Personale ansat i Region Hovedstaden, som skriver dokumenter til VIP.
Dokumentstyring: Systematisk dokumenteret sikring af, at gældende dokumenter er tilgængelige, godkendte, opdaterede og forfattet af relevante personer, og at dokumenterne kan identificeres entydigt.
Region Hovedstadens dokumentstyringssystem (VIP): Et system, der understøtter publicering, fremsøgning, versionsstyring, revision og arkivering af dokumenter.
Metadata: Dokumentegenskaber/informationer, der knyttes til det enkelte dokument for at sikre oplysninger om målgruppe, revisionsdato, dokumenttype, versionsnummer, godkendelsesdato mv.
Nedenfor følger en beskrivelse af, hvad der forventes anført under de fastsatte overskrifter i dokumenter af typen instrukser og vejledninger i VIP.
Formålet skal kort besvare spørgsmålet: ”Hvorfor er denne instruks/vejledning udfærdiget, og hvad ønsker forfatterne at opnå med den?"
Eksempel: Vejledningen skal understøtte en ensartet og korrekt identifikation af patienter forud for enhver sundhedsfaglig procedure og forebygge forveksling af patienter.
Målgruppen refererer til:
Anvendelsesområde refererer til:
Eksempel: Vejledningen omfatter sundhedspersonale med patientkontakt i alle kliniske afdelinger i Region Hovedstaden og for tværregionale dokumenter i Region Sjælland.
Afgrænsningen er en mulig underoverskrift til afsnittet ’Målgruppe og anvendelsesområde’, hvor forfatterne kan beskrive hvad dokumentet ikke indeholder.
Eksempelvis:
Speciale- eller procedurespecifikke fagudtryk og begreber, der har betydning for læserens forståelse af tekstens indhold, skal defineres. Der skal så vidt muligt kun anvendes generelt accepterede forkortelser i dokumenter for at sikre mod misforståelser eller forvekslinger. Forkortelser skal forklares der, hvor de forekommer første gang i teksten.
Dette afsnit skal indeholde hovedinformationen i dokumentet, herunder:
Teksten præciserer kort hvilke ledelsesniveauer, der har et ansvar ifm. implementering og efterlevelse af dokumentets anvisninger – altså hvem, der skal gøre/er ansvarlig for hvad.
Eksempel:
Dette afsnit må som hovedregel ikke fylde mere end ½ - 1 side.
Evidensvurdering skal ikke anføres.
Der er ikke krav om bilag. Er der ikke bilag, skrives blot ”Ingen” i dette felt.
For at dokumenterne kan fastholdes så korte som muligt, anføres detaljeret og sammenhængende tekst hvis muligt i selvstændige bilag til hoveddokumentet.
Dette gøres hvis:
Bilag skal bære eller henvise til hoveddokumentets titel og desuden påføres ”Bilag nr.” samt titlen på bilaget.
Virksomhedsdirektioner, centerdirektører, center-, afdelings- og klinikledelser er ansvarlige for udbredelse og implementering af denne instruks.
Det regionale Udvalg for Kvalitetsdokumenter har godkendelseskompetence for regionale og tværregionale kvalitetsdokumenter.
Samlet har Det regionale Udvalg for Kvalitetsdokumenter ansvar for at:
Enhed for Kvalitet og Patientsikkerhed i Sundhedsvæsenet er ansvarlig for til stadighed at sikre, at regionens kvalitetsdokumenter vedligeholdes samt for at sikre, at processer for udarbejdelse, høring, godkendelse, revision, publicering og arkivering forløber iht. nærværende instruks, herunder at:
Virksomhedsdirektioner og centerdirektionen har ansvar for at:
Den fagligt ansvarlige har ansvar for - i forhold til egne dokumenter - at holde sig opdateret med ændringer på områder, som har relevans for dokumentindholdet. Evt. ændringer indføjes løbende eller ved revision, alt efter vigtighed.
SFR og komitéer har ansvaret for at tage stilling til og vurdere indholdet i nationale guidelines udfærdiget af forskellige faglige fora indenfor specialet/området mhp., om rekommandationer skal følges eller justeres.