Formål
Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Bilag

Formål

Denne vejledning beskriver den interne proces for håndtering af den løbende logopfølgning og kontrol af opslag i Sundhedsplatformen (SP).

CIMT danner ugentligt en lograpport (liste) over formodede uberettiget opslag. Rapporten screenes for opslag, der åbenbart ikke er uberettigede f.eks. fejlopslag. Læs FAQ og mere information på intranettet REGI her.

Tilbage til top

Målgrupper og anvendelsesområde

Vejledningen henvender sig til både Sekretariatet og den generelle interne håndtering i RHP i centrene - centerledelser og lokale ledere - og retter sig først og fremmest til de ledere, der har ansvaret for at håndtere rapporternes hændelser.

Den nye metode til opfølgning på opslag i SP medfører ikke i sig selv nye krav til dokumentation af opslag.

Tilbage til top

Definitioner

SP = Sundhedsplatformen

CIMT = Center for It, Medico og Telefoni

Tilbage til top

Fremgangsmåde

CIMT sender listerne i ugentlige rapporter til fællespostkassen RHP-FP-ADM-logopfølgning (###EMAIL###).

Proces for den interne håndtering i RHP

Sundhedsjuristerne i sekretariatet screener listerne for opslag, der åbenbart ikke er uberettigede. Eventuelle forbedringer i parametrene for målingerne sendes løbende af sundhedsjuristerne til CIMT.

Trin 1

Sekretariatet sender ugentligt listerne til centrenes fællespostkasser, fortrinsvist om fredagen.

Trin 2

Centrene fastlægger deres interne arbejdsgang for håndtering af listerne, der f.eks. sendes til administrationschefen eller anden relevant leder på det pågældende center.

NB! Filerne med listerne skal slettes efter brug og ikke journaliseres i WorkZone - hverken i stabene eller på centerniveau.

Trin 3

Den lokale leder skal vurdere, om der er tale om et uberettiget opslag.

F.eks. ved uformel samtale, hvor der spørges ind til og undersøges nærmere med medarbejderen, hvad baggrunden for opslaget er.
Der kan være behov for at udarbejde notater af uformelle samtaler. Notaterne kan blive lagt på personalesagen.
I listerne angives en lille forklaring om opslagets baggrund og type – og en kommentar om, hvad der er tilgået ifm. opslaget.
OBS der fremgår kun en enkelt hændelse (den første) for én medarbejders opslag på én specifik patient – der kan altså godt være tale om, at der er foretaget flere opslag i løbet af den uge, hvor rapporten er genereret.
Hændelsen bør undersøges uden at foretage nyt opslag i SP. Medmindre ingen anden forklaring findes, kan lederen til nøds slå op i SP.
Der kan ved yderligere behov for afklaring af opslaget indhentes en log over opslaget/opslagene hos CIMT. En sådan log viser varighed og hvad der er foretaget opslag i. Loggen bestilles af leder hos CIMT via CIMT Service (adgang på skrivebordet).
Opslagets berettigelse kan ved behov vurderes i samarbejde mellem lederen og sundhedsjuristerne. Skriv til juristpostkassen RHP-FP-ADM-Jurister. Se desuden VIP om Udveksling af helbredsoplysninger - med og uden samtykke.
Der vurderes, om der er tale om et ”break the glass”-opslag. Medarbejderne skal som hidtil begrunde deres opslag i de tilfælde, hvor de møder break the glass-funktionen i SP. Denne begrundelse sker direkte i SP og dokumenteres hermed automatisk.
Opslag i egen journal fremkommer på listen ved 2. gangs tilfælde. Ved 1. gangs tilfælde sendes mail direkte til medarbejder med nærmeste leder cc. Se bilag 1 om CIMTs håndtering af opslag i egen journal.

Trin 4

Hvert center sender svar retur til postkassen RHP-FP-ADM-logopfølgning om, hvorvidt opslagene på listen er berettiget eller uberettiget, og på hvilken baggrund opslag er foretaget.
Denne orientering sendes retur uden personoplysninger – dvs. uden vedhæftning af filerne og uden angivelse af den pågældende medarbejder. Dette er til brug for indsamling af data og statistik, og til eventuelle yderligere indsatser.

Trin 5

Uberettigede opslag skal vurderes ift. om der er sket databrud, og om dette skal meldes til CIMT igennem CIMT Service. Lokal leder skal melde eventuelle databrud. Se intranettet her om vejledning til anmeldelse af databrud. CIMT vurderer, om opslaget skal meldes til Datatilsynet, og om der skal ske eventuel underretning til den pågældende patient, hvis personoplysninger er tilgået.

Ansættelsesretlig håndtering af uberettigede opslag

Trin 6

Hvis opslaget er uberettiget, skal der vurderes, om der skal indkaldes til en tjenstlig samtale med medarbejderen, der har foretaget opslaget. Lederen kan inddrage HR-afdelingen, hvis der er brug for vejledning om eventuelle efterfølgende handlinger i forbindelse med opslaget. Vejledningen vil tage udgangspunkt i følgende principper:

Ensartet behandling
Dokumentation for forløb på personalesagen
Proportionalitet i den ledelsesmæssige opfølgning

Trin 7

Det er en konkret ledelsesmæssig vurdering, om et uberettiget opslag skal have ansættelsesmæssige konsekvenser, og hvad disse i givet fald skal være.

Se skema nedenfor over mulige ledelsesmæssige tiltag/ansættelsesretlige sanktioner i anledning af et uberettiget opslag.
Dokumenter ifm. et tjenstligt forløb lægges på personalesagen. Se skabeloner herfor som bilag nederst i denne VIP.

Fokus

Ved vurdering af, om et opslag er berettiget eller ej, vil der være fokus på, om opslaget er foretaget i:

Egen journal
Familiemedlemmers journal
Kollegers journal

Der vil desuden være fokus på, i hvilken egenskab man som medarbejder har foretaget opslaget.

Mulige ledelsesmæssige tiltag/ansættelsesretlige sanktioner

Vigtig information til medarbejderne

Visse personalegrupper har videre adgang til at foretage opslag på baggrund af deres arbejdsopgaver. Det drejer sig om receptionister, lægesekretærer, visitation og andre funktioner på tværs af enheder.

Opmærksomheden henledes på når personalegrupper foretager opslag på vegne af en sundhedsperson eller personalegrupper, der skal have tilladelse fra hospitalsledelsen.

Tilbage til top