Formål
Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Bilag
Formål
Vejledningen beskriver regelsættet for proceduren ved indberetning af løn i Silkeborg Data (SD) Tjenestetid.
At sikre korrekt håndtering af indberetning i SD Tjenestetid.
Målgrupper og anvendelsesområde
Afdelingsledelser samt alt personale, der indberetter i Tjenestetid.
Fremgangsmåde
1. Overførsel af registrering i SD Tjenestetid
Ændringer kan foretages dagligt eller samlet (men mindst 1 gang om ugen).
De sidste ændringer for en uge skal være foretaget og overført til løn ugen efter tirsdag inden kl. 12.
2. Udskrift samt opbevaring af indberetningsgrundlag
2.a Indberetningsgrundlaget (samtlige sider) skal underskrives af en person der er bemyndiget hertil, og skal opbevares i indeværende år samt 5 år. Indberetningsgrundlaget skal opbevares forsvarligt.
Med indberetningsgrundlag menes vagtplanen, ugeplanen, diverse indberetningsbilag, blanketter, mails eller lignende.
I henhold til den overordnede forretningsgang i Region Hovedstaden, skal der være personmæssig adskillelse mellem indberetning i lønsystemet (Tjenestetid) og godkendelse af samme:
Det vil sige, at en person indberetter til løn, mens en anden person tjekker at der er overensstemmelse mellem indberetningsgrundlaget og det indberettede, og herefter underskriver indberetningsgrundlaget.
Husk, at såfremt den der underskriver ikke er medlem af afdelingsledelsen, skal der foreligge skriftlig dokumentation for, at den pågældende er underskriftberettiget af afdelingsledelsen. Dokumentationen opbevares sammen med de underskrevne indberetningsbilag.
2.b For indberetter og underskriver gælder det særlige, at der udover den normale procedure skal laves udskrift fra Tjenestetid for deres arbejdsuge, hvorefter denne skal underskrives af et medlem af afdelingsledelsen.
Såfremt det ene medlem af afdelingsledelsen har haft funktion som enten indberetter eller underskriver, skal et andet medlem af afdelingsledelsen underskrive denne udskrift.
Den underskrevne udskrift opbevares sammen med indberetningsgrundlaget for den pågældende uge.
3. Efterreguleringer
Indberetningsgrundlaget for efterreguleringen underskrives og opbevares som ovenstående. Efterreguleringen overføres automatisk, førstkommende gang, der overføres en uge til løn efter den er tastet.
4. Kontrol
4.a Det påhviler Økonomiafdelingen at føre kontrol med, at indberetningsbilagene er underskrevet og stemmer overens med det indberettede i Tjenestetid.
Herunder føres der ligeledes kontrol med, at der er personadskillelse mellem det underskrevne og det sendte.
I praksis foregår det ved stikprøvekontrol, hvor afdelingsledelsen vil blive bedt om, at udlevere kopi af indberetningsgrundlaget for en uge (både registreringer og efterreguleringer) til Økonomiafdelingen, der herefter foretager kontrollen.
Husk at medsende kopi af eventuel underskriftbemyndigelse, såfremt en anden end afdelingsledelsen har underskrevet indberetningsgrundlaget.
Der foretages årligt stikprøvekontrol svarende til ca. 5. % af de ansatte ved hospitalet.
4.b Den af afdelingsledelsens underskrevne ugeplan for indberetter og underskriver skal ligeledes fremsendes ved forespørgsel, og kan således udgøre et selvstændigt kontrolpunkt.
4.c Afdelingen er selv ansvarlig for gennemgang af kontrol og fejllister. Efter gennemgang underskrives listerne og arkiveres sammen med indberetningsgrundlaget for den pågældende uge.
5. Fravær på grund af sygdom/barsel/orlov og lignende
Ud over registrering i Tjenestetid skal anmeldelse og dokumentation foregå til Center for HR, i henhold til Center for HR´s retningslinier.
6. Nyt personale
Når der ansættes nyt personale, oprettes de via Personaleweb, hvorefter oplysningerne automatisk overgår til Tjenestetid senest 2 døgn efter.
7. Opdatering
Ferie- og afspadseringsregnskab opdateres næstsidste weekend i hver måned.
