Hvis det drejer sig om donor sædstrå fra sædbank, skal der medsendes sædbanks følgeseddel, hvor EuroSec koden fremgår. Ellers skal der genereres en kode, se nedenfor.
Der er indgået aftaler med med vævscentre i DK (se P-drev-fertilitet-fælles dokumenter-vævscenterkontrakter). Ved distribuering til disse kan blanket I og K udelades.
Procedure kommunikeres til patienterne på https://www.herlevhospital.dk/afdelinger-og-klinikker/Fertilitetsklinikken/praktiskinfo/Sider/Transport-af-kryopr%C3%A6serveret-s%C3%A6d-eller-blastocyster-til-en-anden-klinik-i-Danmark-eller-udlandet.aspx
Distribuering
- Det skal sikres at klinikken, hvortil der skal overflyttes, er certificeret og listet på: https://webgate.ec.europa.eu/eucoding vælg Compendia og søg på det aktuelle. Eller se link på Styrelsen for patientsikkerhed: https://stps.dk/da/tilsyn/blod,-vaevceller-og-organer/vaev-og-celler/godkendte-vaevscentre-i-europa/
- Blanket B/B1 hvor parret/kvinden/manden skal give samtykke til udleveringen og transporten genereres i Formatex og sendes til E-boks med standardtekst (distribution sæd): at den skal udfyldes med antal strå og modtagende klinik, og at den skal returneres underskrevet enten personligt eller på mail til: ###EMAIL###. Lav også journalnotat i Formatex.
- Blanket B/B1 modtages og skannes ind i Formatex.
- Ved distribution af sæd, skal tjekkes, at der er overensstemmelse mellem beholdning i Formatex, sædfrysskema og cryotanken.
- Parret/kvinden/manden bestiller og betaler selv transport, og transportfirmaet European Spermbank, ESB, er godkendt. (Andre eksempler: CryoPort, MLG undersøger fra gang til gang). Transportfirmaet kontakter herefter laboratoriet og aftaler dato for afhentning.
- Blanket I (genereres i Formatex) mailes til modtagende klinik med teksten: "Returneres på mail til: ###EMAIL### .
- Blanket I modtages og skannes ind i Formatex.
- Detaljer om smittemarkørstatus (dokument med ’Print screen’ af Virs virus test), kopi af sædfrysskema, og oplysning om frysemedie mailes til den modtagende klinik. Hvis sæddonorstrå medsendes kopi af sædbankens følgesedler, hvor alle oplysninger om strået står. Kopi af disse dokumenter skal også vedlægges transporten.
- Ved udlevering til transportfirmaet tjekkes, at laboratoriet har den af parret underskrevne Blanket B, og at der er overensstemmelse mellem denne og transportfirmaets ID af parret/kvinden/manden.
- Sædstråene overføres til transport cryotanken.
- Bioanalytikerne (dobbeltvidne), der overfører stråene til transport cryotanken, udfylder Formular D (printes fra Formatex).
- Der skal medgives: Kopi af dokumenter under 8) og transportfirmaets følgeseddel.
- Tjek at Blanket B, I og Formular D er skannet til kvindens/mandes arkiv i Formatex og kasser derefter.
- I Formatex skal stråene desuden distribueres til den modtagende klinik, dette gøres ved at klikke på Fryser, marker de sædstrå der skal distribueres og klik på Distribuer, vælg modtagende klinik i dropdown menuen, tryk Gem.
- Skriv desuden et journalnotat om distribueringen.
Mærkning/kodning (SEC-kode)
- SEC-koden skal kun anvendes ved distribution af donorsæd.
- Hvis sæddonor fra sædbank – anvendes sædbankens følgeseddel, hvor nummeret fremgår.
- Hvis kendt sæddonor: På følgesedler angives den unikke kode, der er genereret som anført i tabellen neden for eller hentet fra SecCodeMaker (https://webgate.ec.europa.eu/eucod ing/).
- Da det ikke er muligt at påsætte koden på selve strået, skal der af følgesedlen fremgå alias (det på strået påtegnet: navn, CPR-nr og dato) til koden. SEC-koden består af 40 karakterer (bogstaver og tal) uden mellemrum, komma, bindestreg og lignende. Kodens opbygning kan ses i tabellen, hvor de faste tegn for Herlevs kode allerede er indsat.
-
###TABEL_1###
DVS: DK25747400000000XXXXXE00000XX0XXÅÅÅÅMMDD
Modtagelse (fra alle andre end Vækst og reproduktion, Rigshospitalet)
- Inden modtagelsen sikres det at klinikken, hvorfra der modtages er certificeret og er listet på https://webgate.ec.europa.eu/eucoding vælg Compendia og søg på det aktuelle.
- Blanket K (genereres i Formatex) og mailes til afsendende klinik med teksten: Returnér venligst vedhæftede og øvrige dokumenter på mail til: ###EMAIL###". Lav et notat i Formatex om, at blanketten er sendt.
- Inden modtagelsen skal der være modtaget smittemarkørstatus, procedure for optøning og nedfrysning samt oversigt (antal strå, indhold, embryokvalitet) over det sendte fra den afsendende klinik.
- Blanket K og øvrige dokumenter modtages, godkendes (initialer og dato) og skannes ind i Formatex. Der laves notat om godkendelse af modtagelsen.
- Det sikres, at transportøren er godkendt til transport af gameter og embryoner (European Spermbank, ESB, er godkendt, andre eksempler: CryoPort, MLG undersøger fra gang til gang).
- Ved modtagelsen tjekkes det, at det aftalte materiale, følgeseddel og tankens indhold stemmer overens.
- Stråene tildeles en plads i frysetank.
- Der kvitteres på følgesedlen med dato for modtagelse, initialer og tank placerings detaljer (2 personer skal godkende med initialer).
- Formular F udfyldes
- Alle følgesedler, smittemarkørstatus, nedfrysning og optøningsprocedurer, sædfrysskema og Formular F skannes til UXORs arkiv i Formatex.
- I Formatex modtages sædstrå under sædprøver, Opret, Modtag frossen prøve, vælg det aktuelle afsendende vævscenter og den valgte fryseplacering skrives ind, vælg ICI eller IUI strå. Der laves også et journalnotat på modtagelsen.
- Sædfrys skema gemmes under UXORs CPR-nr. nummer i ”Reserveret sæd” mappen.
Modtagelse fra Vækst og Reproduktion (GR), Rigshospitalet (RH)
- Manden skal underskrive Blanket J (dette sørger sygeplejerskerne for og afleverer til laboratoriet). Når vi ved, hvornår UXOR skal til ægudtagning, bestiller vi sædstråene fra GR vha. vejledningen på Blanket J. Efter bestilling skannes Blanket J til arkiv i Formatex.
- Stråene ankommer i en cryotank fra RH.
- Når tanken ankommer, tjekkes at følgeseddel og tankindhold stemmer overens, samt blanket J er underskrevet.
- HUSK at sætte påmindelse ”Strå fra GR modtaget” i Formatex, så ved det øvrige personale det også.
- Stråene tildeles plads i vores sædtank. Strå returneres til GR efter endt behandling - jevf kontrakt mellem vævscentrene.
- Returnering af tank rekvireres ved at ringe til GR som ved bestillingen.