Virtuelle møder for sundhedspersonale og patienter (Teams, MinSP og Meet)

At understøtte viden om og rammer for at sikre onlinekommunikationsløsninger, godkendt af Region Hovedstaden. Der er nedenstående godkendte løsninger og gælder følgende:

• Videokonsultationer med patienter skal foregå med MinSP videoløsningen.
• Meet skal anvendes ved møder, hvor der indgår patientoplysninger, og hvor MinSP ikke kan anvendes.
• Meet kan også benyttes ved møder/undervisning med flere patienter/parter samtidig.
• Videomøde via SMS med sundhedsprofesionelle uden for hospitalet og/eller patienter og pårørende.  Løsningen kan bl.a. bruges ved akut behov for lægeligt tilsyn under de 72 timers behandlingsansvar, hvor tilsynet kan foregå som videokonsultation. Eller ved konvertering fra en telefonkonsultation til en videokonsultation.
• Teams kan anvendes til online møder (herunder patientkonferencer), evt. patientdokumentation skal fortsat skrives i SP. Der må ikke udveksles personfølsomme oplysninger i chatten eller optages lyd og billede. Se afsnittet om Datasikkerhed.
• Teams kan endvidere anvendes til livebegivenheder, eksempelvis informationsmøder, personalemøder og lignende, hvis man har såkaldt Skrivebordlicens til Teams
• Videotolkning til patienter i fremmøde, må udelukkende ske ved brug af Meet, da der er kontrakt med Tolkdanmark, se mere her.

Tilbage til top

Læger og andet sundhedsfagligt personale, der deltager i alle typer online mødefora uden patientdeltagelse samt gennemfører ambulante videokonsultationer med patienter via MinSP.

Tilbage til top

GDPR: General Data Protection Regulation, på dansk persondataforordningen.

Pexip: Det IT-program der understøtter videokonsultationen via MinSP. Pexip hentes i Softwareshoppen.

Meet: Et virtuelt møderum på regionens videoinfrastruktur med en fast elektronisk adresse. (En løsning leveret af MedCom).

Teams: Et virtuelt møderum på regionens videoinfrastruktur med en fast elektronisk adresse (et Microsoft program købt af Region Hovedstaden).

Bookingportal: En portal til at oprette et unikt møderum i Meet, hver gang du skal bruge det. Du kan søge adgang til denne via CIMT Service. Denne adgang kan også bruges til oprettelse af SMS videomøder.

72 timers reglen: Særligt skrøbelige patienter får ekstra sikkerhedsnet med aftale om udvidet behandlingsansvar 72 timer, som giver kommunerne mulighed for telefonisk rådgivning hos hospitalet i 72 timer efter en udskrivelse. Se Behandlingsansvar 72 timer efter udskrivning af voksne til midlertidige kommunale døgnpladser, plejecentre, kommunal sygepleje i eget hjem og på kommunale bosteder - i somatikken

Tilbage til top

Afdelingen/klinikeren skal sikre sig følgende (gældende for alle mødetyper):

• PC med webcam, enten bærbar PC eller stationær PC. Du kan både benytte computer på arbejdet eller hjemme, så længe du har adgang til kamera, mikrofon og højtaler i computeren.
• Det er også muligt at bruge en smart telefon samt en tablet.

Tilbage til top

Videokonsultationer via MinSP med patienter

Videomøde kan f.eks. benyttes ved behov for at se og vurdere en patients symptomer og i situationer, hvor ambulante fremmødekontakter ønskes/kan erstattes af ambulante virtuelle kontakter. Er der ikke behov for visuel kontakt kan telefonkonsultation anvendes.

Afdelingen/klinikeren skal sikre sig følgende:

• At pc'en der anvendes
  • Har webkamera.
  • Har de relevante opdateringer – dvs. har været brugt for nyligt.
  • Har Pexip installeret fra Softwareshoppen.
  • Er tilsluttet netværket med kabel. Det giver det bedste resultat.
• Et headset – dette er anbefalet.
• Kontakt CIMT ServiceDesk ved behov for teknisk support.
• Forudsætninger for patienten:
  • Patienten er aktiv i MinSP – det kan ses i patientheaderen.
  • Relevant udstyr, dvs. tablet, smartphone med app eller stationær pc med kamera og lydudgang.
  • Korrekt browser (ikke Internet Explorer, men gerne Google Chrome).
  • Evt. headset.
• Patienten skal bruge NemID til webversion, og har en fungerende pinkode til app-version. Spørg evt. om patienten har været på deres MinSP for nylig, så det er sikkert at de kan logge ind, inden videomødet skal afholdes.

Start af videokonsultation:

Videokonsultationen startes ved at:

• Alle deltagere i møderummet identificerer sig – og patienten identificerer sig med navn og cpr.nr.
• Det anbefales, at møderummet låses for at forebygge at udenforstående kan få adgang til det virtuelle rum. Møderummet låses på følgende måde:
  • Klik på den lille pil til venstre.
  • Klik på de tre prikker.
  • Vælg  i menuen, den hedder også [Lock meeting] - funktionen bruges til at låse møderummet, når deltagerne er fuldtallige.

###TABEL_1###

 

Se manual under punktet undervisning.

Tilbage til top

Videokonsultationer/online møder - Meet

Region Hovedstadens primære løsning til virtuel patientkontakt er videokonsultation via Min SP

Der er dog tilfælde, hvor denne løsning ikke er mulig og hvor Meet-løsningen fra Medcom i stedet kan anvendes, f.eks. til:

• Patienter der ikke har NemID
• Patienter der er på orlov
• Holdundervisning
• Informationsmøder til grupper under 50 patienter. (Ved grupper større end 50 anbefales det at bruge Teams Livebegivenhed for Offentlig gruppe)
• Patienter der er i konsultation, hvor der er brug for online tolkning
• Patienter under indlæggelse, som gerne vil have pårørende med til en konsultation 
• Ved Holdundervisning/Informationsmøder
  • Anvendes Manualen: Gruppedokumentation - se manual under punktet undervisning
  • Skal der indsættes en kode for ydelsen- spørg registreringskonsulenter
  • Skal der i SP anføres en kontakttype - spørg registreringskonsulent.

Bestilling af møderum

For at du kan bruge Meet skal du bestille et møderum via genvejen ”CIMT Service” på skrivebordet på din PC. (se vejledningen)

Du skal overveje hvilken type møderum, du har behov for

1. Møderum, hvor man tillader, at der er gæster uden pinkode der er med, Hvis der kun er værtspinkode, kan alle komme ind ved at trykke på ’forbind’ på hjemmesiden meet.regionh.dk. Almindelige Videokonferencesystemer kommer direkte ind. Men alle venter på at værten kommer og logger på, før man kan se hinanden.
2. Møderum, hvor man skal have pinkode for at være med. Alle skal taste den samme pinkode for at komme ind. Alle kan se og høre hinanden fra starten af.
3. Engangsmøderum, som lukkes ned når mødet er færdigt. Relevant hvis man holder mange møder med forskellige mennesker (f.eks. patienter/pårørende) og vil sikre sig at man ikke pludselig har en person i møderummet, som ikke skal være der, er den bedste løsning at anvende bookingportalen, hvor der laves et unikt møderum hver gang.

Du tilgår et møderum Meet, ved at skrive meet.regionh.dk i din browser. Det kan anbefales at du bruger enten Google Chrome  eller Microsoft Edge  , der er den nye browser fra Microsoft eller Safari fra Apple.

Det anbefales ikke at bruge den gamle browser fra Microsoft (Internet Explorer ), da den ikke understøtter den nyeste version af videoserveren. Ej heller VA (virtuel arbejdsplads da, videokvaliteten ikke er optimal.

Se mere her Brugervejledninger til Meet

Datasikkerhed:

Kobler du op via meet.regionh.dk, er det via en HTTPS-hjemmeside, som er en krypteret udgave af http. Løsningen er godkendt af Region Hovedstaden.

NB. Du må ikke dele personfølsomme oplysninger i chatten.

Tilbage til top

Videomøde via SMS med sundhedsprofesionelle uden for hospitalet og/eller patienter og pårørende

• Via SMS-løsningen på opkalders PC sendes der et videolink til modtagers telefon
• Opkalder forbliver logget på mødet, modtager logger ind på det modtaget link
• Videomødet gennemføres og afsluttes
• Dokumentation af mødet føres til journal efter givne forskrifter

Se mere her: Opret videomøde via SMS med sundhedsprofesionelle uden for hospitalet og/eller patienter og pårørende.

Online møder - Teams

Indkaldelse til Teams-møde:

• Indkaldelse kan laves via Outlook eller webmail: Når der oprettes nyt møde, klik på ikonet ’Nyt Teams-møde’ og dernæst opret mødeindkaldelsen, som du plejer.
• Se mere i Vejledninger til brug af Teams

Deltagelse i - og start af - Teamsmøde:

• Linkdetaljerne til opkobling til mødet er indeholdt i mødeindkaldelsen. Klik på linket, udfyld felter om kontakt og lyd. Tryk ”Deltag nu”, mødet starter og du vil kunne se deltagerne.
• Ikonerne i bunden af Teams-vinduet giver mulighed for at slå video og mikrofon til/fra, dele skærm og afslutte din deltagelse i mødet. Se mere i Teams.

Datasikkerhed:

Specifik godkendelse af Teams til patientkonferencer:

Med udgangspunkt i databeskyttelseslovgivningen (GDPR) har regionens informationssikkerhedsteam vurderet, at Teams kan anvendes til patientkonferencer mellem læger/sundhedsfagligt personale, hvis følgende retningslinjer opfyldes:

• Teams må ikke bruges, hvis der er patientdeltagelse under mødet, brug da Videokonsultation via MinSP.
• Deling af dokumenter og patientjournaler er lovlig, men dokumentet skal lukkes efter endt visning og må hverken gemmes eller optages.
• Der må ikke optages lyd eller billeder under videomødet.
• Chatfunktion i Teams må ikke bruges til følsomme personoplysninger.

Tilbage til top

• Hospitalsdirektioner er ansvarlige for at distribuere vejledningen til kliniske afdelinger og for at der lokalt aftales kriterier for brug af videokonsultation med ambulante patienter.

Tilbage til top

• Online møder og undervisning
• GDPR
• Manual: Undervisning
• Manual: Gruppedokumentation
• Manual: Videokonsultation via MinSP
• Brugervejledninger til Meet
• Vejledninger til brug af Teams
• Vejledning til virtuelt mødelokale
• Tolkdanmark
• Videokonference og telefonmøde - Information og vejledning
• Opret videomøde via SMS med sundhedsprofesionelle uden for hospitalet og/eller patienter og pårørende
• Aftaler om udvidet behandlingsansvar 72 timer

Regional vejledning

• Behandlingsansvar 72 timer efter udskrivning af voksne til midlertidige kommunale døgnpladser, plejecentre, kommunal sygepleje i eget hjem og på kommunale bosteder - i somatikken
• Region Hovedstadens informationssikkerhedspolitik

Tilbage til top

Ingen.

Tilbage til top