Vejledningen beskriver proceduren ved indberetning af løn via Silkeborg Data (SD) i Optima.
At sikre korrekt håndtering af indberetning i SD i Optima.
Overgangen til Optima fra Tjenestetid vil for Herlev Gentofte Hospital ske gradvist i løbet af 2023, forventeligt i første halvår.
De enkelte afsnit vil, indtil de er overgået til Optima, være omfattet af ”Procedurebeskrivelse af tjenestetid i afdelingen (Herlev og Gentofte Hospital)”, Version 1, gældende fra den 2. januar 2021. Dette gælder også alle fremtidige efterreguleringer der ligger i perioden før overgangen til Optima og derfor foretages via Tjenestetid.
Alt personale, der er involveret i henholdsvis vagtplanlægning, offentliggørelse, tilretning, lønindberetning og efterregulering i Optima.
Vagtplanlæggeren/lederen offentliggør vagtplanen endeligt via Optima senest 4 uger før den træder i kraft. Medarbejderne kan herefter se vagtplanen enten:
Ændringer kan foretages dagligt eller samlet (men mindst 1 gang om ugen).
De sidste ændringer for en uge skal være foretaget og overført til løn ugen efter tirsdag inden kl. 14.
Der arbejdes fra Regionens side på at opnå en automatisk løsning med overførsel til løn i Optima.
En medarbejder kan ikke foretage overførsel af løn på sig selv. Så hvis den der overfører til løn på det enkelte afsnit også selv fremgår af dette afsnit, er der en anden person der ligeledes skal foretage lønoverførsel på afsnittet, ellers vil ingen af oplysninger blive overført til løn. Det er en sikkerhed i Optima.
Det skal på det kraftigste indskærpes, at en medarbejder ikke må indberette – og derved godkende – egne indberetninger. Så hvis en person har adgang i Optima til et afsnit de selv også er medarbejder i, må de IKKE via Optima foretage ændringer på sig selv EFTER den endelige offentliggørelse af vagtplanen.
I stedet kan pågældende medarbejder fremsende sine ønsker/ændringer/tilføjelser via Optima Medarbejder, eller en anden løsning der er valgt i afdelingen som gælder for alle medarbejdere.
Med indberetningsgrundlag forstås alle ændringer og tilføjelser, der er foretaget i vagtplanen efter den endelige offentliggørelse i Optima. Ændringerne/tilføjelserne kan forekomme ved:
Al dokumentation af indberetningsgrundlag skal, uanset hvordan der forelægger, gemmes i indeværende samt 5 år overfor revisionen.
Der er ikke krav om underskrift på dokumentationen
Efterreguleringer foretages og dokumenteres på sammen måde som beskrevet i tidligere afsnit.
Det påhviler Økonomi, Data og Planlægningsafdelingen at føre kontrol med, at indberetninger foretaget i Optima overholder ovenstående procedure.
I praksis foregår det ved stikprøvekontrol, udført af Økonomi, Data og Planlægningsafdelingen eller Center for HR og Uddannelse, som vil tjekke indberetninger/tilføjelser der er foretaget efter vagtplanens endelige offentliggørelse. Dette tjekkes elektronisk via Optima hvor dette er muligt, og forefindes der tilføjelser/ændringer som ikke er dokumenteret i Optima elektronisk vil afdelingsledelsen vil blive bedt om, at udlevere kopi af indberetningsgrundlaget, hvorefter kontrollen bliver færdiggjort.
Samtidig vil der blive ført kontrol med, at det personale der har adgang til indberetninger i Optima på de afsnit der er udtaget til kontrol, ikke har foretaget indberetninger på sig selv.
Der foretages årligt stikprøvekontrol svarende til ca. 5. % af de ansatte ved hospitalet.
Afdelingen er selv ansvarlig for gennemgang af fejl- og kontrollister via Personale-web, samt opfølgning og registrering af eventuelle rettelser.
Ud over registrering i Optima anmeldelse og dokumentation foregå til Center for HR og Uddannelse, i henhold til Center for HR og Uddannelses retningslinjer.
Når der ansættes nyt personale, oprettes de via Personaleweb, hvorefter oplysningerne automatisk overgår til Optima inden for 20 minutter.
Note:
Optima medarbejder tænkes udskriftet på et senere tidspunkt, pt. påtænkes LOOP at bruges i stedet for. Når denne udskiftning har fundet sted, træder det nye system der herefter bruges til medarbejdervisning/ ønske/fremsendelse af ændringer direkte fra medarbejderne i stedet for Optima medarbejder i denne procedurebeskrivelse.