Personalesagen

Formålet med den tværgående vejledning er at:

• sikre, at alle medarbejdere ved Region Hovedstadens virksomheder, har en personalesag
• definere ensartede regler for indhold i og opdatering af personalesagen.

Vejledningen omfatter alle medarbejdere, som indgår i et lønnet ansættelsesforhold ved Region Hovedstadens hospitaler og ved den Præhospitale Virksomhed (herefter virksomhederne). Vejledningen henvender sig til alle medarbejdere, direktioner, ledere og lokale personale/HR-afdelinger.

Personalesag: En sag, der oprettes ved ansættelsen og på hvilken, der løbende lægges oplysninger om den enkelte medarbejders ansættelsesforhold, kvalifikationer, resultater af evalueringer, beskrivelse af karriereforløb mv. Personalesagen er overvejende elektronisk.

Stillingsspecifik dokumentation: Dokumentation for ansættelsesforholdet, der er stillingsafhængig og som skal udarbejdes for den enkelte stilling. For eksempel stillingsbeskrivelse.

Generel dokumentation: Dokumentation for dele af ansættelsesforholdet, der kan anvendes i flere stillinger:

• Autorisation
• Uddannelsesbevis for grunduddannelse
• Uddannelsesbevis for efteruddannelse
• Hjerte/lungeredning
• Praktisk brandkursus
• E-learning TRYG Brand
• E-learning håndhygiejne

Tilbage til top

Oprettelse af personalesag

Den elektroniske personalesag oprettes af den ansættende leder  ud fra medarbejderens cpr. nummer, så hver medarbejder i Region Hovedstaden kun har én elektronisk personalesag. Den elektroniske personalesag kan indeholde flere forskellige ansættelser for medarbejderen. Medarbejderens separate ansættelser ved forskellige virksomheder oprettes på separate tjenestenumre, således at der er knyttet ét tjenestenummer til hver ansættelse samlet i én personalesag.

Når en medarbejder har flere ansættelser i Region Hovedstaden, vil der være dele af akterne på personalesagen, der vil kunne opfylde dokumentationskravet på flere stillinger samtidig. Dette gør sig gældende for den generelle dokumentation. Den stillingsspecifikke dokumentation vil fortsat skulle tilføjes personalesagen for hver enkelt stilling. Der henvises til Bilag 1, der beskriver ansvarsfordelingen mellem ansættelsesstederne for den generelle dokumentation i de tilfælde, hvor medarbejderen har flere ansættelser i eller uden for Region Hovedstaden.

Personalesagen omfatter

Til en personalesag hører alle oplysninger om  medarbejderen, som opbevares i fysiske eller elektroniske sager. Det gælder f.eks. den elektroniske personalesag, lønsystemet, systemer med elektronisk registrering af introduktionsforløb, kursussystemer og det elektroniske system vedr. lægers bibeskæftigelse.

Indholdet i personalesagen skal overholde gældende lovgivning, herunder forvaltnings-, arkiv- og persondatalov samt være i overensstemmelse med gældende overenskomster og aftaler.

Elektronisk Personalesag

Personalesagen er overvejende elektronisk. Oversigt over placeringen af de forskellige dokumenter i den elektroniske personalesag kan ses her: Personaleweb.

Tilbage til top

1.1 Indhold i personalesagen

Følgende skal som minimum dokumenteres i personalesagen. Det vil dog altid være en konkret vurdering hvilke dokumenter, der skal dokumenteres på den enkelte medarbejders personalesag:

1. Ansættelse
2. Stillingsbeskrivelse
3. Introduktion
4. Prøvetidssamtale/evalueringssamtale
5. Medarbejderudviklingssamtale (MUS) og kvalifikationsevaluering
6. Autorisationer
7. Uddannelser og kurser
8. Særlige individuelle delegerede rettigheder/opgaver (for eksempel sygeplejersker med ordinationsret til udvalgte lægemidler)
9. Bibeskæftigelse for afdelings- og overlæger

I. Ansættelse

I forbindelse med ansættelsesforholdets start opretter virksomhederne en elektronisk personalesag for den enkelte medarbejder. Dokumenter, der knytter sig til ansættelsesproceduren (jf. Rekruttering og ansættelse i Region Hovedstaden), f.eks. ansøgning og CV, dokumentation for lønanciennitet, uddannelsespapirer, stillingsbeskrivelse, udtalelser fra tidligere relevante arbejdsgivere, ansættelsesbrev samt lønaftaler skal indgå.

Tilbage til top

II. Stillingsbeskrivelse

Medarbejdere i Region Hovedstadens virksomheder skal have en opdateret stillingsbeskrivelse, som placeres i personalesagen. Det er den enkelte leders ansvar at sikre sig, at det dokumenteres i personalesagen, at stillingsbeskrivelsen ved den årlige medarbejderudviklingssamtale (MUS) har været evalueret (jf. Medarbejderudviklingssamtalen - MUS - og kvalifikationsevaluering)

Tilbage til top

III. Introduktion

Medarbejderens deltagelse i introduktionsforløb (fællesintroduktion og lokal introduktion) skal dokumenteres i personalesagen.

Tilbage til top

IV. Prøvetidssamtale/evalueringssamtale

Det skal dokumenteres i personalesagen, at lederen har gennemført samtalen. Til dette formål anvendes det lokale skema til dokumentation for foretaget medarbejderudviklingssamtale (MUS) og kvalifikationsevaluering.

Tilbage til top

V. Medarbejderudviklingssamtale (MUS), stillingebeskrivelse og kvalifikationsevaluering

Det dokumenteres i personalesagen, at den årlige MUS har været afholdt jf. Medarbejderudviklingssamtalen - MUS - og kvalifikationsevaluering. Medarbejderens leder er ansvarlig for dokumentationen, herunder for at sikre, at kvalifikationsevalueringens konklusioner placeres i personalesagen.

Tilbage til top

VI. Autorisationer

For medarbejdere, der er autoriseret af Sundhedsstyrelsen, skal dokumentation for gyldig autorisation findes i personalesagen. jf. Sundhedspersonalets kvalifikationer - autorisation og uddannelsesbeviser

Tilbage til top

VII. Uddannelser og kurser

Uddannelsesbeviser for grunduddannelser skal dokumenteres i personalesagen for de personalegrupper, som ikke er autoriserede. Uddannelser og efteruddannelser, der er en forudsætning for at bestride en stilling (herefter påkrævet uddannelse), skal også dokumenteres på personalesagen. Det er lederens ansvar at vurdere, hvilke efter- eller specialuddannelser, der er påkrævede og relevante at dokumentere.

For almindelig efteruddannelse gælder, at dette skal dokumenteres, men at den enkelte virksomhed selv fastlægger retningslinjerne for dokumentationen.

Obligatorisk efteruddannelse

Dokumentation for medarbejderens gennemførelse af obligatoriske uddannelser, herunder:

• Brandbekæmpelseskurser
• Hjertelungeredningskurser
• Håndhygiejnekurser

skal indgå i personalesagen.

For medarbejdere med flere ansættelsessteder: Se Bilag 1 vedr. ansvarsfordelingen mellem ansættelsesstederne for dokumentation af grunduddannelser/efteruddannelser/obligatoriske efteruddannelse.

Tilbage til top

VIII. Særlige individuelle delegerede rettigheder/opgaver (for eksempel sygeplejersker med ordinationsret til udvalgte lægemidler)

IX. Bibeskæftigelse for afdelings- og overlæger

Det er et krav, at dokumentation for bibeskæftigelse findes i  personalesagen. Oplysninger  om lægers bibeskæftigelse dokumenteres i Region Hovedstadens elektroniske system for lægers bibeskæftigelse. Derudover kan virksomhederne vælge supplerende at opbevare dokumentationen i den elektroniske personalesag.

Tilbage til top

1.2 Adgang til personalesagen

I henhold til § 21 i lov om offentlighed i forvaltningen ("Offentlighedsloven") kan der, som udgangspunkt, ikke gives aktindsigt i sager om ansættelse, forfremmelse eller enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste.

Der er visse undtagelser til dette udgangspunkt:

• En offentligt ansat (overenskomstansatte og tjenestemandsansatte) kan efter § 8 i Offentlighedsloven få indsigt i sin egen personalesag, herunder eksempelvis i advarsler og partshøringer. Retten til indsigt er begrænset af de undtagelser, der er nævnt i Offentlighedslovens §§ 19-29 og § 35. Adgangen til at undtage oplysninger omfattet af bestemmelsen er ganske snæver, og det er med bestemmelsen forudsat, at spørgsmålet om, hvorvidt oplysningerne kan undtages fra aktindsigt, afgøres ved en konkret afvejning i det enkelte tilfælde.

• Enhver kan efter en konkret vurdering få aktindsigt i oplysninger fra personalesagen om en  medarbejders navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser. Det beror på en konkret vurdering, om én eller flere af disse oplysningerne bør undtages fra aktindsigt efter f.eks. § 30, stk. 1, nr. 1 i Offentlighedsloven, hvorefter retten til aktindsigt ikke omfatter oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.

Aktindsigt vedrørende:

• "Arbejdsopgaver" omfatter nuværende og tidligere arbejdsopgaver, men ikke planer/aftaler om fremtidige arbejdsopgaver.
• "Uddannelse" omfatter uddannelse før ansættelsen og gennemført efteruddannelse, men ikke planer/aftaler om kommende kompetenceudvikling/uddannelse. Oplysninger om eksamenskarakterer er ikke omfattet.
• "Lønmæssige forhold" omfatter ikke kun oplysninger om grundløn mv., men også oplysninger om f.eks. merarbejdsvederlag, kvalifikations- og funktionsløn, særlige tillæg, fratrædelsesgodtgørelse og pension. Oplysninger om de nærmere omstændigheder i forbindelse med f.eks. tildeling af tillæg eller indgåelse af aftaler om fratrædelsesgodtgørelse er derimod ikke omfattet af loven, og dermed som udgangspunkt ikke undergivet aktindsigt.
• For ansatte i chefstillinger kan enhver desuden få oplysninger om disciplinære reaktioner i form af advarsel eller andre mere indgribende sanktioner i indtil 2 år efter, at afgørelse herom er truffet.

Tilbage til top

Virksomhedsledelserne har det overordnede ansvar for:

• At vejledningen distribueres og følges, således at alle medarbejdere har en personalesag.
• At der er fastlagt procedurer for, hvilke personer i virksomhederne der har adgang til medarbejdernes personalesager samt at medarbejdernes adgange løbende ajourføres. Personalefunktionen samt center-, afdelings- og klinikledelser har ansvaret for, at personalesagerne løbende ajourføres og behandles fortroligt efter gældende retningslinjer.
• At dokumenter, der ikke opbevares i den elektroniske personalesag, behandles fortroligt og opbevares forsvarligt.

Center for HR har ansvar for:

• At varetage systemejerskabet for de løn- og personaleadministrative systemer samt sikre, at alle lovgivningsmæssige krav overholdes i forbindelse med varetagelsen af disse systemer.
• At der udarbejdes en forretningsgang, der beskriver opgaver og ansvarsfordeling samt revisionskontroller for de løn og personaleadministrative systemer.
• At der udarbejdes retningslinjer for, hvilke personer i Center for HR, der har adgang til virksomhedernes medarbejderes elektroniske personalesager samt at medarbejdernes adgange løbende ajourføres.

Den konkrete opgave- og ansvarsfordeling forbundet med dokumentation i og opdatering af den elektroniske personalesag følger af den til enhver tid gældende ansvarsfordeling mellem Center for HR og Region Hovedstadens virksomheder.

Tilbage til top

• Offentlighedsloven (aktindsigt i personalesager)
• Personaleweb

Regionale vejledninger

• Bibeskæftigelse for læger - oplysningspligt
• Medarbejderudviklingssamtalen - MUS - og kvalifikationsevaluering
• Rekruttering og ansættelse i Region Hovedstaden
• Sundhedspersonalets kvalifikationer - autorisation og uddannelsesbeviser

Tilbage til top

Bilag 1 Retningslinjer for ansvarsfordeling i forbindelse med generel dokumentation i personalesagen for medarbejdere med flere ansættelsessteder

Tilbage til top