Formålet med denne vejledning er, at sikre:
Adgang til nødvendige undersøgelser til patient udredning, behandling og pleje
Korrekt håndtering af ordinationer og rekvisitioner af undersøgelser
Hensigtsmæssig procedure for afgivelse og modtagelse af svar på foretagne undersøgelser som sikrer adækvat reaktion på resultatet
Rykkerprocedure ved manglende svar
Information af patienter
Denne vejledning henvender sig til alle kliniske og parakliniske afdelinger på Amager og Hvidovre Hospitaler og vedrører undersøgelser, der udføres af Amager og Hvidovre Hospitalers parakliniske afdelinger samt eksterne parakliniske leverandører. Vejledningen omfatter både indlagte og ambulante patienter.
Undersøgelse:
I denne vejledning er en undersøgelse alt hvad der udføres af en paraklinisk afdeling på en patient eller på prøvemateriale (f.eks. blod eller urin) fra en patient.
Indikation for en undersøgelse:
En beskrivelse af det kliniske behov, som ønskes tilgodeset ved undersøgelsen.
Parakliniske afdelinger:
Klinisk Biokemisk Afdeling
Klinisk Mikrobiologisk Afdeling
Patologiafdelingen
Blodbank
Billediagnostisk enhed, herunder klinisk fysiologisk nuklearmedicinsk sektion, MR sektionen og røntgensektionen.
Eksterne parakliniske leverandører
Akutte undersøgelser:
Uopsættelige, livsnødvendige undersøgelser, hvor alt andet arbejde bør tilsidesættes for at imødekomme rekvisitionen.
Fremskyndede undersøgelser:
Undersøgelsen udføres snarest muligt. De aktuelle svartider fremgår af de enkelte parakliniske afdelingers lokalvejledninger.
Planlagt (rutine) prioriterede undersøgelser:
Undersøgelsen udføres efter normal planlægning i den parakliniske afdeling
Undersøgelser i relation til de nationalt udmeldte pakkeforløb følger de tidskrav, der er fastlagt i den aktuelle pakke.
1. Ordination af undersøgelsen
Undersøgelserne ordineres af læger eller af andre dertil bemyndigede sundhedsprofessionelle personer.
Forud for ordination indhentes patientens samtykke. Ordination, indikation herfor samt indhentet samtykke anføres i journalen i henhold til den regionale vejledning om journalføring.
Alle ordinationer skal dokumenteres med dato samt den ordinerende læges signatur af ordinationen (kan delegeres). Medicinordinationer er ikke omfattet.
Derudover anføres dato og signatur for bestilling/rekvirering af ordinationer ved den rekvirerende person (kan delegeres).
Undersøgelser hvor ordinationen rekvireres udenom Sundhedsplatformen, skal der i journalen være en henvisning hertil med dato.
2. Rekvisition af undersøgelsen
Undersøgelsen rekvireres som beskrevet i de parakliniske afdelingers lokalvejledninger for planlagte, fremskyndede og akutte undersøgelser.
Følgende skal i relevant omfang fremgå:
Link til lokalvejledninger:
3. Information & forberedelse af patienten
Den parakliniske og kliniske afdeling har et fælles ansvar for, at der udarbejdes skriftlig patientinformation der omfatter:
Den kliniske afdeling skal sørge for, at den skriftlige patientinformation udleveres til patienten og omfanget af patientinformation og patientsamtykke noteres i patientens journal. I de tilfælde, hvor patienten indkaldes direkte af den parakliniske afdeling påhviler det denne at uddele patientinformation og sikre sig patientens samtykke.
Patientens ret til at fravælge undersøgelsen skal respekteres og evt. fravalg skal dokumenteres i journalen.
4. Svar på prøver og undersøgelser
4.1 Tilgængelige undersøgelser
I de parakliniske afdelingers lokalvejledninger skal der forefindes oversigter over tilgængelige undersøgelser. Af oversigterne fremgår:
De parakliniske afdelinger sikrer ved regelmæssig dialog med de relevante kliniske afdelinger, at undersøgelsesrepertoiret lever op til behovet. Dette dokumenteres f.eks. ved referater fra møderne.
4.2 Afgivelse af svar – herunder kritiske svar
Der afgives altid skriftligt svar fra den parakliniske afdeling til den rekvirerende afdeling.
I relevante tilfælde kan der i undersøgelsesforløbet være behov for at afgive telefonsvar til rekvirerende afdeling/læge og i den forbindelse skal Amager og Hvidovre Hospitals politik vedrørende "Sikker mundtlig Kommunikation" overholdes ud fra princippet "Skriv ned og læs op". Alle mundtlige svar skal skriftligt dokumenteres af den parakliniske afdeling, der også dokumenterer til hvem svaret er afgivet.
Alle parakliniske afdelinger skal udarbejde en beskrivelse af generelle principper for, hvornår et undersøgelsessvar anses for at være kritisk og indicere akut indsats, og hvornår der som følge deraf skal afgives telefonsvar.
Klinisk Mikrobiologiske telefonsvar afgives til bagvagten/vagthavende læge.
Klinisk Biokemiske telefonsvar afgives på Amager afgives som følger:
Svar til sengeafsnit og ambulatorier
Sengeafsnit:
I tidsrummet fra kl. 07.30-15.00 afleveres svaret til sekretær/sygeplejerske/vagthavende læge.
I tidsrummet fra kl. 15.00-07.30 afleveres svaret til mellemvagten
Akutklinikken:
Hele døgnet afgives svar til hjælpevagten eller mellemvagt
Ambulatorier:
Svaret afgives til rekvirerende ambulatorie
Udenfor ambulatoriets åbningstid, kontaktes bagvagten for det pågældende speciale. Ring til det pågældende speciale for at få nummeret
Hvis patienten er overflyttet til andet afsnit, skal svaret videregives til det afsnit, hvor patienten nu befinder sig. Dette gøres enten ved at rekvirenten videregiver svaret, eller ved at rekvirenten informerer om, hvor patienten nu befinder sig. Herefter må KBA kontakte relevante afsnit, da det er dem, der nu har behandlingsansvaret.
Klinisk biokemiske telefonsvar på Hvidovre afgives som følger:
Svar til sengeafsnit og Ambulatorie
Svaret ringes til det relevante sengeafsnit/ambulatorium. Der er dog enkelte undtagelser for indlagte patienter:
Alle øvrige afsnit: Der ringes til bagvagten telefon
På skærmbilledet ”Telefonsvar” bliver der oplyst et telefonnr, til den pågældende afd./Amb.
Såfremt afdelingen ikke svarer, kan det alternative telefonnummer prøves. De alternative numre kan ses ved opslag i Labka II ►Administration ► Sundhedsfaglige Organisationer. Hvis der stadig ikke bliver svaret kan telefonlisten "Lokalnumre" under Alarm-Info (rød knap i øverste højre hjørne på Intranet) anvendes.
Ved ringesvar på ambulante patienter efter ambulatoriets åbningstid, ringes til bagvagten for det pågældende speciale.
Hvis patienten er overflyttet til anden afdeling og behandlingsansvaret dermed flyttet skal svaret videregives til den afdeling, hvor patienten nu befinder sig. Dette gøres enten ved at rekvirenten videregiver svaret eller ved at rekvirenten informerer klinisk biokemi om hvor patienten befinder sig. Så må Klinisk Biokemi kontakte den afdeling, der nu har behandlingsansvaret.
Svar til praktiserende læger
Læger i almen praksis er ifølge overenskomst med Region H, forpligtet til at kunne kontaktes på telefon fra kl. 8 -16 mandag til fredag. Alternativt kan de henvise til en stedfortræder.
Hverdage mellem kl. 08:00 - 16:00
Mellem kl. 16:00 – 08:00 + Weekender
Bioanalytikeren kontakter vagttelefon på 1813.
4.3 Modtagelse af svar
De kliniske afdelinger skal tilrettelægge rutiner, der sikrer, at resultater af udførte undersøgelser ses og inddrages i den samlede vurdering af udredning og behandling af den enkelte patient.
Alle afdelinger har en lokal vejledning der beskriver afdelingens rutiner for at sikre at prøve- og andre svar er modtaget, set og reageret rettidigt på såvel for indlagte som ambulante patienter.
Hvis patienten flytter til en anden klinisk afdeling inden svar på undersøgelsen foreligger, har den rekvirerende afdeling ansvar for at journalen medsendes med oplysninger om bestilte undersøgelser. Den afdeling, hvor patienten nu befinder sig, har omvendt ansvar for at undersøge, om der mangler svar.
4.4 Rykker procedurer ved manglende svar
I lokalvejledninger for de kliniske afdelinger skal det fremgå, hvilken sundhedsperson, der har ansvaret for at rykke for svar. Det skal dokumenteres hvilke undersøgelser, der er rekvireret hvornår og af hvem.
Ved manglende svar på ordineret undersøgelse i henhold til den parakliniske afdelings svartid for pågældende undersøgelse (akut/fremskyndet/rutine) skal den kliniske afdeling:
Endelig skal det overvejes om forløbet bør indberettes som utilsigtet hændelse.
5. Rettidig information af patienten om undersøgelsesresultatet
Lokale procedurer skal sikre, at indlagte, ambulante, overflyttede og udskrevne patienter bliver informeret rettidigt om undersøgelsesresultater, som giver anledning til ændringer i behandlingsplanen. Det skal særligt fremgå, hvordan patienter informeres rettidigt om afvigende undersøgelsesresultater, når disse har væsentlig betydning for udredning og behandling af patienten og hvilken sundhedsperson, der har ansvaret for at sikre, at patienten bliver informeret om undersøgelsesresultatet (som hovedregel den behandlingsansvarlige/forløbsansvarlige sundhedsperson eller dennes stedfortræder).
Afdelingsledelserne i de kliniske afdelinger og i de kliniske serviceafdelinger på Hvidovre Hospital er ansvarlige for, kendskab og anvendelse af denne vejledning.