ansat. Hvis der ved afgørelsen er lagt vægt på bestemte kvalifikationer, bør dette anføres.
Vær i øvrigt opmærksom på de særlige krav til afslag, der er defineret i ”Personalepolitiske principper for organisationsforandringer og tilpasning af personaleressourcer”.
Der er i den forbindelse udarbejdet særlige skabeloner til afslag til RegionH Match kandidater. Center for HR og Uddannelse skal have tilsendt kopi af afslaget på mail: ###EMAIL###. Der er også udarbejdet skabelon til afslag til de øvrige ansøgere i de tilfælde, hvor en RegionH Match kandidat har fået tilbudt jobbet. Skabelonerne findes i HR-Manager.
Efter ansættelsen
Introduktion
Opfølgningssamtale
Senest efter 2 måneders ansættelse skal der være en opfølgnings-/prøvetidssamtale mellem den nyansatte og dennes leder. Samtalen dokumenteres på personalesagen. Til dette formål anvendes det lokale skema til dokumentation for foretaget MUS (medarbejderudviklingssamtale) og Kvalifikationsevaluering - se Medarbejderudviklingssamtalen - MUS - og kvalifikationsevaluering. Formålet er at evaluere medarbejderens første tid i afdelingen/centret. Undtaget er medarbejdere i uddannelsesstillinger, som via deres uddannelsesforløb løbende evalueres.
Særlige regler for visse medarbejdere
Der er særlige regler for ansættelse af visse grupper af medarbejdere. Det drejer sig om ansættelse af:
Læger i visse uddannelsesstillinger f.eks. basisstillinger og hoveduddannelsesstillinger.
Virksomhederne er ansvarlige for:
Center for HR og Uddannelse er ansvarlig for:
Den konkrete opgave- og ansvarsfordeling følger af den til enhver tid gældende ansvarsfordeling mellem Center for HR og Uddannelse og Region Hovedstadens hospitaler og virksomheder.
Regionale vejledninger