Bygningers egnethed, sikkerhed og tilgængelighed, Montebello - Utilidad, seguridad y accesibilidad de edificios, Montebello

Formål

At minimere risikoen for skader, når patienter, personale og besøgende færdes på Montebellos matrikel

At sikre adgang til Montebello for alle, der har ærinde der og samtidig minimere muligheden for uberettiget adgang

At sikre at bygninger og lokaler er egnede til deres formål

Målgrupper og anvendelsesområde

Ledelse, arbejdsmiljø- og sikkerhedsorganisationen

Definitioner

Matrikel: Herved menes både indendørs- og udendørsarealer

Fremgangsmåde

Vejledningen tager udgangspunkt i regional vejledning Personsikkerhed og adgangsforhold samt NOH vejledning Sikkerhed på Nordsjællands Hospital, men er tilrettet lokale forhold, da Montebello på visse områder følger spansk lovgivning grundet stedets geografiske placering:

 

Risikovurdering:

Afdelingsledelsen udarbejder årligt en risikovurdering af matriklen, hvor risikovurderingen forholder sig til de tekninske installationer, sikkerhed og forsyningssystemer.

Riskorvurderingen sker på følgende områder og lokalet:  Skabelon til risikovurdering.doc og vurderes ud fra frekvens og konsekvens matrix: Matrix frekvens konsekvens.pdf

Løbende kan der fra personale og patienter indberettes fund, som kræver en risikovurdinge og mulig handling. Fund indberettes elektronisk på teknisk afsnits "opgaveliste" i outlook:

Hastesager: Fund, som umiddelbart vurderes at kunne medføre fare for personer, eller at have større bygnings- eller installationsmæssige konsekvenser,skal straks meldes til leder af teknisk afsnit eller afdelingsleder,  som vurderer, hvilke(n) handlinger, der skal iværksættes, og om disse kan iværksættes straks. Det vurderes hvorvidt andre skal involveres (f.eks. arbejdsmiljørepræsentant/patientsikkerhedsansvarlig)

Registrerede fund, der umiddelbart kan udbedres: Fund der anmeldes til teknisk afsnit og umiddelbart vurderes til ikke udgøre en fare for personer på området prioriteres i relevant rækkefølge af medarbejderne i teknisk afsnit, såfremt der er tale om mindre opgaver, som ikke kræver nærmere vurdering i forhold til økonomi. 

Registrerede fund med væsentlige omkostninger: Ved udbedring af fund, som skønnes at være store eller medføre betydelige omkostninger, er det afdelingslederens beslutning i hvilket omfang og hvornår en udbedring kan ske.

 

Vedligeholdelse og kontrol af sikkerhedsforanstaltninger

Årligt laves der vedligeholdelsesplan for bygninger og udenomsarels, som bygger på observationer, logbøger og og indberetninger fra arbejdsmiljøgruppe.

Der genneføres peiordiske sikkerhedsinspektioner og gennemgang af matriklen ud fra følgende oversigt:

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Renoveringer og nybyggeri:

Ved nybyggeri eller større renoveringsarbejder skal den økonomiske ramme sikres af afdelingsleder inden for budgettet. Medfører byggeprojektet økonomiske ressourcer der overstiger afdelingen budget, udarbejdes handleplan og projektbeskrivelse til direktionen på NOH

Ved renoveringer og nybyggeri, skal det sikres, at der sker en vurdering af lokalernes egnethed til det tiltænkte formål. Afdelingslederen inkludere relevante personer for denne proces.

Hvis eksisterende lokaler ikke før har været benyttet til patientbehandling, men i fremtiden skal benyttes til dette formål, skal der foreligge dokumentation for vurdering af lokalets/bygningens egnethed ved ibrugtagningen.

 

Forebyggelse af uberettiget adgang

Afdelingen forebygger ved forskellige metoder tyveri og uberettiget adgang

Udendørsarealer: Tilgang til matriklen sker gennem porte/låger, hvortil der kræves nøglekort eller nøgle. Patienterne kan via deres nøglekort døgnet rundt komme ind på matriklen. Patienterne kan uden nærmere tilkendegivelse tage pårørende med ind på området i henhold til stedets pårørendepolitik.

Leverandører og øvrige besøgende kan få tilgang til matriklen via hovedindgang, hvor der ringes på dør- eller porttelefonen

Eksterne håndværkere kan få adgang til matriklen via hovedindgang, hvor der ringes på dør- eller porttelefonen. Disse modtager ved første henvendelse i receptionen et gæstekort, der giver adgang til relevante steder på matriklen.

Ekstrene undervisere/konsulenter modtager et nøglekort med adgang til matriklen

Arealer overvåges via kamera, de steder der udgør en særlig patientsikkerhedsmæssig risiko (monitor placeret i receptionen). Receptionen noterer i logbog, hvis der observeres uvedkommende adgang/færden på området, skader og ulykker, uacceptabel adfærd (f.eks. alkoholpåvirkede patienter/for hurtig kørsel på elscootere) samt andre uventede hændelser, som giver anleding til indgriben.

Indendørs fællesarealer: Der er ingen kameraovervågning indendørs, men i træningslokaler forefindes telefon så receptionen døgnet rundt kan tilkaldes for hjælp.

Patienter og personale har via nøglekort få tilgang til de forskellige træningslokaler

Patientværelser: Som patient kræver det særligt kodet nøglekort at komme ind på et givent patientværelse (kun de patienter der bor der har dette kort)

Personale har nøglekort der giver adgang til samtlige patientværelser.

Ved mistanke om uberettiget adgang til værelse gennemgås log for den pågældende dørkode

På alle værelser forefinde 2 værdibokse til opbevaring af patienternes personlige ejendele

Kontorer:  Alt personale har via kodet nøglekort tilgang til kontorer, akutstue og lokaler med tilgang til journaloplysninger

Særlig følsomme områder: Der skal særligt nøglekort til at få tilgang til kontor med personalefølsomme oplysninger og økonomistyring. Ligeledes skal der særligt adgangskort til at komme ind i rum, hvor servere er placeret.

Identifikation

Alt personale identificeres via synligt navneskilt med billedidentifikation

Patienterne tilbydes navneskilte.

Eksterne leverandører/håndværkere kan på forlangende dokumentere tilhørsforhold til arbejdspladsen.

Ansvar og organisering

Afdelingsleder er ansvarlig for budgetoverholdelse i forbindelse med vedligeholdelse, renoveringer og nybyggeri

Afdelingsleder er i samråd med leder af tekninsk afsnit ansvarlig for den årlige vedligeholdelsesplan gennemgås og vurderes i forhold til risiko

Leder af teknisk afsnit er ansvarlig for, at de løbende revisioner og gennemgange udføres og uregelmæssigheder rapporteres til afdelingsleder

Arbejdsmiljørepræsentant og NØP på patientsikkerhedsområder er ansvarlige for at tage aktiv del i vurdering af risiko for både patienter og personale

Alt personale har et ansvar for at indberette fund der måtte udgøre en fare for patienter og personale til afdelingslederen.

Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil

Rite 5 september 2013

CTE Real Dekret 314/2006

Bilag

Bilag 1: Plan de Mantenimiento de Montebello 2016 - Dansk.doc

Objetivo

Minimizar el riesgo de lesiones cuando los pacientes, personal o visitas se muevan por el terreno de Montebello

Garantizar el acceso a Montebello a todos, los que tenga relacion laboral aqui y a la vez minimizar la posibilidad de acceso a personas no autorizadas.

Asegurar que los edificios y locales sean aptos para su proposito

Grupos destinatarios y área de aplicación

Dirección, organización de ambiente laboral y seguridad

Definiciones

Terreno: Se refiere tanto a zonas interiores como exteriores

Procedimiento

El manual se basa en el manual regional Seguridad de personas y condiciones de acceso (solo en danes) además del manual de NOH Seguridad en el Hospital de Nordsjælland (solo en danes) pero se han adaptado a las condiciones locales, ya que Montebello, en algunas áreas, sigue la legislación española debido a su ubicación geográfica.

Evaluación de riesgos:

Los jefes de sección elaboran anualmente una evaluación de riesgos en el terreno, donde la evaluación de riesgos se limita a instalaciones técnicas, seguridad y sistemas de abastecimiento

La evaluación de riesgos sucede en las siguientes zonas y locales: Skabelon til risikovurdering - Esquema para valoración de riesgos.doc y se evalúa desde la matriz de frecuencia y consecuencia: Establecimiento de Matrix Frecuencia y consecuencia.doc

El personal y los pacientes deben continuamente informar de hallazgos que requieren una evaluación de riesgos y posible acción. Hallazgos se informa en la "lista de tareas" electrónica del servicio técnico en outlook:

Casos de urgencia: Hallazgos, que se estima que fácilmente puede poner en peligro personas o tener consecuencias importantes para la construcción o instalación, deben ser informado inmediatamente al jefe de servicio técnico o a la jefa del departamento que determina cuáles son las acciones que deba emprender, y si pueden ser implementadas inmediatamente. Se evalúa si los demás deben participar (por ejemplo el representante del ambiente laboral/responsable de la seguridad del paciente)

Hallazgos registrados que se pueden reparar de inmediato: Hallazgos, que han sido informados al servicio técnico y que se estima que no supongan un peligro para las personas en el terreno, se da prioridad en el orden apropiado de los empleados del servicio técnico,  si se trata de tareas menores que no requieren una evaluación adicional en relación a la economía.

Hallazgos registrados con un costo significativo: En caso de la reparación de hallazgos, que se estima que sean grandes o que tengan costos considerables, la decisión es de la jefa del departamento de qué medida y cuando una reparación se lleve a cabo.

Mantenimiento y control de medidas de seguridad

Anualmente se hace un plan de mantenimiento para edificios y el entorno, que se basa en observaciones, libros de registro y los informes del grupo de ambiente laboral.

Se recomiendan inspecciones de seguridad periódica y un repaso del terreno según el esquema a continuación:

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Reformas y construcciones nuevas:

En caso de construcciones nuevas o reformas considerables el marco económico tiene que ser asegurado por la jefa del departamento dentro del presupuesto. Si el proyecto de construcción conlleva recursos económicos que sobrepasan el presupuesto del departamento, se elabora un plan de acción y descripción del proyecto para la dirección en NOH

En caso de reformas y construcciones nuevas hay que asegurar que se lleve a cabo una evaluación de la aptitud de los locales en relación con el propósito asignado. La jefa del departamento incluirá las personas que estime relevantes en este proceso.

Si los locales existentes van a ser utilizados para tratamiento de los pacientes, pero anteriormente no han sido utilizados para este propósito, hay que evaluar la aptitud del local/edificio antes de ponerlo en servicio.

 

Prevención del acceso no autorizado

El departamento previene el robo y el acceso no autorizado a través métodos diferentes.

Terreno exterior: El acceso al terreno se hace a través de los portones que requieren una llave o tarjeta de acceso. Los pacientes pueden acceder al terreno las 24 horas usando la tarjeta de acceso. Los pacientes pueden traer parientes dentro del terreno en acuerdo con la política de parientes sin tener que notificar a nadie.

Proveedores y otros visitantes pueden tener acceso al terreno a través de la entrada principal llamando al timbre del portón. En el primer contacto con la recepción, recibirán una identificacion de visitante para que se pueda ver que trabajan en el recinto.

Formadores y consultores externos reciben una tarjeta de acceso para acceder al terreno

El terreno se vigila con cámaras en los sitios que representan un riesgo especial en cuanto a la seguridad del paciente. Los monitores estan en recepción. Recepción anotan en una hoja de registro si observan personas no autorizados accediendo o paseando por el recinto, accidentes o daños, comportamiento no acceptable (por ejemplo pacientes bajo los efectos de alcohol/conducción demasiada rapida de sillas electricas) además de otros eventos no esperados que causan necesidad de intervención.

Zonas comunes interiores: No hay vigilancia con cámaras en el interior, pero las salas de entrenamiento disponen de teléfonos para poder pedir ayuda las 24 horas a la recepción.

Los pacientes y personal tienen acceso a las diferentes salas de entrenamiento con su tarjeta de acceso.

Habitaciones de los pacientes: Como paciente se requiere una tarjeta de acceso para poder entrar en la habitación de un paciente (sólo los pacientes que viven allí tienen esa tarjeta)

El personal tiene tarjetas de acceso para todas las habitaciones de los pacientes.

Si se sospecha un acceso no autorizado se hace un repaso del registro del código de la puerta en cuestión.

En todas las habitaciones hay 2 cajas fuertes para guardar las pertenencias personales de los pacientes.

Oficinas: Todo el personal tiene tarjetas de acceso para acceder a oficinas, la sala de cuidado intensivo y locales con acceso a los historiales médicos.

Zonas especialmente sensibles: Se necesita una tarjeta de acceso especial para acceder a la oficina con información sensible del personal y de la gestión financiera. Del mismo modo, hace falta una tarjeta de acceso especial para acceder la sala donde se encuentran los servidores.

Identificación

Todo el personal lleva una tarjeta identificativa visible con foto.

Se ofrece una tarjeta identificativa a los pacientes.

Al solicitarlo los proveedores/trabajadores externos deberían demostrar su relación con Montebello.

Responsabilidad y organización

La jefa del departamento es responsable del cumplimiento del presupuesto en relación con el mantenimiento, reformas y construcciones nuevas.

La jefa del departamento, de acuerdo con el jefe del servicio técnico, es responsable de repasar, y evaluar los riesgos, el plan de mantenimiento anual

El jefe del servicio técnico es responsable de que se cumplen las revisiones y que se informa a la jefa de departamento de todas irregularidades.  

El representante del ambiente laboral y personas claves del área de la seguridad del paciente son responsables de participar activamente en la evaluación de riesgos tanto para pacientes como para  personal.

Todo el personal tiene la responsabilidad de informar a la jefa de departamento sobre los hallazgos que puedan suponer un riesgo para los pacientes o personal.

Referencias, legislaciones y evidencia profesional además de enlaces a las mismas

Rite 5 septiembre 2013

CTE RD 314/2006

Anexo

Anexo 1: Plan de Mantenimiento de Montebello 2016 - español.doc