Målgrupper og anvendelsesområde
Instruksen henvender sig til alle ansatte i afdelingen og skal sikre en ensartet arbejdsgang ved kursus- kongres- eller uddannelsesansøgninger
Fremgangsmåde
Hvem søger man hos og hvordan?
Ved den årlige Medarbejder Udviklings Samtale (MUS/LUS) aftales relevante uddannelses/udviklingsområder under hensyntagen til afdelingens uddannelsesstrategi.
Medarbejderen bør sammen med lederen undersøge muligheder for relevant kursus, efteruddannelse eller lignende
Ansøgning om kursusdeltagelse og støtte til kurser, kongresser, konferencer sendes først til nærmeste leder. Dette gælder også for kurser, workshop mv., der afholdes uden beregning men hvor der ønskes tjenestefri med løn
Nærmeste leder prioriterer ansøgningerne og sender kursusansøgningen til endelig godkendelse i hos Afdelingsledelsen.
Kursusansøgningen skal indeholde begrundelse for ansøgning, budget og en kopi af kursusbeskrivelse/-program. Obligatorisk ansøgningsskema eksternt kursus findes som bilag 1.
Når kursusansøgningen er godkendt af afdelingsledelsen sendes mail med kopi til kursusansøger cc leder, hvorefter medarbejder kan ansøge kursusstedet om optagelse.
Er ansøgningen ikke godkendt sendes ligeledes mail med kopi til ansøger cc leder.
Af hensyn til arbejdsplanlægningen indsendes ansøgningen senest 2 måneder før, samtidigt med at der, efter aftale med nærmeste leder, søges om tjenestefri med eller uden vagt hos vagtplanlægger.
Aflønning og tjenestefrihed i forbindelse med uddannelse/kursusdeltagelse.
I tjenestetidsplanen og lønindberetningen registreres medarbejderen på kursus.
Ved kursusaktivitet udover sædvanlig arbejdstid planlægges efter dette. Der aftales ikke merarbejde hvis kurset strækker sig ud over almindelig arbejdstid. Der kan kun gives 7,5 timer pr. dag. Undtaget fra dette er internat, som indgår uden merarbejde.
Der gives ikke tjenestefri lørdag/søndag eller helligdage.
Kurser, der af nærmeste leder vurderes nødvendigt for afdelingen eller medarbejdere, planlægges i arbejdstiden.
Kurser, udover afdelingens umiddelbare behov kan planlægges udenfor arbejdstiden (på fridage eller stregdage) eller der kan gives tjenestefrihed uden løn. Aftales individuelt.
Hvis en medarbejder er i vagt og kurset foregår i dagtiden, mistes vagttillæg eller andet tillæg for ekstra ydelser, ulempetillæg o.l. Undtaget fra dette er MED-uddannelse, TR-uddannelse og Arbejdsmiljø-uddannelse, som er obligatorisk. Disse ansøges som vanligt.
Ved kongresser/konferencer af flere dages varighed ”betaler” medarbejderen selv fritiden, da det anses som et led i den enkeltes karriereudvikling.
Offentlig transport skal benyttes med mindre dispensation er givet. Ønsker man at køre i bil skal der gives dispensation hertil og man skal være 2 eller flere kursister i bilen. Anfør passagerers fulde navne på ansøgningsskemaet.
På den årlige temadag i afdelingen planlægges så flest mulige medarbejdere deltager på temadag dvs. at der stort set ikke er planlagte fri- og stregdage.
Hvis man har fået optaget et abstrakt på en videnskabelig kongres bevilges tjenestefrihed i kongressens varighed. Transportudgifter og konferencegebyr søges dækket via fondsmidler med mindre andet er aftalt med afdelingsledelsen
Udgifter til bøger og andet undervisningsmateriale må den enkelte som udgangspunkt selv finansiere.
Rejseudgifter og bestilling af rejser
Rejseudgifter dækkes med billigste offentlige transportmiddel.
Bestilling af alle former for rejser Fly/hotel/ DSB billetter, grupperejser o.l. skal ske via dette link: Rejsebestilling
Togrejser i Danmark og Øresundsregionen bestilles via DSB online af medarbejderen selv.
Diæter gives ikke.
Udlæg til rimelig forplejning, som ikke er indeholdt i kursuspakken, refunderes ved registrering i TUR. (Transport-Udlæg og Rejseadministration)
Forsikring
I forbindelse med kurser/uddannelse i Danmark dækker Herlev Hospitals arbejdsskade- og rejseforsikring.
Alle ansatte i Region Hovedstaden er dækket af en rejseforsikring, der gælder for rejser til udlandet. Du printer selv rejseforsikringskortet Print selv forsikringskort og medbringer på rejsen.
Kursusafgift og eventuelle udlæg
Du tilmelder dig kursus /kongres ved at angive afdelingens GLN nr. 5798001558204. Herved modtager vi en elektronisk faktura via regnskabssystemet.
Hvis ikke det er muligt med tilsendelse af elektronisk faktura, som angivet ovenfor, skal du selv betale. Refusionen for dette udlæg foregår via TUR (Transport – Udlæg og Rejseadministration)
Vær opmærksom på, at det kun er muligt, at få udlæg refunderet via TUR.
Alle originalkvitteringer samt evt. bankudtog skal du gemme indtil videre.
Når private firmaer/industrien betaler en medarbejders kursus vurderer nærmeste leder hvorvidt kurset har interesse og fagligt indhold for afdelingen. Der skal gives særskilt tilladelse med angivelse af hvorfor det er relevant.
Længerevarende efter og videreuddannelse
Ved deltagelse i længerevarende uddannelsesforløb følges anvisningerne vedr. studiefrihed fra hospitalet.
Uddannelsesmidler Herlev og Gentofte Hospital
Proces
Medarbejderen udfylder ansøgningsblanketten (Bilag 1 kursusansøgningsblanketten). Efter eventuel godkendelse søges om optagelse på kursusstedet
Afsnitsledelse / nærmeste leder afbalancerer uddannelsesaktivitet i forhold til afdelingens øvrige aktiviteter og budgetoverholdelse
Nærmeste leder giver tjenestefri til kursus-/uddannelsesaktivitet
Krav til medarbejderen
Faglig interesse i det aktuelle emne.
Kan anvende og omsætte udbyttet af et kursus og/eller kongres/konference til gavn for afsnittet/afdelingen
Medansvarlig for implementering af konkret udbytte i afdelingen med hjælp fra afsnitsledelse og øvrige nøglepersoner på konferencer, personalemøder eller morgenmøder afhængigt af emnet.
Ansvarlig for selv, at søge fondsmidler/legater til dækning af kursus/kongres
