Dokumentstyring: Systematisk dokumenteret sikring af at gældende dokumenter er tilgængelige, godkendte, opdaterede og forfattet af de relevante personer, og at dokumenterne kan identificeres entydigt.
VIP: Region Hovedstadens webbaserede dokumentstyringssystem, der understøtter publicering, fremsøgning, versionsstyring, revision og arkivering af dokumenter.
Politik: Beskrivelse af målsætninger, visioner, indsatsområder og planer.
Vejledning: Beskrivelse af formål, omfang, organisation og ansvar samt fremgangsmåder for løsning af kliniske, administrative og/eller tekniske opgaver.
Instruks: Specifik og detaljeret anvisning, forskrift, beskrivelse af arbejdsproces eller procedure for, hvorledes konkrete kliniske eller administrative opgaver skal udføres. Instrukser retter sig typisk mod den enkelte medarbejders udførelse af eget arbejde
Som defineret i Dokumentstyring i Region Hovedstaden som også beskriver den generelle dokumentstyring i regionen.
Arbejde i fertilitetsklinikkens vævscenter udføres i overensstemmelse med en række vejledninger og arbejdet udføres efter specifikke instrukser. Såvel vejledninger som instrukser versionsstyres i regionens VIP. Der findes et link til VIPen på forsiden af intranettet "intranet.regionh.dk". vejledninger og Instrukser (herefter instrukser) publiceres som hovedregel ikke på internettet, hvilket vil sige, at man skal være logget ind i VIP, for at kunne læse dem. De kan enten findes ved at fremsøge instruksen på navnet, eller ved at gå ind under "dokumentsamlinger", "min afdelings samlinger", "Afd 455 fertilitetsklinikken". Her findes alle klinikkens instrukser fordelt efter faggruppe navngivet hhv.: HVH.FERT.FÆLLES, HVH.FERT.LAB, HVH.FERT.SYGEPLEJE og HVH.FERT.LÆGER.
Instrukser navngives som beskrevet ovenfor efterfulgt af et dokumentnummer og et mere beskrivende navn fx 'HVH.FERT.LAB.03 Håndtering af homolog sæd og donorsæd'. Alle instrukser er versionsstyrede. Dette skal sikre, at der altid følges den nyeste udgave (version) af en given vejledning og arbejdes efter den nyeste version af en instruks. Versionsnummeret fremgår på forside-headeren.
Alle instrukser skal gennemgås mindst en gang hvert tredje år for at afgøre, om de skal opdateres. Det er den fagligt ansvarlige, som har ansvaret for, at instrukserne er opdateret og tilgængelige. Personalet har ansvaret for at kende til og arbejde efter de instrukser, som er relvante for dem.
Mange instrukser opbevares udelukkende elektronisk i VIPen. Nogle instrukser kan dog printes ud, så de er lettere tilgængelige. Papirkopier håndteres således: Når der kommer en ny instruks, eller en ny version af en instruks i VIP, printes den ud i to eksemplarer med lyserød forside. Eksemplarerne sættes i instruksmapperne som forfindes hos den vævscenteransvarlige og evt. i sædlaboratoriet (laboratorieinstrukser). Samtidig fjernes tidligere versioner fra mapperne. Når en ny version af en forskrift udarbejdes, er det den person, som har udarbejdet den, der har ansvaret for, at papirkopier af den tidligere version destrueres og erstattes af den nye version. Det er ikke tilladt at skrive noter eller lignende i de udprintede instrukser med lyserød forside.
Instrukser, som er under udarbejdelse eller revision (status: Kladde), kan printes med hvid forside, hvor det øverst vil fremgå, at der er tale om en Kladde. Det er tilladt at skrive rettelser, ændringsforslag mv. i kladderne. Det er IKKE tilladt at arbejde efter en instruks med status Kladde.
Der må udelukkende arbejdes efter instrukser godkendt i VIP eller papirkopier med lyserød forside.
Ud over selve forskrifterne benyttes skemaer og andre bilag. Skemaer bruges til at notere data mv. VIPen kan ikke versionstyre bilag. Bilag versionsstyres derfor i DMDC, hvor de findes under "Lokalt", "Dokumentsamling", "Kvalitetsstyring". Når man skal bruge et bilag, er det ikke tilladt at tage en kopi af et eksistrende bilag, da man så ikke kan vide, om det er den nyeste version af bilaget. Bilag skal altid printes fra DMDC.