Formål

Denne vejledning har til formål at beskrive arbejdsgange i forbindelse med udarbejdelse, høring og godkendelse af vejledninger, instrukser og politikker i Afdeling for Kvindesygdomme, Graviditet og Fødsler, Obstetrisk Klinik.

Tilbage til top

Målgrupper og anvendelsesområde

Vejledningen er målrettet medarbejdere ansat i afdelingen, der udfærdiger, reviderer og godkender retningsgivende dokumenter.

Tilbage til top

Definitioner

VIP = Det regionale dokumentstyringssystem

Dokumentstyring: Systematisk dokumenteret sikring af, at gældende dokumenter er tilgængelige, godkendte, opdaterede og forfattet af de relevante personer.

VIP redaktør: Medarbejder, der er uddannet i anvendelse af redaktørmiljøet i VIP portalen

JordemoderVIP gruppen: Alle afdelingsjordemødre og koordinerende jordemødre samt basisjordemødre med interesse for udarbejdelse af VIP'er. Tovholder er Kvalitetsjordemoder i afdelingen.

Interesserede kan melde sig via mail til kvalitetsjordemoder og tovholder for gruppen: ###EMAIL###

Tilbage til top

Fremgangsmåde

Formelle formkrav til VIP'er

Lokale VIP'er skal udarbejdes jf de formelle formkrav, beskrevet i de regionale VIP'er:

Fastlæggelse af principper for udarbejdelse og håndtering af de dokumenttyper, der er omfattet af Region Hovedstadens webbaserede dokumentstyringssystem (VIP), se regionale VIP: Dokumentstyring i Region Hovedstaden
Fastlæggelse af titel og hvad der forventes anført under de fastsatte overskrifter i dokumenter af typen instrukser og vejledninger, se regionale VIP: Vejledninger og instrukser i VIP, indhold i - Instruks 2

Arbejdsgang for udarbejdelse og revision af retningsgivende dokumenter (VIP'er) i obstetrisk klinik

Forfatter sender mail til VIP-redaktør ###EMAIL### mhp. at få blank VIP eller eksisterende VIP tilsendt i wordformat
Rettelser i eksisterende VIP laves synlige (via 'Registrer ændringer')
Revideret VIP/ny VIP sendes til høring i relevante gruppe med høringsfrist 10 hverdage
Høringspart noterer forslag til ændringer (via 'Kommenter') og sender filen retur til alle modtagere i høringsgruppen, så der kan fortsættes i samme dokument
Forfatter reviderer efter høringsrunden, forsat med synlige rettelser. Kommentarer slettes.
Ændringer skal beskrives kort øverst i VIP (i feltet under overskriften) og er forfatterens ansvar at påføre
Reviderede/nye VIP sendes til VIP redaktør, med synlige rettelser
VIP redaktør færdiggør VIP og publicerer i portalen
Forfatter har ansvar for at tjekke VIP igennem for fejl, når VIP er publiceret (mail med link tilsendes forfatteren)
VIP redaktør meddeler i VIP nyt, at den nye/reviderede VIP er publiceret

Forfatter (pennefører)/forfattergruppe

Lægelige VIP’er: Aftales i obstetrisk/føtalmedicinsk gruppe.

Jordemoderfaglige VIP’er: Aftales i jordemoderVIP gruppen eller fastlægges af jordemoderledelsen, hvis andre jordemødre har særlige kompetencer/ansvarsområder for emnet.

Høring

Høringsparter:

Lægelige VIP'er sendes til høring i gruppen af obstetriske og føtalmedicinske læger samt til kvalitetsjordemoder Mette Olivia Larson mhp videresendelse til JordemoderVIP-gruppen
Jordemoderfaglige VIP'er sendes til høring i jordemoderVIP-gruppen, afdelingsjordemodergruppen og til fagligt ansvarlige overlæge Lene Drasbek Huusom mhp evt videresendelse til andre læger.

Godkendelse

Forfatteren har ansvar for at dokumentets indhold er godkendt af fagligt ansvarlige. Denne kan være den specialeansvarlige overlæge, afsnitsledelsen eller cheflæge, chefsygeplejerske eller chefjordemoder afhængigt af den pågældende VIP. Er der tale om tværgående vejledninger der har relevans for hele Afdeling for Kvindesygdomme, Graviditet og Fødsler godkendes de af den samlede afdelingsledelse.

Tilbage til top