Visitationsvejledning for sekretærer
Visitation
Henvisninger
Henvisningsarbejdslister i SP gennemgås dagligt af visitationssekretæren. Indgående henvisninger gennemlæses og sendes til klinisk visitation oprettet i kræftpakke og maksimale ventetider, maksimale ventetider uden kræftpakke, udredningsret, kontrol eller akut ud fra sekretærens vurdering. Visiteres dagligt af visiterende læge, som kan ændre sekretærens umiddelbare vurdering af forløbsperiode.
Henvisninger fra Afdeling for Brystundersøgelser/Ilse Vejborg må visiteres af visitationssekretæren og tildeles tid med det samme. Følg vejledningen: 
Godkend og visiter ved sekretær.docx
Henvisninger fra onkologerne på neoadjuverende patienter knyttes til eksisterende forløbselement som sekundær henvisning og sendes til visitation.
Henvisninger på akutte patienter, som først modtages efter at patienten er mødt, knyttes til oprettede forløbselement som sekundær. Sendes ikke til visitation, men får status godkendt og godkendt, allerede i behandling.
Henvisninger fra genetisk afdeling på patienter som er genetisk udredt må visiteres af visitationssekretæren og tildeles tid med det samme. Følg vejledningen: Godkend og visiter ved sekretær.docx . Alle øvrige henvisninger vedrørende genetik sendes til visitation.
Henvisninger på patienter som allerede er i aktivt forløb hos os knyttes ligeledes som sekundær og kan evt. sendes til klinisk visitation.
Henvisninger omvisiteret via røntgenafdelingen kommer som indgående henvisning - kan genkendes ved at de er oprettet af røntgensekretær med kopieret henvisningstekst. Disse sendes ligeledes til klinisk visitation.
Henvisninger i vores sikre fællespostkasse - bør ikke findes, men hvis det alligevel sker skal disse importeres i SP filstyring på behandlingskontakt uden tilknytning til forløb og indgående henvisning oprettes manuelt vedhæftet henvisningen fra mailen og sendes herefter til klinisk visitation. Disse er altså udenfor arbejdslisten indgående henvisninger.
Omvisiterede
Arbejdslisten omvisiterede indeholder henvisninger visiterende læge har vurderet skal omvisiteres. Disse skal af visitationssekretæren omvisiteres i SP til rette afdeling. Vær opmærksom på, at henvisningen er afvist i triagering, og at en del læger beder om omvisitering ved henvisninger vi reelt er nødt til at afvise. Det er nu muligt at omvisitere elektronisk til røntgen (HGH 455).
Vurder om det er relevant at sende brev til patienten om omvisiteringen - det er en god ide ved omvisitering til endokrinologerne f.eks., men brevet til patienten skal effektueres inden modtager af henvisningen ændres fra os til f.eks. medicinsk afdeling.
Afviste henvisninger
Arbejdslisten afviste henvisninger indeholder henvisninger visiterende læge har afvist. Visitationssekretæren skal sikre at henviser og patient orienteres om afvisningen af henvisningen. Dette gøres elektronisk via henvisning og In basket.
Udgående henvisninger
Arbejdslisten indeholder henvisninger som har mangler i forhold til at kunne afsendes korrekt. Disse gennemgås og færdiggøres, så de kan afsendes.
Booking af tider fra best.ord.:
Kræftpakke
Kræftpakkepatienter skal oprettes med diagnosen DZ031.R, og indkaldes indenfor 6 kalenderdage. Forløbselementet skal have label brystkræft og startmarkør brystkræftpakke start. Tilføj også maksimale ventetider til udredning med kræftpakke, hvis patienten er henvist fra egen læge.
Bookes med besøgstypen "Ny patient" varighed 30 min.. Husk forsinkelsesårsag, hvis der ikke kan indkaldes indenfor 6 kalenderdage fra modtagelse af henvisning. Tilsendes brev (evt. med frase MKU1) med bilag via DIPO. Modtages ikke digital post skal patienten indkaldes pr. telefon.
Hvis en kræftpakkepatient udskyder tiden/udebliver, skal der registreres forsinkelsesårsag og ventemarkører fra den dag pt har tid/udebliver. Kan evt. tages ud af pakke, hvis patienten skyder tiden langt og orienteres om dette.
Maksimale ventetider uden kræftpakke
Patienter, som gives tid indenfor 14 dage i ambulatoriet. Label "kræftsygdomme" og startmarkør "maksimale ventetider til udredning uden kræftpakke". Bookes med besøgstypen "Ny patient" varighed 30 min.. Tilsendes brev med frase MKU1 i SP via DIPO. Husk bilag. Vi har ikke mange af disse mere, men kunne bruges om en mand, som ikke er i kræftpakke, men haster mere end blot udredningsret.
Patienter henvist mhp. lymfeknudeeksstirpation skal have label "kræftsygdomme" og startmarkør "Henvist til diagnostisk undersøgelse fra klinisk enhed"
Udredningsret
Patienter, som gives tid indenfor tre uger i ambulatoriet. Label "andre forløb" og startmarkør "udredningsret". Bookes med besøgstypen "Ny patient" varighed 30 min.. Tilsendes brev i SP via DIPO. Husk bilag.
Genetiske patienter
Oprettes med label "andre forløb" og startmarkør "Henvist til kontrol". På startmarkøren skrives "genetisk pt." eller "BRCA", så dette fremgår af rapporter. Indplaceres "når tid haves". Bookes med besøgstypen "Ny patient" varighed 30 min. eller "telefonkonsultation" varighed 15 min., alt efter lægens visitation. Disse oprettes i kontrol og har ingen garantier.
BRCA1/2 bookes som fremmødetid med besøgstypen "Ny patient" i ambulatoriet. Moderat og højrisiko bookes med besøgstypen telefonkonsultation.
Bornholmske patienter
Skal kunne nå frem og tilbage fra Bornholm og derfor bookes på birads-tiden kl. 10.15/11.45. Øvrige nyhenviste kan bookes på tiden kl. 13.15, på nær fredag, hvor vi helst skal undlade at booke senere end kl. 12.
Husk at udfylde kaution til transport i form af kommunikation til patientrejser. Se vejledning SP guide - rejsekaution bornholmere.pdf
Neoadjuverende
Bookes med besøgstypen "Plan" som forlænges til 60 min. Bookes hos behandlingsansvarlige læge i blokken "Ny pt malign" kl. 9.15/onsdag kl. 10.15 en dag hvor lægen går på rette MDT ud fra onkologisk optageområde. Husk at skrive neoadj. op.plan.+ MDT RH/Herlev/Hillerød i bemærkninger. Tjek evt. om der er bestilt en mammografi, der skal være foretaget inden fremmøde.
Kørsel
Der kan ikke ordineres kørsel til 1. besøg af henvisende/praktiserende læge. Nyhenviste patienter skal selv sørge for transport til 1. besøg, hvorefter de kan visiteres af vores afdeling. Patienter, der ringer for at få transport, skal henvises til kørselskontoret på tlf.nr.: ###TELEFON###. (Det interne tlf.nr. for personale er: ###TELEFON###).
Tolk
Husk at opdatere tolkefeltet i SP, hvis tolkebehov fremgår af henvisningen.
Skal der bestilles tolk til patientens første fremmøde, kan man bestille via internettet, Tolkdanmark.dk. Husk også at booke virtuelt møderum via Meet.
Tolke bestilles normalt af sekretær i receptionen ud fra opgaveliste i SP, men ved tid indenfor 2 dage er det visitationssekretærens ansvar.
Birads-patienter
Pt. som har været til klinisk mammografi og derefter skal ses hos os modtager på ABU/klinikkerne et brev, hvori der står, at de vil modtage en indkaldelse fra os i løbet af 1-3 dage.
Klinikkerne mailer en liste til Afdeling for Brystundersøgelser, som opretter best.ord. på henvisning til os på alle nye BIRADS 1-5 undersøgt foregående dag. Disse henvisninger visiteres og godkendes af vores visiterende sekretær.
Birads-pt. i kræftpakke:
ABU opretter forløbselement på alle patienter, der er henvist til klinisk mammografi eller kommer via screeningen. Viser patienten sig ved røntgenundersøgelsen at være en BIRADS 4-5 fortsættes pakkeforløb, så vi kan dele kræftpakken og lave reference til ABU, når vi opretter vores forløbselement med label "brystkræft" og startmarkør "patient i igangværende pakke". Røntgen skal registrere forsinkelsesårsag, hvis dette er tilfældet i forhold til første fremmøde. Vi skal registrere forsinkelsesårsag, hvis ikke patienten kan få svartid senest på 8. dagen efter den kliniske mammografi.
Birads-pt. som ikke er sat i pakke af røntgen.
Rtg. tager alle patienter, som ved røntgenundersøgelsen viser sig at være BIRADS 1-3 ud af pakkeforløb. Derfor skal vi oprette forløbselement med reference til dem med label "andre forløb" og startmarkør "igangværende udredning".
For uddybende beskrivelse af oprettelse og booking af Birads pt. se: Oprettelse og indkaldelse af Birads-patienter.docx
Booking af Birads-pt.
Birads 4 + 5 bookes med besøgstypen "Ny patient malign" varighed 60 min. på "Ny pt malign" tiderne. Skriv i bemærkning +biopsi, Birads, hvor undersøgelsen er lavet, om det er i kræftpakke, OBS. NACT, senest op. dato samt initialer f.eks. +biopsi/Birads4/Hamlet/pakke/senest op. 020520/map
De maligne patienter fordeles ligeligt på programmerne i det omfang det er muligt. Herudover skal der bookes efter MDT-skema, så pt. bosiddende i RH optageområde primært bookes hos de læger der skal på RH MDT og pt. bosiddende i HGH/Hillerød optageområde primært bookes hos læger der skal på HGH/Hillerød MDT.
Indkaldelse (brev id 10) sendes via DIPO med frasen "sammen om valg" vedhæftet bilagspakken "GEH-Brystkir-kvinder-ny".
Birads 3 + Birads pt., hvor der ikke er taget biopsi, bookes med besøgstypen "Ny patient benign" varighed 30 min. på Ny pt benign tiderne. Skriv i bemærkning +/-biopsi, Birads, hvor undersøgelsen er lavet, samt initialer f.eks. +biopsi/Birads3/Hamlet/map
Indkaldelse (brev id 10) sendes via DIPO vedhæftet bilagspakken "GEH-Brystkir-kvinder-ny".
Birads 1 + 2 med biopsi bookes med besøgstypen "telefonopkald" på 15 min. og bookes på " Tlf BIRADS2" blokken. Denne blok forefindes hos de læger der har lang MDT, dvs. to gange tre tider daglig.
Skriv i bemærkning + biopsi, Birads, hvor undersøgelsen er lavet samt initialer f.eks. +biopsi/Birads2/Hamlet/map
Indkaldelse (brev id 9) sendes via DIPO med frasen "Birads 2 til telefon" uden bilag.
Undtagelse: Birads 1-3 pt. med tolk skal altid i fremmøde. Bookes med besøgstypen "Ny pt. benign" kl. 10.15. Varighed ændres til 60 min.
For alle gælder: Vær opmærksom på tolk og om patienten kun modtager fysisk post og evt. skal have dette som haste.
Ved overskud af tider til ny pt. malign kan disse splittes i to og bruges til 2 benigne Birads pt. Ved yderligere mangel på tider til ny pt. benign må disse skubbes og først få svar på 12-14 dagen da disse patienter ikke er i kræftpakke. Det samme gælder Birads telefonsvar. Evt. kan der oprettes ringeamb. tl disse efter aftale med HF/GQ
Akutte patienter
I samarbejde med vagthavende læge og akutspl. oprettes, indplaceres og indkaldes akutte patienter løbende på ressourcen "HGH FA-3B0GE Akut". Oprettes med label andre forløb og startmarkør akut og bookes primært med besøgstype "akut 30", "ny patient" eller "kontrol". Se evt. Benignt patientforløb - Forambulant, benignt forløb og planlægning for øvrige retningslinjer omkring akutte patienter.
Ledige tider
Hjælp kollegaer med at finde ledige tider i ambulatoriet i henhold til retningslinjer fra ambulatoriegruppen og patientforløb.
Det er aftalt at:
Telefontider er 15 min. Telefontiden kl. 14.45 skal primært bruges til opfølgning/svar på allerede af lægen kendt pt.
Genetiske tlf.kons. bookes kl. 13.15 - der kan altså bookes to efter hinanden
BIRADS 1-2 tlf.opkald bookes kl. 14.15-15.00 hos læge på lang MDT Disse patienter må ikke bookes hos andre pga. MDT.
BIRADS 1-2 uden biopsi og BIRADS 3 er fremmøde (Ny pt. benign) 30 min. Bookes primært kl. 11.45.
Kontroller er 15 min., undtaget er letrozolkontroller, hvor der kan slås to kontroltider sammen til 30 min., hvis det af lægen vurderes ikke at kunne nås på 15 min.
Benigne operationsplaner er 30 min. bookes på tiden kl. 11.15.
Maligne svar er 60 min. - er første tid på 60 min., men pt. skal til yderligere undersøgelser, må der laves AOP på første tid og efterfølgende svar-tid være på 30 min.
NACT-pt retur til op.plan er 60 min. bookes på tiden kl. 9.15 hos kontaktlæge en dag denne er på rette MDT ifht. onk..
Svar op. er 30 min. bookes altid hos kontaktlæge Bookes kun på blokken kl. 12.45 og 13.45 - hvis ikke der kan findes tid her skal det aftales med lægerne hvor længe pt. skal vente.
Svar er 30 min. (svar PET-CT, CT, biopsisvar, m.m.). Bookes på blokken kl. 11.15, 12.45 eller 13.45.
Ny patient i fremmøde (ikke malign) er 30 min. Bookes på blokken kl. 13.15. Dette gælder også nyhenvist BRCA-pt.
Telefonen
Svar telefonen mellem kl. 8 og kl. 15 med dertilhørende problemstillinger.
Telefonsvarerbesked skal bestilles hos CIMT ved ekstraordinære lukkedage.
Indberetning
Hver fredag indberetter KRH til venteinfo.
Tjek afdelingens sikre fællespostkasse daglig.
Sørg for at mails kommer videre til rette vedkommende, eller svar selv på spørgsmål om muligt. Sørg for, at der aldrig figurerer cpr-numre i svaret med mindre du sender digitalt eller internt i outlook.
Skannede proteseansøgninger videresendes til rette kommune og indlæses herefter i SP filstyring. Husk herefter at slette fra mail og H-drev igen dagligt.
Mammografibeskrivelser og lister med kontrolpatienter fra Hamlet, Progardia og Capio håndteres primært af receptionen, men skal flyttes til undermapper eller indlæses i SP filstyring.
Journalanmodninger og forsikringer flyttes til undermappe og håndteres af sekretær ansvarlig for disse.
In basket
Tjekkes dagligt om der er noget i mapperne CC'ede journaler, eksterne meddelelser, afviste henvisninger, E-konsultation, pt. sundhedsfaglig rådgivning/vejledning m.m. Tag stafetten, så det indikeres for andre, hvis man er startet på en "opgave". Sørg for at svare patienten, videresende meddelelserne eller printe meddelelserne, så andre kan svare. Henvendelser til sygeplejerskerne kan printes og lægges i kasse på en af de to sygeplejekontorer og fuldføres fra inbasket.
Ved henvendelse fra praktiserende læge eller andre læger som søger godt råd besvares ved at bruge smartphrasen "svarkorrespondance".