Formål
Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Bilag

Formål

At sikre sammenhængende patientforløb og gøre det muligt for den enkelte medarbejder at få patientrelaterede informationer videregivet og modtaget rettidig.

At der er mulighed for den enkelte medarbejder at få oplyst, når meddelelser ikke kan modtages.

At alle relevante parter informerer hinanden om nedetider, og hvornår driften igen er oppe.

Tilbage til top

Målgrupper og anvendelsesområde

Al sundhedspersonale der anvender Sundhedsplatformens Hjemmepleje-hospitalsmeddelelser.
Afdelinger samt sundhedspersonale der anvender Korrespondancemeddelelsen.
Kommunernes sundhedspersonale der anvender Elektronisk omsorgs -eller sundhedssystemer.
Kommunernes it-kontaktpersoner og kommunernes it supportafdelinger.
Driftsvagten i CIMT.

Til orientering til ledelser.

Både hospital og kommune anvender elektroniske journalsystemer til at sende elektroniske MedCom meddelelser:

Indlæggelsesadvis, Indlæggelsesrapport, Plejeforløbsplan, Korrespondancemeddelelsen, Udskrivningsrapport, Udskrivningsadvis samt Melding om Færdigbehandling.

Vejledningen omhandler følgende elektroniske systemer:

Sundhedsfaglige systemer i kommunen:

Omsorgs-, trænings- og sundhedsplejesystemer.

Hospitalet:

Sundhedsplatformen.

Nødprocedurevejledningen gælder både ved et akut nedbrud af hele eller dele af systemer, der forhindrer kommunikation mellem sektorer og planlagte lukkevinduer.

Tilbage til top

Definitioner

Nedetid: Når et af ovenstående systemer er ude af drift i en kortere eller længere periode kan alle eller dele af ovenstående meddelelser ikke tilgås, sendes eller modtages.

Årsag: Planlagt service, opdateringer af hele systemet, akut opståede tekniske problemer.

Nødprocedurer: Sæt af procedurer/forretningsgange, der sikrer, at patientbehandlingen kan udføres forsvarligt, selvom it-systemer er midlertidigt ude af drift.

Nødprocedurer for hospitalerne

###TABEL_1###

Information og formidling

Servicedesk skal orienteres om, hvad der ikke fungerer, samt hvilke områder der er omfattet, herunder om fejlen omhandler kommunikation til eller fra en eller flere kommuner.

Servicedesk orienterer Driftsvagt (DV) efter intern procedure. DV melder derefter ud på intranettet under ”Driftsstatus” hvilket system, der er nede. Der udsendes ligeledes POP UPs ved generel akut nedetid eller driftsforstyrrelser.

Driftsvagten kontakter AMK-Vagtcentralen, efter intern aftale.

Driftsvagten melder ud til kommunerne og til hospitalerne, når nedetid skønnes til at vare mere end 1 time. Meddelelser bliver eftersendt. Driftsvagten distribuerer informationen til kommunerne fra hospitalerne, via sms-liste og mailliste (som DV er i besiddelse af).

Aktivering af nødprocedure fremgår af udmeldingen i Driftsvagtens driftsstatus.

Driftsvagtens interne procedurer afgør om informationen skal til hospitalsledelser og kommunale forvaltninger.

Oppetid igen

Når systemerne igen er oppe, opdaterer Driftsvagten ved:

Driftsstatus på intranet
POP UP
Besked til kommunerne.

Arbejdsgange under nedetidsperioden

Ved en patients kendte Forventede færdigmeldingsdato skal kommunen informeres telefonisk, så kommunikationsaftalen kan overholdes.
Ved en patients Udskrivelse skal kommunen kontaktes telefonisk.
Hvis Sundhedsplatformen er nede – Så er man nødt til at ringe. Aftaler indgået telefonisk dokumenteres i nedetidsskema CLINDOC-01, se Nedetidsskemaer - ved nedetid i Sundhedsplatformen, hvorefter patientdata indtastes i Sundhedsplatformen, når systemet er tilgængelig igen.
Telefonnumre til kommunerne i Region Hovedstaden kan findes på siden ”Kommunekontakt” på REGI. Opdatering af kontaktnumre varetages af Samordningskonsulenterne.

For kort beskrivelse af nødproceduren for hospitaler henvises til Bilag 1. Nødprocedure for hospitaler.

Nedetid i kommunerne opdages

Når man i kommunen opdager, at omsorgssystemet EOJ eller andet elektronisk sundhedsfagligt system, ikke kan tilgås, og/eller at man ikke kan få lov til at sende meddelelser til hospital, orienteres der lokalt efter gældende regler i kommunen. Hvis det formodes at vare mere end 2 timer, skal Driftsvagten i CIMT kontaktes via mail med et udfyldt Skema 1 (Bilag 2) og pr. telefon til CIMT servicedesk – ###TELEFON###. I kommunen udmeldes nedetid internt via kommunens egne kommunikationskanaler.

Information og formidling

Driftsvagten opdaterer straks information på hospitalernes intranet ud fra kommunens indmeldinger om status på problemet.

Ved mail-server nedbrud, kan henvendelser naturligvis ske telefonisk.

###TABEL_2###

Det skal være muligt for driftsvagt at få kontakt til it support i kommuner på alle hverdage.

Planlagt nedetid

Planlagt nedetid indberettes til CIMT's Driftsvagt 2 hverdage før den planlagte dato via mail. Ved indberetning anvendes Skema 1.

Oppetid igen

Når systemet efter akut nedetid igen er klar og kan anvendes, skal kommunen orientere Driftsvagten via mail med et udfyldt Skema 1.

Driftsvagten informerer hospitalerne om status via intranet.

I kommunen udmeldes oppetid igen internt via kommunens egne kommunikationskanaler.

Arbejdsgange under nedetidsperioden

Aktivering af nødprocedure fremgår af udmeldingen i skema 1.
Hvis det opdages, at patienten er blevet indlagt under nedetiden kontakter kommunen hospitalet telefonisk om patientens funktionsevne, helbredsituation mm..
Kommunen kontakter hospitalet telefonisk, hvis der er behov for opfølgning på datoer, aftaler mm. eks. forventet færdigbehandlingsdato.
Skriftlig dokumentation og notater om indgåede aftaler, afgivne beskeder skrives ind i kommunens sundhedsfaglige system som elektronisk dokumentation.
Kommunen anvender deres lokale arbejdsgange vedr. dokumentation i de sundhedsfaglige systemer.

Tilbage til top

Fremgangsmåde

Vejledningen omhandler både systemer, arbejdsgange samt formidling.

Vejledningen er opdelt i nødprocedurer generelt samt lokale arbejdsgange vedr. nødprocedurer for hhv. hospital og kommuner.

Tilbage til top

Ansvar og organisering

Den enkelte medarbejder har ansvar for at reagere på nedetider og melde problemet ind efter kommunens gældende regler til regionens Driftsvagt samt anvende nødprocedure under nedetid.
Driftsvagt har ansvar for at opdatere status på Driftsstatus, på baggrund af indmeldinger fra leverandører, CIMT medarbejdere eller sundhedspersonale i både kommuner og på hospitaler.
Hospitalernes Samordningskonsulenter/Tværsektorielle koordinatorer opdaterer kommunekontaktlisten. Rettelse sendes til ###EMAIL###
Kommunerne melder hver især ændringer eller nye mailadresser og mobilnumre ind til Driftsvagt.
Indsamling og rapportering af læringspunkter fra nedbrud og brugen af nødprocedurer meldes til CIMT eller til den enkelte kommunes it kontaktperson.

Tilbage til top