Distribution, Embryoner; Procedure for distribution og modtagelse af kryopræserverede embryoner, fertilitetslab. af nedfrosne embryoner / distribution, fertilitetslab

At sikre korrekt håndtering ved distribuering af kryopræserverede embryoner.

At sikre korrekt håndtering ved modtagelse af kryopræserverede embryoner.

Bioanalytikere ansat på klinikken

Ved distribuering af embryoner skabt med donerede oocytter og/eller donorstrå, skal der genereres en SEC-kode, se nedenfor.

Der er indgået aftaler med med vævscentre i DK (se P-drev-fertilitet-fælles dokumenter-vævscenterkontrakter). Ved distribuering til disse kan blanket I og K udelades. 

Procedure kommunikeres til patienterne på https://www.herlevhospital.dk/afdelinger-og-klinikker/Fertilitetsklinikken/praktiskinfo/Sider/Transport-af-kryopr%C3%A6serveret-s%C3%A6d-eller-blastocyster-til-en-anden-klinik-i-Danmark-eller-udlandet.aspx

Distribuering

1. Det skal sikres at klinikken hvortil der skal overflyttes er certificeret og listet på: https://webgate.ec.europa.eu/eucoding vælg Compendia og søg på det aktuelle. Eller se link på Styrelsen for patientsikkerhed: https://stps.dk/da/tilsyn/blod,-vaevceller-og-organer/vaev-og-celler/godkendte-vaevscentre-i-europa/
2. Blanket A hvor parret/kvinden skal give samtykke til udleveringen og transporten genereres i Formatex og sendes til Eboks med standardtekst (distribution): at den skal udfyldes med antal strå og modtagende klinik, og at den skal returneres underskrevet enten personligt eller på mail til: ###EMAIL###. Lav notat.
3. Blanket A modtages og skannes ind kvindens arkiv i Formatex.
4. Det skal tjekkes, at der er overensstemmelse mellem beholdningen i Formatex, aspskema og cryotanken.
5. Parret/uxor bestiller og betaler selv transport. Transportfirmaet European Spermbank (ESB) er godkendt. (Andre eksempler: CryoPort, MLG undersøger fra gang til gang). Transportfirmaet kontakter herefter laboratoriet og aftaler dato for afhentning.
6. Blanket I (genereres i Formatex) mailes til modtagende klinik med teksten "Returneres venligst på mail til: ###EMAIL###..
7. Blanket I modtages og skannes ind i kvindens arkiv i Formatex.
8. Detaljer om smittemarkørstatus (dokument med ’Print screen’ af Uxor og Virs virus test), kopi af aspskema, og oplysning om nedfrysning og optøningsprocedure mailes til den modtagende klinik. Hvis der er brugt sæddonorstrå medsendes kopi af sædbankens følgesedler, hvor alle oplysninger om strået står på. Evt. følgeseddel med SEC-kode. Kopi af disse dokumenter skal også vedlægges transporten.
9. Ved udlevering til transportfirmaet tjekkes, at laboratoriet har den af parret underskrevne Blanket A, og at der er overensstemmelse mellem denne og transportfirmaets ID af parret/kvinden.
10. Stråene overføres til transport cryotanken.
11. Bioanalytikerne (dobbeltvidne), der overfører stråene til transport cryotanken, udfylder Formular C (printes fra Formatex).
12. Der skal medgives: Kopi af dokumenter under 8) og transportfirmaets følgeseddel.
13. Tjek at Blanket A, I og Formular C er skannet til kvindens arkiv i Formatex og kasser derefter.
14. I Formatex skal stråene desuden distribueres til den modtagende klinik, dette gøres ved at klikke på Fryser, marker de embryostrå der skal distribueres og klik på Distribuer, vælg modtagende klinik i dropdown menuen, tryk Gem.
15. Skriv desuden et journalnotat om distribueringen.

Mærkning/kodning (SEC-kode)

• SEC-koden skal kun anvendes ved distribution af donerede oocytter og embryoner skabt med enten donerede oocytter og/eller doneret sæd. Ved partner ”donation” er SEC-koden ikke nødvendig.
• På følgesedler angives den unikke kode, der er genereret som anført i tabellen neden for eller hentet fra SecCodeMaker (https://webgate.ec.europa.eu/eucod ing/).
• Da det ikke er muligt at påsætte koden på selve strået, skal der af følgesedlen fremgå alias (det på strået påtegnet: navn, CPR-nr og dato) til koden. SEC-koden består af 40 karakterer (bogstaver og tal) uden mellemrum, komma, bindestreg og lignende. Kodens opbygning kan ses i tabellen, hvor de faste tegn for Herlevs kode allerede er indsat.
•  

DVS:      DK25747400000000XXXXXE00000XX0XXÅÅÅÅMMDD

  Modtagelse

1. Inden modtagelsen sikres det at klinikken hvorfra der modtages er certificeret og er listet på https://webgate.ec.europa.eu/eucoding vælg Compendia og søg på det aktuelle.
2. Blanket K (genereres i Formatex) og mailes til afsendende klinik med teksten "Retunér venligst vedhæftede og øvrige dokumenter på mail til: ###EMAIL###.. Lav notat om at blanketten er sendt.
3. Inden modtagelsen skal der være modtaget smittemarkørstatus, procedure for optøning og nedfrysning samt oversigt (antal strå, indhold, embryokvalitet) over det sendte fra den afsendende klinik.
4. Blanket K og øvrige dokumenter modtages, godkendes (initialer og dato) og skannes ind i uxors arkiv i Formatex. Der laves notat om at transporten er godkendt.
5. Det sikres, at transportøren er godkendt til transport af gameter og embryoner (European Spermbank, ESB, er godkendt, andre eksempler: CryoPort, MLG undersøger fra gang til gang).
6. Ved modtagelsen tjekkes det, at det aftalte materiale, følgeseddel og tankens indhold stemmer overens.
7. Der laves stråholder og frysekort klar. Placering noteres på følgeseddel sammen med dato for modtagelse og initialer. Formular E printes og udfyldes af 2 bioanalytikere ved overflytning til egen cryotank.
8. Alle følgesedler, smittemarkørstatus, nedfrysning og optøningsprocedurer, æggeskema, fryseoversigt og Formular E skannes til UXORs arkiv i Formatex.
9. I Formatex modtages embryoner under Cyklus, klik på Modtag, udfyld popup vinduet for hvert strå.
10. Der laves også et journalnotat på modtagelsen.

Ledelsen er ansvarlig for det faglige indhold af instruksen, samt at den er implementeret.

Den enkelte bioanalytiker er ansvarlig for at kende og anvende instruksen.

###FOLDER###

###FOLDER###