Formål

Formålet er at opstille retningslinjer for, hvordan en arbejdsulykke håndteres.

Tilbage til top

Målgrupper og anvendelsesområde

Vejledningen omfatter ledere og de medarbejdere, som behandler sager om arbejdsulykker i Region Hovedstaden.

Vejledningen har særligt fokus på følgende anvendelsesområder:

anmeldelsespligt
tavshedspligt
opbevaringspligt
forældelse.

Tilbage til top

Definitioner

Arbejdsulykke: en fysisk eller psykisk skade, som opstår efter en hændelse eller en påvirkning, der er sket pludseligt eller inden for 5 dage. Skaden skal være sket på grund af arbejdet - eller de forhold som arbejdet foregår under.

Erhvervssygdom: er en sygdom, der skyldes arbejdet eller arbejdsforholdene. Sygdommen kan komme af påvirkninger gennem kortere eller længere tid, og opstår ofte først efter mange år.

SafetyNet: et system, der benyttes til at anmelde arbejdsulykker i Region Hovedstaden - SafetyNet.

Tilbage til top

Fremgangsmåde

Regionen er, ligesom de øvrige regioner, selvforsikret i sager om arbejdsulykker. Det er virksomhedernes/hospitalernes ansvar at anmelde de ansattes arbejdsulykker.

Når der sker en arbejdsulykke, skal den anmeldes til administrationsselskabet (pr. maj 2019 er det Sedgwick Danmark A/S), der sagsbehandler regionens arbejdsulykker. Anmeldelse sker igennem SafetyNet. Alle virksomheder/hospitaler skal have en SafetyNet administrator, der er ansvarlig for anmeldelserne. Administratoren er også ansvarlig for kontakten til de lokale brugere.

Det koster et gebyr at anmelde en arbejdsulykke. Gebyret dækker sagsbehandlingen hos administrations-selskabet. Gebyret betales fra en central pulje administrereret i Center for Økonomi. Alle andre udgifter relateret til ulykken (behandlingsudgifter, erstatning for mén, erhvervsevnetabserstatning, udgifter til lægeerklæringer m.v.), betales af den enkelte virksomhed.

Anmeldelsespligt

Regionen har anmeldelsespligt i sager om arbejdsulykker.
Alle arbejdsulykker, der medfører sygefravær i én dag eller mere ud over tilskadekomstdagen og/eller medfører risiko for mén, tab af erhvervsevne, og/eller risiko for behandlingsudgifter skal anmeldes.
Ulykken skal være indsendt til EASY (Arbejdsmarkedets Erhvervssikring og Arbejdstilsynets system til anmeldelse af arbejdsulykker) gennem SafetyNet inden 14 kalenderdage.

Tavshedspligt

Der er skærpet tavshedspligt i sager om arbejdsulykker.

Sager om arbejdsulykker må kun diskuteres med andre, der er ansat til at håndtere arbejdsulykker i Regionen (Arbejdsskadeteamet på tværs i Regionen, administratorer i SafetyNet).
Du må ikke udlevere dokumenter eller oplysninger fra dokumenter til leder og personalekontor eller andre, der ikke er knyttet til Arbejdsskadeteamet i Regionen; dog med undtagelser af:

1) Anmeldelsen: Leder skal underskrive og kommentere anmeldelsen, og må derfor gerne se selve anmeldelsen.

2) Afgørelse: Leder må gerne se afgørelsen fra Arbejdsmarkedets Erhverssikring der kun omhandler om arbejdsulykken er anerkendt/afvist. Afgørelsen er ikke et fortroligt dokument, og kan anvendes i forebyggelsesarbejdet.

Udlevering af andre dokumenter i sagen (f.eks. den udvidede afgørelse fra Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, lægerklæringer, oplysninger om sygefravær, mén-grad, skånebehov m.v.) kræver, at skadelidte har givet sit samtykke til, at de konkrete dokumenter og oplysninger udleveres.

Selvom man som arbejdsgiver selv udbetaler godtgørelse/erstatning/behandlingsudgifter, må arbejdsgiver ikke få oplysninger om, hvad udbetalingen dækker.

Du må gerne indhente oplysninger til brug i selve sagen om arbejdsulykken.

Opbevaringspligt

Regionen har pligt til at opbevare og journalisere dokumenter om arbejdsulykker.

Følgende dokumenter skal lægges i SafetyNet:

Anmeldelsen oprettes i SafetyNet.
Alle dokumenter vedrørende arbejdsulykken skal lægges over i SafetyNet. Skadejournal/akutjournal lægges i journal mens alle andre dokumenter lægges i fortrolig journal.

Følgende dokumenter skal også lægges i den elektroniske personalesag:

Selve anmeldelsen. Da leder både skal udfylde og underskrive anmeldelsen, er anmeldelsen ikke et fortroligt dokument. Anmeldelsen skal lægges i personalesagen. Center for HR står for denne sagsgang.
Afgørelse (afgørelse alene om anerkendelse/afvisning af arbejdsulykken fra Arbejdsmarkedets Erhvervssikring) kan lægges i personalesagen. Leder må gerne se afgørelsen vedrørende anerkendelse eller afvisning af ulykken. Det er hospitalerne/virksomhederne, der sørger for at afgørelsen lægges på personalesagen.

Mails med følsomme personoplysninger må maksimalt gemmes i op til 30 dage. Herefter skal de slettes eller overføres til SafetyNet.

Dokumenter om arbejdsulykker anmeldt før 2007

De beskrevne procedurer om håndtering af arbejdsulykker i SafetyNet omhandler arbejdsulykker, der er anmeldt elektronisk efter regionens etablering 1. januar 2007. Papirdokumenter om arbejdsulykker fra før 2007 (herunder arbejdsulykkesanmeldelser og afgørelser), der ikke er blevet lagt i SafetyNet, skal opbevares i et brandsikkert og aflåst skab/rum, hvortil der ikke er almen adgang. Det er hospitalets og virksomhedens ansvar at dette efterkommes. Dokumenterne bør kun være tilgængelige for medarbejdere, der er ansat til at håndtere arbejdsulykker. Dokumenterne opbevares på en sådan måde, at de kan identificeres på den enkelte arbejdsulykkesag. Dokumenterne makuleres forsvarligt 30 år efter ulykkesdagen. Papirdokumenterne kan eventuelt indscannes og lægges på arkiv i SafetyNet. Dokumenterne må ikke opbevares på anden måde.