12.2.BFH.0.2 Rettelse af forkerte patient- og undersøgelsesoplysninger

​Formålet med denne instruks er beskrivelse af nødvendige arbejdsgange ved rettelse af forkerte patient- eller undersøgelsesoplysninger.

Tilbage til top

Denne instruks gælder for Klinisk fysiologisk/nuklearmedicinsk afdeling, Bispebjerg og Frederiksberg Hospital.

Ikke relevant.

Hent kvalificeret hjælp med det samme (fortrinsvis en fysiker) og kortlæg situationen:

1. Undersøgelsen er i gang eller lige afsluttet, og patienten er undersøgt på en billeddannende modalitet
   1. Patient skannet med en andens CPR/navn, den anden patient er ikke skannet endnu
   2. Patient skannet med en andens CPR/navn, den anden patient er allerede skannet
   3. Patient skannet med en andens CPR/navn, den anden patient skal ikke skannes (er f.eks. blevet aflyst)
   4. Patient skannet med korrekt CPR/navn, men forkert orientering, accession nr. mm.
2. Undersøgelsen er i gang eller lige afsluttet og patienten er undersøgt på en ikke-billeddannende modalitet
   1. Med elektronisk arkivering
   2. Med manuel arkivering
3. Undersøgelsen er afsluttet og lægen har overtaget eller afsluttet databehandlingen eller svarafgivelsen.

Beskrivende læge og en fysiker skal underrettes omgående.
Hændelsen skal indberettes som afvigelse, evt. som utilsigtet hændelse.
Detaljer omkring sletning af billeder i langtidsarkiver findes nederst i vejledningen.

Billeddannende modaliteter

Discovery MI og 710

Billederne kan kun rettes på scanneren. Der kan rettes patientdata (Edit Patient) eller tracer-data (Edit Tracer). Ved ændring genberegnes alle relevante afledte data. Dette kan inkludere ny rekonstruktion af PET-data! Softwaren guider igennem processen. Ved spørgsmål kontaktes en fysiker.

Protokollerne sender til AWS, ISP, PACS osv. De forkerte billeder skal derfor fjernes/splittes i alle systemer. Dette er som regel en større opgave. Derefter skal de rettede data sendes manuelt.

Solo Mobile

• Hent en fysiker. 

Symbia

Fejlretning skal foregå på Symbia. De korrigerede data sendes derfra til andre Syngo arbejdsstationer samt ISP.
Data kan rettes på forskellige niveauer (patient, study, series) i Patient Browser, Edit, Correct.
Vær omhyggelig med at checke de korrigerede data, da der ikke foreligger meget erfaring med proceduren.
Hvis forkerte billeder er blevet sendt til ISP eller andre systemer, skal de slettes der.

Ultralyd (kun Philips)

Ej muligt at redigere på selve skanneren. Det nemmeste er at sende til PACS, lave fix-up der og slette data på UL. Kontakt under alle omstændigheder en fysiker.

DEXA Lunar iDXA

Normalt kan man skelne korrekte undersøgelser fra den forkerte vha. dato og klokkeslæt

Slet en evt. forkert rapport (klokkeslæt se side 1 forneden)
Hvis den korrekte patient endnu ikke findes i databasen, skal patienten oprettes fra worklisten (fungerer kun hvis man retter samme dag som undersøgelsesdagen).
Den relevante undersøgelse flyttes nu til den korrekte patient.
Husk at rette accession nr, henvisende afd., højde, vægt, køn, etnicitet osv. Adresse og andre ikke nødvendige felter slettes (f.eks. alle data på faneblad 2 på nær Study ID, som svarer til accession nr.). Vær opmærksom på, at felterne skal rettes på ”patient” og ”study” niveau!
Lav en ny rapport, og se efter at alle oplysninger som forventet.

 

Ikke-billeddannende modaliteter

Lungefunktionsapparat (BodyBox) og Iltoptagelsesudstyr

Forkerte oplysninger kan rettes med mindre det er cpr-nr. Det er kun firmaet der kan rette cprnr. Vær opmærksom på, at der er flere niveauer hvor man skal rette info.

Perimed Periflux

• Hent en fysiker. Der er p.t. ingen kendt vej til at rette patientdata.

 

Forkerte oplysninger opdaget under/efter lægens databehandling

Det er svært at beskrive en generel løsningsmodel. Derfor skal der laves en tilbundsgående analyse af situationen med henblik på at kortlægge:

• Er beskrivelsen startet?
• Hvor de fejlbehæftede data er blevet gemt/sendt til
• Hvem der har set de fejlbehæftede data (og evt. taget affære på baggrund af dem)
• Om de kunne forveksles med andre data

Som udgangspunkt er det en god ide at:

• Lave en kopi af de originale (fejlbehæftede) rådata indtil rettelsen er afsluttet
• Rette de originale "rå" data
• Følge dataenes vej ”igennem systemet” mens der
  • Slettes alle forkerte data
  • Genberegnes evt. afledte data fra de korrekte data
• Hvis data er sendt til PACS, skal disse fjernes(se nederst i vejledningen)
• Kopien af de originale (fejlbehæftede) rådata skal slettes

Vær opmærksom på evt. automatisk fremsendte billeder/svar automatisk til ISP, PACS, arkiver og andre afdelinger. Derfor skal der evt. tilbagekaldes svar fra afdelingen og slettes i PACS.

Procedure for sletning af billeder i langtidsarkiver herunder PACS

PACS

• Der er ingen nem mulighed for sletning af hele undersøgelser i PACS. Billeder/serier med forkerte oplysninger kan dog splittes/fixes mod en testpatient, (spørg en fysiker). Der er ofte problemer med denne procedure, især hvis der allerede findes en beskrivelse, der er tale om store datamængder mm.
• Nogle modaliteter (f. eks. UL apparater, DEXA) og arbejdsstationer sender til PACS via pacsgw1. Check derfor altid pacsgw1 for evtuelle billeder der skal slettes derfra. Dette skal ske før gensendelse af de korrekte data.

ISP

• Ikke alle brugere har ret til at slette data i ISP. Fysikeren skal rette eller slette forkerte data

AWS

• Der er ikke mulighed for at ændre data i AWS. Billederne skal sendes tilbage til modaliteten, redigeres og sendes igen.

SyngoVia

• Det nemmeste er at slette data og sende igen til SyngoVia.

 

Andre elektroniske arkiver

• Fysikeren skal rette eller slette forkerte data i tilkoblede elektroniske arkiver.

Ansvarlig fysiker har ansvar for udarbejdelse af denne instruks i samarbejde med afdelingens kvalitetskoordinator.
Afdelingens ledelse har ansvar for at godkende denne instruks.
Alle medarbejdere har ansvar for at følge denne instruks.

Fejlretning vedr. radiologiske undersøgelser

Fejlretning vedr. på billedediagnostisk materiale - Lokalt supplement til Region H vejledning

Ikke relevant.