Formålet med denne vejledning er, at personalet på Bornholms Hospital har kendskab til regelsæt for udlån af mødesale.
Alle ansatte på Bornholms Hospital samt Psykiatrisk Center.
Mødesalene betegnes som store og lille mødesal.
Er begge beliggende på Bornholms Hospital. Indgang fra hospitalets cafeteria.
Mødesalene kan lånes af personale til møder og arrangementer af personalemæssig karakter. Udlånes ikke til faglige møder.
Mødesalene kan udlånes til eksterne lånere, men kun til patient-, eller sygdomsrelaterede emner. Der må ikke tages entré til disse arrangementer.
Bornholms Hospital råder over to mødesale:
Mødesalsbooking ligger i Outlook, hvor alle ansatte har mulighed for at se, om den aktuelle mødesal er ledig på det ønskede tidspunkt.
Den er kun Receptionens personale, der har skriveadgang i store og lille mødesals kalender.
Al booking foregår via Receptionen pr. mail.
Ved booking oplyses:
Receptionens personale booker mødesalen i outlook.
Der opsættes uddrag af kalender for mødesale, hver mandag morgen, - for indeværende uge.
Personen, der booker mødesalen, står til ansvar for, at den efterlades i henhold til ophængte fortegnelser over, hvordan borde og stole skal stå.
Der skal desuden være ryddet op, tavler tørret af og AV udstyr på plads.
Døre og vinduer skal lukkes, inden man forlader mødelokalerne.
Sker dette ikke, vil den person, der har booket mødesalene, blive kontaktet og bedt om at bringe dette i orden.
Manglende oprydning og lignende noteres i Receptionens logbog.
Hvis det ikke lykkedes at få låner til at udbedre manglerne (Hvis mødesal skal bruges straks igen, - manglende kontakt til forrige låner o.a.),
- så indkaldes rengøring på dect 7 0385.
Timeforbrug meldes tilbage til Receptionen og noteres i logbog.
Mødesalene er aflåste, og der skal lånes nøgle i Receptionen mod kvittering. Dørene til mødesalene skal aflåses efter brug.
Har man bestilt forplejning i køkkenet, kan nøgle til køleskab lånes i Receptionen mod kvittering. Lånes der service, skal forplejning være bestilt i BoH’s køkken. Brugt service skal sættes på rulleborde og sættes ind i kantinen.
AV udstyr
I hver mødesal forefindes:
Der er mikrofonanlæg, som kan bruges i store- og lille mødesal + kantine.
Der er pc tilsluttet i store mødesal.
Pc kan lånes af Receptionen til brug i lille mødesal.
Der forefindes teleslynge i mødesalene.
Receptionen har bærbar PC, digital projektor til udlån til BoH personale.
Der ydes ikke hjælp til udstyr efter normal arbejdstid af CIMT.
Der ydes ikke hjælp til udstyr til eksterne lånere.
CIMT, Bornholm yder ikke bistand til privat pc eller andet udstyr.
Receptionen yder ikke hjælp til pc, projektor m.m.
Såfremt BoH personale ønsker at låne AV udstyr, men ikke mødesale, skal dette også bookes via Receptionen.
Receptionen ligger inde med tusser, papir til Flipover og laser pegepind.
Efter brug skal det lånte udstyr stilles tilbage på rette plads. Eventuelle mangler og defekter skal meldes til Receptionen.
Den enkelte bruger har ansvar for mødesalene i låneperioden.
Receptionen har ansvar for booking.
Rengøringsafdelingen er ansvarlig for daglig rengøring af mødesalene.
Leder af serviceområdet har det overordnede ansvar for mødesalen.
Receptionen har ansvar for indkøb af papir til flipover og tusser.