Bestilling af varer til patienter i SAP

 

Formål
Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Bilag
 

Formål

Tilbage til top


Målgrupper og anvendelsesområde

Målgruppe:

Ambulatoriepersonale på RCØ.

Anvendelsesområde:  

Tilbage til top


Definitioner

SAP: Indkøbssystemet, der benyttes.

PSP-nummer: Særligt nummer, der knytter sig individuelt til hver patient. Skal benyttes ved alle bestillinger. 

#Oprettelse af PSB nummer

Varekatalog: Et fast katalog med alle de varer, der kan bestilles og er relevante for RCØ. RCØ benytter varekatalog 9100. 

#Varer til hjemmelevering

#Varer fra varekatalog

#Varer fra depot

Fritekstbestilling: Bestilling af varer, der IKKE er at finde i varekataloget.

#Varer med fritekst

Tilbage til top


Fremgangsmåde

 

 Oprettelse af PSB nummer:

PSP-nummeret oprettes første gang patienten får udleveret varer fra RCØ. Nummeret oprettes af RHO via mail ###EMAIL###.der indeholder patientens:

Ved akut behov for at bestille udstyr til en patient, der endnu ikke har et PSP-nummer og det ikke er muligt at få oprettet nummeret med det samme, benyttes der i stedet fælles PSP-nummeret for den region patient er bosat i. 

Region Hovedstaden fælles: P-91784-20000

Region Sjælland fælles: P-91785-50000

Region Syddanmark fælles: P-91783-60000

Region Midtjylland fælles: P-91782-30000

Region Nordjylland fælles: P-91781-40000

 

 Bestilling af varer til patienten til hjemmelevering:

Opret indkøbsvogn:

  1. Log ind i SAP og tryk på fanebladet indkøb.
  2. Der åbnes nu en ny fane op.
  3. I højre øverste hjørne på skærmen er der en knap med en stjerne på. Tryk på denne knap og tryk herefter på brugerindstillinger.
  4. Der åbnes nu et pop-up vindue.

Juster leveringsadresse og PSP-element:

  1. Under fanebladet basisdata for positioner tjekkes/ændres 2 ting:
    1. Tjek at der under firmakode står: 9100 - Center for økonomi. Hvis ikke, trykkes på den lille knap med 2 små firkanter. Herefter vælges 9100 som firmakode.
    2. Sæt flueben i hjemmelevering.
  2. Under fanebladet kontering ændres 2 ting.
    1. Tryk på konteringstype og ændre dette fra omkostningssted til PSP-element.
    2. Under nummer trykkes der på den lille knap med 2 små firkanter. Herefter åbnes et nyt vindue.
      1. Søg på det pågældende PSP-nummer ved at skrive patientens efternavn med stjerner omkring, samt evt. patientens fornavn med stjerner omkring i feltet betegnelse. Det er vigtigt, at navnene begynder med stort bogstav ellers kan PSP-nummeret ikke fremsøges. Eks: *###NAVN###*.
      2. Tryk herefter på søg. Der vil nu komme de PSP-elementer op, der passer til søgekriterierne. Vælg det PSP-element som passer med navnet på den pågældende patient samt den pågældende region patient tilhører. Dette er gældende, hvis der f.eks. er to patienter, der hedder det samme. OBS! det er vigtigt at man vælger det PSP-element som starter med 9178*.
      3. Tryk Anvend selektion.
  3. Under fanebladet leveringsadresse/udførelsessted ændres adressen. Følgende SKAL udfyldes med patientens:
    1. Navn
    2. Gade og husnummer
    3. Etage/lokale
    4. Postnummer og by
  4. Herefter trykkes der på Overfør og luk, og du er nu klar til at bestille varer.

 Bestil varer fra varekataloget:

  1. Der er en hvid søgeboks under fanebladet søg
  2. I denne søgeboks søges der på varen. Skriv ref.nummer eller navn på varen og tryk enter. Hvis du ikke er sikker på referencenummeret eller navnet, så kan du sætte * omkring ord og/eller referencenummer. Der kan søges på selve navnet på varen, referencenummeret eller firmaet. Alle ord skal søges i ental. EKS. *maske**dreamwear*
  3. Nu vil søgeresultaterne komme frem. Når du har fundet den vare du vil bestille, skal du til højre på den fremsøgte vare ændre antallet i mængde til det antal du ønsker. EKS. 2, hvis du vil have 2 masker.
  4. Tryk på læg i vogn
  5. Nu bliver den ønskede vare lagt i indkøbskurven til højre på siden.
  6. Du kan nu søge en ny vare frem og lægge i indkøbskurven.

 Bestil varer med fritekst:

  1. Vælg fanebladet fritekst
  2. Under beskrivelse beskrives varen så godt som muligt. EKS. Dreamwear FF str. S
  3. Under produktkategori indtastes den ønskede produktkategori. Hvis denne ikke kendes kan den fremsøges ved at trykke på den lille knap med 2 små firkanter. Her søges der på en produktkategori ved at søge på et ord, der kunne dække. EKS *maske*. Herefter kommer der en masse mulige produktkategorier frem. Vælg den produktkategori, der passer bedst.
  4. Under mængde indtastes hvor mange man ønsker. Og under enhed indtastes pakkeenhed. EKS. st/pak/æsk mm.
  5. Under pris indtastes prisen på varen. Den skal være så korrekt som mulig. Under valuta indtastes den ønskede valuta, hvis denne er en anden end danske kroner, der er fortrykt.
  6. Under leverandør indtastes det ønskede leverandørnummer. Hvis dette ikke kendes kan det fremsøges ved at trykke på den lille knap med 2 små firkanter. Her søges der på et leverandørnummer ved at søge på navnet på leverandøren under søgekriterium 1, husk der skal stjerner omkring navnet. EKS *###NAVN###*. Herefter kommer der mulige leverandører frem. Vælg den ønskede leverandør og tryk Anvend selektion.
  7. Under tilføj note til leverandør kan der skrives en uddybende note/forklaring til leverandøren. Eks. yderlig info om produktstørrelsen, mm.
  8. Under leverandørvarenummer skrives varens referencenummer.
  9. Under kontrakt vælges ingen kontrakt
  10. Tryk på læg i vogn.
  11. Ved behov kan laves endnu en fritekst.

Afslut bestilling:

  1. Tilføj patientnavn under navn ved indkøbsvognen.
  2. Tryk på bestil indkøbsvogn og varerne er bestilt.
  3. Tryk på afslut for at komme tilbage til forsiden, så du kan lave en ny bestilling.

 

 Bestilling af varer udleveret fra depotet til patient:

Opret indkøbsvogn:

  1. Log ind i SAP og tryk på fanebladet indkøb.
  2. Der åbnes nu en ny fane op.
  3. I højre øverste hjørne på skærmen er der en knap med en stjerne på. Tryk på denne knap og tryk herefter på brugerindstillinger.
  4. Der åbnes nu et pop-up vindue.

Juster leveringsadresse og PSP-element:

  1. Under fanebladet basisdata for positioner tjekkes/ændres 1 ting:
    1. Tjek at der under firmakode står: 9100 - Center for økonomi. Hvis ikke, trykkes på den lille knap med 2 små firkanter. Herefter vælges 9100 som firmakode.
  2. Under fanebladet kontering ændres 2 ting:
    1. Tryk på konteringstype og ændre dette til PSP-element.
    2. Under nummer trykkes der på den lille knap med 2 små firkanter. Herefter åbnes et nyt vindue.
      1. Søg på det pågældende PSP-nummer ved at skrive patientens efternavn med stjerner omkring, samt evt. patientens fornavn med stjerner omkring i feltet betegnelse. Det er vigtigt, at navnene begynder med stort bogstav ellers kan PSP-nummeret ikke fremsøges. Eks: *###NAVN###*.
      2. Tryk herefter på søg. Der vil nu komme de PSP-elementer op, der passer til søgekriterierne. Vælg det PSP-element som passer med navnet på den pågældende patient samt den pågældende region patient tilhører. Dette er gældende, hvis der f.eks. er to patienter, der hedder det samme. OBS! det er vigtigt at man vælger det PSP-element som starter med 9178*.
      3. Tryk Anvend selektion
    3. Under fanebladet leveringsadresse/udførelsessted må adressen IKKE ændres. Den er fortrykt til RCØ.
    4. Herefter trykkes der på Overfør og luk, og du er klar til at bestille varer.

Bestil varer fra varekataloget:

  1. Der er en hvid søgeboks under fanebladet søg
  2. I denne søgeboks søges der på varen. Skriv ref.nummer eller navn på varen og tryk enter. Hvis du ikke er sikker på referencenummeret eller navnet, så kan du sætte stjerner omkring ord og/eller referencenummer. Der kan søges på selve navnet på varen, referencenummeret eller firmaet. Alle ord skal søges i ental. EKS. *maske**dreamwear*
  3. Nu vil søgeresultaterne komme frem. Når du har fundet den vare du vil bestille, skal du til højre på den fremsøgte vare ændre antallet i mængde til det antal du ønsker. EKS. 2, hvis du vil have 2 masker.
  4. Tryk på læg i vogn
  5. Nu bliver den ønskede vare lagt i indkøbskurven til højre på siden.
  6. Du kan nu søge en ny vare frem og lægge i indkøbskurven.

Bestil varer med fritekst:

  1. Vælg fanebladet fritekst
  2. Under beskrivelse beskrives varen så godt som muligt. EKS. Dreamwear FF str. S
  3. Under produktkategori indtastes den ønskede produktkategori. Hvis denne ikke kendes kan den fremsøges ved at trykke på den lille knap med 2 små firkanter. Her søges der på en produktkategori ved at søge på et ord, der kunne dække. EKS *maske*. Herefter kommer der en masse mulige produktkategorier. Vælg den produktkategori, der passer bedst.
  4. Under mængde indtastes hvor mange man ønsker. Og under enhed indtastes pakkeenhed. EKS. st/pak/æsk mm.
  5. Under pris indtastes prisen på varen. Den skal være så korrekt som mulig. Under valuta indtastes den ønskede valuta, hvis denne er en anden end danske kroner, der er fortrykt.
  6. Under leverandør indtastes det ønskede leverandørnummer. Hvis dette ikke kendes kan det fremsøges ved at trykke på den lille knap med 2 små firkanter. Her søges der på et leverandørnummer ved at søge på navnet på leverandøren under søgekriterium 1, husk der skal stjerner omkring navnet. EKS *philips*. Herefter kommer der mulige leverandører frem. Vælg den ønskede leverandør og tryk Anvend selektion.
  7. Under tilføj note til leverandør kan der skrives en uddybende note/forklaring til leverandøren. Eks. længden på en sølvkæde, mm.
  8. Under leverandørvarenummer skrives varens referencenummer.
  9. Under kontrakt vælges ingen kontrakt
  10. Tryk på læg i vogn.
  11. Ved behov kan laves endnu en fritekst.

Afslut bestilling:

  1. Tryk på bestil indkøbsvogn og varerne er bestilt.
  2. Tryk på afslut for at komme tilbage til forsiden, så du kan lave en ny bestilling.

Tilbage til top


Ansvar og organisering

Afsnitsledelsen på RCØ er ansvarlig for at vejledningen implementeres i afsnittet og at det relevante sundhedsfaglige personale har kendskab til og anvender denne i praksis.

Tilbage til top


Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil

 

Tilbage til top

Bilag

 

Tilbage til top