Formål

At beskrive:

brug af nedetidsskemaer i situationer hvor der ikke er adgang til Sundhedsplatformen.
krav til efterregistrering af patientdata efter nedetid og hvor Sundhedsplatformen igen er tilgængelig.
hvilke fælles Nedetidsskemaer, der er udfærdiget.

Målgrupper og anvendelsesområde

Sundhedspersonale på alle kliniske afdelinger på sygehuse/hospitaler i Region Hovedstaden og Region Sjælland, der anvender Sundhedsplatformen. Dokumentet anvendes i forbindelse med planlagt eller akut nedetid af Sundhedsplatformen.

Tilbage til top

Definitioner

Nedetid: Manglende adgang til Sundhedsplatformen, enten planlagt som lukkevindue eller uplanlagt.

Nedetidsskemaer: Papirskemaer til registrering af kliniske data, når inddatering ikke er muligt i Sundhedsplatformen.

Efterregistrering: Efterregistrering henviser til den proces, hvorved manuelt registrerede patientdata på papirskemaer under nedetid i Sundhedsplatformen indtastes i Sundhedsplatformen, når denne igen er tilgængelig.

Sundhedsplatformen: SP

Tilbage til top

Fremgangsmåde

1. Nedetidsniveauer

Der kan være varslet og uvarslet nedetid af Sundhedsplatformen.

Nedetid kan ske i 3 niveauer:

Niveau 1:

Kliniske data fra før nedetid læses via "læseadgang"
Nye kliniske data under nedetid dokumenteres på nedetidsskema

Niveau 2:

Kliniske data fra før nedetid læses i nødrapporter på alle PC'er
Nye kliniske data under nedetid dokumenteres på nedetidsskema

Niveau 3:

Kliniske data fra før nedetid læses på printede rapporter fra særlige afsnitsspecifikke nede-tid PC'er
Nye kliniske data under nedetid dokumenteres på nedetidsskema

2. Brug af nedetidsskemaer

Ved nedetid skal nødprocedurer tages i brug i de stationære afdelinger og i ambulatorier, diagnostiske afdelinger mv., hvis nedbruddet sker i åbningstiden/mens der behandles patienter.

Denne indebærer, at registreringer på aktuelle og indkommende patienter skal foregå på papir. Alle sengeafdelinger skal have en nødbeholdning af nedetidsskemaer til brug for situationer, hvor der ikke kan registreres patientdata i Sundhedsplatformen - se under Ansvar og organisering

Der er udfærdiget et antal fællesregionale nedetidsskemaer mhp. generel anvendelse i sengeafdelinger – se under Bilag

Herudover skal specialafdelinger med behov for særlige skemaer sørge for beholdning af disse til nedetidssituationer.

3. Krav til efterregistrering i Sundhedsplatformen mv. efter nedetid

Følgende skal altid efterregistreres i Sundhedsplatformen efter en nedetidssituation

Efterregistrering af patientindlæggelse, -flytninger, -udskrivninger og evt. Mors skal ske før efterregistrering af kliniske data
CAVE/allergi
EWS/PEWS/OBSTEWS: sidste 3 registreringer
Medicin ordinationer, administrationer og udleveringer af medicin ved udskrivelse eller ambulant samt ajourføring af FMK
Transfusion med blodprodukter
Infusioner og ernæringsterapi
Behandlingsniveau
Hjertestop og genoplivning samt andre akutte situationer
Undersøgelsesresultater, der er foretaget beslutninger og handlinger på baggrund af
Invasive procedurer og interventioner samt operationsbeskrivelser
Fødsler
Anæstesitilsyn og udført anæstesi
Andre tilsyn
Isolation
Behandlingsplan
Epikrise/udskrivningsresume/dødsattest
Kommunikation til hjemmepleje
Brug af tvang.

Efterregistreringen bør udføres så hurtigt som muligt og senest 24 timer efter nedetid i SP er afsluttet og hvor muligt inden afslutning af patientforløbet.

Herudover kan øvrige papirbaserede observations- og andre skemaer, der er anvendt under nedetid, indscannes i SP.

Klinisk resumé i statusnotat

Efter nedetid i forløb, hvor der er sket en udvikling i patientens tilstand/og eller der er udført en række procedurer/interventioner, der har betydning for det fremadrettede forløb, bør der udfærdiges et kort resumé om patientforløbet under nedetidsperioden. Resumeet indskrives i et statusnotat, der kan være gældende for en eller flere faggrupper.

Notater, der er inkluderet i resumeet, behøver ikke efterregistrering men kan blot indscannes.

4. Nedetidsnote

Der skal udfærdiges/indsættes nedetidsnotat/smarttekst i patientens journal, der angiver tidspunkt og varighed af nedetiden. Se Action Card K.5.1-K.5.6.

Action Cards til Sundhedsplatformen.

5. Patienter, der er flyttet til/fra et afsnit under nedetid

Det afsnit, hvor papir-dokumentationen er foretaget, har ansvar for at efterdokumentere i SP.

Ved overflytninger følger originaler patienten. Den afgivende afdeling kopierer nedetids-papirdokumentation til eget brug.

Ændringer i Best/Ord under nedetid for en patient, der er flyttet under nedetid (internt på en matrikel eller mellem matrikler, men i samme region), og hvis afgivende afdeling har ændret i Best/Ord siden nedetid startede betyder, at der skal være en personlig kontakt mellem afgivende og modtagende afdeling ift. håndtering af ordinationer.

Patienten sikres et ubrudt ordinationsforløb, og at dobbeltordinationer undgås, da det aftales, om ”Flytte arbejdsgangen” anvendes eller om situationen håndteres på anden vis. Det aftalte dokumenteres med notat i patientens journal.

Tilbage til top

Ansvar og organisering

Sygehusledelser/Hospitalsdirektioner er ansvarlige for at der lokalt er procedurer for håndtering af nedetidssituationer, hvor der ikke er adgang til Sundhedsplatformen eller adgang til at registrere i denne, herunder for:
- modtagelse af akutte og elektive patienter, inkl. tildeling af CPR til nyfødte.
- Udskrivning og overflytning.
- Alternative kommunikationsprocesser og kanaler mellem sundhedspersonale som vanligvis sker i Sundhedsplatformen.
- etablering af nedetids PC’ere med tilhørende printere.
- At nærværende vejledning med tilhørende bilag er tilgængelig på nedetids PC’ere.
Center, afdelings- og klinikledelser har ansvaret for:
- At den enkelte afdeling fastlægger hvilke nedetidsskemaer, der skal indgå i afdelingens nødbeholdning.
- At personalet har kendskab til nødprocedurer ifm. kortere eller længere nedetid i Sundhedsplatformen.
- At der foreligger et lokalt lager af relevante nedetidsskemaer.