Formålet med instruksen er:
De fleste sygefraværsforløb er uproblematiske, men der opstår også sygefravær, som giver den ansatte og afdelingen problemer, som der skal tages hånd om. Det er vigtigt at understrege, at det er hospitalets politik at søge at fastholde de ansatte og dermed at undgå afskedigelser begrundet i sygefravær. Dette stiller krav til ledere, kollegaer og den sygemeldte.
Løbende dialog og kontakt mellem nærmeste leder og den sygemeldte under fraværet er en forudsætning for, at denne instruks kan føres ud i livet. Dialog fremmer forståelsen, og kontakten giver opdatering på sygdomsforløb, som muliggør arbejdstilrettelæggelse og vagtplanlægning i afdelingen.
Instruksen er gældende for alle ansatte på Amager og Hvidovre Hospital.
Det sociale kapitel
Rammeaftale om socialt kapitel indgået mellem Danske Regioner og de faglige organisationer. Aftalen har bl.a. til formål at fastholde og integrere personer med nedsat arbejdsevne og ledige i aftalebaserede job på særlige vilkår, fleksjob, skånejob, jobtræning mv.
Fastholdelsesplan
En medarbejder kan, hvis fraværet forventes at vare i mere end 8 uger, anmode om at der udarbejdes en fastholdelsesplan.
Fastholdelsesplanen udarbejdes af medarbejder og leder i fællesskab. Planen skal beskrive, hvordan medarbejderen hurtigst muligt kan vende tilbage til arbejdet helt eller delvist. Planen skal være klar, konkret og realistisk. Planen skal udformes skriftligt (se evt. bilag i Retningslinjer for implementering af nye regler om sygefravær i Region Hovedstaden).
Efter loven kan ledelsen afslå at udarbejde en fastholdelsesplan, såfremt det vurderes at en sådan ikke skal udarbejdes. Et eventuelt afslag skal være sagligt begrundet ud fra driftsmæssige eller individuelle hensyn og skal gives skriftligt.
Skabelon til fastholdelsesplan findes på intranettet.
Fraværsstatistikker (data om sygefravær)
Tilgængelige i HR Strategisk Dashboard samt HR Lederdashboard.
Friattest (lægeerklæring)
Lederen kan forlange, at medarbejderen fremskaffer en friattest (lægeerklæring) om forventet varighed fra behandlende læge.
Friattest (lægeerklæring) fra 1. sygedag
I ganske særlige tilfælde, ved f.eks. mange enkeltstående sygedage, kan lederen forlange en friattest (lægeerklæring) fra 1. sygedag. Ordningen er normalt gældende for et år.
Handicapbegrebet (EU-domstolens definition)
Begrebet handicap omfatter en tilstand, der er forårsaget af en lægeligt diagnosticeret helbredelig eller uhelbredelig sygdom. Sygdommen medfører en begrænsning som følge af bl.a. fysiske, mentale eller psykiske skader og hindrer den berørte person i fuldt og effektivt at deltage i arbejdslivet på lige fod med andre. Begrænsningen er af lang varighed.
Helbredsnævnet
Et lægesagkyndigt råd, der bistår Region Hovedstaden i spørgsmål af helbredsmæssig karakter i tjenestemandssager.
Mulighedserklæring
Mulighedserklæringen er en lægeerklæring, som giver leder og medarbejder mulighed for at få en lægelig vurdering af, hvorvidt en medarbejder med helbredsproblemer fremover kan varetage relevante arbejdsfunktioner helt eller delvist uden at helbredet forværres. Endvidere vil det være relevant, hvis man er i tvivl om hvilke hensyn, der skal tages til medarbejderens helbred, for at medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet helt eller delvist efter fravær på grund af sygdom.
Mulighedserklæringen udfyldes af medarbejder og leder i fællesskab (side 1-3). Lægens udtalelse følger på den resterende del af blanketten. Blanketten findes på intranettet.
Det er ledelsen, der tager initiativ til, at erklæringen udarbejdes, når det ud fra en individuel og konkret vurdering findes relevant.
Hospitalet afholder udgiften til erklæringen.
§56-aftale
Aftale mellem bopælskommune og hospitalet. Aftalen yder hospitalet sygedagpengerefusion fra 1. sygedag og kan indgås ved langvarig eller kronisk lidelse (min. 10 fraværsdage pr. år). Aftalen kan også indgås ved planlagte operationer eller behandlinger, når disse er besluttet på ansættelsestidspunktet.
Partshøring
Partshøring i henhold til Forvaltningsloven foretages for at sikre, at den, der er part i en sag, får mulighed for at gøre sig bekendt med og kommentere beslutningsgrundlaget, inden en endelig afgørelse træffes. Partshøringsfristen er normalt 10-14 dage.
Under sygefravær er det vigtigt at lederen og medarbejderen løbende er i kontakt, og det skal allerede ved selve sygemeldingen aftales, hvornår medarbejderen ringer til lederen for at give en status på yderligere fravær/raskmelding. Hvis ikke det kan vurderes, kan en ugentlig kontakt aftales. Det aftales, at hvis lederen ikke hører fra medarbejderen, kan lederen tage kontakt.
Opmærksomheden henledes på den ændrede retstilstand omkring sygdom kontra handicap (se definition af handicap ovenfor), hvor det i relation til opsigelse på grund af sygefravær, som er relateret til et handicap, er afgørende, at det er afklaret om iværksættelsen af rimelige hensigtsmæssige foranstaltninger kan få den ansatte tilbage i arbejde igen/fastholde den ansatte i ansættelsen.
Lederen og (fælles-)tillidsrepræsentanten bør være opmærksom på muligheden for, at medarbejderen kan få hjælp via det eksterne hjælpesystem i form af psykologisk rådgivning.
HR-Personale og (fælles-)tillidsrepræsentanten/den faglige organisation kan være behjælpelig med råd og vejledning.
Omsorgssamtale
Det forventes, at der - afpasset efter behovet - er dialog i form af en omsorgssamtale med den enkelte medarbejder om dennes sygefravær, og både lederen og medarbejderen kan tage initiativ til dette. Dialogen kan foregå telefonisk eller ved en uformel samtale. Det er ikke intentionen, at der i forbindelse med en omsorgssamtale skal udarbejdes et referat fra samtalen som arkiveres i personalesagen. Hvis der indgås egentlige aftaler til omsorgssamtalen, skal dette dog dokumenteres i personalesagen, jf. notatpligten.
Hvis den ansatte har haft 6 sygedage (enkeltstående eller sammenhængende) inden for de seneste 6 måneder, skal der dog indkaldes til en omsorgssamtale.
Sygefraværssamtale, herunder den lovpligtige sygefraværssamtale
Ansatte, der har været sygemeldt 3 gange (enkeltstående eller sammenhængende dage) inden for de seneste 6 måneder, indkaldes til en sygefraværssamtale. Formålet med samtalen er at drøfte trivsel og fravær.
Fremgangsmåde:
Indholdet i samtalen kan være:
Ved samtalen aftales det, hvordan og hvornår der følges op, herunder om der er behov for orientering til kolleger hvis der er f.eks. er aftalt særlige hensyn.
I henhold til det sociale kapitel og lovgivning på området kan/skal følgende muligheder undersøges ved fastholdelse af ansatte, der midlertidigt eller varigt har helbredsmæssige problemer:
Hvis dette ikke er tilstrækkeligt, giver aftalen om det sociale kapitel mulighed for at undersøge, om den ansatte - efter aftale mellem bopælskommune, hospitalet, den ansatte og den faglige organisation - kan tilbydes en eller flere af følgende ordninger:
Ved fravær over 4 uger (lovpligtig sygefraværssamtale)
Lederen er lovmæssigt forpligtet til indenfor de første 4 uger efter første sygedag at afholde en sygefraværssamtale med medarbejderen. Samtalen har til formål, at leder og medarbejder sammen drøfter, hvornår og hvordan medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet, herunder hvad afdelingen kan gøre for at understøtte indsatsen.
Fremgangsmåden er som anført ovenfor. Samtalen holdes ved en personlig samtale men kan ske telefonisk, såfremt personligt fremmøde ikke er muligt eller hensigtsmæssigt. Der skal udformes referat af samtalen (se evt. bilag i Retningslinjer for implementering af nye regler om sygefravær i Region Hovedstaden).
Fokus ved samtalen er mulighederne for tilbagevenden til arbejdet (helt eller delvist), eventuelt i kombination med mulighedserklæring og/eller fastholdelsesplan.
Den lovpligtige sygesamtale skal tænkes ind i den sædvanlige håndtering af medarbejdere med sygefravær. Lederen behøver således ikke nødvendigvis indkalde til en ekstra samtale udover de samtaler, lederen normalt ville afholde. Dog skal lovens intentioner indarbejdes i samtalen, og der skal være opmærksomhed på lovens tidsmæssige krav til samtalens afholdelse.
Rundbordssamtale
Et andet initiativ i forbindelse med sygefravær kan være at afholde en rundbordssamtale, hvor man kan få afdækket hvilke muligheder, der er for en eventuel fastholdelse af en medarbejder, der midlertidigt eller varigt har helbredsmæssige problemer.
Dette sker i samarbejde med HR-Personale, der også indkalder til samtalen efter aftale med medarbejderen og lederen.
Fremgangsmåde:
Indholdet i samtalen kan være:
Deltagere:
Tjenstlig samtale vedr. uacceptabelt sygefravær
Hvis der efter sygefraværssamtalerne og inden for en nærmere aftalt periode ikke er sket en nedbringelse af sygefraværet, skal den ansatte indkaldes til en tjenstlig samtale. Ved samtalen skal den ansatte gøres opmærksom på, at et fortsat fravær af samme omfang er uholdbart og i sidste ende kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet i form af afskedigelse begrundet i hensynet til afdelingens drift. Afhængig af sygefraværsmønstret kan det blive aktuelt i en periode at anmode den ansatte om at dokumentere sygefraværet fra 1. sygedag ved en friattest.
Fremgangsmåde:
Indholdet i samtalen kan være:
Ved samtalen aftales det, hvordan og hvornår der følges op, herunder om der er behov for orientering til kolleger hvis der er f.eks. er aftalt særlige hensyn.
Deltagere:
Opsigelse
Hvis sygefraværet indenfor opfølgningsperioden ikke er forbedret, indkaldes den ansatte til en ny tjenstlig samtale.
Lederen indkalder skriftligt den ansatte til tjenstlig samtale med rimeligt varsel, og samtidig orienterer lederen (fælles-)tillidsrepræsentanten pr. mail med oplysning om, at den ansatte er indkaldt til tjenstlig samtale og hvornår samtalen finder sted. Medmindre særlige forhold gør sig gældende, afholdes samtalen i arbejdstiden eller i umiddelbar tilknytning dertil.
I indkaldelsen til den ansatte skal baggrunden for samtalen kort beskrives, ligesom det skal fremgå, at det påtænkes at indstille den ansatte til afskedigelse.
(Fælles-)tillidsrepræsentant/bisidder deltager, hvis den ansatte ønsker det. Oplysninger om samtalens indhold udleveres via den ansatte til (fælles-)tillidsrepræsentanten.
På baggrund af referatet fra samtalen varetager HR-Personale det videre forløb vedrørende partshøring og selve opsigelsesskrivelsen.
Hvis der er særlige forhold i forbindelse med opsigelsen, er det HR-Personale og den faglige organisation, der indgår aftaler herom.
Alle sagens akter arkiveres i personalesagen under særligt følsomme oplysninger.
Særligt vedrørende tjenestemænds sygefravær
I henhold til Pensionsregulativ for tjenestemandsansatte i Regionerne kan hospitalerne, når tjenestemænd har et omfattende og/eller mange perioders sygefravær forlange, at tjenestemanden fremskaffer diverse lægelige akter til brug for forelæggelse for Helbredsnævnet.
Helbredsnævnet vil udfra dette materiale samt evt. en undersøgelse/samtale med tjenestemanden, vurdere om sygdommen er af en sådan art, at der skal igangsættes en opsigelse med evt. efterfølgende pensionering.
Tilskadekomst i tjenesten
Hvis en ansat kommer til skade i tjenesten, skal vedkommende henvende sig til sin leder og abejdsmiljørepræsentant, som vil være behjælpelig med at anmelde skaden til HR-Arbejdsmiljø.
Fravær som følge af tilskadekomst i tjenesten skal registreres særskilt i Optima (lønart 590).
Ledelsen har det overordnede ansvar for:
Afdelingsledelsen har – i samarbejde med det lokale MED-udvalg (LMU) – ansvar for, at:
Den ansatte har ansvar for:
HR-Personale har ansvar for, at:
VirksomhedsMED-udvalget (VMU) har ansvar for, at: