Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Akkrediteringsstandarder
Bilag
Instruksen gælder alle eksternt finansierede tilskudsmidler, der modtages af Amager og Hvidovre Hospital til forskning på kliniske afdelinger.
Formelt opfattes hospitalet som modtager af alle tilskud til hospitalet, også tilskud stilet til enkeltpersoner. På den måde kan tilskudsmidlerne indgå i hospitalets driftsregnskab, indkøb kan foretages over momsudligningsordningen (i praksis bliver indkøbene derved momsfri) og lønudbetalinger og skatteindeholdelse mv. foretages via regionens løn- og personaleadministration (CHR) og tilknyttede systemer.
Hospitalet giver herefter projektlederen dispositionsretten over tilskudsmidlerne.
At oplyse Afdelingsledelser og medarbejdere involveret i forskningsaktiviteter om, hvordan man skal forholde sig i forbindelse med ansøgning, tilskudsmodtagelse, regnskabsføring, regnskabsaflæggelse og administration.
At sikre, at generelle regler om tilskudsfinansieret forskning administreres korrekt, således at administrationen af midlerne sker ensartet og i overensstemmelse med reglerne og retningslinjer. Ekstern bevilligede projekter er underlagt regionens generelle eksterne revision.
At sikre, at de medarbejdere der er involveret i forskning, er opmærksomme på, at administration og anvendelse af forskningsmidler skal leve op til samme krav, som gælder for anvendelse af regionens egne midler. I visse tilfælde kan tilskudsgiver endog have fastsat mere vidtgående krav. Samtidig ønskes det sikret, at man har opmærksomhed på at anvendelse af midler til forskning på samme måde som anvendelsen af alle andre offentlige midler har omverdenens særlige bevågenhed.
Forskningsmidler:
Reglerne gælder for alle tilskudsmidler fra eksterne kilder, der modtages til forskning på Amager og Hvidovre Hospital fra eksterne givere.
Ansvaret for, at eksterne forskningsmidler forvaltes under hensyntagen til projektets formål, påhviler altid den projektansvarlige eller projektets bestyrelse.
Projektoprettelse
Eksterne forskningsprojekter allokeres på særskilte konti, F-pspér, hvor budget indarbejdes og forbrug allokeres. Der oprettes ét psp pr. bevilling. Hvis der modtages midler fra flere bevillingsgivere til ét og samme formål kan disse midler ikke nødvendigvis administreres på samme konto. Konti kategoriseres ud fra krav fra bevillingsgiver. Se afsnit om projekttype. Er der forskellige krav fra bevillingsgiverne, vil det være nødvendigt at oprette flere psp’er med samme formål, men med forskellig kategorisering.
Oprettelse af konti sker via Koncern Regnskabs Forskningsadministration og på baggrund af et godkendt bevillingstilsagn, budgetskema samt godkendt oprettelsesblanket.
Projekttype
Forskningsprojekter rubriceres i Region Hovedstaden i 5 projekttyper:
1) Formålsbestemt projekt med regnskabs- og revisionspligt
2) Formålsbestemt projekt med regnskabspligt
3) Formålsbestemt projekt uden revisionspligt
4) Afdelingsledelseskonti
5) Kliniske forsøg (fx industrisponsoreret medicinafprøvning)
Forskningsprojektets bestyrelse
Der skal til forskningsprojekter med projekttype 4 og 5 etableres en bestyrelse. Bestyrelsen skal sikre, at de midler, der anvendes eller uddeles, anvendes i overensstemmelse med projektets formål. Endvidere sikrer etableringen af bestyrelsen, at den enkelte forsker, der måtte have medvirket til indtjening, ikke alene kan bevillige midler til egne kurser, konferencer og rejser m.v.
Bestyrelsen forpligtes til at dokumentere sine beslutninger om bla. tildelinger, i mødereferater, som sendes til Forskningsadministration i Koncern Regnskab minimum en gang årligt.
Projektansvarlig
I forbindelse med forskningsprojekter kategori 1, 2 og 3 der er afgrænset til et specifikt formål, påhviler ansvaret for midlernes anvendelse den ansvarlige for projektet. Et specifikt forskningsprojekt defineres som et projekt, hvor tilskudsgiver har opstillet krav, regler og retningslinjer for under hvilke formål midlerne må bruges.
I forbindelse med forskningsprojekter kategori 4 og 5 har bestyrelsen ansvaret for midlernes anvendelse.
Der må på kontoen ikke være indtægter/udgifter, som ikke direkte kan henføres til projektets specifikke formål, og således er dækket af de krav, regler og retningslinjer, som tilskudsgiver har meddelt i forbindelse med tilsagnet. Man må altså fx ikke låne af en konto til dækning af en udgift, der ikke er projektet vedkommende.
Ansøgning om tilskudsmidler
Ansøgning til eksterne fonde m.v. skal godkendes af Afdelingsledelsen.
Hvis tilskuddet ydes i form af apparatur eller andet, hvor drift og vedligeholdelse kan påføre hospitalet omkostninger, skal ansøgningen godkendes af Hospitalsdirektionen. Det samme gælder midler fra EU og NIH, samt alle tilskud over 5 mio. kr.
Af ansøgningen skal det fremgå, at det er Amager og Hvidovre Hospital, der ansøger om tilskudsmidlerne, men at retten til at disponere over eventuelle tilskudsmidler er bestyrelsens/ den projektansvarliges.
Tilskudsmodtager
Amager og Hvidovre Hospital er tilskudsmodtager af alle tilskud, der modtages på hospitalet, dvs. at tilskudsmidlerne indgår i hospitalets driftsregnskab.
Når midlerne indgår i hospitalets driftsregnskab, kan projektet administreres efter de momsregler, der gælder for hospitalet, dvs. at udgifter afholdt over kontoen registreres i regnskabet ekskl. moms.
Tilskudsmidlerne kan indbetales til hospitalets på følgende to måder:
Dispositionsretten
For alle tilskud som Amager og Hvidovre Hospital modtager delegeres retten til at disponere over midlerne til bestyrelsen/den projektansvarlige inden for de rammer, som er fastsat af tilskudsgiver, og inden for de rammer, der følger af de retningslinjer regionen har opstillet for forskningsmidler.
Modtagne tilskud
Når bestyrelsen/den projektansvarlige modtager brev om tilsagn fra tilskudsgiver skal kopi af tilsagnsbrevet, sammen med afdelingsledelsens godkendelse af projektet, fremsendes til Forskningsadministrationen hurtigst muligt.
Modtagne personlige midler
Hædersgaver, arv, honorar m.v., som er givet til/skal bruges til forskning, kan omfattes af retningslinjerne. Det er en forudsætning, at midlerne på lige fod med øvrige midler indbetales til hospitalet.
Disponering over tilskudsbeløb
Når bestyrelsen/den projektansvarlige ønsker at disponere over hele eller dele af tilskudsbeløbet, sker det efter de samme regler, som gælder for alle øvrige udgifters afholdelse på hospitalet.
Indkøb for tilskudsmidler skal ske via de ordinære indkøbsfunktioner, som ved al anden drift. Dvs. via SAP-systemet og for mediko- og IT-anskaffelser skal det ske gennem CIMT.
Tjenesterejser skal bestilles via regionens rejsebestillingskontor. Udlæg til kørsel, diæter og udlæg registreres og afregnes via TUR, som er regionens løsning til håndtering af transport, udlæg og rejseadministration. Det er vigtigt, at der er fokus på korrekt og relevant dokumentation.
Lønudgifter
Der kan for tilskudsmidlerne ansættes personale til opfyldelse af tilskuddets formål. Ansættelsen sker på samme måde som øvrige ansættelser på hospitalet, og aflønning foretages ligeledes efter samme retningslinjer og procedurer, som gælder i øvrigt. Som udgiftskonto anvendes det SD.nr,(lønnummer) som er oprettet med tilknytning til det PSP-nummer der er oprettet til kontoen (projektets selvstændige kontonummer).
Der er med hensyn til feriepenge en forskel i forhold til aflønningen af medarbejdere under den almindelige drift. Tilskudsmidlernes budgetmæssige ramme for lønudgifter, skal altid omfatte et rådighedsbeløb til feriepenge (p.t. 12,5%) og eventuelle uforudsete lønudgifter.
Ved ansættelse og aflønning m.v. gælder almindelige overenskomstmæssige regler og vilkår, som de er aftalt mellem Region Hovedstaden og vedkommendes forhandlingsberettigede organisation. CHRU afgør eventuelle tvivlsspørgsmål i overensstemmelse med gældende regler for personaleadministration i Region Hovedstaden.
I ansættelsesbrevet meddeles, at aflønningen sker af tilskudsmidler, og at ansættelsen er tidsbegrænset, idet ophørstidspunktet anføres. Det bemærkes, at særlige regler for opsigelse i Funktionærloven skal iagttages ved længerevarende ansættelsesforhold.
Det forudsættes i øvrigt, at bestyrelsen/den projektansvarlige drager omsorg for, at gældende lovgivning vedr. arbejdsvilkår, ferieret/-pligt, barselsorlov m.v. overholdes.
Anvendelse af forsøgspersoner
Såfremt der udbetales honorar til forsøgspersoner i et forskningsprojekt, skal beløbet beskattes som B-indkomst, jf. gældende skattelovgivning. Befordringsgodtgørelse i den forbindelse er for modtageren skattepligtigt, men udgifter kan modregnes. Koncern Regnskab oplyser udbetalt befordringsgodtgørelse overfor Skat, når der er tale om kørselsgodtgørelse til ikke ansat personale og forsøgspersoner.
Regnskaber
Forskningsadministrationen i Koncern Regnskab fører løbende regnskab over midlernes anvendelse. Regnskaberne er en del af Amager og Hvidovre Hospitals ordinære driftsregnskab, hvor hvert projekt får selvstændige kontonumre, såkaldte PSP-numre. Tilskudsmodtageren skal have adgang til økonomisystemet (SAP), herunder til BW-rapporter, hvor man til enhver tid kan trække rapporter over budget og forbrug og dermed status på kontoen.
Budgetter og årlig rebudgettering
Der skal til alle forskningskonti vedr. eksterne midler, etableres et budget. Budgettet indlæses i økonomisystemet (SAP) af Økonomi og planlægning. Således vil man løbende kunne kontrollere budget i forhold til forbrug.
Budgetteringen skal ske på kategorierne løn, øvrig drift, indtægter og overhead, hvis der er tale om en bevilling inklusive overhead. Koncern Regnskab og CHRU i forhold til lønkalkulationer, kan yde bistand i forbindelse med udarbejdelse af budgettet.
Et budgetskema til brug for udarbejdelsen af budgettet vedlægges som bilag ved projektoprettelse. Link til oprettelsesbilag findes nederst på siden.
Alle forskningsprojekter skal rebudgetteres minimum én gang om året. Månedligt skal der følges op på projekter med minimum et af nedenstående kriterier
Bestyrelsens/Projektansvarliges ansvar
Det er bestyrelsen/den projektansvarlige, der har ansvaret for, at tilskudsmidlerne anvendes i overensstemmelse med tilskudsgivers betingelse og inden for disse retningslinjers rammer.
Bestyrelsen/den projektansvarlige har ansvaret for, at projektets budget overholdes og hæfter for eventuelt merforbrug.
Controlling
Center for Økonomi foretager løbende controlling af forskningsområdet. Herunder om udgifter er afholdt efter gældende regler og at udgifterne er korrekt dokumenteret, attesteret og godkendt samt om der er afregnet korrekt moms. I tilfælde af, at der er udtaget bilag til controlling, er det den projektansvarliges ansvar at forholdet afklares og bringes i orden.
Afslutning af projektet
Når et tilskud er opbrugt/udløbet, skal bestyrelsen/den projektansvarlige rette henvendelse til Koncern Regnskab, Forskningsadministration for at få lukket kontoen. I tilfælde af, at der er uforbrugte midler ved projektets afslutning, som ikke skal returneres til bevillingsgiver, vil disse midler blive overført til Afdelingsledelsens forskningskonti (kategori 4).