Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Akkrediteringsstandarder
Bilag
Målgrupper og anvendelsesområde
Patologiafdelingens rekvirenter og ansatte på Patologiafdelingen, der beskæftiger sig med IT, kvalitet, prøvemodtagelse og registrering.
Anvendes når Patologiafdelingen modtager en prøve, som ikke umiddelbart kan registreres, fordi der er problemer med at læse stregkoden, se CPR nr. osv., eller hvis en rekvirent ønsker en prøve annulleret eller kasseret.
Definitioner
Annullering sker, når en prøve slettes fra Patologisystemet.
Fejlbehæftede prøver er prøver modtaget med fejl og som ikke kan behandles, før fejlene er udbedrede.
Hospitalsprøver til Patologiafdelingen skal være mærket med både stregkode og CPR nr.
Praksissektorprøver til Patologiafdelingen skal være mærket med minimum en stregkode.
Fremgangsmåde
Fejlbehæftede prøver:
Prøver fra Hvidovre Hospital:
Ved mangelfulde eller fejlbehæftede prøver kontaktes rekvirent telefonisk, hvis denne kendes, og bedes komme til Patologiafdelingen for udredning af fejl.
Prøver fra Amager og Glostrup Hospitaler betragtes pga. beliggenhed, som praksisprøver.
Se nedenfor.
Prøver fra praksissektoren
Histologi
- Prøver uden stregkode eller anden patient-id kan ikke registreres og vil blive sendt retur til rekvirent med følgebrev, hvis rekvirent kendes. Dette kan være ud fra rekvirentoplysninger på kuvert, PTB seddel i kuvert (lyserød seddel med patientoplysninger og stregkode) eller andre prøver i samme kuvert.
- Prøver med flere CPR numre på samme prøve, sendes retur til rekvirent med følgebrev med henblik på udredning.
- Vævsprøver modtaget i prøvebøtter beregnet til cervixcytologi forsøges behandlet, selvom vævet ikke er optimalt fikseret.
- Vævsprøver modtaget uden formalin, påhældes formalin og forsøges behandlet.
- Histologiprøver modtaget uden stregkode, anden patient-id eller rekvirent oplysninger gemmes i 2 måneder og kasseres derefter.
Cervixcytologi
- Cervixcytologiske prøver med et mandligt CPR nr. under 18 år, vil blive sendt retur til rekvirent med følgebrev. Ved cervixcytologisk prøve med mandligt CPR nr. over 18 år skal rekvirenten ringes op for at høre, om det drejer sig om juridisk kønsskifte.
- Modtages 2 cervixcytologiske prøver indenfor 8 dage på samme kvinde fra samme rekvirent, kontaktes rekvirent telefonisk. Er der fejl og rekvirent derfor beder os om at kassere prøverne, skal vi have skriftligt dokumentation med CPR nr. og besked om destruktion, som dokumentation før destruktionen. Dette skriftlige dokumentaion gemmes i 5 år. Er prøven igangsat i laboratoriet, scannes dokumentationen ind på mikroskopi-nummeret, inden prøven annullerers.
- Modtages en cervixcytologisk prøve i formalin, kan denne ikke bruges. Prøven oprettes og besvares med opfordring til ny prøve
- Ved cervixcytologisk prøve uden rekvirentoplysninger, men med håndskrevet CPR nr., vil prøvesvaret blive sendt til kvindens egen læge.
- Cervixcytologisk prøve uden stregkode, anden patient-id eller rekvirent oplysninger kasseres samme dag, som de modtages.
Skriftlig dokumentation kan sendes med PostNord eller med kørselsordningen.
Der indrapporteres UTH på alle prøver med fejl.
Annullerering af rekvisition
Patologiafdelingen modtager skriftlig dokumentation fra en rekvirent, som ønsker en prøve annulleret, da det ikke har været muligt, hverken for Patologiafdelingen eller rekvirenten at identificere, hvilken patient prøven tilhører.
- Forud for annullering eller destruktion skal en patolog/søjleleder have kontaktet den rekvirerende læge, således at der læge til læge tages beslutning om, at en prøve skal annulleres eller kasseres.
- I videst muligt omfang skal man forsøge at identificere prøven. Først når alle muligheder er undersøgt, kan der være tale om at annullere en prøve. Eventuelle oplysninger angående annulleringen skrives i interne noter i Patologisystemet inden annulleringen. Ligeledes scannes dokumentationen ind forud for annulleringen.
- Cervixcytologiske prøver kasseres dog uden læge til læge kontakt, men efter modtaget dokumentation fra rekvirent. Dokumentationen gemmes i en mappe i sekretariatet, da prøven ikke har et rekvisitionsnummer, som dokumentationen kan scannes ind og gemmes under.
- Rettigheder til annulering af en rekvisition før den står i status "svud" er tildelt superbrugerne i tyndtlag, modtagelsen og lille udskæringen samt den it-ansvarlige.
Klik her for at se hvordan man sletter både i Patologisystemet og i Patobank:
Vejledning Annullering af rekvisitioner.docx
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Akkrediteringsstandarder
Bilag