Instruksen omfatter alle klinikledelser, sekretærer, arkiveringspersonale og sundhedspersonale på Rigshospitalet.
Denne instruks omhandler kun kassation af patientjournaler for afdøde personer.
Patientjournal: ”Ved en patientjournal forstås optegnelser, som oplyser om patientens tilstand, den planlagte og udførte behandling m.v. herunder hvilken information, der er givet, og hvad patienten på den baggrund har tilkendegivet. Optegnelser, der i øvrigt indeholder oplysninger om rent private forhold og andre fortrolige oplysninger om patienten, er også en del af patientjournalen.
Stk. 2. Omfattet af patientjournalen er sundhedsfaglige erklæringer, diagrammer og hjælpeark, udskrivningsbreve (epikriser), hen- og tilbagevisninger, røntgenbilleder/beskrivelser, kliniske fotos, modeller samt resultatet af undersøgelses- og behandlingsforløb, i det omfang de har betydning for behandling m.v.” §2 (Link)
En patientjournal føres elektronisk og/eller på papir.
Denne instruks om kassation af patientjournaler omfatter alene papirjournaler og ikke de dele af patientjournalerne der er ført elektronisk. Andre papiroptegnelser der udgør elementer af patientjournalen og som opbevares af en afdeling/klinik (f.eks. EEG) følger de samme retningslinjer vedr. kassation og opbevaring som en patientjournal.
Patienter født for mere end 120 år siden:
Deres papirjournaler kan kasseres hvis de ikke er omfattet af arkivlovens retningslinjer for bevarelse af patientjournaler dvs.
eller
Patienter født for mindre end 120 år siden:
Da journalerne skal opbevares 10 år efter sidste optegnelse i patientjournalen kasseres patientjournalerne tidligst 11 år efter at patienten er afgået ved døden og der må ikke være igangværende klage-, tilsyns- eller erstatningssager.
eller
Desuden må journaler ikke være omfattet af Rigshospitalets forpligtigelse til ’forlænget’ opbevaring af journaler for patienter der har indgået i kliniske afprøvninger.
For patienter født for mindre end 120 år siden foretages al kassation af papirjournaler på grundlag af CPR lister over pateinter afgået ved døden for mere end 11 år siden, listen trækkes af Økonomi og Planlægningsafdelingen. Cpr.nr. på patienter der er omfattet af Rigshospitalets forpligtigelse til forlænget opbevaring af patientjournalen er slettet fra ovennævnte liste.
Det er den samme liste der anvendes på alle matrikler og centrale/decentrale arkiver. Der er kun en liste for Glostrup matriklen og en liste fra Blegdamsvej-matriklen og der må ikke ændres i de to listers indhold, men de kan reorginiseres således at arkivmedarbejdernes arbejde støttes bedst muligt.
Når klinikker rekrutterer patienter til kliniske forsøg er det klinikledelsens ansvar at centralarkivet får besked om hvilken dato den pågældende journal tidligst kan kasseres i henhold til hospitalets forpligtigelse i henhold til patientens deltagelse i det kliniske forsøg.
Det er Journalrådets ansvar at fastlægge lokale processer for bevaring, arkivering og destruktion af arkiv materiale
Regional vejæedning: Patientjournaler og patientdata - bevaringskrav samt opbevaring ved fusion af afdelinger, i ude- og samarbejdsfunktioner
I ovenstående vejledning er der henvisninger til bl.a. Arkivloven og Staten Arkivers bekendtgørelser
Bekendtgørelse om autoriserede sundhedspersoners patientjournaler